Referatsthemen Workflow Technologie und Umfeld SAP Basisdienste Mario Maurer Workflow-Entwicklungsumgebung in R/3 Timm Roser Praktische Umsetzung Christophe Urra

Workflow Technologie und Umfeld Geschäftsprozesse Geschäftsprozessoptimierung Optimierungskonzepte Analysemethoden Workflow-Management-Systeme Basisdienste SAP Business Workflow SAPoffice Nachrichtensteuerung Archivierung Weitere Schnittstellen

Geschäftsprozesse (1) Einführung Was sind Geschäftsprozesse ? Notwendige Kette von Aktivitäten, um aus einer Kundenanforderung das von dem Kunden ge- wünschte Ergebnis zu erreichen Wodurch charakterisieren sich Geschäftsprozesse ? Wichtige Geschäftsprozesse überschreiten Abteilungen Entstehung von Schnittstellen Transport-, Übermittlungs- und Wartezeiten

Geschäftsprozesse (2) Einführung Prozessorientierte Denkweise Wodurch können Geschäftsprozesse behindert werden ? emotionale Barrieren zwischen Abteilungen Gefilterte und verzerrte Informationen Schnittstellen Beinflusst Zeit, Kosten, Qualität und Flexibilität Prozessorientierte Denkweise Vorgangsorientierte Arbeitsabläufe Transaktionsorientierte Arbeitsabläufe Entdeckung und Eliminierung von Doppelarbeiten Prozeßketten

Geschäftsprozesse (3) Einführung Produktion Verwirklichung von prozessorientierter Denkweise Materialwirtschaft Einkauf Vertrieb Finanzbuchhaltung Personalwirtschaft

Modellierung von Geschäftsprozessen Einführung Geschäftsprozesse (4) Produktion Modellierung von Geschäftsprozessen Bündel von Aktivitäten Materialwirtschaft Einkauf Vertrieb Finanzbuchhaltung Personalwirtschaft

Geschäftsprozesse (5) Einführung Warum Geschäftsprozessorientierung ? Taylorsches Prinzip: Spezialisierung von Arbeiten: - Steigerung der Produktivität - Arbeiter verlieren die Kundenorientierung aus den Augen Übergang zu Prozessorientierung: Dadurch soll dieses Denken durchbrochen, eine Ausrichtung auf die Anforderungen des Marktes und der Kunden und damit eine effizientere Bearbeitung erreicht werden

Geschäftsprozesse (6) Einführung Arten von Geschäftsprozessen: Hauptprozesse: dienen der Verwirklichung der Marktleistung Unterstützungsprozesse: stellen die Infrastruktur zur Verfügung Innovationsprozesse: erneuern die Leistungsfähigkeit Zerlegung von Geschäftsprozessen: Bestell- abwicklung Bestellanforderungsbearbeitung Anfrage/Angebotsbearbeitung Warenannahme . . .

Geschäftsprozessoptimierung (1) Einführung Geschäftsprozessoptimierung (1) Organisationen zeichnen sich durch Organisationsmerkmale aus Ineffiziente Geschäftsprozesse Kunden werden guter Service, innovative Produkte und niedrige Preise vorenthalten Flexible Reaktion auf sich ändernde Marktsituation wird verhindert Neuausrichtung des Unternehmens auf Basis einer nutzenorientierten Geschäftsprozessoptimierung

Geschäftsprozessoptimierung (2) Einführung Geschäftsprozessoptimierung (2) Ziele von Geschäftsprozessoptimierung: logisch zusammengehörige Prozesse mit wenigen Schnittstellen zu schaffen Komplexität bestehender Abläufe zu reduzieren Prozesse an den Bedürfnissen der Kunden auszurichten Wertschöpfung der Vorgänge in den Mittelpunkt der Betrachtung stellen Eigenverantwortung der Mitarbeiter stärken

Geschäftsprozessoptimierung (3) Einführung Geschäftsprozessoptimierung (3) Optimierungskonzepte Lean Management „schlankes Unternehmen“ flache Hierarchien Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung Total Quality Management geht von Qualitätsgedanken aus Qualitätsgedanke muß sich durch alle Bereiche des Unternehmens ziehen Mitarbeiter/in muß sich als Lieferant für interne und externe Kunden verstehen Business Process Reengineering Kurze Entscheidungswege Produktivitätssteigerung Verankerung des Qualitätsbewußtseins

