Hochschulrechenzentrum Universität GH Essen HRZ EXCEL 8.0 Grundlagen Willkommen zur Veranstaltung des Hochschulrechenzentrums der Universität Essen Diese Seiten stellen die Inhalte der Einführung zum selbständigen Nachschlagen zur Verfügung. Copyright © 1998 Hochschulrechenzentrum Universität GH Essen Alle Rechte vorbehalten

Excel - Kapitel 1 Bedeutung der Tabellenkalkulation mit Excel HRZ Bedeutung der Tabellenkalkulation mit Excel Grundlegende Hinweise zur Programm- bedienung

Beispiel Hotelrechnung HRZ

Excel - Zusatzfunktionen HRZ Zeichenobjekte Grafiken / Diagramme Datenbankverwaltung Makros

1.5 - Arbeitsbildschirm HRZ

Excel - Tabellenblätter HRZ Eine Tabelle kann man in einzelne kleinere Tabellen auf verschiedene Tabellenblättern aufteilen Tabellenblätter, deren Daten logisch zusam-menhängen, können in eine Arbeitsmappe gespeichert werden Tabellen mit gleichem Aufbau können in einer Arbeitsmappe gespeichert werden.

1.8 Befehle aufrufen ... über Menüs über Symbole über Tastatur HRZ über Menüs über Symbole über Tastatur über Kontextmenü Gesamter Befehlsumfang Wichtige, häufige Befehle Befehle, passend zur aktuellen Arbeit

Übung 1.13- Seite 13 HRZ

2.1 Bewegen in der Tabelle     Nächste Zelle gemäß Pfeilrichtung HRZ     Nächste Zelle gemäß Pfeilrichtung STRG + Pfeiltaste Zum Rand des Tabellenblocks POS 1 Erste Zelle der aktuellen Zeile BILD BILD Eine Bildschirmseite nach unten / oben ALT + BILD BILD Eine Bildschirmseite nach rechts / links Mit der Maus Gewünschte Zelle in dem Tabellenausschnitt anklicken

2.2 Daten eingeben und überschreiben HRZ

2.4 Zellinhalte verändern HRZ Doppelklick auf die aktuelle Zelle Mit folgenden Tasten könne Sie die Veränderung vornehmen:   Cursor zeichenweise nach links / rechts bewegen STRG  /  Cursor wortweise nach links / rechts bewegen POS1 / ENDE Cursor an den Anfang, bzw. das Ende des Zellinhalts bewegen  Korrektur Zeichen links von Cursor löschen ENTF Zeichen rechts von Cursor löschen EINF Wechseln in den Überschreibmodus oder Einfügemodus

Eingabe von Zahlen Zifferneingabe: Wird als Zahl interpretiert HRZ Zifferneingabe: Wird als Zahl interpretiert In der Zelle wird die Zahl rechtsbündig plaziert Die letzte angezeigte Nachkommastelle wird kaufmännisch abgerundet Sehr große Zahlen werden in der Exponentialschreibweise dargestellt Zahlen, die nicht in der aktuellen Zellenbreite dargestellt werden können, werden durch das     dargestellt

Eingabe von Text HRZ Texteingabe: Erkennt automatisch, ob es sich um einen Text handelt In der Zelle wird der Text linksbündig plaziert Reicht die aktuelle Zellenbreite nicht aus, so wird die rechte Nachbarzelle von dem Text überdeckt Ist die rechte Nachbarzelle nicht leer, so wird der Text in der Anzeige auf die Zellenbreite abgeschnitten Zahlen als Text müssen mit einem Apostroph beginnen

2.3 Spaltenbreite verändern HRZ Menü: Format; Spalte; Breite Maus: Auf den rechten Rand des Spaltenkopfs zeigen. Der Mauszeiger verändert sich zu | . Linke Maustaste gedrückt halten und die Maus nach rechts oder links ziehen.

2.5 Zellen markieren - Abb. 2.3 HRZ 1 Das gesamte Tabellenblatt wird markiert 2 Die gesamte Spalte wird markiert 3 Die gesamte Zeile wird markiert 4 Durch Ziehen der Maus wird ein zusammenhängender Bereich markiert 5 Die erste Zelle der Markierung ist die aktive 6 Durch gleichzeitiges Drücken der STRG-Taste und durch Ziehen der Maus wird ein nicht zusammenhängender Bereich markiert

2.6 Zellinhalte und Zellen löschen HRZ Zellinhalte Zelle(n) markieren und die Taste ENTF drücken oder Zelle(n) markieren und die rechte Maustaste drücken. Es erscheint das Kontextmenü mit dem Menüpunkt INHALTE LÖSCHEN Zellen Zelle(n) markieren und die rechte Maustaste drücken. Es erscheint das Kontextmenü mit dem Menüpunkt ZELLEN LÖSCHEN Entsprechende Optionsfeld aktivieren

2.8 Arbeiten rückgängig machen HRZ Über das Symbol für Rückgängig in der Standard-Symbolleiste wird die letzte Aktion oder werden die letzten Aktionen rückgängig gemacht Menüpunkt BEARBEITEN; RÜCKGÄNGIG aufrufen

