Projekt „Antrags- und Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter (AAM)“

Tagesordnung Begrüßung Kurzbericht über das Gesamtprojekt Projekt Antrags- und Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter Tagesordnung Begrüßung Kurzbericht über das Gesamtprojekt Projektorganisation Finanzsituation Bericht über das TP Antragsmanagement Aktueller Status Vorstellung weiteres Vorgehen Bericht über das TP Anliegenmanagement Aktueller Status / Projektziele / Stand des Vergabeverfahrens Abstimmung Vergabeunterlagen (Leistungsbeschreibung und Kriterienkatalog) Zeitplanung und kritische Erfolgsfaktoren für das Teilprojekt Diskussion und Beschlüsse 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013

Kurzbericht über das Gesamtprojekt Teilprojekt Antragsmanagement für die Berliner Ordnungsämter Kurzbericht über das Gesamtprojekt Projektorganisation Teilprojekte Antrags- und Anliegenmanagement Finanzielle Rahmenbedingungen 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 3

Bericht über das TP Antragsmanagement Teilprojekt Antragsmanagement für die Berliner Ordnungsämter Bericht über das TP Antragsmanagement 6 Kernprozesse (Online-Antragsverfahren) wurden identifiziert WS am 07.02.2013 Gaststättenerlaubnis (§ 1 GastG) Erlaubnisse/Ausnahmegenehmigungen nach § 29 u. § 46 StVO Verteilung von Werbematerial auf öffentl. Straßenland (§ 8 StrReinG) Personenbezogene Gewerbeerlaubnisse Gewerbeanzeige-Verfahren (§ 14 GewO)) Verkehrsrechtliche Anordnungen im vereinfachten Verfahren (§ 45 Abs. 6 StVO) Untersuchung Ist-Zustand (u. a. Mengengerüst / Fachverfahren) 6. Kernprozess wird vollständig durch das Verfahren ERNA (SenStadtUm) abgebildet Prozesse 1-5 werden durch EU-DLR unterstützt 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 4

Bericht über das TP Antragsmanagement Teilprojekt Antragsmanagement für die Berliner Ordnungsämter Bericht über das TP Antragsmanagement Abschlussworkshop am 09.08.2013 Thema EU-DLR ist Werkzeug für Online-Antragsverfahren / Handlungsbedarfe Teilnehmende SenInnSport, SenWiTechForsch und LABO 10 bezirkliche Ordnungsämter Beschlüsse: Gemeinsam erarbeitete Maßnahmeliste zu Anpassungserfordernissen im Rahmen von EU-DLR wird an SerWiTechForsch übergeben; kontinuierliche Weiterentwicklung soll erfolgen Teilprojekt Online-Antragsverfahren ist beendet Umsetzung der Maßnahmen im TP: Modifizierung der Präsentation der Kernprozesse im Online-Auftritt der Ordnungsämter und im Service Portal berlin.de 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 5

Bericht über das TP Antragsmanagement Teilprojekt Antragsmanagement für die Berliner Ordnungsämter Bericht über das TP Antragsmanagement Abschlussworkshop am 09.08.2013 Maßnahmenliste Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfung Vereinfachung und Verbesserung der Menüführung („helpful links“) Möglichkeit der automatisierten Rückantwort innerhalb des Verfahrens Schnittstelle zu dem Verfahren Migewa Offene Schnittstelle zu Fachverfahren Erfordernis der korrekten autom. Lokalisierung / Zuordnung zu den jeweiligen Bezirken Vertretungsregelung muss bereits im System als Modul hinterlegt sein ePayment (autom. Gebührenbescheid) Klärung zum Verfahren der Schriftformerfordernis Bessere / kundenfreundlichere Auffindbarkeit des Online-Angebotes des Einheitlichen Ansprechpartners, bzw. der Ordnungsämter im Rahmen von berlin.de Berücksichtigung der Verknüpfung mit dem Ziel eAkte im Land Berlin 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 6

