Aktuelle Bilanzierungs- und Prüfungsfragen aus der Facharbeit des IDW IDW PH 9.100.1 Besonderheiten der Abschlussprüfung kleiner und mittelgroßer Unternehmen (in WPg 2004, S. 1038 ff., Heft-Nr. 18/2004)

Grundsatz der risikoorientierten Abschlussprüfung Gliederung (1) Grundsatz der risikoorientierten Abschlussprüfung Anwendung bei KMU Wesentlichkeit Unregelmäßigkeiten going concern nahe stehende Personen/Unternehmen Prüfung IKS Begriff / Aufgaben Ausgestaltung Folgen für die Prüfung Risikofrüherkennungssystem

Gliederung (2) IT-Prüfung Einzelfragen Beauftragung Kenntnisse über die Geschäftstätigkeit Planung Durchführung Prüfungsergebnis

Vorbemerkungen IDW Prüfungsstandards gelten für alle Abschlussprüfungen unabhängig von Rechtsform und Größe des Unternehmens d.h. keine Ausnahmen von der Anwendbarkeit der IDW Prüfungsstandards auf KMU IDW PH 9.100.1 hebt die Besonderheiten bei der Abschlussprüfung von KMU hervor, die spezifische Überlegungen bei der Planung und Durchführung der Prüfung erforderlich machen können

KMU werden anhand qualitativer Merkmale definiert Definition von KMU KMU werden anhand qualitativer Merkmale definiert Eigentum bei einer kleinen Anzahl von Personen und Eigentümer mit geschäftsführender Funktion KMU sind daher i.d.R geprägt durch wenige Geschäftsbereiche einfaches Rechnungswesen einfache interne Kontrollen

Gliederung Grundsatz der risikoorientierten Abschlussprüfung Anwendung bei KMU Unregelmäßigkeiten going concern Prüfung IKS Begriff / Aufgaben Ausgestaltung Folgen für die Prüfung Risikofrüherkennungssystem IT-Prüfung Einzelfragen Beauftragung Planung Durchführung

Risikoorientierte Abschlussprüfung (1) Der risikoorientierte Prüfungsansatz gilt auch bei KMU eine verstärkte Durchführung von aussagebezogenen Prüfungshandlungen kann eine Beurteilung des IKS nicht ersetzen. das Konzept der hinreichenden Sicherheit gilt auch bei KMU. die Prüfungsqualität ist nicht von der Größe des Unternehmens abhängig. „An audit is an audit!“

Risikoorientierte Abschlussprüfung (2) Markt, Umfeld Inhärente Risiken Kontrollrisiken Unternehmen IKS Fehlerrisiko Prüfprogramm

Risikoorientierte Abschlussprüfung (3) Aus der qualitativen Merkmalsabgrenzung resultieren typische Unternehmensrisiken für KMU: Abhängigkeit von wenigen Produkten und Kunden Auswirkungen ungünstiger Branchenentwicklungen fehlende bzw. nicht dokumentierte Unternehmensplanung geringe Eigenkapitalausstattung eingeschränkte Finanzierungsmöglichkeiten

Risikoorientierte Abschlussprüfung (4) Inhärente Unternehmensrisiken, die die Planung und Durchführung der Abschlussprüfung beeinflussen Unschärfen in der Abgrenzung der Vermögens-sphäre zwischen Unternehmer und Unternehmen Konzentration bei nur wenigen Personen von unternehmensspezifischem Wissen fachspezifischem Wissen rechnungslegungsrelevanten Informationen

Risikoorientierte Abschlussprüfung (5) IKS Eignung? Funktionsfähigkeit? Markt Prozesse Produkte Ein weniger ausgeprägtes IKS stellt keinen Grund dar, vom risikoorientierten Prüfungsansatz abzuweichen.