Geschäftsprozessoptimierung (4) Einführung Geschäftsprozessoptimierung (4) Business Process Reengineering beinhaltet das fundamentale Überdenken und die radikale Neugestalltung des Unternehmens oder wesentlicher Unternehmensprozesse Entscheidende Verbesserung der kritischen Leistungsgrößen: Zeit, Kosten, Qualität und Service Orientierung an den kritischen Geschäfts- prozessen Ausrichtung dieser Prozesse an den Kunden Konzentration auf Kern- kompetenzen Nutzung modernster Informations- technologie

Geschäftsprozessoptimierung (5) Einführung Geschäftsprozessoptimierung (5) Gemeinsamkeiten von Business Process Reengineering, Total Quality Management und Lean Management: Kundenorientierung Leistungsverbesserung Entwicklung der Mitarbeiter Dezentraliserung der Kommunikations- und Entscheidungsstrukturen Prozessorientierung

Geschäftsprozessoptimierung (6) Einführung Geschäftsprozessoptimierung (6) Analysemethoden Aufbauorganisationsanalyse Aufbauorganisation wird aufgelößt Zusammentragen aller Aufgaben Zusammensetzung der Aufgaben zu Prozeßketten Schwachstellenanalyse Funktionale/organisatorische Schwachstellen Welche organisatorischen Alternativen sind möglich ? Datenmäßige und DV-mäßige Schwachstellen

Workflow-Management-Systeme (1) Einführung Workflow-Management-Systeme (1) Ein Workflow-System stellt den beteiligten Mitarbeiten alle benötigten Informationen und Unterlagen, zeit- und bedarfsgerecht an ihren elektronischen Arbeitsplätzen, zur Verfügung, automatisiert Informations- und Prozessflüsse, verknüpft Arbeitsschritte aktiv und berücksichtigt organisatorische Strukturen

Workflow-Management-Systeme (2) Einführung Workflow-Management-Systeme (2) Berücksichtigung organisatorischer Aspekte Hauptaufgabe von Workflow-Systemen ist die Unterstützung der betrieblichen Ablauforganisation durch softwaregesteuerte Dienstleistungen Loskommen vom tayloristischen, abteilungsgeprägten Spezialistendenken, hin zu ganzheitlichen prozess- orientierten Abläufen

Workflow-Management-Systeme (3) Einführung Workflow-Management-Systeme (3) Zusätzliche Optimierungsmöglichkeiten entstehen in Workflow-Systemen durch Schnittstellen Abteilungsspezifische Insellösungen papierbasierte Informationen Papierflut im Büro Bürokommunikation hat sich verschlechtert Elektronische Steuerung der Vorgänge papierloses Büro wird gefördert Prozessoptimierung Übergang

Workflow-Management-Systeme (4) Einführung Workflow-Management-Systeme (4) Größtes Nutzenpotential liegt in der plastischen Abbildung von Geschäftsprozessen in graphischer Form Verständliche Darstellung von komplexen Prozessen Schnellere Ermittlung von unternehmensrelevanten Funktionen Systemerweiterungen werden klarer abgegrenzt Anwenderschulungen können durchgeführt werden

Workflow-Management-Systeme (5) Einführung Workflow-Management-Systeme (5) Funktionen und daraus resultierende Leistungen eines Workflow-Systems: Elektronischer Transport von Informationen und Dokumenten Reduzierung von Transport- und Liegezeiten Aufgabensteuerung und -zuordnung innerhalb von Prozessketten Dynamische Prozessablaufsteuerung Überwachung von Terminen und Fristen Wiedervorlageersatz und Überwachung der Bearbeitungszeiten Objektorientierte Archivierungsmöglichkeiten Verringerung des Papieraufkommens

Workflow-Management-Systeme (6) Einführung Workflow-Management-Systeme (6) Prozessorientierung Verringerung der starken Arbeitsteilung Stärkung der ganzheitlichen Denkweise und Eigenverantwortung der Mitarbeiter Grafische Darstellung von Prozessen Stärkere Transparenz von Abläufen und Informationen Prozessdokumentation ISO 9000 ff Grundlage

