Inhaltsverzeichnis AAGen-ITC Software Übersicht 4 Bemerkungen 3 Annahme eines Vorschlags 5-6 Eingabe Verbesserungsvorschlag 6 Einreicher und Gutachter 7 Gutachten 8 Gutachten zurück 8 Gehe Zu VV 9 Suchen – n. Stichwort 9 Suchen – n. Einreicher 10 Terminsteuerung – Gutachten 11-12 Zwischenbenachrichtigung 13 Kommissionsbesprechung 14-17 Registrierung der Entscheidungen 14-17 Entscheidungen, Protokolle 14-17 Zurückgestellte Vorschläge 18 Anerkannt, aber noch nicht realisiert 18 Zahlungstermin 19-20 Zahlungsliste erstellen 19-20 Prämienliste 19-20 Neuer Zahlungstermin 19-20 Statistik 21 Listen 22 Pflege von Listen 22 Übernahme von Daten von anderen Anwendungen, importieren 23 Wählen aus der Liste 23 Gutachterliste 24 Gruppenliste 25 Sichern 25 Einstellungen 26 Tabellenpflege 27 To Do Liste 27 Bescheidsbriefe 28

AAGen-ITC Software AAGBVW Ideenmanagement-Software Steuerung des betrieblichen Vorschlagswesens Anwendung

Bemerkungen AAGen-ITC Software Dieses Ideenmanagement-Demo-Programm deckt das Grundprinzip des Vorschlagswesens ein. Jedoch weicht das Vorschlagswesen bei allen Unternehmen mehr oder weniger voneinander ab. Manche Unternehmen betreiben ein dezentrales Vorschlagswesen. Einige haben eine BVW-Kommission, andere wiederum nicht. Bei anderen Unternehmen entscheiden und zahlen die Abteilungsleiter bis zu einem bestimmten Betrag die entsprechenden Prämien direkt an den Einreicher. Andere Vorschlagswesen arbeiten mit einem ausschließlichen bzw. zusätzlichen Punktesystem usw. All diese Kombinationen von oben gezeigten Möglichkeiten ergeben unzählige Arten von Vorschlagswesen. Daher kam eine Demo-Version für uns zunächst nicht in Frage. Aber die Nachfrage an Demo-Versionen war so groß, dass wir uns entschieden haben nun doch eine aufzubereiten. Aber die Kenntnis, dass das Vorschlagswesen in allen Unternehmen im Grundprinzip jedoch fast identisch sind, hat uns dazu bewegt eine Demo-Version zu wagen. Durch diese Demo-Ideenmanagementanwendung sind unsere zukünftigen Kunden in der Lage, ihr eigenes System, und das von dem Programm aufgezeigte, zu vergleichen.Dadurch sind wir auch in der Lage die Anwendung für unsere Kunden schnell und unkompliziert anzupassen.Es ist dabei egal, ob es sich um ein zentrales oder dezentrales System handelt. 3

Navigationsoberfläche 'Übersicht' AAGen-ITC Software Navigationsoberfläche 'Übersicht' Durch das Formular Oberfläche aktiviert man die Arbeitsformulare. Durch die To do Liste kann man direkt zu den aufgelisteten Problemzonen gelangen. 4

Annahme eines Vorschlags AAGen-ITC Software Eingabe Annahme eines Vorschlags In dieser Maske werden die eingereichten Vorschläge aufgenommen, Gutachten ausgedruckt und fertige Gutachten registriert und der nächste Ablauf eingeleitet. 5