Wesentlichkeit bei der Prüfung Erwartungshaltung an die Aussagesicherheit einzelner Abschlussposten bei KMU kann höher sein, als dies unter Wesentlichkeitsgesichtspunkten erforderlich wäre hoher Stellenwert der Steuerbilanz bei KMU Prüfungsbericht wird auftragsgemäß um Erläuterungsteil erweitert In Einzelfällen kann die Wesentlichkeitsgrenze daher bewusst niedriger angesetzt werden, um eine höhere Aussagesicherheit zu erhalten  Prüfungsaufwand steigt

Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten (1) Dominierender Eigentümerunternehmer „high level-controls“ corporate governance in KMU unzureichende IKS-Strukturen werden durch GF-Kontrollen kompensiert unzureichende Überwachung von KMU durch unabhängige Organe risikoerhöhend risikomindernd Beurteilung von Integrität und Kontrollbewusstsein der Geschäftsführung

Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten (2) Dominierender Gesellschaftergeschäftsführer ist wichtiger Faktor im gesamten Kontrollumfeld IKS-Schwächen können teilweise durch High-Level-Controls in KMU ausgeglichen werden Beherrschung durch wenige Personen führt bei KMU nicht notwendigerweise zu einem höheren Risiko für betrügerische Handlungen oder Verstöße Verletzung von Offenlegungspflichten ist berichtspflichtig Zusätzliche Information an gesetzliche Vertreter im Falle wesentlicher Verstöße

Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten (3) Vertrautheit mit Unternehmen und langjährige Beziehung zum Mandat Kritische Grundhaltung des Abschlussprüfers Spannungsfeld Abschlussprüfung

Nahe stehende Personen und Unternehmen (1) Bei KMU bestehen vielfach Geschäftsbeziehungen zu nahe stehenden Personen, z.B. Gesellschaftergeschäftsführer andere Gesellschafter Mitglieder in Aufsichtsgremien nahe Angehörige von diesen Personen abhängige Unternehmen IKS ist so einzurichten, dass Geschäftsbeziehungen zu nahe stehenden Personen und Unternehmen vollständig erfasst und sachgerecht verarbeitet werden

Nahe stehende Personen und Unternehmen (2) Beziehungen zu nahe stehenden Personen und Unternehmen sind festzustellen und zu beurteilen Bei Anzeichen für eine nicht vollständige Erfassung sind die Prüfungshandlungen auszudehnen Prüfung der Angemessenheit der Konditionen von Geschäftsbeziehungen zu nahe stehenden Personen ist nicht Gegenstand der Abschlussprüfung: aber starker Einfluss des Unternehmers möglich Rückforderungsansprüche ggf. prüfen Steuerrisiken ggf. prüfen

Fortführung der Unternehmenstätigkeit (1) Angemessenheit der Annahme über die Unternehmensfortführung ist zu beurteilen KMU können schneller auf Veränderungen reagieren (Flexibilität als Wettbewerbsvorteil) KMU können ungünstigen Bedingungen möglicherweise nicht lange entgegentreten (geringe finanzielle und personelle Ressourcen als limitierende Rahmenbedingungen) Gesellschafter-Geschäftsführer häufig letzter Garant der Überlebensfähigkeit Beurteilung des rechtlichen Bestandes und der Fähigkeit, finanzielle Zusagen einzuhalten

Fortführung der Unternehmenstätigkeit (2) Einschätzung der Überlebensfähigkeit aufgrund häufig unzureichender Planungs- und Budgetierungssysteme schwierig, daher verstärkt Gespräche mit Eigentümer-Unternehmer Abstützung auf die meist vorhandene mittel- und langfristige Finanzplanung Einholung schriftlicher Erklärungen der Unternehmensleitung

Gliederung Grundsatz der risikoorientierten Abschlussprüfung Anwendung bei KMU Unregelmäßigkeiten going concern Prüfung IKS Begriff / Aufgaben Ausgestaltung Folgen für die Prüfung Risikofrüherkennungssystem IT-Prüfung Einzelfragen Beauftragung Planung Durchführung