Bericht über das TP Antragsmanagement Teilprojekt Antragsmanagement für die Berliner Ordnungsämter Bericht über das TP Antragsmanagement Weiteres Vorgehen Das Teilprojekt wird gemäß den Ergebnissen des Workshops vom 9.8.2013 die gemeinsam erarbeitete Maßnahmenliste an SenWTF übermitteln. In Zusammenarbeit mit der Senatskanzlei wird darauf hingewirkt, dass die Startseite „Die Berliner Ordnungsämter“ im Rahmen des Serviceportals von berlin.de als berlinweiter Einstieg zu den Dienstleistungen und Informationen der Ordnungsämter noch einfacher und damit kundenfreundlicher auffindbar sein wird. Die Darstellung der Startseite „Die Berliner Ordnungsämter“ wird dahingehend modifiziert, dass die Online-Antragsverfahren zu den sechs „Kernprozessen“ prominenter dargestellt werden. Insbesondere werden hierzu unterstützende Informationen, Bearbeitungshinweise und eine differenzierte Darstellung der verschiedenen Wege der Antragstellung (z.B. Antragsformular zum Ausdrucken, Online-Antragsformular, zuständige Ansprechpartner in den Bezirken usw.) gestaltet werden. Das Teilprojekt Antragsmanagement wird nach Umsetzung der genannten Maßnahmen einen Abschlussbericht fertigen und ist beendet. 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 7

Bericht über das TP Anliegenmanagement Teilprojekt Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter Bericht über das TP Anliegenmanagement Wesentliche Projektziele: Einführung eines IT-Fachverfahrens, das die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Ordnungsämter bei der internen Weiterleitung und Bearbeitung von Anliegen unterstützt Realisierung einer korrespondierenden Online-Komponente Anbindung an das Bürgertelefon 115 Realisierung einer mobilen App (optional) 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 8

Bericht über das TP Anliegenmanagement Teilprojekt Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter Bericht über das TP Anliegenmanagement Bisherige TP-Aktivitäten Beauftragung des ITDZ und der externen Unterstützung Vorbereitung der erforderlichen Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb Erarbeitung der Verdingungsunterlagen → Leistungsbeschreibung → Kriterienkatalog (inkl. Bewertungsmatrix) → Entwurf EVB-IT Systemvertrag 1 → Preisblatt 1 wurde nicht mit übersandt. 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 9

Bericht über das TP Anliegenmanagement Teilprojekt Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter Bericht über das TP Anliegenmanagement Stand des Vergabeverfahrens / weiteres Vorgehen Veröffentlichung des Teilnahmewettbewerbs im europäischen Amtsblatt am 01/07/2013 bis Fristablauf über 80 Abforderungen der Unterlagen eingegangen → 18 Teilnahmeanträge zur Zeit Prüfung der Teilnahmeanträge / Entscheidung über ausgewählte Bewerber bis 35 KW ab IV/2013 → Auswertung der Angebote / Verhandlungsverfahren Zuschlagserteilung bis 20.12.2013 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 10

Bericht über das TP Anliegenmanagement Teilprojekt Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter Bericht über das TP Anliegenmanagement Inhalte der Leistungsbeschreibung Beschreibung der Zugangskanäle Beschreibung der IT-Rollen und „sonstiger“ Beteiligter Beschreibung der Geschäftsobjekte und korrespondierenden Geschäftsprozesse → Meldung → Anliegen → Maßnahmen Beschreibung der erforderlichen Systemfunktionen Beschreibung der IT-Infrastruktur und Systeminfrastruktur Schnittstellen (RBS, Lika, NOWI und MDE) Mitwirkungspflichten der AN 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 11