Eingabe Verbesserungsvorschlag AAGen-ITC Software Eingabe Verbesserungsvorschlag Mit dem Doppelklick auf dem Feld VV-Nr. wird ein neuer Vorschlag eingefügt. Die VV-Nr. wird hier automatisch festgesetzt. Das aktuelle Datum wird vom System vorgegeben, jedoch kann man dieses auch nachtäglich ändern. Für Anz. Einr. (Anzahl Einreicher) wird 1 vorgegeben. Wenn der Verbesserungsvorschlag von einer Gruppe eingereicht wird, muss man die entsprechende Anzahl der Gruppenmitglieder angeben. Gruppe Wählen: Wenn Einreicher-Gruppe eine feste Gruppe ist und eine entsprechende Bezeichnung hat, wählt man diese von der Gruppenliste. Dadurch werden alle Daten automatisch übernommen. Bezeichnung: Eine kurze Definition von der Idee. Thema: Die Vorschläge werden nach Themen ( Qualität, Arbeitssicherheit, DV-Technik, Leistungssteigerung etc.) gruppiert. Weitere Stichwörter Ein/Aus++: Mit Hilfe des installierten Suchwerkzeugs wird festgestellt, ob bereits ähnliche Vorschläge eingereicht worden sind. Das Bezeichnungsfeld liefert hierfür die Stichwörter. Es ist häufiger der Fall, dass dieses Feld nicht alle Stichwörter beinhaltet. Dann kann man mit Hilfe dieses Werkzeuges fehlende Stichwörter zusätzlich eingeben. Hier macht man keine Eingaben; es stehen die Statusinformationen; dies läuft im Hintergrund. 6

Einreicher und Gutachter AAGen-ITC Software Einreicher und Gutachter Einreicher Einreicher (2) werden aus Einreicherliste(1) gewählt. Mit einem Brief werden die Einreicher benachrichtigt. Mit Steuerelement Drucken ( 3) wird Empfangsbrief für die Einreicher ausgelöst. 7

Gutachten Gutachten zurück AAGen-ITC Software 1. Gutachter wird aus der Gutachterliste gewählt (1). Termine und Friste werden von dem Anwendungsprogramm vorgegeben, wobei man diese bei Abweichungen nachträglich ändern kann. GA-Frist Daten werden automatisch vorgegeben, wenn der Gutachter durch die Gutachter-Liste gewählt wird. Die nachträglichen Änderungen sind hier möglich, wenn von der Anwendung die vorgeschlagenen Frist nicht realistisch ist. Durch den Klick auf der Schaltfläche 'GA-Formular' wird das GA-Formular ausgedruckt. Die nötigen Korrekturen können per Hand gemacht werden. Gutachten zurück 1. Ein Gutachten ist zurück Wenn das Gutachten zurück und vollständig ist, kann man diesen Arbeitsvorgang abschließen, in dem man das Kontrollkästchen im Feld ' -->>Komm.' angeklickt (Häkchen, siehe eingekreiste Eins in der Abbildung). Dies schließt den Gutachtenvorgang ab und der Vorschlag erscheint jetzt in der Liste von der nachfolgenden Bearbeitung (Kommissionsbesprechung). 2. Ein Gutachten zurück, aber ein weiteres Gutachten nötig Gutachten durch ein Doppelklick auf das Feld 'Zurück am++' quittiert. Dadurch bekommt das Feld das aktuelle Datum, welches man bei Bedarf ändern kann. Um ein weiteres Gutachten einzugeben, klickt man auf die leere Zeile, dann wählt man der Gutachter aus der Gutachterliste und druckt man Gutachterformular. 3. Die Felder <Dat./Entsch.> Die Werte in grauen Feldern sind keine Eingabefelder. Diese entstehen im Hintergrund, wenn der Vorschlag abgeschlossen ist. 8

Werkzeuge AAGen-ITC Software Gehe zu VV: Hier werden die Vorschläge ausgewählt. Hier brauchen sie nicht die führenden Nullen anzugeben, z. B. : Für Vorschlag 000013 geben Sie nur 13 ein. Suchen – n. Stichwort Um festzustellen, ob gleiche bzw. ähnliche Vorschläge eingereicht worden sind, gibt man ein Stichwort ein. Das Ergebnis wird aufgelistet. Sie können diese Liste als Navigationsschaltfläche benutzen, d. h.: Beim Klick wird der jeweilige Vorschlag ausgewählt. Stichwort 'Telefon' eingeben. Alle Vorschläge mit diesem Stichwort werden aufgelistet. 9

n. Einreicher - Auflisten von Vorschlägen nach Einreichern AAGen-ITC Software n. Einreicher - Auflisten von Vorschlägen nach Einreichern Durch dieses Werkzeug ist es möglich, die Vorschläge je Einreicher aufzulisten und auszudrucken. Die Druckausgabe hat darüber hinaus eine statistische Auswertung, die den Firmendurchschnitt und die Durchschnittwerte vom Einreicher vergleicht und auswertet. Schaltfläche Schliessen: Wenn man schließt, aktiviert man das Formular 'Übersicht'. 10