2.9 Einfache Formeln HRZ In der Bearbeitungszeile wird die Formel eingegeben In der Bearbeitungszeile steht die Formel und in der aktiven Zelle seht das Ergebnis Nach jeder Veränderung werden automatisch alle Formeln neu berechnet

Bestandteile einer Formel HRZ Eine Formel beginnt immer mit einem Gleichheitszeichen (=) Bezug einer Zelle (Koordinate einer Zelle) Konstanten Math. Operatoren Interne Funktionen Es gelten die math. Regeln der Punkt- vor Strichrechnung Mit Hilfe von Klammern ( ) kann die logische Reihenfolge beeinflußt werden

2.10 Summenfunktion HRZ Durch das Symbol  in der Standard-Symbolleiste wird in der Bearbeitungszeile die Summenfunktion eingefügt, durchsucht automatisch Zeile und Spalte und schlägt einen Bereich vor, der durch einen Laufrahmen gekennzeichnet wird. EXCEL erkennt nur zusammenhängende Bereiche Dieser Vorschlag kann durch Ziehen verändert werden

2.11 Zellbezüge in einer Formel HRZ Der Zellbezug wird durch Spalten- und Zeilennummer angegeben Beispiele: C5 F9 A3 H38 Der Zellbezug eines Zellbereichs wird durch die erste und letzte Zelle dargestellt, getrennt durch den Doppelpunkt : Beispiele für mehrere Zellen einer Spalte: C5:C9 A1:A10 Beispiele für mehrere Zellen einer Zeile: A5:E5 C7:H7 Beispiel für mehrere Zellen einer Zeile und Spalten: A1:H4

2.12 Koordinaten zeigen lassen HRZ Beginn der Formel mit dem Gleichheitszeichen Klicken mit der linken Maustaste Um die gewünschte Zelle wird ein Laufrahmen hervorgehoben Durch Ziehen kann der Bereich erweitert oder verkleinert werden Nach Bedarf weiter vervollständigen

2.15 Arbeitsmappe speichern und schließen HRZ Für weitere Sitzungen muß die Arbeitsmappe gespeichert werden Bei Arbeitsmappen ohne Namen über das Menü SPEICHERN UNTER Bei einem existierenden Namen über das Menü SPEICHERN Arbeitsmappen werden durch das Symbol x im Arbeits- mappenfenster geschlossen

2.16 Arbeitsmappe öffnen und neu erzeugen HRZ Bei einer späteren Sitzung muß die Arbeitsmappe geöffnet werden Bei Arbeitsmappen ohne Namen über das Menü ÖFFNEN Bei einer zuletzt bearbeitenden Arbeitsmappe über die Liste der zuletzt geöffneten Dateien Neue Arbeitsmappe wird durch das Symbol NEU erzeugt

2.17 Spaltenbreite und Zeilenhöhe verändern HRZ Markieren der entsprechenden Zeilen oder Spalten Ziehen der Linie des Zeilen- oder Spaltenkopfes auf die gewünschte Größe oder Aktivieren des Kontextmenüs mit dem Menüpunkt Zeilenhöhe (max. 409,5 Punkte) oder mit dem Menüpunkt Spaltenbreite (max. 255 Zeichen) Optimale Spaltenbreite und Zeilenhöhe Doppelklick auf die rechte / untere Begrenzungslinie oder Menü Format, Spalte, Optimale Breite bzw. Format, Zeile, Optimale Zeile

2.18 Spalten und Zeilen einfügen HRZ Markieren einer bestimmten Anzahl von Zeilen oder Spalten. Für die gleiche Anzahl werden Zeilen, bzw. Spalten hinzugefügt Mit der rechten Maustaste in den Zeilen- oder Spaltenkopf klicken und von dem Kontextmenü den Menüpunkt ZELLEN EINFÜGEN aufrufen Hinweis! Überprüfen, ob die neue Zeile oder Spalte in einem Summenbereich liegt

Spalten und Zeilen löschen HRZ Markieren einer bestimmten Anzahl von Zeilen oder Spalten. Für die gleiche Anzahl werden Zeilen, bzw. Spalten gelöscht Mit der rechten Maustaste in den Zeilen- oder Spaltenkopf klicken und von dem Kontextmenü den Menüpunkt ZELLEN LOSCHEN aufrufen

2.21 Übung 1 - Abb. 2.18, S. 32 HRZ Als Quelle für die Übung gilt die Arbeitsmappe Abb218.xls

2.21 Übung 2, Abb. 2.19, S. 32 HRZ Als Quelle für die Übung gilt die Arbeitsmappe Abb219.xls

2.21 Übung 3 - Abb. 2.20, S. 33 HRZ Als Quelle für die Übung gilt die Arbeitsmappe Abb220.xls

3.1 Zellen kopieren und verschieben HRZ Zellen verschieben Zellbereich markieren Zeigen mit der Maus auf die Umrandung. Der Mauszeiger verändert sich zu dem Pfeil. Klicken Sie auf die Umrandung und ziehen Sie den Bereich an die neue Position. Zellen kopieren Zeigen Sie mit der Maus auf die Umrandung. Klicken Sie auf die Umrandung und halten die STRG-Taste gedrückt. Ziehen Sie den Bereich an die neue Position. Der Mauszeiger verändert sich zu dem Pfeil mit einem Pluszeichen.