Internes Kontrollsystem (1) Von der Unternehmensleitung eingeführte Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen zur organisatorischen Umsetzung der Entscheidungen zur Sicherung der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der Geschäftstätigkeit (einschl. Schutz des Vermögens) zur Ordnungsmäßigkeit und Verläßlichkeit des internen und externen Rechnungswesens zur Einhaltung der maßgeblichen rechtlichen Vorschriften

Internes Kontrollsystem (2) These 1 Jedes KMU hat ein IKS, denn ohne IKS ist wirtschaftliches Überleben nicht möglich These 2 Das IKS von KMU ist häufig nicht systematisiert und nicht dokumentiert These 3 Es liegen zumindest einige Teilsysteme vor, die eine Abstützung bei der Prüfungsplanung möglich machen

Ausgestaltung des IKS in KMU (1) IKS hat der Komplexität des KMU zu entsprechen unter Berücksichtigung von: Größe und Komplexität der Geschäftsvorfälle Rechtsform und Organisation Art der Geschäftstätigkeit relevanten rechtlichen Vorschriften Informationserfassung, -verarbeitung und -sicherung

Ausgestaltung des IKS in KMU (2) Teilsysteme sind oftmals vorhanden: IT-gestütztes Buchführungssystem mit automatisierten Kontrollen BWA, OP-Listen, Auftragsbücher, betriebliche Statistiken etc. und deren Abstimmung/Analyse standardisierte Abstimmungsprozesse mit Banken Genehmigungsprocedere von Investitionen Unternehmensplanung und Soll-Ist-Vergleich Arbeitsrichtlinien und Arbeitsanweisungen

Ausgestaltung des IKS in KMU (3) Risikokriterien bei KMU: eingeschränkte Funktionstrennung fehlende Zugriffsbeschränkungen (unzureichende Passwortkonzepte im IT-Bereich) fehlende vollständige Dokumentation des IKS interne Revision und systematisches Management der Geschäftsrisiken häufig nicht vorhanden personelle Unterbesetzung des Rechnungswesens Verzicht auf bestimmte Maßnahmen aus Kostengründen mangelnde Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten

Ausgestaltung des IKS in KMU (4) Kompensation struktureller IKS-Mängel durch GF-Kontrollen Wirksamkeit der Kontrollen von Integrität und Kontrollbewusstsein des GF abhängig Risikokriterien Möglichkeit und Motivation der GF, Abschlüsse zu manipulieren Vermischung von persönlichen und geschäftlichen Transaktionen Lebensstil passt nicht zum Einkommensniveau

Dokumentation des IKS Unzureichende Dokumentation ist kein Grund, das System als Ganzes zu verwerfen, es hat jedoch Auswirkungen auf die Durchführung der Aufbauprüfung Durchsicht von vorhandenen Dokumenten (z.B. Arbeitsanweisungen, Organisationshandbücher) Befragung und Dokumentation der Systemabläufe (KMU-spezifische Fragebögen, Flow-Charts) Beobachtung von Aktivitäten und Arbeitsabläufen Nachvollziehung der Verarbeitung bestimmter Geschäftsvorfälle

Teilsysteme des IKS Kontrolle der vollständigen Abbildung der Geschäftsvorfälle im Jahresabschluss durch Teilsysteme möglich Funktionsprüfungen können für das Teilsystem des IKS durchgeführt werden Einzelfallprüfungen können ggf. eingeschränkt werden

Prüfungshemmnis Fehlen sämtlicher interner Kontrollmaßnahmen und Abstimmungen im Unternehmen Prüfungshemmnis, das Prüfung der Vollständigkeit des Jahresabschlusses verhindert ggf. Versagung des Bestätigungsvermerks

Prüfung des Risikofrüh-erkennungssystems (1) Für nicht börsennotierte KMU ergibt sich keine Prüfungs- und Berichterstattungspflicht nach § 317 Abs. 4 HGB Risikofrüherkennungssystem ist ein Teilbereich des IKS Sorgfaltspflicht des ordentlichen Kaufmanns begründet die grundsätzliche Pflicht zur Einrichtung von Maßnahmen für eine angemessene Risikofrüherkennung auch bei KMU

