Kontext-Indexierung in Dokumentenbeständen Ein innovativer Beitrag der Dokumentenverwaltung für betriebliches Wissensmanagement Joachim Hinrichs, Brigitte Nagler und Margita Zallmann Universität Bremen Vortrag auf dem Workshop: Erfolgsfaktoren bei der Einführung von Wissensmanagement-Lösungen, GI-Tagung Informatik 2002, Dortmund

ProWis Projektübergreifendes Wissen im technischen Bereich Das Projekt wird gefördert durch: Bremer Landesprogramm Arbeit und Technik und Europäischen Sozialfonds

Gliederung des Vortrags Problemstellung Dokumentenverwaltung Grundlegende Anforderungen Kernpunkte des Dokumentationskonzeptes Kontext-Indexierung über die Doku-Tools Fallstudie zur Einführung des Konzepts

Dokumentenverwaltung erfordert Organisation und Ordnung 1. Problemstellung Dokumentenverwaltung Dokumentenverwaltung erfordert Organisation und Ordnung Hierarchische Ordnerstruktur als Hilfsmittel Einsatz in der Konstruktion - als Projektstruktur, für Varianten und Versionen

1. Problemstellung Dokumentenverwaltung

Verzeichnisse in Funktion von Stücklisten 1. Problemstellung Dokumentenverwaltung Verzeichnisse in Funktion von Stücklisten Auflösung der Zusammenhänge durch Bereitstellung, Rückkopplungsschleifen und Projektabschluss Verlust der Nutzungskontexte und Sichten Verlust von Fachwissen und Know-how um die Dokumente und Arbeitsvorgänge

Unterschiedliche Nutzungs-kontexte und Perspektiven im Arbeitsprozess Stück- liste Auftrag 123456 Änderung Pumpwerk Standort Mitte ... - ... - ... Anlagenplanung Konstruktion Abteilungen haben unterschiedliche Ordnungsstrukturen. Zu finden sind unterschiedliche Nutzungs-kontexte und Sichtweisen auf die Dokumente. Im Prozess stehen die Arbeitsdokumente ständig in neuen Kontexten und Strukturen. Zurückliegende Zusammenhänge gehen verloren. Anlagen- betreiber Fertigung / Einkauf Anlagen- Verwaltung Montage / Instandhaltung Stück- liste ?

2. Grundlegende Anforderungen Beschreibung und Sicherung der Arbeitszusammen-hänge als Know-how um die Vorgänge Bereitstellung und Ergänzung der Informationen in übergreifenden Prozessen Unterstützung der Dokumentation als zusätzliche Arbeitsaufgabe (Archivierung)

Wissensmanagement-Ansatz mit Fokus auf Dokumentenverwaltung 3. Kernpunkte des Konzeptes Wissensmanagement-Ansatz mit Fokus auf Dokumentenverwaltung Arbeitsstrukturen bilden die Ausgangsbasis Dokumentation stützt sich auf die Ordner und die enthaltenen Dokumente

3. Kernpunkte des Konzeptes Dokumentation dient dafür, die Nutzungskontexte und Sichtweisen zu beschreiben und festzuhalten Die Kontext-Indexierung beinhaltet den gezielten Einsatz zusätzlicher Dokumentations-Tools Dokumentation erfolg von den Akteuren selbst und gründet auf deren Kompetenz

3. Kernpunkte des Konzeptes Meta-Ebene der Dokumentation ermöglicht ein übergreifendes Verständnis und eine Kooperation Dokumentation erfolgt als prozessbegleitender, bereichsübergreifender Vorgang Strategie zur Wissensgenerierung, zum Wissens-austausch und als Basis für kooperative Arbeit

Übergreifende Dokumentation der Arbeitsvorgänge 126 x 45 Datei: Zeichnung PW 123456 Projekt: PW Weserstr. Auftrags-Nr.: 123456 Dok-Typ: Zeichnung Anlage / Ort: Weser/ Elbstr. 9834 Bearbeiter: Wachmann Archivplatz: Techn. Platz: Kommentar: JH-02 Arbeitsstand: CAD-Variante III Datei: Zeichnung PW 123456 Projekt: PW Weserstr. Auftrags-Nr.: 123456 Dok-Typ: Anlage / Ort: Weser/ Elbstr. 9834 Bearbeiter: Archivplatz: Techn. Platz: Kommentar: Arbeitsstand: Stück- liste Anlagenplanung Konstruktion Auftrag 123456 Änderung Pumpwerk Standort Mitte ... - ... - ... Übergreifender Dokumentationsansatz, um jeweilige Kontexte und Sichten zu sichern. Ergänzung der Informationen in einem kontinuierlichen Prozess. Erschließung der Kontexte auf Basis der Ordnerstruktur, um die Zusammenhänge der Dokumente als Know-how zu sichern. Anlagen- betreiber Fertigung / Einkauf $ € § % Datei: Zeichnung PW 123456 Projekt: PW Weserstr. Auftrags-Nr.: 123456 Dok-Typ: Zeichnung Anlage / Ort: Weser/ Elbstr. 9834 Bearbeiter: Wachmann Archivplatz: Netzarchiv 1998/IV Techn. Platz: Pump.-Halterung 07 Kommentar: Inst.-haltung V98 JH Arbeitsstand: CAD-Variante III Anl.-Änderung /EM0 Pumpwerk\Stadtmitte\Weser\CAD Anlagen- Verwaltung Montage / Instandhaltung Stück- liste ?