Anordnung der Tabelle verändern HRZ Markieren Sie Zeile(n)/Spalte(n) oder einen Zeilen- /Spaltenbereich Klicken Sie auf die Bereichsumrandung Bei gedrückter Umschalt-Taste ziehen Sie den Bereich an die neue Einfügeposition

Kopieren und Verschieben über die Zwischenablage HRZ In die Zwischenablage ausschneiden Menü Bearbeiten, Ausschneiden Kontextmenü Ausschneiden Tastatur STRG und X Symbol In die Zwischenablage kopieren Menü Bearbeiten, Kopieren Kontextmenü Kopieren Tastatur STRG und C In die Zwischenablage einfügen Menü Bearbeiten, Einfügen Kontextmenü Einfügen Tastatur STRG und V

Kopieren und Verschieben über die Zwischenablage (2) HRZ Zellinhalte verschieben Markieren Sie den Quellbereich. Mehrfachauswahl ist nicht erlaubt Schneiden Sie die Zellen mit der zuvor beschriebenen Methode aus Setzen Sie den Cursor an die linke obere Ecke des Zielbereichs Fügen Sie die Zellen mit der zuvor beschriebenen Methode ein Zellinhalte kopieren Kopieren Sie die Zellen mit der zuvor beschriebenen Methode Setzen Sie den Cursor an die linke obere Ecke des Zielbereichs. Mehr-fachauswahl ist hier erlaubt. Es gibt nun mehrere Möglichkeiten: Benutzen Sie die RETURN-Taste. Der Laufrahmen verschwindet Fügen Sie die Zellen mit der zuvor beschriebenen Methode ein. Der Laufrahmen bleibt bestehen Wählen Sie weitere Zielbereiche aus und fügen Sie die Zellen mit der zuvor beschriebenen Methode ein Betätigen Sie beim letzten Einfügen die RETURN-Taste oder Betätigen Sie beim letzten Einfügen die ESC-Taste

3.2 Zellen ausfüllen HRZ Inhalte einzelner Zellen können mit der Maus schnell in alle Rich-tungen kopiert werden. Klicken Sie auf die Zelle mit zu kopierenden Inhalt Zeigen Sie mit der Maus auf den Anfasser (untere rechte Ecke). Der Mauszeiger verändert sich zu einem Pluszeichen +. Ziehen Sie den Anfasser in die gewünschte Richtung. Beim Loslassen werden die Nachbarzellen mit Inhalt ausgefüllt.

Aufzählungen und Datenreihen erzeugen HRZ Aufzählungsart Wie wir die Aufzählung erzeugt? Zahlenaufzählung Excel ermittelt die Differenz zwischen zwei markierten Zellen Aufzählung mit Datum Durch Eingabe eines Wertes kann eine lineare und Uhrzeit Aufzählung erzeugt werden Textaufzählung Eine Textaufzählung wird erzeugt, sobald der Text eine Zahl enthält. Z.B.: 3. Woche oder Artikel 4711 Tage und Monate Excel erkennt automatisch Tages- und Monatseinträge als Anfangswerte (s. Menü EXTRA, OPTIONEN, AUTOAUSFÜLLEN) Individuell erstellte Über das Menü EXTRA, OPTIONEN, Listen AUTOSFÜLLEN können eigene Listen definiert werden

3.3 Formeln kopieren / ausfüllen HRZ Beim Kopieren einer Zelle mit einer Formel mit Hilfe des Anfassers wird die Formel und der Zellbezug automatisch an die neue Position angepaßt. Hier spricht man von einem „relativen“ Zellbezug Excel merkt sich die Position der relativen Bezüge (Formel in der Zelle A3) Durch Anfassen und Ziehen in eine bestimmte Richtung werden die Zellbezüge um eine Einheit verändert und angepaßt

Was geschieht mit relativen Bezügen von Formeln beim ... HRZ Kopieren / Ausfüllen Relative Bezüge werden an die neue Position angeglichen Verschieben Relative Bezüge werden nicht an die neue Position angeglichen Verschieben des Die Formel bleibt über die relative Bezüge mit berechneten Bereiches dem Bereich verbunden, die Bezüge werden automatisch an die neue Position des Berech- nungsbereiches angepaßt

3.5 Übung - Abb. 3.5, S. 40 HRZ Erzeugen Sie eine Arbeitsmappe wie in der Abb. 3.5 auf Seite 40 zu sehen ist Nutzen Sie hier alle Aufzählungstypen wie zuvor gezeigt Bilden Sie eine individuelle Reihe z.B. mit den Namen Ihrer Arbeitsgruppe z.B. eine Liste mit verschiedenen Aufwendungen (s. Arbeitsmappe Abb216.xls)

4. Zellformatierung Schriftarten, -größen, -attribute HRZ Schriftarten, -größen, -attribute Ausrichtung von Zellinhalten Rahmen, Hintergrundfarben und Muster Zahlenformate

4.1 Wie werden Zellformate behandelt? HRZ Formatierungs- und Gestaltungsmerkmale werden immer „hinter“ der Zelle gespeichert Die Anzeige muß nicht mit dem eigentlichen Wert übereinstimmen