Prüfung des Risikofrüh-erkennungssystems (2) Jedes KMU steuert in bestimmtem Umfang seine Geschäftsrisiken, da Überlebensfähigkeit sonst nicht gegeben Ein Risikofrüherkennungssystem ist bei KMU jedoch häufig weder formalisiert noch dokumentiert Abschlussprüfer hat die tatsächlich getroffenen Anweisungen zur Risikoerkennung und -steuerung festzustellen, die Ergebnisse zu dokumentieren und nach dem Gesamteindruck der Prüfung zu würdigen GF- und Beiratsprotokolle können Art und Funktionsfähigkeit des praktizierten Risikofrüherkennungssystems widerspiegeln

Prüfung des Risikofrüh-erkennungssystems (3) Für bestandsgefährdende Risiken muss eine schriftliche Dokumentation von den gesetzlichen Vertretern eingefordert werden Folgewirkungen für Prüfung des Lageberichts sind zu berücksichtigen Eine nach den Verhältnissen des Einzelfalls nicht angemessene Behandlung und Dokumentation von Geschäftsrisiken kann zur Berichterstattung nach § 321 Abs. 1 Satz 2 HGB führen

Gliederung Grundsatz der risikoorientierten Abschlussprüfung Anwendung bei KMU Unregelmäßigkeiten going concern Prüfung IKS Begriff / Aufgaben Ausgestaltung Folgen für die Prüfung Risikofrüherkennungssystem IT-Prüfung Einzelfragen Beauftragung Planung Durchführung

IT-Prüfung Komplexitätseinstufung

Komplexitätskriterien Komplexitätskriterien einer IT-Umgebung Struktur des IT-Systems und der damit abgebildeten Prozesse, Automatisierungsgrad der Geschäftsprozesse Abbildung wirtschaftlich anspruchsvoller Transaktionen Integration unterschiedlicher IT-Anwendungen (Schnittstellen) Entwicklung bzw. Anpassung von Anwendungssoftware IT-Systemänderungen im Berichtsjahr Einbindung in konzerneinheitliches System

Nicht komplexes IT-System Prüfung ausgewählter Teilbereiche nicht modifiziertes Standardprogramm Softwarebescheinigung zur Ordnungsmäßigkeit nach IDW PS 880 zur vorliegenden Version Softwaresicherheit gegeben (Datensicherungs- und Wiederanlaufverfahren, Programmentwicklung/-wartung/-freigabe) zutreffende Einstellung der Softwareparameter und richtige Bedienung der Programme Funktionstrennung im Anwendungsbereich bzw. Kompensation durch prozessintegrierte oder fallweise Kontrollen

Komplexes IT-System Alle komplexen IT-Systeme erfordern eine angemessene Systemprüfung nach den Grundsätzen des IDW PS 330 Customizing bei Anpassung von Standardsoftware sind die relevanten Programmfunktionen auf ihre Ordnungsmäßigkeit zu überprüfen angepasste Schnittstellen sind auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Datenübernahme zu überprüfen automatisch generierte Buchungen sind auf Ordnungsmäßigkeit zu prüfen Know-how Erfordernisse steigen mit dem Komplexitätsgrad Entscheidung über Hinzuziehung eines (praxisexternen) IT-Spezialisten

Gliederung Grundsatz der risikoorientierten Abschlussprüfung Anwendung bei KMU Unregelmäßigkeiten going concern Prüfung IKS Begriff / Aufgaben Ausgestaltung Folgen für die Prüfung Risikofrüherkennungssystem IT-Prüfung Einzelfragen Beauftragung Planung Durchführung .

