PICTURE Institut für Wirtschaftsinformatik – Lars Algermissen Prozessidentifikation und Prozessclusterung zur Schaffung von Transparenz bei der Reorganisation öffentlicher Verwaltungen Internationales Rechtsinformatik Symposion IRIS 2006, Wien

2 PICTURE Institut für Wirtschaftsinformatik – Prof. Dr. Jörg Becker Universität Münster und ERCIS

3 PICTURE Institut für Wirtschaftsinformatik – Prof. Dr. Jörg Becker Ganzheitlicher Problemlösungsansatz  Wirtschaftsinformatik  Betriebswirtschaftslehre  Informations-, Telekom- munikations und Medien- recht (ITM)  Angewandte Informatik und Quantitative Methoden

4 PICTURE Institut für Wirtschaftsinformatik – Prof. Dr. Jörg Becker Prof. Dr. Jörg Becker Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Informationsmanagement E-Government Modernisierung öffentlicher Verwaltungen Prozessmanagement Vorgehensmodelle, Methodik, WFMS-Einsatz Referenzmodellierung Konfigurative, komponentenbasierte Referenzmodelle Data Warehousing Modellierung von Führungsinformationssystemen Handels-H-Modell Architektur für Handelsinformationssysteme Internetökonomie Modellierung hybrider Informationssysteme

5 PICTURE Institut für Wirtschaftsinformatik – Prof. Dr. Jörg Becker ERCIS - assoziierte Mitglieder Österreich, Wien ec3 - eCommerce Competence Center Schweiz, St. Gallen Universität St. Gallen Institut für Wirtschafts- informatik Dänemark, Kopenhagen Copenhagen Business School Department of Informatics Polen, Danzig Uniwersytet Gdański - University of Gdansk Department of Information Systems Finnland, Turku Turun Kauppakorkeakoulu - Turku School of Economics and Business Administration Institute for Information Systems Science Slovenien, Maribor Univerza V Mariboru – University of Maribor Faculty of Organizational Sciences Australien, Brisbane Queensland University of Technology Centre for Information Technology Innovation USA, New Jersey Stevens Institute of Technology Wesley J. Howe School of Technology Management Deutschland, Münster ERCIS-Headquarter Universität Münster Italien, Mailand Università Cattolica del Sacro Cuore Institute of Enterprise Economy Spanien, Madrid Universidad Politécnica de Madrid Facultad de Informática Irland, Dublin University College Dublin Department of MIS Niederlande, Enschede Telematica Instituut Großbritannien, Manchester The University of Manchester Manchester Business School

6 PICTURE Institut für Wirtschaftsinformatik – Prof. Dr. Jörg Becker PICTURE - Basisdaten SIXTH FRAMEWORK PROGRAMME PRIORITY 2 : INFORMATION SOCIETY TECHNOLOGIES Fokus: ICT Research for innovative government Instrument: Specific Targeted Research or Innovation Projekt – STREP Laufzeit: 3 Jahre

7 PICTURE Institut für Wirtschaftsinformatik – Prof. Dr. Jörg Becker Agenda Wer sind wir ? Die PICTURE Methode Problemstellung Lösungsansatz Vorgehensweise Aufwand & Nutzen

8 PICTURE Institut für Wirtschaftsinformatik – Prof. Dr. Jörg Becker Ausgangssituation der Kommunen In den letzten Jahren kontinuierlich gestiegene Anforderungen Geänderte Bürgeransprüche (vom „Bittsteller“ zum „Auftraggeber“) Geänderte gesellschaftliche Bedingungen (Bevölkerungsentwicklung, Arbeitsmarkt, Individualisierung) Nationaler und Internationaler Standortwettbewerb Stagnierende bzw. sinkende Leistungsfähigkeit Zurückgehende Steuereinnahmen Höherer Kostendruck Zwang zum Personalabbau Weniger Gestaltungsmöglichkeiten