Terminsteuerung - Gutachten AAGen-ITC Software Terminsteuerung - Gutachten Die Gutachten-Termine und Fristen werden bei Eingabe von Vorschlägen eingegeben. In vielen Fällen werden die Gutachten im gegebenen Zeitraum nicht zurückgegeben. Deshalb ist es wichtig, die Termine zu verwalten. Hierdurch ist es möglich die Gutachter zu mahnen, Geschäftsführung und Einreicher zu informieren. Es ist nicht möglich, ohne die Terminsteuerung das Ideen-Management zu steuern. Das Klicken auf der Schaltfläche Gutachten – Termine öffnet die Liste Gutachten, in der die Liste aller Vorschläge, die offen sind angezeigt werden. Die Zahlen in der roten Spalte Uezo bzw Üzo zeigen, wie viele Tage die Gutachten überzogen sind. Klick auf der Schaltfläche Filtern Gutachter ein/aus bewirkt, dass die Liste nach dem gerade aktuellen Gutachter gefiltert wird. Ein weiterer Klick behebt die Filterung. Die Schaltfläche Drucken gibt den Druckreport aus. Diesen kann man drucken als E-Mail bzw. als Fax schicken (vorausgesetzt E-Mail- und Faxsoftware vorhanden) oder als Worddatei exportieren 11

Terminverwaltung - Gutachten überzogen AAGen-ITC Software Terminverwaltung - Gutachten überzogen Durch das Klicken auf der Schaltfläche GA – überzogen gelangt man in die Maske Überzogene Gutachten. Die Gutachter, die noch offene Gutachten haben, werden aufgelistet. Durch die Wahl der einzelnen Gutachter werden die jeweilige überzogenen Gutachten aufgelistet. Mit der Schaltfläche Drucken kann man diese einzeln drucken, e-mailen, faxen und exportieren. Mit Anzeige Liste aktiviert man die Gesamtliste von überzogenen Gutachten. Die Terminüberwachung läuft im Hintergrund und die Anwender haben hier keinen direkten Einfluss. 12

Zwischenbenachrichtigung AAGen-ITC Software Zwischenbenachrichtigung Der Abschluss einiger Vorschläge dauert viel länger als vorgegeben. In diesen Fällen werden die Einreicher informiert. Die Begründungen werden im Feld Begründung angegeben. Man kann auch die Begründungsliste öffnen bzw. wählen. Anschließend wird der Report ausgedruckt, gemailt bzw. gefaxt. Schaltfläche Neu-Erzeugen: Liste wird neu erzeugt. Schaltfläche Bereinigen: Die gedruckte Datensätze werden ausgeblendet. Dies dient zur besseren Übersicht. 13

AAGen-ITC Software Registrierung der Entscheidungen Wenn ein Gutachten einwandfrei bearbeitet wurde, wird der Vorschlag zur endgültigen Entscheidung freigegeben, in dem man dies durch das Klicken im Kontrollkästchen in dem Eingabeformular bestätigt (s. das kleine Bild links). Die Vorschläge, die auf diese Weise bestätigt worden sind, werden automatisch der Entscheidungsliste angehängt (hier BVW-Kommissionsbesprechung). Nun kann man die endgültigen Entscheidungen registrieren (Anerkennung, Ablehnung, Prämie, Einsparung etc.). Besprchungs-/ Entscheidungsdatum Wenn die Liste vollständig ist, bzw. die endgültigen Entscheidungen zu treffen sind, wird das Feld Besprechungsdatum angegeben. Dieses Datum kann man nachträglich ändern/aktualisieren. 14