Beauftragung des Abschlussprüfers (1) Pflichtprüfungen Beauftragung = Vertrag über die Prüfungsdurchführung aus Nachweisgründen schriftlich auch bei Personenidentität formelle Wahl durch Gesellschafterversammlung erforderlich Umfang der Berichterstattung (und die hieraus resultierende Honorargestaltung) vereinbaren

Beauftragung des Abschlussprüfers (2) Freiwillige Prüfungen ausdrückliche Haftungsbeschränkung erforderlich Erweiterung der Berichterstattung und dafür geltende Auftragsbedingungen schriftlich vereinbaren bei vereinbarungsgemäß eingeschränktem Prüfungsumfang liegt keine Abschlussprüfung mehr vor ggf. ist eine qualifizierte JA-Erstellung sinnvoller

Kenntnisse über die Geschäftstätigkeit (1) Empfehlung: Checkliste benutzen und regelmäßig anpassen (IDW Arbeitshilfe: Geschäftstätigkeit sowie wirtschaftliches und rechtliches Umfeld des Mandanten) Quellen: Gespräche Protokolle Veröffentlichungen Erfahrungen und Kenntnisse

Kenntnisse über die Geschäftstätigkeit (2) Angemessene Dokumentation der Kenntnisse über die Geschäftstätigkeit auch bei KMU: Anpassung des Dokumentations-Umfangs an die zumeist geringere Komplexität der Unternehmenswirklichkeit möglich Mindestdokumentation (auch bei sehr kleinen Prüfungsteams) gleichwohl erforderlich

Planung von Abschlussprüfungen (1) Entwicklung Prüfungsstrategie und Prüfprogramm auch für KMU (Prüfungsplanungsmemorandum) Planungsgespräch Ableitung und Dokumentation der Prüfungsstrategie aus Kenntnissen über das Unternehmen Beziehungen zu nahe stehenden Personen und Unternehmen Verständnis des IKS Risiko- und Wesentlichkeitseinschätzungen Ableitung Prüfprogramm (Art, Zeit, Ausmaß)

Planung von Abschlussprüfungen (2) Dokumentation kleine Prüfungsteams bei KMU erleichtern Kommunikation und Koordination Umfang und Dokumentation der Prüfungsplanung an Komplexität der Prüfung und Größe des Unternehmens anpassen Mindestdokumentation der Prüfungsplanung gleichwohl erforderlich laufende (dokumentierte) Anpassung während der Prüfungsdurchführung

Prüfungsdurchführung / Einzelfallprüfung Bei KMU häufig sehr umfangreich, falls Abstützung auf Systeme nicht effektiv oder effizient Schwierigkeiten bei KMU insbesondere bei Beschaffung von Prüfungsnachweisen für die Vollständigkeit (Abgrenzung betriebliche und private Sphäre) wenn andere Prüfungsnachweise nicht ausreichend und angemessen, Erklärung der gesetzlichen Vertreter einholen und kritisch würdigen ggf. Prüfungshemmnis mit der Folge Einschränkung bzw. Versagung des Bestätigungsvermerks

Prüfungsdurchführung / Analytische Prüfungshandlungen Planungsphase schwierig, weil oft noch keine verlässliche Datenbasis Hilfslösungen (z.B. vorläufige Saldenliste, Informationen aus Gespräch mit Unternehmensleitung) Phase der Prüfungsdurchführung und abschließenden Durchsicht Kennzahlen- und Abweichungsanalyse Vorjahres- und Branchenvergleiche einfache Prognosemodelle

Prüfungsdurchführung / Erklärung gesetzlicher Vertreter Bestätigung der Vollständigkeit und Richtigkeit von Buchführung und Jahresabschluss Nachweis der Gesamtverantwortung für Rechnungslegung evtl. Prüfungsnachweise zu einzelnen Sachverhalten Funktion und Tragweite einer Vollständigkeitserklärung vermitteln Integrität der gesetzlichen Vertreter bedeutsam, wenn andere Nachweise unzureichend Kein Ersatz für notwendige und mögliche Prüfungshandlungen, ggf. Prüfungshemmnis