Teilprojekt Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter Bericht über das TP Anliegenmanagement Ausgewählte Funktionen automatisierte Rückmeldung an den Melder eines Anliegens bzgl. des Sachstandes möglich → persönlich oder anonymisiert Einbindung des Regionalen Bezugssystem für Berlin (RBS) → automatische Ermittlung der Geo-Koordinaten für die gemeldete Örtlichkeit Möglichkeit von statistischen und raumbezogenen Auswertungen/Analysen → z. B. „Myfest“ automatische Einbindung aller benötigten Dokumente (z. B. Arbeitsaufträge, Berichte, Sammellisten, usw.) → über das Formularmanagementsystem des Landes Berlin (FMS). Einsatzplanung und Veranstaltung (Event) als eigenständige Module im IT-Fachverfahren AMS → die Module lassen sich ohne vorherige Auswahl eines Anliegens eigenständig starten und bearbeiten → Unterstützung bei Planung und Beauskunftung von Veranstaltungen → Unterstützung bei der Koordination von Dienstkräften und der Durchführung von Maßnahmen 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 12

Bericht über das TP Anliegenmanagement Teilprojekt Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter Bericht über das TP Anliegenmanagement Fortschreibung der Leistungsbeschreibung - Präzisierung der Ausführungen zur Mandantenfähigkeit des Systems - zum Testkonzept - zum Sicherheitskonzept Aufnahme der Anforderungen - Schnittstelle MDE-Neu und NOWI 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 13

Bericht über das TP Anliegenmanagement Teilprojekt Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter Bericht über das TP Anliegenmanagement Systemüberblick 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 14

Bericht über das TP Anliegenmanagement Teilprojekt Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter Bericht über das TP Anliegenmanagement Kritische Erfolgsfaktoren sehr enge Zeitplanung bis zur Vergabeentscheidung sehr enge Zeitplanung für Realisierung in 2014 keine abschließende Bestimmung der Zentralen Verfahrensverantwortung bisher keine Mittel für Betrieb, Wartung und Pflege ab 2015 etatisiert 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 15

Bericht über das TP Anliegenmanagement Teilprojekt Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter Bericht über das TP Anliegenmanagement Zeitplanung ab Zuschlagserteilung Q1 / 2014 Konzepterstellung Softwareentwicklung bzw. der Softwareanpassung. Q2 / 2014 Vorstellung Prototyp (nach Absprache) Q3 / 2014 Fortsetzung bei der Konzepterstellung für Softwareentwicklung bzw. der Softwareanpassung Q4 / 2014 Vorbereitung Pilotbetrieb, Durchführung der Schulungen, Durchführung der Abnahmetests, Vorlage Ergonomiegutachten 31.12.2014 Bereitstellung des produktivreifen Systems 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 16

Beschlussempfehlungen Projekt Antrags- und Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter Beschlussempfehlungen TP Antragsmanagement Die Entscheidungsinstanz nimmt die bisherigen Aktivitäten und Ergebnisse des Teilprojektes Antragsmanagement und das vorgeschlagene weitere Vorgehen nach Beratung zustimmend zur Kenntnis und stimmt diesem zu. 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 17

Beschlussempfehlungen Projekt Antrags- und Anliegenmanagement für die Berliner Ordnungsämter Beschlussempfehlungen TP Anliegenmanagement Die Projektleitung wird gebeten, vom ITDZ ein Angebot hinsichtlich der erforderlichen weiteren Unterstützungsleistungen einzuholen. Hierbei handelt es sich insbesondere um die Arbeitspakete: Projektkoordination und Projektbegleitung, Konzepterstellung, Einführung des IT-Verfahrens und Betrieb während der Testphase. Die Entscheidungsinstanz nimmt die bisherigen Aktivitäten des Teilprojektes Anliegenmanagement zustimmend zur Kenntnis und stimmt der vorgelegten weiteren Projektplanung nach Beratung zu. Die Entscheidungsinstanz stimmt der Freigabe der vorgelegten Vergabeunterlagen (Leistungsbeschreibung, Kriterienkatalog inkl. Bewertungsmatrix) zu. Was ist die vorgelegte Projektplanung? 1. Sitzung der Entscheidungsinstanz - 20.August 2013 18