Vorgehensweise zum Formatieren von Zellen HRZ Markieren Sie die Zelle oder den Bereich. Anhand der entsprechenden Symbole und Listenfelder der Symbolleiste FORMAT die gewünschte Formatierung vornehmen Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den markierten Bereich und aktivieren den Kontextmenüpunkt ZELLEN FORMATIEREN Rufen Sie den Menüpunkt FORMAT, ZELLEN auf Markieren Sie die Zelle oder den Bereich. Rufen Sie den Menüpunkt BEARBEITEN, INHALTE LÖSCHEN, FORMATE auf

Als Quelle für die Übung gilt die Arbeitsmappe Abb41.xls auf S.42 4.9 Übung 1 - Abb. 4.1, S. 51 HRZ Als Quelle für die Übung gilt die Arbeitsmappe Abb41.xls auf S.42

Als Vorlage für die Übung gilt die Abbildung Abb. 4.19 auf S.51 4.9 Übung 2 - Abb. 4.19, S. 51 HRZ Als Vorlage für die Übung gilt die Abbildung Abb. 4.19 auf S.51

Als Vorlage für die Übung gilt die Arbeitsmappe Abb420.xls 4.9 Übung 3 - Abb. 4.20, S. 51 HRZ Als Vorlage für die Übung gilt die Arbeitsmappe Abb420.xls

5.1 Spalten / Zeilen ausblenden HRZ Zeilen / Spalten werden lediglich versteckt, bzw. unsichtbar gemacht Ausgeblendet werden Spalten / Zeilen durch Klicken auf die rechte / untere Begrenzungslinie mit der Maus an und ziehen Sie sie über die linke / obere Begrenzungslinie oder Menü FORMAT, SPALTE / ZEILE, AUSBLENDEN oder Kontextmenüpunkt AUSBLENDEN bei markierter Spalte / Zeile

Spalten / Zeilen einblenden HRZ Eingeblendet werden Spalten / Zeilen durch Ziehen Sie den Mauszeiger im Spalten- / Zeilenkopf von rechts / unten an die verborgene Spalte / Zeile heran, bis der Doppelpfeil erscheint. Bewegen Sie den gedrückten Mauszeiger langsam nach rechts / unten, bis die verborgene Spalte / Zeile wieder sichtbar ist. oder Menü FORMAT, SPALTE / ZEILE, EINBLENDEN oder Kontextmenüpunkt EINBLENDEN bei markierter Spalte / Zeile

5.4 Spalten / Zeilen sortieren HRZ In Excel kann nach einem oder mehreren Schlüssel auf- oder absteigend sortiert werden Schnelle Sortierung über die Symbole Menü DATEN, SORTIEREN Individuelle Sortierreihenfolge kann im Menüpunkt EXTRA, OPTIONEN, AUTOAUSFÜLLEN definiert werden Mit dem Symbol Rückgängig kann die Sortierung zurückgenommen werden Die Quelle zum Sortieren ist die Arbeitsmappe Mitarbeiter.xls

5.5 Mit Symbolleisten arbeiten HRZ Schnelleres Arbeiten ist über Symbole möglich Im Kentextmenü für Symbolleisten können Sie ver-schiedene Symbolleisten aktivieren, bzw. deaktivieren oder Über das Menü ANSICHT, SYMBOLLEISTEN Über den MenüpunkT ANPASSEN können Sie eine beliebige Symbolleiste verändern

5.6 Der Detektiv HRZ Der Detektiv unterstützt eine schnellere Fehlersuche in Formeln. Sie wird grafisch dargestellt Welche Spuren werden angezeigt? Zum... Vorgänger sind Zellen, deren Koordinaten in der Formel vorkommen Nachfolger sind Zellen, in denen eine Formel mit den Ko- ordinaten der aktiven Zelle steht Fehler sind Fehlerquellen, die einen Fehlerwert besitzen, gekennzeichnet durch #-Zeichen

5.7 Benutzerdefinierte Formate HRZ Zahlen können beschreibende Texte hinzugefügt werden Zahlen können individuelle Formate zugewiesen werden Benutzerdefinierte Formate werden mit der Arbeitsmappe abgespeichert Aufbau von Formaten besteht aus 1- 4 Abschnitte, getrennt durch ein Semikolon Bestandteile sind Formate, Texte, Bedingungen Mögliche Symbole für Formate auf S. 50 Beispiele für Formate auf S. 51

5.9 Zellen mit Kommentaren dokumentieren HRZ Jede Zelle kann mit einer Notiz versehen werden Die obere rechte Ecke ist gekennzeichnet, die eine Notiz enthält Bewegt sich die Maus auf Zelle mit einer Notiz, so wird über ein Quickinfo der Inhalt angezeigt Über das Menü EINFÜGEN, KOMMENTAR kann eine Notiz angezeigt werden Über den Kontextmenüpunkt kann der Kommentar bearbeitet / gelöscht werden

