Projektmotivation und Projektziele MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k Projektmotivation und Projektziele Kompetenzzentrum Großprojektmanagement (CC GroßPM) – Vorlage –

Einsatzbedingungen des Dokuments im Rahmen des S-O-S-Ansatzes MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k Einsatzbedingungen des Dokuments im Rahmen des S-O-S-Ansatzes 1 Name und Version des Dokuments 5.1-1_Projektmotivation_Projektziele_v1.0.ppt / 02.10.2009 2 Projektmanagement-Disziplin 5.1 Festlegung/ Überprüfung der Projektrahmenbedingungen 3 Ziele: Was soll mit diesem Dokument erreicht werden? Warum braucht die Organisation das Projekt und wer in der Organisation braucht das Projekt? Was muss die Lösung inhaltlich erbringen, was muss an Ergebnissen produziert werden? Welche Lösungselemente helfen auf welche Weise die Ziele zu erreichen? 4 Verantwortlichkeit: Wer ist für die Erstellung und Pflege des Dokuments zuständig? Erstellt durch den Projektsponsor und wenn möglich zusammen mit dem Treiber der Projektanbahnung Falls ein designierter Projektleiter existiert, sollte auch dieser in die Erstellung eingebunden werden Präsentation und Genehmigung des finalen Dokuments in den Gremien der Projektgenehmigung 5 Pflegezyklus: In welchen Abständen sollte das Dokument überarbeitet werden? Einmalige Erstellung zu Beginn der Projektanbahnung Updates nach Bedarf bis zur Genehmigung des Projekts durch die Gremien der Projektgenehmigung 6 Adressatenkreis: An wen richten sich die Informationen im Dokument? An die Gremien der Projektgenehmigung als Teil der Entscheidungsgrundlage Das gesamte Projektteam zur Information 7 Rahmenbedingungen für den Einsatz Keine einschränkenden Rahmenbedingungen, das Dokument ist für alle Projekte einzusetzen.

Situation - Problem - Motivation MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k Situation - Problem - Motivation Betrachtungs- schwerpunkt Aktuelle Situation Erkanntes Problem Motivation Druckkosten sind 4% des jährlichen Gesamthaushalts Drucker sind dezentral in allen Büros verfügbar Druckjobs können von allen Mitar-beitern direkt an jeden verfügbaren Drucker gesandt werden Keine Kontrolle der Druckkosten möglich Druckerauslastung schwer bestimmbar Keine optimale Allokation der Druckressourcen Umweltverträg-lichere Ressourcen-nutzung Zuteilung von Druckeinzelkosten auf Kostenstellen Bessere Planungssicherheit der IT-Abteilung hinsichtlich Druckkosten + = Beantwortet: Welche Ausgangssituation liegt vor? (Fakten: wer?, wo?, wie viele?) Beantwortet: Welche konkreten Schmerzpunkte wurden erkannt? Beantwortet: Warum brauchen wir das Projekt? Wem wollen wir helfen?

Projektziele: Output vs. Outcome MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k Projektziele: Output vs. Outcome Betrachtungs- schwerpunkt Erwartete Lösung (Output) Erzielter Nutzen (Outcome) Zentrale Verwaltung aller Drucker per Druckserver Vereinfachte Einrichtung und Wartung; stringente IT-Prozesse Standortoptimierung aller Drucker bzgl. Anzahl und Wegkosten Kostenersparnis von EUR xxxx pro Jahr (lfd. Kosten + Anschaffungskosten) Umsetzung der Green-IT-Richtlinien im IT-Bereich durch stringentere Drucküberwachung Stellenbezogene Einzelkosten-abrechnung jedes Druckjobs Verbesserte Abteilungs-kostenplanung durch genauere Einzelkostenzurechnungen Beantwortet: Was muss die Lösung inhaltlich erbringen? Welche Funktionalitäten sind geplant? Beantwortet: Welchen Nutzen wird das Projekt produzieren? Welche organisatorischen und Prozessänderungen gibt es?

Identifikation Nutzentreiber + Priorisierung MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k Identifikation Nutzentreiber + Priorisierung Ziel (Outcome) Quantitative Nutzentreiber Priorität Stringente IT-Prozesse Verbesserte IT-Planung durch erhöhten Gesamtüberblick Kostenreduktion durch zentralisierten IT-Support B Kostenersparnis Wegfall von 10% aller Drucker  EUR xxx 5% weniger Neuanschaffungen  EUR xxx 10% Ersparnis lfd. Druckkosten  EUR xxx A Green-IT-Richtlinien umsetzen 10% weniger Papierverschwendung Durchschnittlich sinkende Geräuschbelastung in Büros B Abteilungskosten-planung ver-bessern Personenbezogene Druckkonten ermöglichen eine Abrechnung auf Abteilungsebene Jahreshaushaltsplanung genauer möglich Budget kann zielorientierter verteilt werden A Beantwortet: In welcher Situation sorgt welches Lösungselement zu welcher Verbesserung einer bestimmten Organisationseinheit? 1 Fußnote