Prüfungsdurchführung / Prüfung der Vorratsinventur (1) Probleme bei KMU: mangelnde Routine bei Aufnahme und Bewertung der Vorräte fehlende Verknüpfung von Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft / Cut-Off-Problematik mangelhafte Information über ungängige Bestände und evtl. Abschreibungserfordernisse unzureichende Aktualisierung von Einstandspreisen im System mangelhafte Ermittlung der Herstellungskosten aufgrund veralteter Zuschlagssätze

Prüfungsdurchführung / Prüfung der Vorratsinventur (2) Konsequenz: Vorab-Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Aufnahme (Inventurrichtlinie) besondere Bedeutsamkeit der Inventurbeobachtung durch Abschlussprüfer Ausweitung aussagebezogener Prüfungshandlungen Problematik Prüfungshemmnis bei unzureichenden Prüfungsnachweisen

Prüfungsdurchführung / Prüfung des Lageberichts (1) Empfehlung, die gesetzlichen Vertreter vorab zu informieren: über die gesetzlich geforderten und zur zutreffenden Darstellung der Lage des KMU notwendigen (Mindest-)Gliederungspunkte gemäß IDW RS HFA 1 über die Mindestanforderungen an die Dokumentation von Aussagen im Lagebericht, um eine Prüfung zu ermöglichen

Prüfungsdurchführung / Prüfung des Lageberichts (2) Besonderheiten KMU: besondere Bedeutung regionaler/lokaler Verhältnisse (gesamtwirtschaftliche Daten sowie Branchenvergleiche sind nur begrenzt und nicht in allen Fällen aussagekräftig) fehlende ergänzende, interpretierende Rechenwerke selektive und von persönlichen Einschätzungen geprägte Aussagen der gesetzlichen Vertreter (sie dürfen die Vollständigkeit und Sachlichkeit der Angaben im Lagebericht nicht überlagern) Mangel an angemessen dokumentierten und aktualisierten Planungsrechnungen oder Budgets

Prüfungsdurchführung / Prüfung des Lageberichts (3) Ergänzende Prüfungshandlungen: Befragung der gesetzlichen Vertreter über Quellen prognostischer Aussagen und Einschätzungen im Lagebericht sowie Risiken der zukünftigen Entwicklung Erörterung der vollständigen Abbildung der Risiken der zukünftigen Entwicklung, insbesondere der bestandsgefährdenden Risiken angemessene Dokumentation und kritische Auswertung der Ergebnisse der Befragung Rückgriff auf Analysen Dritter (finanzierende Hausbank, Berufsverbände, Kammern)

Prüfungsdurchführung / Prüfungsergebnis (1) Arbeitspapiere Notwendigkeit angemessener Dokumentation Nachweis auch bei Tätigkeit einzelner Prüfer Mindestumfang der Dokumentation Prüfungsplanung IKS-Beurteilung Prüfungshandlungen Schlussfolgerungen aus Prüfungsnachweisen Begründung Prüfungsurteil Sicherstellung, dass vom Abschlussprüfer vorgeschlagene Umbuchungen und Änderungen von den gesetzlichen Vertretern veranlasst werden

Prüfungsdurchführung / Prüfungsergebnis (2) Prüfungsbericht: Bedeutung des „Erläuterungsteils“ bei KMU Dokumentationsfunktion getrennt von gesetzlichen Bestandteilen des Prüfungsberichts keine Pflichtbestandteile in erläuternden Anlagen für erläuternde Angaben bzw. in Prüfungsbericht aufgenommene firmenseitige Aufstellungen übernimmt Abschlussprüfer die Verantwortung Prüfung des Erläuterungsteils nach den allgemeinen Grundsätzen (Ausweitung der Prüfungshandlungen)

Prüfungsdurchführung / Prüfungsergebnis (3) Bestätigungsvermerk: Anwendung der Musterformulierungen für den Bestätigungsvermerk lt. IDW PS 400 keine Modifikation der Aussagen zur risikoorientierten Prüfung unzureichendes IKS und fehlende Möglichkeit zur Einholung alternativer Prüfungsnachweise führt zu Prüfungshemmnissen Einschränkung, Versagung