Hilfsmittel zu Systementwicklung und -dokumentation Werkzeuge

Überblick Systemtechnische Hilfsmittel werden bei der Analyse, dem Design und bei der Dokumentation von Systemen und Subsystemen verwendet. Zumeist handelt es sich um grafische Darstellungen. Diese Hilfsmittel werden von Mitarbeitern des Rechnungswesens (nicht bloß Programmierern) verwendet!

Lernziele Verständnis für den Einsatz systemtechnischer Hilfsmittel durch Prüfer und Systementwickler. Einsatzmöglichkeiten für Flowcharting im Rahmen der Systemanalyse kennen. Gängige Systemtechniken und ihre Anwendung kennen (z.B. HIPO Charts, Flowcharts, Datenflußdiagramme).

Lernziel 1 Der Einsatz systemtechnischer Hilfsmittel durch Prüfer und Systementwickler

Systemtechniken bei der Prüfung Welche zwei grundlegenden Prüfungsarten (im Rahmen der Abschlußprüfung) gibt es? Zwischenprüfungen (im Rahmen der Systemprüfung, IKS-Prüfung – homograder Fall). Einzelfallprüfung konkreter Geschäftsfälle bzw. Abschlußpositionen (heterograder Fall).

IKS-Prüfung Prüfer befassen sich zumeist mit dem Dokumentenfluß und der -bearbeitung . Dazu benötigen Sie Werkzeuge zur Strukturierung und Dokumentation von Systemen. Es werden Grafiken (Charts) verwendet.

IKS-Prüfung Es wird die Existenz, Effektivität und Kontinuität des IKS überprüft. Dazu muss aber das IKS (wie auch die Geschäftsprozesse des Unternehmens) komplett verstanden werden.

IKS-Prüfung Prüfer müssen daher mit den grafischen Werkzeugen zur Systemanalyse und –dokumentation vertraut sein. Welche Techniken sind das? Input-Process-Output (IPO) Hierarchy plus Input-Process-Output (HIPO) logische Datenflußdiagramme (DFD)

Arbeitspapiere • … sind die Protokolle des Prüfers über die ausgeführten Tests, die eingeholten Informationen sowie die daraus gewonnenen Erkenntnisse im Rahmen seiner Prüfungshandlungen. Der Prüfer ist zur führung von Arbeitspapieren verpflichtet!

Arbeitspapiere Welche Systemtechniken finden in den Arbeitspapieren der Prüfer Anwendung? Fragebögen zum IKS Flowcharts Datenflußdiagramme Entscheidungstabellen

Systemanalyse Systemanalyse beinhaltet das Sammeln und Ordnen von Fakten. Dabei können Systemtechniken vorteilhaft eingesetzt werden. Matrix-Darstellungen logische Datenflußdiagramme

System-Implementierung Bei der System-Implementierung wird der Design-Plan praktisch umgesetzt. Einer der wichtigsten Schritte der Implementierung ist die Dokumentation. Systemtechniken in der Dokumentationsphase: Program Flowcharts Entscheidungstabellen

Einsatzmöglichkeiten für Flowcharting im Rahmen der Systemanalyse Lernziel 2 Einsatzmöglichkeiten für Flowcharting im Rahmen der Systemanalyse

Systemtechniken Ein Flowchart ist eine symbolische Darstellung des Datenflusses und der Verarbeitungs-schritte eines (Informations-) Systems. Flowcharts sind die gebräuchlichste Form der Systemtechniken.

Flowchart-Symbole Input/Output Verarbeitung Datenfluß Anmerkung

Spezielle Input/Output-Symbole Lochkarte Lochstreifen On-Line Speicher Plattenspeicher Magnetband

Spezielle Input/Output-Symbole Dokument Datenübertragung Dateneingabe Off-Line Speicher Display

Verarbeitungs-Symbole Entscheidung Hilfs- Operation Verarbeitg. Mischen Vorbereitung Extrahieren Vergleichen Händische Operation Sortieren

Sonstige Symbole Konnektor Konnektor nächste Übertragungsband Seite Terminal Parallele Verarbeitung

Einsatz von Symbolen im Flowcharting Symbole stellen die Funktion von Informationen oder anderer System-bestandteile dar. Die Leserichtung ist von links nach rechts bzw. von oben nach unten. Geänderte Leserichtung sollte durch offene Pfeilspitzen kenntlich gemacht werden.