Funktionalitäten von SAPoffice: Basisdienste SAPoffice (1) SAPoffice ist eine vollständig im SAP R/3 integrierte Bürokommunikationslösung, die auf einer offenen, objektorientierten Technologie basiert Funktionalitäten von SAPoffice: Internes und externes versenden von Dokumenten Wiedervorlage, Weiterleitung, bzw. Beantwortung von Dokumenten Setzen von Empfängerprioritäten, Status- und Sendeattributen Persönliche und allgemeine Empfängerliste und Ablage Externe Schnittstellen Unterstützung von betriebswirtschaflichen Anwendungen

Basisdienste SAPoffice (2)

Nachrichtensteuerung Basisdienste Nachrichtensteuerung Ziel der Nachrichtensteuerung ist der Austausch von Informationen zwischen unterschiedlichen Partnern und anderen Anwendungen Schnittstellen für Folgeverarbeitung zu bieten Dazu benötigt es: Datenkonstellationen, die die gewünschten Verarbeitungen beschreiben Regelwerk, das auf bestimmte Zustände reagieren und die Ausgabe von Nachrichten einsatzgebietsbezogen steuern kann

Archivierung Basisdienste Damit nicht nur unternehmensintern, sondern auch mit Kunden und Lieferanten Datenaustausch stattfinden kann, müssen Dokumente mit einem entsprechenden Vorgang verbunden und Archiviert werden. Zeit und Effizienzvorteile können realisiert werden Verwirklichung des papierlosen Büros Kommunikationsschnitt- stelle ArchiveLink:

Schnittstellen Basisdienste EDI wird verwendet um firmenübergreifend den Austausch von strukturierten Daten zwischen Geschäftspartnern zu realisieren ALE ist eine SAP-eigene Technologie zur Integration lose gekoppelter, autonomer Anwendungen mit R/3 OLE ist der von Microsoft entwickelte Standard zur Kommunikation mit etablierten PC-Paketen MAPI ist eine offene Architektur, mir der das SAPoffice-System an fremde Mail-Frontend-Systeme angebunden werden kann BAPI ist die SAP-Schnittstelle der Zukunft. Hierbei handelt sich um den Ansatz, Geschäftsprozesse, Funktionen und Daten als Objekte zu betrachten

2. Teil Das SAP Workflow Entwicklungstool Architektur SAP Business Workflow SAP Workflow Konzept Geschäftsobjekte Prozessdiagramme Während Mario euch die allgemeinen Konzepte zum Business Workflow vorgestellt hat möchte ich euch nun Präsentieren welche Tools zur Workflow Modellierung im R/3 vorhanden sind. Dazu erläutere ich die Architektur des Workflow Systems, komme auf Geschäftsobjekte zu sprechen und erkläre welches Datenmodell dahinter steckt. Letzendlich beschreibe ich euch noch wie ein workflow im System abgelegt ist, wie er modelliert wird und welche möglichkeiten man zum Betrachten / Navigieren hat.

Abbild der Unternehmung Personen Stellen Organisationseinheiten Rollen Architektur Person Stelle Org.einheit Rolle Aufgabe Organisation Abbild der Unternehmung Personen Stellen Organisationseinheiten Rollen Aufgaben Erste Stufe der Architektur ist die Organisationsstruktur des Unternehmens aus betriebwirtschaftlicher Sicht. In jedem Betrieb gibt es Personen die Stellen zugeordnet sind. Dies kann z.B. eine Sekretärin im Büro oder ein Abteilungsleiter sein. Verschiedene Stellen sind zu Organisationseinheiten zusammengefasst. Unter Organisationseinheit kann man hierunter Abteilungen aller Hierarchiestufen verstehen. Ebenfalls werden hier Liniensysteme Organisatorisch erfasst. Bedingt durch die Tätigkeit die eine Person mit ihrer Stelle im Betrieb ausübt müssen Aufgaben erledigt werden. Bei Aufgaben sind die einzelnen Stellen eigentlich untergeordnet, stattdessen spricht man von Rollen die eine Person einnimt. Das kann zum Beispiel die Rolle Kreditor / Debitor oder Kunde / Sachbearbeiter sein.