9 PICTURE Institut für Wirtschaftsinformatik – Prof. Dr. Jörg Becker Ausgangssituation der Kommunen ? Quelle: Budäus, Schwiering 1999

10 PICTURE Institut für Wirtschaftsinformatik – Prof. Dr. Jörg Becker Fokus auf Back-Office-Reorganisation

11 PICTURE Institut für Wirtschaftsinformatik – Prof. Dr. Jörg Becker Geschäftsprozesse im Back Office

12 PICTURE Institut für Wirtschaftsinformatik – Prof. Dr. Jörg Becker PICTURE – Problemstellung R e o r g a n i s a t i o n s - p o t e n t i a l P o t e n t i e l l e r N u t z e n d e r R e o r g a n i s a t i o n Entscheider Reorganisations- entscheidungen in Öffentlichen Verwaltungen R i s i k o A r g u m e n t a t i o n U n s i c h e r h e i t PROBLEM

13 PICTURE Institut für Wirtschaftsinformatik – Prof. Dr. Jörg Becker Lösungsansatz

14 PICTURE Institut für Wirtschaftsinformatik – Prof. Dr. Jörg Becker Konzept der Prozessbausteine Dokument / Information geht ein postalisch formgebunden …

15 PICTURE Institut für Wirtschaftsinformatik – Prof. Dr. Jörg Becker

16 PICTURE Institut für Wirtschaftsinformatik – Prof. Dr. Jörg Becker Konzept der Funktionsbausteine Funktionsbündel – Basistechnologien Analyse von „Basistechnologien“ Herstellerunabhängig Matching der Technologien mit den Prozesskomponenten Idee: Splitte Basistechnologien zu Funktionsbündeln auf

17 PICTURE Institut für Wirtschaftsinformatik – Prof. Dr. Jörg Becker Konzept zur Auswertung Auswertung Beispiel Auswertungsregel: Dokument / Information geht ein formgebunden Unterschrift erforderlich Persönliche Anwesenheit nicht erforderlich +  Web-Interface + Digitale Signatur Dateneingabe in die EDV Prozesskomponenten Teilprozessattribute Funktionsbündel Nutzen Monetäres Einsparpotential Schnellere Bearbeitung Fehlervermeidung

18 PICTURE Institut für Wirtschaftsinformatik – Prof. Dr. Jörg Becker

19 PICTURE Institut für Wirtschaftsinformatik – Prof. Dr. Jörg Becker

20 PICTURE Institut für Wirtschaftsinformatik – Prof. Dr. Jörg Becker PICTURE – Projektplan

21 PICTURE Institut für Wirtschaftsinformatik – Prof. Dr. Jörg Becker Nutzen Ganzheitliche Erfassung aller Prozesse („360° - Blick“ ) Sinnvolle Strukturierung und Gruppierung von Prozessen mit ähnlichen Merkmalen Eine Reorganisation kann effektiver und effizienter als bisher durchgeführt werden, da Wirtschaftlichkeit der Maßnahmen nachgewiesen werden kann, durch einheitliches Vorgehen Transparenz unter beteiligten Akteuren herrscht und Risikominderung durch umfangreichere Information erreicht werden kann. Vereinfachte Entscheidungssituation durch Kosten- und Wirtschaftlichkeitsberechnung. Langfristige Strategie zur Umsetzung von Reorganisationsmaßnahmen, insb. im Rahmen der Einführung von Basiskomponenten (sog. eGovernment-Masterplan).

22 PICTURE Institut für Wirtschaftsinformatik – Prof. Dr. Jörg Becker Fragen und Diskussion

23 PICTURE Institut für Wirtschaftsinformatik – Prof. Dr. Jörg Becker Nächste Schritte 1. Evaluation: Universitätsverwaltung (bis März) 2. Evaluation: Flächendeckende Anwendung in der Stadt Münster (März bis September) 3. Parallel laufendes EU-Projekt ab Februar

24 PICTURE Institut für Wirtschaftsinformatik – Prof. Dr. Jörg Becker Teilnehmende Partner