Einsatz von Symbolen im Flowcharting Normale Leserichtung Genehmigung nach Prüfung Rechnung Genehmigte Rechnung

Einsatz von Symbolen im Flowcharting Umgekehrte Leserichtung mit Pfeilspitzen Genehmigung nach Prüfung Genehmigte Rechnung Rechnung

Einsatz von Symbolen im Flowcharting Konnektor-Symbol Einkauf Lager Bestell- Anforderung A Bestell- Anforderung A

Einsatz von Symbolen im Flowcharting Bestell- Anforderung Bestellung vorbereiten und Lieferanten-Daten aktualisieren Liefer- Daten Bestellung

Lernziel 3 Gängige Systemtechniken, wie HIPO-Charts, System-Flußdiagramme, und logische Datenflußdiagramme und ihre Anwendungen

IPO- und HIPO-Charts … werden v.a. bei der Systementwicklung verwendet. Während auf der höchsten Ebene nur die grundlegenden Input-Process-Output-Beziehungen relevant sind, stellt man mittels HIPO- (Hierarchy plus Input-Process-Output) weitere Details dar.

IPO-Charts System: Lohn Beschreibung: Errechne Bruttolohn Author: Hr. Meier Chart Number: 3.1 Datum: 6.9.0X Input Process Output Arbeitsstunden-Datensätze Mitarbeiter-Stammdaten Summiere Arbeitsstunden Ermittle Stundensatz Errechne Bruttolohn Bruttolohn-Datensätze Mitarbeiter-Stammdaten Fehlermeldungen

Hierarchy-Chart Lohnverrechnung Datenaufbereitung Verarbeitung 1.0 Lohnverrechnung 2.0 3.0 4.0 Datenaufbereitung Verarbeitung Kontrolle

Für jeden nummerierten Modul existiert ein eigener IPO-Chart. Hierarchy-Chart 3.1 3.2 Errechne Bruttolohn Errechne Nettolohn 3.11 3.12 3.13 Summiere Arbeitsstunden Ermittle Stundensatz Errechne Bruttolohn Für jeden nummerierten Modul existiert ein eigener IPO-Chart.

System- und Programm-Flowcharts Ein System-Flowchart stellt die groben Verarbeitungsschritte in einem System dar. Hier liegt das Schwergewicht auf den Datenträgern und den Haupt-Prozessen und nicht auf den Details der Verarbeitungsschritte.

Symbole logischer Datenflußdiagramme Terminator Prozess Datenfluß Datenspeicher

Datenflußdiagramm Verarbeite Lohndaten Zeiterfassung Mitarbeiter- fortschreiben Lohndaten

Datenflußdiagramm Mitarbeiter-Daten Prüfe Lohndaten Zeiterfassung P1 Aktueller Status Mitarbeiter-Daten Prüfe Lohndaten P1 Lohndaten Daten in Ordnung Zeiterfassung Gültige Lohndaten

Datenflußdiagramm Mitarbeiterdaten Errechne Auszahlung Mitarbeiter P2 Nettolohn und Abzüge Mitarbeiterdaten Errechne Auszahlung P2 Input-Daten Mitarbeiter Schecks Gültige Lohndaten

Datenflußdiagramm Lohn- Mitarbeiter Journal Journal Daten verarbeiten update Lohn- Journal verarbeiten Journal Daten Details Aktuelle Beträge Nettolohn und Abzüge Nettolohn berechnen Mitarbeiter Gehalts-Schecks

Analytische, Dokumenten- und Formular-Flowcharts Ein analytischer Flowchart stellt alle Verarbeitungsschritte eines Systems dar, wobei Kontrollen besonders hervorgehoben werden. Im analytischen Flowchart werden die Symbole durch Flußlinien (Flowlines) verbunden.

