Projekt steuern
Projekt steuern Projekt steuern Projekt steuern 09/02/96 Projekt steuern Verz. Offener Punkte Verz. d. Änderg.- Anträge Projekt- pläne auftrag Projekt Status Projekt- IST- Daten Control the Project Projekt- Steuerungs- Ablage Projekt steuern Off.Pkte bewerten Offener Punkt Ange- nom. Punkte protokollier. Review Off.Pkt. lösen Projekt steuern Projekt steuern: umfaßt das Vergleichen des Projektfortschrittes mit dem Geplanten, das Bestimmen des Projektstatus sowie das Veranlassen von Aktionen zur Steuerung/Korrektur des Projektes Aktuelle Team-Informationen und Statusberichte der Teams sammeln Mit dem Projektplan vergleichen Aktuelle Situation bewerten Notwendige Korrekturen identifizieren, Änderungsanträge initiieren Status festhalten Ein Projekt wird regelmäßig während aller Subphasen gesteuert Ergebnis: Projektstatus Zurück- gewisen OP- Verz. Projekt Status IST-Daten sammeln Proj.-IST-Daten SOLL/ IST-Vergleich 16
+ Projekt steuern Performance Inputs beobachten Outputs Performance 09/02/96 Projekt steuern Performance beobachten Inputs Pläne Beobachtungen Signale Symptome Ergebnis- Spezifikationen Projekt-Pläne Projekt-Auftrag Outputs Ergebnisse IST-Daten Proj.Kennzahlen Status- Information Proj.Vorausschau Aktual. Proj.- Plan Offene Punkte Änderungs- anträge Performance bewerten + Aktionen initiieren Offener Punkt - Ein formal definierter Themenbereich, zu dem noch keine Übereinstimmung erzielt wurde. Offene Punkte können zu jedem Zeitpunkt während eines Projektes aufgeworfen werden. Vor der Abnahme der Subphase muß der Offene Punkt entweder ausgeräumt sein oder Übereinstimmungen über die zu ergreifenden Maßnahmen erzielt werden. Verzeichnis der Offenen Punkte - Die Aufzeichnung aller Offenen Punkte eines Projektes. Management Offener Punkte - Ist eine Aktivität, die vom Projektsponsor und dem Projektleiter gemeinsam durchgeführt wird. Der Projektleiter ist für die Überwachung der Prozesse zuständig, arbeitet aber mit dem Projeksponsor bei der Lösung von Offenen Punkten zusammen. Können der Projektleiter und der Projeksponsor einen Offenen Punkt nicht lösen, oder sie haben keine gemeinsame Lösung, geht der Offene Punkt in die alleinige Verantwortung des Projeksponsors über. 17
Laufendes Controlling 09/02/96 Laufendes Controlling SOLL-/IST-Vergleiche: Investierte Zeit Erstellte Arbeitsergebnisse Ausgegebenes Budget Status Status Status Projekt- Ende Projekt- Plan Steuern 18
Integrierte Zeit- / Leistungsfortschrittskontrolle Plan Leistungsdifferenz Zeit Zeit- differenz Soll Ist 100% 50%
Projektfortschrittsbericht
Projekt-Status berichten 09/02/96 Projekt-Status berichten Projekt- Status status berichten Bericht Soll-/Ist- Vergleich (wöchentlich) Aktualis. Projektplan (n. Bedarf) Management- Statusbericht (monatlich) Projektstatus berichten Projektstatus berichten: umfaßt das Berichten des Projektfortschrittes im Vergleich zum Geplanten sowie der aufgetretenen Probleme z.B. an das Projektmanagement, die Steuerungs-/ Kontrollinstanzen, die Anwender Anforderungen an Berichte festlegen Statusinformationen aufbereiten Berichte erstellen und versenden Diese Aktivität wird periodisch auf einer formellen und je nach Bedarf auch auf einer informellen Basis durchgeführt (alle Subphasen). Jf_0705.doc Arbeitspaket.doc Bsp: VISMS897.doc 19
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PM Hinweise Wöchentlicher bzw. zwei-wöchentlicher Soll-/Ist-Vergleich durchführen Ergebnisse visualisieren Soll-/Ist-Diagramm für den Aufwand erstellen (1. Dimension) Soll-/Ist-Diagramm für die Ergebnisse erstellen (2. Dimension) Zumindest am Ende jeder Phase Review: Was ist wie gelaufen? Mit Team-Mitgliedern zumindest einmal pro Woche Review Mgmt.-Statusbericht monatlich Berichte anfangs detaillierter, später globaber
Offene Punkte (Problem)Management Ein Problem ist ein Ereignis, das das geplante Vorgehen teilweise oder gänzlich undurchführbar macht oder die Kundenzufriedenheit beeinträchtigt oder einen finanziellen Schaden erzeugt. Issue - A formally defined matter which may impede project progress and about which no agreement has yet been reached. Issue Log - The record of all identified issues for a specific project.
Probleme Sind in Projekten die Regel Sind ein Grund, warum Projektmanager gut bezahlt werden Erfordern kontrolliert-flexibles Reagieren Können Projekterfolg gefährden, wenn es zuviele werden und Projektteam nicht strukturiert vorgeht Erfordern oft gute Nerven und Ausdauer Alles was noch innerhalb eines PM-Puffers von 10 % des Projektvolumens liegt, ist tolerierbar, ohne den Auftrag zu ändern, sofern der durchaus übliche PM-Puffer vereinbart wurde
Issue ? - if "yes" >= 2 of questions significant impact on the project (i.e., cause a delay, change the direction, impair the solution, hinder the quality, alter the model or deliverable content, or increase the cost)? relevant to the project? Often there are issues that have nothing to do with the outcome of your project. require a decision by the project manager or project sponsor? Should the decision be made visible? When a decision must be made on a controversial question, you may want to document the question as an issue, and the decision as a resolution. Visibility can aid in the decision-making, and act as an audit trail if the decision is later questioned. Does it need further clarification or investigation? If so, it is most likely an issue.
As each issue is identified, it is screened by the project manager or project sponsor, or both. each issue may be rejected, accepted for further investigation, or deferred. All accepted issues are evaluated by the project team to determine their impact on the project, and alternative actions are developed to solve them. Upon approval by the project sponsor, recommendations are implemented by the project team and the issue is resolved.