AAGen-ITC Software Kopfteil der Formular Auf dem Formular BVW-Kommissionsbesprechung (bzw. BVW-Entscheidungsformular) befindet sich 3 Registerformulare, die auf dem Kopfausschnitt zu sehen sind, die je nach Bedarf aktiviert werden: 1. VV-Liste, 2. VV-Einzel 3. Bescheidsbriefe. Kopfteil der Formular Teilnehmer: Wenn eine Kommission gebildet ist, werden die Namen von Teilnehmern angegeben. Kopfteil unten Wahlen: Besprechungsprotokolle werden nach Datum aufgerufen. Neuebesprechung++:Hält ein neues Besprechungs- bzw. Entscheidungsdatum fest. Besprechungsdatum: Besprechungs- bzw. Entscheidungsdatum angegeben. Registrieren++: Durch diese Schaltfläche werden die Entscheidungen in allen relevanten Tabellen registriert. Dies wurde unten mit einer Abbildung dargestellt. Kontrollkästchen registriert zeigt an, dass die Entscheidungen registriert sind. Dieses Feld ist schreibgeschützt. 15

Die Entscheidungsformulare (Register) AAGen-ITC Software Die Entscheidungsformulare (Register) Besprechungsformulare: Dieses Formular gibt die Entscheidungen als Liste aus. Die Schaltfläche Protokollformular drucken druckt das leere Protokollformular aus, die Entscheidungen können handschriftlich protokolliert werden. Protokolle drucken: Die Entscheidungen werden als Protokollunterlage gedruckt. 16

AAGen-ITC Software VV-Einzel / Entscheidungsprotokoll für VV Die Entscheidungen und Berechnungen werden hier registriert. Was sind die Entscheidungen: Man benutzt hier für dieentsprechenden Entscheidungen folgende Abkürzungen: AB abgelehnt, AN1 anerkannt, Pauschalprämie, AN2 anerkannt, errechnete Prämie, Z zurückgestellt. Schaltfläche Prämienberechnung: Aktiviert das Berechnungsformular. 17

Zurückgestellte Vorschläge AAGen-ITC Software Zurückgestellte Vorschläge Wenn ein Vorschlag in der Entscheidungsphase immer noch nicht abzuschließen ist, wird dieser zurückgestellt. Die zurückgestellten Vorschläge werden aufgelistet. Durch das klicken auf die Vorschlagsnummer, wird der jeweilige Vorschlag aktiviert. Anerkannt, aber noch nicht realisiert Die Liste von Vorschlägen, die anerkannt, aber noch nicht realisiert worden sind. 18

Neuer Zahlungstermin++ AAGen-ITC Software BVW-Zahlungsliste erstellen Die abgeschlossenen und anerkannten Vorschlägen bilden eine Liste. Diese kann man nun in die Zahlungsliste übertragen. Mit der Schaltfläche Liste komplett übernehmen++ kann man alle anerkannten Vorschläge übertragen. Durch das einzelne Klicken auf dem Kontrollkästchen Übernehmen einzel werden die Datensätze einzeln in die Zahlungsliste / Prämienliste übernommen. Mit der Schaltfläche Aus der Liste entfernen kann man dies wiederum rückgängig machen. Neuer Zahlungstermin++ Durch das Klicken dieser Schaltfläche bekommt man einen neuen Zahlungstermin; das System gibt automatisch einen Termin für eine Woche später. Dies kann man nachträglich ändern. Löschen++ Damit wird ein Zahlungstermin gelöscht. Prämienliste Aktiviert die Prämienlistenmaske. Hier kann man die Listen einzeln aufrufen. Wenn die Prämienliste erstellt ist, kann man die Zahlungslisten erstellen, die entsprechenden Zahlungen tätigen und bestätigen lassen. 19

BVW-Zahlungsliste (unten) AAGen-ITC Software BVW-Zahlungsliste / BVW-Prämienliste: Die ist die Prämienliste. Jeder Vorschlag, Prämienbetrag, Einreicher und jede jährliche Einsparung wird hier aufgelistet, also alle Einzelheiten ohne die Gruppierung und Summierung. Die bezahlten Prämien werden durch die Bestätigung (Klick) auf dem Kontrollkästchen gez? quittiert. Mit einem Doppelklick auf Schaltfläche alles gezahlt ++ wird die ganze Liste bestätigt. BVW-Zahlungsliste (unten) Dies ist der Zahlungsbeleg für das Personalwesen. Die Beträge für den einzelnen Einreicher werden einzeln ausgewiesen. Wenn ein Einreicher z. B. 3 Vorschläge eingereicht hat, wird in der Liste die Gesamtprämie für die 3 Vorschlägen ausgewiesen. Rechts im Bild ist der Ausdruck Zahlungsliste zu sehen. 20