5.10 Automatische Eingabe HRZ Ist ein Hilfsmittel, das die Eingabe oft wiederholende Spalteneinträge erleichtert Excel erstellt automatisch eine Auswahlliste von bereits eingegebenen Texten Über den Kontextmenüpunkt AUSWAHLLISTE erscheint eine Liste mit Einträgen, aus der Sie einen Eintrag auswählen können

5.11 Automatische Eingabekorrektur HRZ Die Auto-Korrektur erkennt schon beim Eingeben häufig auftretende Fehler Voraussetzung dafür sind schon definierte Auto-Korrektur-Einträge vorhanden Rufen Sie den Menüpunkt EXTRAS, AUTOKORREKTUR auf

5.12 Rechtschreibprüfung HRZ Excel verfügt über ein Worterbuch, mit dem Sie Texte auf korrekte Schreibweise überprüft werden können Rufen Sie den Menüpunkt EXTRAS, RECHTSCHREIBPRÜFUNG auf Alternativ über die Funktionstaste F7

Als Vorlage für die Übung gilt beliebige Arbeitsmappe HRZ Als Vorlage für die Übung gilt beliebige Arbeitsmappe Definieren Sie individuelle Formate für eine bestimmte Spalte Geben Sie für einen beliebigen Spaltenkopf einen Kommentar mit entsprechenden Informationen ein Überprüfen Sie die Formeln mit Hilfe des Detektivs

5.15 Übung 2 - Abb. 5.21, S. 71 HRZ Als Vorlage für diese Übung gilt die Abb. 5.21

6.2 Mit Funktionen rechnen HRZ Funktionen stellen vorgefertigte Formeln dar, die auf bestimmte Anwendungsbereichen genutzt werden können Schreibweise: Funktionsname(Argument1;Argument2;..) Funktionsname: Art der Berechnung Argument1..n: Weitere Informationen, die als Argumente übergeben werden Beispiel: MAX() Liefert den größten Wert einer Zahlenreihe MAX(Zahl1;Zahl2) Liefert den größten Wert zweier Zahlen

Allgemeine Hinweise mit Funktionen HRZ Argumente werden in Klammern () direkt nach dem Funktionsnamen eingetragen Anzahl und Art der der benötigten Argumente sind für jede Funktion genau festgelegt Die einzelnen Argumente müssen durch ein Semikolon (;) getrennt sein Mögliche Typen als Argument sind: Zahlen Konstante Werte, nur manuell veränderbar Zellbezüge weisen auf Zellbereiche hin Formeln Ergebnis eine Formel ist wieder ein Argument Funktionen Textkonstanten Konstante Texte in Anführungszeichen , nur manuell veränderbar Wahrheitswerte Gibt für das Ergebnis den Wahrheitswert zurück

6.3 Funktionsassistent HRZ Bekannte Funktionen in der Bearbeitungszeile eintragen Nicht bekannte Funktionen können mit Hilfe eines Assistenten generiert werden (Symbol fx ) Aus einer Kategorie kann die bestimmte Funktion markiert werden Es erscheint daraufhin die Syntax der Funktion mit einer Kurz-beschreibung Es wird ein weiteres Fenster mit der Liste der Argumente gezeigt. Hier werden alle Einträge gleich mitprotokolliert Alternative: Das Symbol = in der Bearbeitungszeile betätigen

6.5 Relative und absolute Bezüge HRZ Relative Bezüge in Formeln passen sich nach dem Kopieren automatisch an ihre neue Position an Absolute Bezüge bleiben mit den ursprüng-lichen Koordinaten nach dem Kopieren erhalten Absolute Bezüge erhalten vor der Spalten-/Zeilenangabe ein Dollarzeichen ($)

Relative und absolute Bezüge (2) HRZ Durch mehrmaliges Betätigen der Funktionstaste F4 in der Bearbeitungszeile können Sie nacheinander zwischen den verschiedenen Adressierungsarten umschalten

6.6 Fehlermeldungen #BEZUG! Zellbezüge überprüfen HRZ #BEZUG! Zellbezüge überprüfen #DIV/0! Division durch Null #NAME? Namen von Zellen oder Bereichen sind falsch #NULL! Die Zellbezüge können nicht gefunden werden #WERT! Datentyp des Arguments stimmt nicht #ZAHL! Argument liegt nicht im korrekten Zahlen- bereich #NV Formeln enthalten Bezüge auf leere Zellen

6.8 Übung 1 - Abb. 6.8, S. 80 HRZ Als Quelle für die Übung gilt die Arbeitsmappe Abb68.xls

6.8 Übung 3 - Abb. 6.9, S. 81 HRZ Als Vorlage für die Übung gilt die Arbeitsmappe Abb69.xls

7. Zellen und Bereiche benennen HRZ Formeln werden verständlicher Einmal benannte Bereiche können in verschiedenen Formeln verwendet werden, ohne das die Bezüge neu angegeben werden müssen Benannte Bereiche können schnell markiert werden

7.2 Namen vergeben Bereich markieren HRZ Bereich markieren Klicken Sie in das Namensfeld links von der Bearbei-tungszeile Geben Sie den gewünschten Namen ein Alternativ: Menü EINFÜGEN, NAMEN, FESTLEGEN