Dokumentation wird durch die Doku-Tools unterstützt 4. Kontext-Indexierung Indexierung und das Arbeiten in Ordnerstrukturen werden systematisch miteinander verbunden Kontext-Indexierung beinhaltet das Prinzip, im gleichen Kontext stehende Dokumente gleichartig zu beschreiben Dokumentation wird durch die Doku-Tools unterstützt Arbeitsweisen als Basis der Ausgestaltung (Stücklisten)

4. Kontext-Indexierung Auswahl der Ordner

4. Kontext- Indexierung: Konfiguration der Quellen- und Ziel-Filter Pre- /Post-Indexierung

Zugriff auf Arbeitsstände und Dokumente über die Dokumentation 126 x 45 Datei: Zeichnung PW 123456 Projekt: PW Weserstr. Auftrags-Nr.: 123456 Dok-Typ: Zeichnung Anlage / Ort: Weser/ Elbstr. 9834 Bearbeiter: Wachmann Archivplatz: Techn. Platz: Kommentar: JH-02 Arbeitsstand: CAD-Variante III Datei: Zeichnung PW 123456 Projekt: PW Weserstr. Auftrags-Nr.: 123456 Dok-Typ: Anlage / Ort: Weser/ Elbstr. 9834 Bearbeiter: Archivplatz: Techn. Platz: Kommentar: Arbeitsstand: Stück- liste Anlagenplanung Konstruktion Auftrag 123456 Änderung Pumpwerk Standort Mitte ... - ... - ... Arbeitsstand CAD V. III Anlage ? Anlagen- betreiber $ € § % 126x45 Fertigung / Einkauf Virtuelle Stückliste Pos. 1 Pos. 2 Pos ... $ € § % Datei: Zeichnung PW 123456 Projekt: PW Weserstr. Auftrags-Nr.: 123456 Dok-Typ: Zeichnung Anlage / Ort: Weser/ Elbstr. 9834 Bearbeiter: Wachmann Archivplatz: Netzarchiv 1998/IV Techn. Platz: Pump.-Halterung 07 Kommentar: Inst.-haltung V98 JH Arbeitsstand: CAD-Variante III Anl.-Änderung Halt. EM 0299 / Genehm. Pumpwerk\Stadtmitte\Weser\CAD Anlagen- Verwaltung Montage / Instandhaltung Stück- liste ?

Der „Fallstudienbetrieb“ Tätig in der Abwasserwirtschaft Begleitung bei der Neuorganisation der Dokumentenverwaltung Der „Fallstudienbetrieb“ Tätig in der Abwasserwirtschaft Problemlagen in der Konstruktion Fehlende Dokumentenverfügbarkeit Erhöhter Aufwand in der Projektbearbeitung Einbezug der IT-Abteilung bezüglich DMS

5. Fallstudie Erweiterung der Sicht Ursprünglicher Bedarf der Konstruktionsabteilung erweitert um die unternehmensweiten Anforderungen Abteilungsübergreifende Perspektive der Dokumenten-verwaltung hinsichtlich einer betrieblichen Kooperation

Organisationale Verankerung des Vorhabens 5. Fallstudie Organisationale Verankerung des Vorhabens Anfangs als abteilungsbezogene Aufgabenstellung Inzwischen übergreifender Ansatz, unterstützt von der Geschäftsführung und den Abteilungen Bereitstellung der personelle und finanziellen Ressourcen für das Konzept (z.B. Projektboard)

Einbezug der betrieblichen Akteure Information der Mitarbeiter 5. Fallstudie Einbezug der betrieblichen Akteure Information der Mitarbeiter Interviews und Expertengespräche Feedback an die Mitarbeiter Einrichtung von Arbeitsgruppen Übergreifende Gesprächsrunden und Workshops

Benutzungsorientierte Erprobung des Systems 5. Fallstudie Benutzungsorientierte Erprobung des Systems Durchführung von Pilotmaßnahmen Erhebung und Dokumentation der Schwierigkeiten Erweiterung der systemischen Anforderungen Verbindung mit arbeitsorganisatorischen Fragen Erprobung zusätzlicher Dokumentations-Tools

Sollkonzept konkretisiert, genehmigt und begonnen. 5. Fallstudie Stand des Projektes Sollkonzept konkretisiert, genehmigt und begonnen. Beginn der Umsetzung: Organisation - Veränderung der Vorgänge Technik - Test des Systems und der Prototypen Qualifikation – Schulungsmaßnahmen