Workflow Definitionen Einzelschritt Definitionen Workflow Container Architektur Person Stelle Org.einheit Rolle Aufgabe Organisation Referenz WF-Definition WF- Container Schritt Aufgaben- Prozesse Workflow Definitionen Einzelschritt Definitionen Workflow Container Aufgaben Container In der nächsten Schicht der Architektur werden die organisatorischen Aufgaben in einzelne Arbeitschritte untergliedert. D.h. es wird genau festgelegt welche aufeinanderfolgenden Tätigkeiten ausgeführt werden müssen um eine Aufgabe zu erledigen. Aus der Aufgabe wird in diesem Zusammenhang ein Prozess, d.h. aufeinanderfolgende Arbeitsschritte. Aus dem Prozess entsteht letzendlich durch die Definition der verwendeten Personen und Resourcen im System der Workflow. Auf dem Bild kann man unter den jeweiligen Definitionen noch Container erkennen die zur physikalischen Ablage der Informationen des Workflows / bzw. Arbeitschrittes dienen. Ein Container ist in diesem Zusammenhang lediglich ein Auffangbecken für verwendete Objekte.

Architektur Organisation Prozesse Geschäfts- objekte Objekt Person Stelle Org.einheit Rolle Aufgabe Organisation Referenz WF-Definition Schritt WF- Container Aufgaben- Container Zustands- änderung Lesezugriff Aufruf und Ergebnis Prozesse Attribute Objekt Ereignisse Methoden Methodenp.- Container Ereignis- Letze Schicht der Architektur ist das Datenmodell das dem R/3 System zugrunde liegt. SAP hat die zeichen der Zeit erkannt und bemüht sich hier um eine Objektorientierte Darstellung und Verwaltung Schon allein aus Sicht des Datenvolumens begrüssenswert. Man spricht auf dieser Ebene von Geschätfsobjekten, welche den Objekten aus der realen Welt nachempfunden sind, aber auch abstrakte Objekte darstellen können. Z.B. Lieferauftrag - nicht physikalisch greifbar, aber dennoch existent. In der Grafik kann man die drei Bestandteile des Geschäftsobjektes erkenne: Attribute Ereignisse und Methoden. Da das Geschäftsobjekt eine Zentrale Rolle spielt soll es hier detailliert besprochen werden, was im Anschluss an die Konzeptionellen Grundlagen erfolgt. Geschäfts- objekte

Konzept Was ? Einzelschritt Aufgabe Ausgangspunkt und einfachstes Beispiel für die Erfassung einer Aufgabe ist die Einzelschrittaufgabe. Hier wird geklärt was in einem Arbeitschritt gemacht werden muss. Auslöser für den Arbeitschritt kann das erscheinen eines Objekts werden, z.B. Word Dokument eines frisch eingescannten Beleges, was im unteren Abschnitt der Grafik gezeigt wird. Interaktion mit anderen Mitabeitern findet nicht statt, das Dokument muss niemand anders weitergegeben werden. Die Definition der Einzelschrittaufgabe endet bei manuellen Tätigkeiten, die nicht näher definiert werden und dem bearbeitenden klar sein müssen.

Konzept Von Wem ? ROLLE Nach dem geklärt ist was eigentlich zu tun ist muss definiert werden wer die Tätigkeit vornimmt. Hierbei werden die Arbeitschritte Mitarbeitern zugeordnet. SAP ermöglicht hier zuerst die Organisation zu erfassen und den Mitarbeitern Rollen zuweisen, und ihnen dann die Aufgabe zuzordnen. Der Mitarbeiter Spielt z.B.die Rolle des Sachbearbeiters / Korrekturlesers

In welcher Reihenfolge ? Konzept Wie ? In welcher Reihenfolge ? Sobald eine Aufgabe jedoch nicht in einem Schritt erledigt werden kann muss definiert werden wie die Aufgabe in mehreren Schritte zergliedert werden kann, und welche Schritte aufeinander abfolgen. Sap stellt hierzu die Definition des Workflows bereit, indem genau dies festgelegt wird. Konzeptionell ist hierbei gedacht die mitgelieferten Workflows ( Workflow Muster) für fast alle Bereiche des Unternehmens, den speziellen Notwendigkeiten anzupassen.