Richtlinien für Namen Name darf bis zu 255 Zeichen lang sein HRZ Name darf bis zu 255 Zeichen lang sein Erlaubt sind nicht: Leerzeichen (Blank), Semikolon (;) und Doppelpunkt (:) Fragezeichen (?) oder eine Zahl am Anfang Namen, die Zellbezügen oder Zahlen ähneln

7.3 Namen in Formeln einsetzen HRZ Formel bearbeiten bis zu der Stelle, an der der Name einzusetzen ist Öffnen des Namensfeldes durch Anklicken des Pfeiles oder Funktionstaste F3 drücken Namen aussuchen oder Eingabe über Tastatur

7.4 Nützliches zu Namen Bereich eines Namens markieren HRZ Bereich eines Namens markieren Namensfeld öffnen und aussuchen oder Funktionstaste F5 für die Funktion GEHE ZU... Liste der Namen erzeugen Cursor an eine freie Position setzen Menüpunkt EINFÜGEN, NAMEN, EINFÜGEN oder Funktionstaste F3 drücken Schaltfläche LISTE EINFÜGEN

Nützliches zu Namen (2) Beschriftungen als Namen zuweisen HRZ Beschriftungen als Namen zuweisen Markieren Sie die zu benennenden Zellen Menüpunkt EINFÜGEN, NAMEN, ERSTELLEN oder Tasten STRG, UMSCHALTEN, F3 drücken Stelle bestimmen, wo sich die Zellen mit den zu übernehmenden Namen stehen

7.6 Übung - Abb. 7.1, S. 82 HRZ Als Vorlage für die Übung gilt die Arbeitsmappe Abb71.xls

8. Dokumente verwalten Grundsätzliche Überlegungen HRZ Grundsätzliche Überlegungen Standardordner festlegen Neuen Ordner erstellen Oft benötigte Dateien Vorschau beim Öffnen von Dokumenten Dokument suchen Sicherungskopie erstellen

8.7 Übung HRZ Erstellen Sie einen Ordner mit einem beliebigen Namen unter dem Ordner ExcelKurs Verschieben Sie eine beliebige Datei über die Zwischenablage in den neuen Ordner Lassen Sie sich Excel-Dokumente anzeigen, die in der letzten Woche geändert wurden Beziehen Sie auch untergeordnete Ordner mit ein

9. Tabellen und Zellen schützen HRZ Mit dem Zellenschutz werden Tabelleninhalte geschützt Der Schutz besteht aus zwei Teilen: Globalschutz legt fest, ob gesperrte Felder geachtet werden. Er wird für das gesamte Tabellenblatt oder für die Arbeitsmappe aktiviert Zellsperrung legt fest, ob der Zellinhalt bei eingeschaltetem Globalschutz verändert werden kann Standardmäßig sind alle Zellen gesperrt

9.2 Zellenschutz aktivieren HRZ Tabellen in den Endzustand bringen Für die zu verändernden Zellen die Sperrung aufheben Menü FORMAT, ZELLEN, REGISTER SCHUTZ Globalschutz einschalten Menü EXTRA, SCHUTZ, BLATT Arbeitsmappe speichern Mit dem Tabulator springen Sie zur nächsten nicht gesperrten Zelle

9.3 Arbeitsmappen mit Kennwort-schutz speichern HRZ Mit zwei Arten von Kennwortschutz kann eine Arbeitsmappe gespeichert werden Lese-/Schreibschutz vor jeglichem unbefugten Zugriff geschützt Schreibschutz vor Änderung geschützt Kennwortschutz angeben über das Menü DATEI, SPEICHERN UNTER, OPTIONEN Hinweis! Arbeitsmappen mit Kennwort können nur mit dem Kennwort geöffnet oder gespeichert werden

9.5 Übung - Abb. 9.4, S. 95 HRZ Als Vorlage für die Übung gilt die Arbeitsmappe Abb94.xls

10. Arbeitsmappen Aufbau einer Arbeitsmappe HRZ Aufbau einer Arbeitsmappe Standardmäßig enthält eine Arbeitsmappe 3 Arbeitsblätter , Max. 255 Es entsteht eine übersichtliche Gliederung Arbeitsblätter können umbenannt, hinzugefügt, gelöscht, verschoben, gruppiert, aus- oder eingeblendet werden Excel erlaubt Arbeitsblätter mit unterschiedlichen Formaten zu verwalten: Tabellenblatt Dateneingabe und -berechnung Diagrammblatt Eigenständige Diagramme Modulblatt Programmiersprache Visual Basic Dialogblatt Programmiersprache Visual Basic Excel 4.0 Makrovorlage Makrovorlage gemäß früherer Versionen Excel 4.0 Int. Makrovorlage Makrovorlage gemäß früherer Versionen

10.2 Mit Tabellenblättern arbeiten HRZ Gewünschtes Blatt Auf gewünschte Blatt klicken Blättern Klicken auf die Registerlaufpfeilen mehrere Blätter zeigen Registerteiler nach rechts ziehen Umbenennen, Einfügen, Verschieben, Kopieren Über das Kontextmenü Aus-, bzw. Einblenden Menü FORMAT, BLATT, ... Verschieben, Kopieren Anordnung so, daß die Tabellenblatt- in in eine andere Arbeitsmappe register beider Arbeitsmappen zu sehen sind und ziehen Sie das Blatt an die gewünschte Position

