Professionelles Projekt-Management in der Praxis Veranstaltung 6 –Teil 4 (16.06.2003): Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Universität Würzburg Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Universität Würzburg Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern Risikomanagement

Projektrisikomanagement Workshopteil Welche Risiken gibt es in Projekten? Wie sollte man vorgehen?

Alle Projekte beinhalten „Risiken“ Agenda Alle Projekte beinhalten „Risiken“ Definition des Risikobegriffes Kategorien von Projektrisiken Risikomanagement-Prozess Identifikation der Projektrisiken Analyse a Risikomatrix Vorgehensplan zur Behandlung von Risiken Risiko-Controlling Praxis-Beispiel „Projekt Korfu“ Aufgabe des Projektleiters: Pro-aktives Behandeln der Projektrisiken

Definitionen Risiko := unsicheres Ereignis von dem nicht bekannt ist, ob es eintreten wird und/oder in welcher Höhe es im Eintrittsfall einen Schaden verursachen wird Risikowahrscheinlichkeit := Wahrscheinlichkeit für den Eintritt des Ereignissen Schadenshöhe := Ausmaß des eingetretenen Schadens Risikofaktor := Eintrittswahrscheinlichkeit * Schadenshöhe Risikomanagement := systematischer Prozess zur Identifizierung, Analyse, Reaktion und Kontrolle der Projektrisiken

Risiko-Kategorien (1) Risiken im Projektumfeld Personelle Risiken Steht das Management hinter dem Projekt? Welche Bedeutung hat das Projekt im Unternehmen? Wer ist Unterstützer oder Gegner des Projektes? Marktveränderungen während der Projektlaufzeit zu erwarten? Welche gesetzlichen Veränderungen sind während der Projektlaufzeit zu erwarten? Welche Abhängigkeiten gibt es? Personelle Risiken Fehlende Motivation der Projektmitarbeiter Mitarbeiter sind nicht ausreichend verfügbar oder sie besitzen nicht die erforderlichen Qualifikationen Projektleiter ist mangelhaft ausgebildet Konflikte im Team Mitarbeiterfluktuation Risiken bei der Projektplanung Wichtige Aktivitäten werden vergessen oder übersehen Definition von überflüssigen Arbeitspaketen, weil Ziel nicht klar genug vorgegeben Schlechte (zu optimistische Schätzung) von Aufwänden und/oder Kosten

Risiko-Kategorien (2) Technische Risiken Einsatz neuer Techniken; Technologieänderungen Fehlende Hard- und/oder Softwarekomponenten Fehlende Erfahrungen mit Entwicklungsumgebung Mangelnde Kompatibilität von Schnittstellen Geplante Lösung ist technisch nicht umsetzbar Betriebswirtschaftliche Risiken Auftraggeber wird zahlungsunfähig Lieferanten sind unzuverlässig, fallen aus oder liefern Produkte minderer Qualität Budgetkürzungen, Abhängigkeiten von Währungskursen Risiken während der Projektdurchführung Terminliche Verzögerungen bei kritischen Arbeitspaketen Änderungen in den Anforderungen Ausführungsmängel Risiken beim Projektabschluß Produkt wird nicht termingerecht fertig Produkt ist mangelhaft Unzufriedenheit der Anwender mit dem neuen Produkt

Risiko-Management-Prozess „You can‘t manage, what you don‘t know about“ 1. Risiko- Identifikation 4. Risiko- Controlling 2. Risiko- Analyse 3. Risiko- Behandlung

Risiko-Identifikation Ziel: vollständige Liste von konkret formulierten Risiken Vorgehen Checklisten oder Fragebogen einsetzen (z.B. Fragebogen des SEI) www.sei.cmu.edu/publications/documents/93.reports/93.tr.006.html Workshops mit Kreativitätstechniken (z.B. Brainstorming) durchführen Erfahrungen aus vorangegangenen Projekten nutzen Expertenrat, Interviews Verschiedene Annahme-Szenarien Zusammenarbeit mit qualifizierten Kräften aus allen betroffenen Unternehmenseinheiten a Dokumentation der Risiken

2. Risiko-Analyse Ziel: Qualitative und quantitative Bewertung und Priorisierung der Risiken Eintrittswahrscheinlichkeit je Risiko Schadensausmaß Bewertungsskala für jedes Risiko: Wahrscheinlichkeit Sehr wahrscheinlich Könnte passieren Ziemlich unwahrscheinlich Unvorstellbar Schadensauswirkungen Katastrophal Erheblich Gering Unbedeutend