Konzept Workflow Manager Zentraler Punkt der Steuerung eines Workflows ist der Workflow Manger. Aus technischer Sicht : Hintergrundprozess der für den Ablauf des Worklfows und das deligieren der Arbeit an die zuständigen Mitarbeiter verantwortlich ist Der Workflow Manager ist das Herz des Workflowsystems. Er muss erkennen wenn ein Ereigniss eingetreten ist, und muss dann die vorher definierten Arbeitschritte den zuständigen Personen mitteilen / deligieren.

Konzept Hierzu deligiert der WF Manager Einzelaufgaben an die zuständigen Personen. Die Aufgaben erscheinen bei den betreffenden im Integrierten Eingangskorb, und werden WorkItems genannt. Letzendlich kann ein Workitem auch automatische Aufgaben beeinhalten die nicht von einer lebendigen Person bearbeitet werden müssen. Wie z.B. Datenbank Transaktionen. Hierzu werden Objektmethoden aufgerufen.

Architektur Organisation Prozesse Geschäfts- objekte Objekt Person Stelle Org.einheit Referenz Rolle Aufgabe Prozesse WF-Definition WF- Container Schritt Aufgaben- Zustands- änderung Lesezugriff Aufruf und Ergebnis Attribute Objekt Ereignisse Methoden Methodenp.- Container Ereignis- Als letztes wollen wir uns noch die Abbildung von Prozessen in R /3 ansehen. Geschäfts- objekte

Prozeß = Aufgabe Prozesse Abbildung der Prozesse in Prozessdiagrammen Gerichtete Graphen Ähnlich Petrinetzen Elemente Objekte Bedingungsabfragen Ereignisse Schleifen Aktivitäten Wie bereits vorhin schon erwähnt ist ein Prozess stets eine Aufgabe. Die Abbildung des ganzen wird in einem Prozessdiagramm durchgeführt. Das im Beispiel von oben nach unten durchwandert wird. Auf die einzelnen Elemente des Prozesses komme ich in der screencam zu sprechen

Geschäftsprozesse Hilfsmittel Business Navigator Ermöglicht Modellierung von Geschäftsprozessen (Workflows) Darstellung in mehreren Sichten Als Hilfmittel zur Prozessdefinition dient der Business Navigator Der sowohl Darstellung als auch Modellierung ermöglicht. Wie zeige ich euch in einer wudnerbaren Screencam.

Erweiterungen der Business Workbench Ausblick Erweiterungen der Business Workbench Business Modeller (SAP AG) Aris Toolset (Prof. Dr. Scheer GmbH) Viso Business Modeller (Visio GmbH) Modelworks (Intellicorp)

Architektur Organisation Prozesse Geschäfts- objekte Objekt Person Stelle Org.einheit Referenz Rolle Aufgabe Prozesse WF-Definition WF- Container Schritt Aufgaben- Zustands- änderung Lesezugriff Aufruf und Ergebnis Attribute Objekt Ereignisse Methoden Methodenp.- Container Ereignis- Wir kommen jetzt noch einmal auf die Architektur zurück. Die Organisatorische Schicht wird von Christoph separat behandelt, da hier ein Beispiel aus einem reelen Betrieb notwendig ist. Wir werden uns nachher noch um die Prozessgestalltung kümmern, sehen uns jedoch zunächst an wie ein geschäftsobjekt aufgebaut ist. Geschäfts- objekte

Objekttypen Geschäftsobjekte SAP Business Objekttypen Auftrag Lieferschein Material Stückliste Externe Dokumente archivierte Dokumente Es gibt zunächst einmal 3 Objekttypen Die Business Objekttypen Dann externe Dokumete wie z.B. optisch archivierte Dokumente Und letztendlich PC Objekte ausserhalb von R/3 Angesprochen werden dies über die jeweiligen Schnittstellen im letzen fall z.B. über OLE. PC Objekte Word Dokumente Spreadsheets