10.5 Formeln mit unterschiedlichen Tabellenbezügen HRZ Ein Bezug kann sich auch auf andere Tabellenblätter oder Arbeitsmappen beziehen Zellbezüge auf andere Tabellenblätter in der gleichen Arbeitsmappe: Syntax: Tabellenblattname!Zellbezug Beispiel: =SUMME(Mannheim!B4;Frankfurt!B4) Zellbezüge auf andere Tabellenblätter aus einer anderen Arbeitsmappe: Syntax: ´[Arbeitsmappenname]Tabellenblattname´!Zellbezug Beispiel: =SUMME(´[kauf1.xls]Deutschland´!$B$4; ´[kauf2.xls]Österreich´!$B$4)

10.7 Übung - Abb. 10.1, S. 101 HRZ Als Vorlage für die Übung gilt die Datei Abb101.xls auf S.96

11. Daten importieren und verknüpfen HRZ Excel bietet einen Datenaustausch mit anderen Dokumenten an: Über die Voraussetzung ist, daß die Anwendung, mit der Zwischenablage die Daten erstellt wurden, auf dem Rechner installiert ist Fremdformate ein- Fremde Datenbestände können durch Excel lesen gelesen und bearbeitet werden. Es ist kein Zu- griff auf die Ursprungsaufwendung nötig Daten verknüpfen Bezieht sich auf andere Arbeitsmappen. Es wird keine Kopie erstellt, sondern es wird ein Verweis auf die Zellen in der anderen Arbeits- mappe eingefügt

11.2 Fremdformate einlesen HRZ Fremdformate ein- Fremde Datenbestände können durch Excel lesen gelesen und bearbeitet werden. Es ist kein Zu- griff auf die Ursprungsaufwendung nötig Über das Menü DATEI, ÖFFNEN können über das Listenfeld DATEITYP Dateien mit folgenden Formaten eingelesen werden. Lotus 1-2-3, Versionen 3.x u.. 4.0 Text mit Trennzeichen (Leerzeichen oder Tabstops) MS Excel, Versionen 4.0, 3.0 u. 2.x Quattro Pro (DOS und Windows) dBase II, II und IV DIF ( Data Interchange Format) SYLK (Symbolic Link Formate) MS Works

11.3 Tabellen verknüpfen (Fern- bezüge) HRZ Die Quelltabellen können einzeln erzeugt werden Die Zieltabelle wird als eigenständige Arbeitsmappe gespeichert Manuelle Übertragung von Werten entfällt Automatische Aktualisierung bei beiden geöffneten Arbeitsmappen Aktualisierung beim Laden der Zieldatei mit einer Frage Fernbezüge auf andere Tabellenblätter aus einer anderen Arbeitsmappe: Syntax: =´lw:\pfad\[Dateiname]Tabellenblattname´!Zellbezug Beispiel: = ´C:\Arbeit[kauf1.xls]Deutschland´!$B$4

Verknüpfte Quelldateien bearbeiten HRZ Über das Menü BEARBEITEN, VERKNÜPFUNGEN können verknüpfte Quelldateien bearbeitet werden: Geschlossene Quell- Schaltfläche Aktualisieren aktualisiert die dateien markierte Datei Quelldateien Öffnen Schaltfläche Quelle Öffnen klicken Quelldatei wechseln Durch Klicken der Schaltfläche Quelle Öffnen können alternative Dateien ausgewählt werden Verknüpfungen lösen Zellen mit Verknüpfungsformeln markieren Menü BEARBEITEN, KOPIEREN aufrufen Menü BEARBEITEN, INHALTE EINFÜGEN aufrufen Optionsfeld WERTE anklicken

11.4 Daten kopieren bzw. kombinieren HRZ Mit dem Menü BEARBEITEN, INHALTE EINFÜGEN lassen sich Werte in ein Zielbereich kopieren Gleichzeitig kann eine gewünschte Rechenoperation durchgeführt werden die Quelldaten können mit den Werten des aktuellen Zielbereiches hinzu-addiert / subtrahiert werden die Werte im Zielbereich werden mit den Werten des Quellbereichs dividiert / multipliziert Über ein Listenfeld kann in Excel auch ein Objekt eingefügt werden

11.8 Übung - Abb. 11.2, S. 107 HRZ Als Vorlage für die Übung gelten die Dateien Abb112.xls und Abb112b.xls auf S.103 und die Datei Abb113.xls auf S. 104

12.1 Schnelles Bewegen und markieren in großen Tabellen HRZ Mit Funktionstaste F5 können Sie in bestimmte Bereiche springen oder Sie nutzen das Namensfeld neben der Bearbeitungszeile Zellen mit gleichem Inhaltstyp (z.B. bestimmte Formelzeichen, Konstanten) können in einem Arbeitsgang markiert werden. Mit Funktionstaste F5 und der Schaltfläche INHALT wählen Sie den entsprechenden Typ aus