AAGen-ITC Software Statistik Für das Betriebliche Vorschlagswesen ist Statistik das wichtigste Instrument. Durch diese Kennzahlen ist es erst möglich, das Ideenmanagement zu steuern. Mit der Schaltfläche Ansicht-Wechseln kann man zu verschiedenen Auswertungen wechseln. Mit der Schaltfläche Export in Excel++ kann man die Statistiken als Exceldatei exportieren (s. unten) und weiter auswerten. 21

Listen AAGen-ITC Software Die Listen enthalten die immer wiederkehrenden Daten, wie Gutachterliste, Einreicherliste, Gruppenliste etc. Pflege von Listen 1. Bei Bearbeitung von Vorschlägen: Die Namen von Einreichern, Gutachtern etc. werden von Listenfeldern übernommen. Wenn der angeforderte Name fehlt, wird der Anwender aufgefordert, die in der Liste fehlenden Daten einzugeben. Dazu wird das Eingabeformular aktiviert. 2. Pflegen von Listen: Die Tabellen kann man auch direkt pflegen. Man aktiviert die Tabellen durch Schaltflächen in der Übersichtsmaske ( s. unten). 22

AAGen-ITC Software 3. Übernahme von Daten von anderen Anwendungen, importieren: Die Personaldaten für die Einreicher und Gutachter kann man auch von anderen Systemen übernehmen. Man muss hier aufpassen, dass die Export- und Importformate zueinander passen. Eingabe Einreicherliste Wählen Sie ÜbersichtEinreicherliste, Dann geben Sie die Personaldaten ein. Kombinationsfeld Einreicher: Navigieren Sie zum gewünschten Namen. Feld nicht mehr beschäftigt: Wenn ein Mitarbeiter ausgeschieden ist, wird dies mit Häkchen in dem Kontrollkästchen bestätigt. Diese Namen tauchen bei der Vorschlagsbearbeitung nicht mehr auf. Wählen aus der Liste Wenn man aus der Liste einen Namen wählt, tritt aus der Liste automatisch der entsprechenden Namen in den Vordergrund. Der Name wird während der Eingabe automatisch ergänzt. z. B.: wenn Mührmann der gesuchte Name ist werden alle Namen, die mit "M" anfangen in den Vordergrund gerückt und der erste Name erscheint im Feld. Bei Eingabe der zweiten Buchstabe "ü" die Namen, die mit "Mü" anfangen. Bei dem dritten Buchstaben "h" reagiert die Liste nicht mehr, da kein Name existiert, der mit "Müh" anfängt. Wenn Sie die Eingabetaste bestätigen, wird die Eingabemaske für die Einreicher aktiviert (s. Unten). Es kann sein, dass sich in der Liste z.B.der Name MÜHRMANN, Magdalena befindet, man jedoch Karl Mühramann aufrufen möchte, dieser sich jedoch nicht in der Liste befindet. Da hier nicht das automatische Abrufen der Eingabemaske möglich ist gibt man z. B. "xx" ein, damit die Eingabemaske für den Einreicher ausgelöst wird. Weitere Möglichkeit dazu lesen Sie oben "Eingabe Einreicherliste". 23

Gutachterliste Verschiedene Listen AAGen-ITC Software Das Bearbeiten und Pflegen von der Gutachterliste ist genau so wie bei der Einreicherliste. Verschiedene Listen Das sind die Listen, die helfen verschiedene Entscheidungsarten und Optionen zu wählen. In der Liste Entscheidungsarten werden diese vorgegeben. Anhand des Realisierungsstatus wird der Zustand der Realisierung angezeigt. Die Liste VV-Themen hilft dabei, einem Vorschlag ein Thema zuzuordnen. Dadurch kann man statististisch auswerten, wie viel Prozent der Vorschläge z. B. mit Sicherheitsthemen eingereicht wurden. 24