Attribute Geschäftsobjekte Beschreiben Eigenschaften eines Objekts Quelle der Information Datenbankfeld Identifizieren Objekt Jedes Objekt besitzt Attribute die es von anderen Objekten unterscheiden. Attribute stehen für die Eigenschaften des Objekts. Die Information über ein Objekt , d.h. die Attribute selber werden letztendlich nur in einer Datenbanktabelle abgelelgt. Bsp. Steckdosen mit unterschiedlichem Aussehen aber gleichem Zweck

Methoden Geschäftsobjekte Zulässige Funktion auf einem Objekt Methoden können ein klar definiertes Ergebnis haben Ausnahmen haben Methodenparameter verwenden Methoden beschreiben die Funktionen die auf einem Objekt ausgeübt werden können. Ein Abstraktes Beispiel hierzu wär die Methode zerdrücken auf einer Dose, welche die Dose in einem anderen Zustand hinterlässt. Konkrete Methoden auf Objekten wären z.B. das Starten einer WordApplikation und somit das Öffnen eines Word Dokuments, bei dem Daten aus verschiedenen tabellen aus R/3 gesammelt und Übergeben werden. Ausnahmen z.B. wenn sich die Applikation nicht starten lässt. Methode „zerdrücken“

Ereignisse Geschäftsobjekte Systemweite Mitteilung über Zustandsänderung Beispiele Meilenstein im Projekt erreicht Kunden- Stammdaten geändert „Es ist 18.00 Uhr“ Budgetlimit erreicht Prinzip von Erzeuger und Verbraucher Ereigniss oder auch Events sind Mitteliungen über die Zustandsänderung. Prinzip von Erzeuger und Verbraucher: Events werden vom Erzeuger Objekt ausgelöst, ein Verbraucher (potentieller Empfänger) muss vorher bekannt gemacht haben das er an den Ereignisses dieses Objekt interessiert ist.

Object Repository Prozesse & Objekte 800 vorgefertigte Prozesse 170 Geschäftsobjekte Vorlagen zum Erstellen eigener BO Hilfsmittel zur Modellierung von Geschäftsobjekten ist die repository. Ein Aufbewahrungsbehälter für von SAP vorgefertigte Objekte. Der Kunde soll mit den Objekten Arbeiten und diese den eigenen Bedürfnissen anpassen. Genug theorie. Screencam

Workflow-Implementierung - ein Beispiel aus der Praxis Praxisbeispiel Workflow-Implementierung - ein Beispiel aus der Praxis

Das Unternehmen Praxisbeispiel Mittelständisches Unternehmen Entwicklung und Produktion von Zerstäubungssystemen stark kundenorientiertes Denken auftragsspezifische Produktion Ziel: Flexibilität und schnelle Reaktionszeit

SAP Einführungsprojekt Praxisbeispiel SAP Einführungsprojekt veraltete Technologie soll durch neue Software abgelöst werden Siemens-Nixdorf erhielt den Zuschlag zur Einführung von SAP R/3. Besonderheiten bei der R/3 Einführung: Organisation wurde nicht angetastet eigenes Einführungs-Projektteam erst 1997 wurde Business Workflow eingeführt

Vorgehen bei der Workflow-Einführung Praxisbeispiel Vorgehen bei der Workflow-Einführung Transformation eines Geschäftsprozesses in ein Workflow: Festlegung der Geschäftsprozesse (Projektteam) Umsetzung der im Altsystem vorhandenen Funktionalität (durch Schwachstellenanalyse) Anschliessende Beurteilung Prozesse werden organisatorisch und DV-technisch analysiert und optimiert

Geschäftsprozeßdesign Praxisbeispiel Geschäftsprozeßdesign „systematische Materialstammpflege“ Kritische Hauptprozesse sollen reibungslos zusammengeführt werden Im Mittelpunkt steht die Materialstammpflege Workflow übernimmt Koordination der Materialstammpflege

Lösungsmöglichkeiten der Prozeßsteuerung Praxisbeispiel Lösungsmöglichkeiten der Prozeßsteuerung Chaotische Lösung Zentrale Lösung Pragmatische Lösung Transaktionslösung Workflow-Lösung

Workflow-Implementierung Praxisbeispiel Workflow-Implementierung Customizing Definition der Aufbauorganisation Definition der Objekttypen Definition der Aufgaben Definition der Workflows Workflow-Betrieb