Analytische, Dokumenten- und Formular-Flowcharts Ein Dokumenten-Flowchart ähnelt im Format einem analytischen Flowchart, enthält aber weniger Prozeßdetails. Im Dokumenten-Flowchart wird als einziges Symbol das Dokumenten-Symbol verwendet.

Analytische, Dokumenten- und Formular-Flowcharts Ein Formular-Flowchart dokumentiert die Verteilung mehrerer Formular-Kopien innerhalb einer Organisation. Es wird v.a. dargestellt, wer welche Formulare erhält, und nicht, wie diese dann bearbeitet werden.

Analytischer Flowchart Einkauf Lieferanten Lieferanten- Liste überprüfen Lieferanten auswählen Preisanfrage Preisanfrage vorbereiten Preisanfrage

Analytischer Flowchart Einkauf Lieferanten Anbot Anbot Anbot auswählen Bestellung vorbereiten Bestellung Bestellung

Dokumenten-Flowchart Kreditoren-BH Einkäufer Wareneingang Lager Waren- Anforderung 1 Waren- Anforderung 1 Waren- Anforderung 2 2 Bestellung 3 To Vendor Bestellung 1 2 Bestellung 5 3 Bestellung 4 4 5

Einkauf Lager Kreditoren Produktion Rechnungsw. Formular-Flowchart Einkauf Lager Kreditoren Produktion Rechnungsw. Kopien der Bestellung 1 1 1 2 2 2 3 3 4 4 5

Sandwich-Regel Jedes Prozess-Symbol sollte zwichen ein Input- und ein Output-Symbol eingebettet werden (“sandwiched”). Inputs fließen in den Prozess hinein, Outputs daraus hervor.

Verbale Beschreibungen Verbale Beschreibungen (Texte) sind v.a. für die “fact-finding” Phase der Systemanalyse geeignet. Beispiele für verbale Beschreibungen: Fragebögen und Checklisten Ergebnisse von Dokumentenerhebungen (document reviews)

Auslastungs-Analysen Auslastungs-Analysen müssen in der Implementierungsphase immer durchgeführt werden. Tätigkeits-Erfassungen liefern Messungen bzw. Schätzungen einzelner Prozess-häufigkeiten in einem Produktionsumfeld.

Auslastungs-Analysen Vier Schritte der Tätigkeits-Erfassung: Identifikation der Arbeitsschritte. Schätzung der erforderlichen Arbeitszeiten. Anpassung der geschätzten Zeiten an konkrete Bedingungen. Analyse der erforderlichen Tätigkeits-Ressourcen.

Techniken zur Entscheidungsanalyse Verzweigungs- und Entscheidungstabellen werden v.a. bei der Systementwicklung eingesetzt. Eine Verzweigungstabelle besteht aus der zu treffenden Entscheidung, einer Liste aus Vorbedingungen und dem Pfad, der für jede Bedingung zu durchlaufen ist.

Techniken zur Entscheidungsanalyse Verzweigungstabelle (Beispiel) Empfangener Code 1 2 3 4 Gehe zu Konnektor- Bezeichnung Konnektor- Bezeichnung

Techniken zur Entscheidungsanalyse Mit einer Entscheidungstabelle wird der Entscheidungsprozess in Tabellenform dargestellt. Entscheidungstabellen enthalten mehrere Kriterien (= Zeilen). Sie stellen WENN-DANN-Regeln dar und werden in Matrixform erstellt.

Entscheidungstabellen Beispiel einer Entscheidungstabelle Tabellen-Titel Regeln 1 2 3 ... N Wenn: Bedingungs-Einträge Bedingungsteil Dann: Aktionseinträge Aktionsteil

Entscheidungstabelle zur Lohnverrechnung 1 2 3 4 15 Reguläre Stunden Y – – N 15 Überstunden Y N Y – 15 unbez. Überstunden Y – N Y Regulärer Bezug x x x Überstundenzuschlag x x Zeitausgleich x x Fehler in Input-Daten x