Gruppenliste AAGen-ITC Software Wenn ein Teil von Mitarbeitern eine Gruppe bilden und die Vorschläge für diese entsprechende Gruppe einreichen, macht es Sinn, diese in einer Tabelle zusammenzufassen. Durch die Wahl der betreffenden Gruppe in einer Liste bei der Vorschlagsbearbeitung werden alle Mitglieder automatisch ausgefüllt. Dies ist also ein Hilfswerkzeug, welches die Bearbeitung erleichtert. Man muss nun nicht die Namen der Gruppenmitglieder einzeln eingeben. Die Gruppenvorschläge kann man auch ohne Erfassung als Gruppe eingeben. Hier muss man die Namen einzeln angeben. Pflegen der Einreicher-Gruppe: Klicken auf Neue Gruppe,; Gruppenname angeben und dann Gruppenmitglieder aus der Namen-liste einzeln wählen. Sichern++ Durch Doppelklick auf diese Schaltfläche werden alle Tabellen in der Anwendung in Excel-Format gespeichert. Die Datei- und Ordnernamen sind in dem Formular Einstellungen vorgegeben. Dem Dateinamen ist auch das Datum angehängt (DateinameJJMMTT.xls). 25

Einstellungen AAGen-ITC Software Durch die Einstellungen hat man die Möglichkeit, die Anwendung an dieGegebenheiten anzupassen. Nummeriereung Aufzählung Wenn JA (Häkchen) erfolgt eine automatische Nummerierung (00112, 00113, ...); bei NEIN (leer) muss man dies selbst eingeben. Nummernlänge: Dies bestimmt die Zeichenlänge einer Nummer. Bei Nummernlänge von 6 werden die Nummern wie folgt formatiert: Die Nummer 1015 wird als 001015 angezeigt. Hier ist die Obergrenze 999999. Man kann in die Nummerierung auch als Jahreszahl installieren. Hier müssen Sie folgendermaßen vorgehen: Nehmen Sie als Nummerlänge 8. Hier ist die erste Nummer 00000001. Die ersten 4 Zeichen belegen Sie mit der Jahreszahl z. B. 2003. 00000001  20030001. Die nächsten Nummern folgen automatisch wie folgt: 20030002, 20030003, ... Jahreswechsel: Angenommen, die letzten Nummern im Jahr 2003 waren 20030925. Die nächste Nummer ist 20030926. Diese Nummer wird folgendermaßen geändert: 20030926  20040001, dann geht die Nummer so weiter: 20040002, 20040003, ... GA-Frist in Wochen Dies ist die Länge der Frist in Wochen. Bei der Eingabe eines Vorschlages wird das Annahmedatum angegeben. Die Anwendung rechnet automatisch und gibt den Rückgabetermin vom Gutachten an. Fristen und Rückgabetermine kann man nachträglich ändern und korrigieren (z. B. Fristverlängerung auf Wunsch des Gutachters). Formulare Fußzeilentext: Der hier angegebene Text erscheint in Fußzeilen aller Formulare. Exportieren als Excel-Datei: Das Exportieren von Statistiken und Tabellen zur Sicherung bzw. zur Weiterauswertung werden nach diesen Vorgaben gemacht. Frist in Tagen: Zwischennachricht ... Wenn ein Vorschlag innerhalb von den hier angegebenen Tagen nicht abgeschlossen wird, wird dieser in der dafür vorgesehenen Liste aufgenommen. Durch diese Liste wird der Zwischenbescheidsbriefe ausgedruckt, in dem der Verzögerungsgrund angegeben wird. VV-Formulare Drucken: Das Vorschlagsformular kann man auf Wunsch drucken, kopieren und verteilen (s. rechts). 26

AAGen-ITC Software Schaltfläche Alle Tabellen: Hier kann man direkt in die Tabellen eingreifen. Hier dürfen nur die Könner, die alle Tabellenverknüpfungen kennen, eingreifen. Man sollte immer eine Sicherungskopie anlegen, bevor man in dieser Tabelle etwas ändert. Durch das Klicken auf der Schaltfläche Beziehungen kann man die Beziehungen anzeigen lassen. To do Liste Dies ist ein Listenfeld, das anstehenden Arbeiten auflistet. Durch das Doppelklicken auf die Liste navigiert man direkt die betroffenen Formulare. 27

AAGen-ITC Software Bescheidsbriefe : Die Schaltfläche Briefe drucken aktiviert das Briefformular. Die Entscheidungen werden für die Einreicher ausgedruckt. 28