12.2 Zellen suchen / ersetzen HRZ Mit den Funktionstaste UMSCHALTEN + F5 können Sie in bestimmte Bereiche suchen lassen Festgelegt werden: Suchbgriff Sortierreihenfolge in Zeilen /Spalten Suchbereich in Werte, Formeln, Kommentaren Mit den Funktionstaste STRG + H können Sie bestimmte Bereiche ersetzen lassen zu ersetzenden Begriff

12.5 Zellen und Spalten fixieren HRZ Überschriftzeilen und -spalten können fixiert werden. Der fixierte Bereich bleibt beim Blättern dauerhaft angezeigt Vorgehensweise: Cursor direkt neben, bzw. unterhalb der zu fixierenden Überschriften setzen Über das Menü FENSTER; FIXIEREN wird die Fixierung festgesetzt Über das Menü FENSTER; FIXIERUNG AUFHEBEN wird die Fixierung aufgehoben

12.8 Übung - S.113 Als Vorlage für die Übung gilt die Datei Kasse1.xls HRZ Als Vorlage für die Übung gilt die Datei Kasse1.xls Bitte führen Sie die Schritte 4-7 und 9-10 durch

14.1 Rechnen mit Datum und Uhrzeit Berechnungen von Zeiträumen Umwandlung der Zeitangaben in serielle Zahlen Datumseingaben für den Bereich von 1.1.1900 bis 31.12.2078 Interne Zahlen für den Bereich von 1 bis 65380 Uhrzeitangaben werden intern in Dezimalzahlen umgewandelt

14.3 Formate bei Berechnungen von Zeitdifferenzen HRZ Die Ergebniszelle bei Uhrzeitangaben erhält das Uhrzeitformat Die Ergebniszelle bei Datumsangaben erhält das Standardformat

14.4 Berechnungen mit Datum und Uhrzeit Datum in Anführungszeichen setzen bzw. entsprechende Zellbezüge verwenden Zeitangabe in Anführungszeichen setzen bzw. entsprechende Zellbezüge verwenden Zeitraum in Tagen als Zahl ausdrücken

14.7 Übung 3 - Abb. 14.7, S. 127 HRZ Als Vorlage für die Übung gilt die Arbeitsmappe Abb147.xls

16.2 Formatvorlagen Tabellen mit gleichen oder ähnlichen Merkmalen HRZ Tabellen mit gleichen oder ähnlichen Merkmalen Zugrundeliegende Einstellungen werden übernommen Gespeichert werden kann: Zahlenformate Ausrichtung Rahmen und Muster Schriftart- und -stil Zellschutz Formatvorlagen sind: Standard Dezimal Dezimal [0] Prozent Währung Währung [0]

Formatvorlagen bereitstellen HRZ Symbolleiste anpassen Aus der Kategorie Format die Eintrage FORMATVORLAGE... und FORMATVORLAGE: Listenfeld an die richtige Stelle plazieren Über das Menü FORMATVORLAGE... können Sie bestehende Formatvorlagen ändern, bzw. neu erstellen Über das Menü FORMATVORLAGE: Listenfeld können Sie bestehende Formatvorlagen nutzen

16.3 Mustervorlagen HRZ Mustervorlagen sind leere oder teilweise beschriebene Tabellen, die mit Informationen enthalten Texte und Formeln, die konstant sind Mustervorlagen können Formatvorlagen, Feldeigenschaften, Tabellenblätter, Zahlenformate, Zellinformationen Mustervorlagen können nicht überschrieben werden

Mustervorlagen erstellen HRZ Erzeugen Sie eine neue Tabelle oder Öffnen Sie eine bestehende Arbeitsmappe Gewünschte Eingaben und Einstellungen vornehmen Testen Sie die Tabelle sorgfältig aus Inhalt der Felder löschen, die später als Eingabe dienen Arbeitsmappe abspeichern mit dem Dateityp MUSTERVORLAGE und in das vorgesehene Verzeichnis für Tabellenvorlagen kopieren Namen vergeben Dateien bekommen die Erweiterung .XLT Mustervorlage öffnen über das Menü DATEI, NEU...

16.5 Übung - Abb. 16.6, S. 141 HRZ Als Vorlage für die Übung gilt die Arbeitsmappe Abb166.xls

18. Diagramm erstellen Zahlenwerte können graphisch dargestellt werden HRZ Zahlenwerte können graphisch dargestellt werden Excel bietet verschiedene Typen von Grunddiagrammen an Einzelne Elemente in der Grafik sind: Rubrikenachse Autom. Einteilung aus Zeilen- oder Spaltenköpfe Datenachse Autom. Einteilung nach Tabellenwerten Legende Zuordnung der einzelnen Datenreihe für jede Rubrik Diagrammtitel Optionale Diagrammüberschrift Achsentitel (y) Skalierungsbeschriftung der Daten Achsentitel (x) Rubrikenbeschriftung der Rubrik

Diagramm erstellen (2) HRZ Bereich markieren, der im Diagramm dargestellt werden soll Diagramm-Assistenten aufrufen Mit dem veränderten Mauszeiger eine freie Stelle suchen und die Größe markieren

18.6 Übung - Abb. 18.13, 156 HRZ Als Vorlage für die Übung gilt Abbildung Abb. 18.13 in der Arbeitsmappe Finaz1.xls