Risikomatrix Bewertung der einzelnen Risiken erfolgt in Form einer Risikomatrix Konzentration auf die "hohen" und "sehr hohen" Risiken: Risikobehandlung verursacht Aufwendungen und Kosten

3. Risiko-Behandlung Ziel: Erstellung eines Maßnahmenplanes zur Behandlung der Risiken Arten von Maßnahmen Maßnahmen zur Reduktion der Eintrittswahrscheinlich- keit eines Risikos: Präventionsmaßnahmen Alternativen entwickeln Ursachen werden angegangen Maßnahmen zur Reduktion des Schadensausmaßes: Vorsorgemaßnahmen (Katastrophenplan) Auswirkungen werden angegangen Keine Maßnahmen Verhältnismäßigkeit zwischen Schadenshöhe/Eintrittswahrscheinlichkeit und Aufwand/Kosten der Maßnahmen muß gesichert sein

Maßnahmentabelle Risiko-Management-Plan Konzentration auf die TOP5-Risiken

4. Risiko-Controlling Ziel: Controlling der Umsetzung der Risikoplanung Frühwarnsystem einrichten: feststellen, aufgrund welcher Anzeichen, Symptome und Ereignisse Gefahren und Risiken frühzeitig erkannt werden können Beachtung der „schwachen“ Signale: Drohungen, Gerüchteküche, erhöhte Krankheitsquote u.ä. Risikosituation ändert sich im Projektverlauf a Regelmäßiger Review mit Überarbeitung des Risiko-Maßnahmenplanes (Inhalt von Status-Besprechungen) Gibt es neue Risiken? Habt sich die Priorität der Risiken verändert? Sind die zur getroffenen Maßnahmen noch wirkungsvoll?

Beispiel: Korfu-RM (1): Risiken und Risikobewertung Risiken (kritisch: primär Umstellungswochenende) Hardware-Ausfälle Zu späte Hardwarelieferungen Softwareprobleme: fehlerhafte Skripte Softwareprobleme: fehlerhafte Pakete Personal-Ausfälle (Administratoren, ML, TML, Mitglieder von M-Teams, PL) Risikobewertung W: mittel; A: kritisch bei Serverausfall W: gering; A: kritisch bei fehlenden Servern W: mittel; A: gering: wenn Entwickler direkt verfügbar und ggf. Änderungen umgehend realisieren können W: mittel; A: hoch, da kurzfristig keine neuen Pakete möglich; ggf. zeitaufwendige manuelle Installation W: hoch; A: hoch, aber abhängig von Funktion; kritisch sind Schlüsselfunktionen, die alle Umstellungen einer Welle betreffen aus Projektstatus-Sitzung

Beispiel: Korfu-RM (2) Vorsorgemaßnahmen Ersatz-Server werden in Holzkirchen bereitgestellt; Einsatz auf Abruf durch TML bei Herrn P. Rechtzeitige Hardwarebestellung (mit Zeitpuffer) und konsequente Verfolgung der Lieferung (Herr P.) Skript-Verzeichnis erstellen mit Verantwortlichen und Stellvertretern (Herr H.) Es sollten nur Pakete ausgeliefert werden, die zuvor bereits in anderen Lokationen eingesetzt wurden; Ausweichlösung: Bereithalten von älteren Paket-Versionen – FROZEN ZONE - Nächsthöhere Instanz ist umgehend zu informieren: Ausfall eines Teammitgliedes: Meldung an ML und TML Ausfall des ML oder TML: Meldung an PL Ausfall des lok. Admin: Meldung an ML und TML und PL Entscheidung bezüglich Ersatzmaßnahmen Ausfall eines Teammitgliedes: durch ML und TML Ausfall des ML oder TML: durch PL mit ML bzw. TML Ausfall des lok. Admin: durch ML und TML mit PL

Praxis-Tipps zum RM Risikomanagement ist ein „Muß-Bestandteil“ jedes Projektes (Projektplanung und TOP von Statusbesprechungen) PL muß Risiko-Bewusstsein schaffen PL muß Atmosphäre zum Sprechen über Risiken schaffen Aber: Risikomanagement benötigt Zeit und verursacht Kosten Konsequenz: „Angemessenes“ Risikomanagement Checklisten einsetzen (unterstützen die Identifikation und Bewertung von Risiken)