Von der Projektidee zum erfolgreichen Antrag Birgit Steininger FFG, Europäische und Internationale Programme birgit.steininger@ffg.at 057755/4101 Informationsveranstaltung, Institut für Pharmazie, 10.1.07

1. Projektidee Passt mein Vorhaben in das Rahmenprogramm? Grundsätzliche Anforderungen Ihr (Forschungs-) Projekt muss mit den Forschungsprioritäten der EU, die in den einzelnen spezifischen Programmen festgelegt sind, übereinstimmen In den meisten Fällen brauchen Sie ein länderübergreifendes Projektteam. Die erforderliche Größe und Zusammensetzung ist je nach Programm unterschiedlich! Förderungen gibt es außer für Forschungs- & Entwicklungsprojekte auch für die Bildung von Netzwerken, die Aus- und Weiterbildung von Wissenschaftlern, … FFG-Tipp: Nutzen Sie die Beratung der FFG, um herauszufinden, ob Ihre Projektidee für das Rahmenprogramm geeignet ist bzw. welche Fördermöglichkeiten in Frage kommen!

1. Projektidee Wie finde ich das passende Programm? FFG-Tipp: Um erfolgreich zu sein muss Ihr Projektvorschlag möglichst genau in das Arbeitsprogramm der jeweiligen Thematik und in die Inhalte der Ausschreibung passen. Neben den thematischen Prioritäten des Programms 'Zusammenarbeit' kommen eventuell auch die horizontalen Programme in Frage: z.B. gibt es hier spezielle Förder-möglichkeiten für KMU oder für die Beteiligung von Drittländern. Die ExpertInnen der FFG helfen Ihnen gerne bei der Einordnung Ihrer Projektidee und bei der Identifizierung einer geeigneten Ausschreibung! FFG-Tipp: Die Arbeitsprogramme werden üblicherweise jährlich überarbeitet! Das Themenspektrum und die Termine der geplanten Ausschreibungen können sich also ändern!

1. Projektidee Reflexion der Vorteile & Herausforderungen der Einreichung eines FP7 Projektes Attractive funds – providing additional ressources Innovative projects with excellent scientific/technological partners Orientation on new developments Opening up of new markets Providing critical mass while sharing the risks Development of European Networks, contacts, personal friendships Contributing to your image and reputation Time to project start! Complexity in organisation – time and ressources needed for communication/management Not sure if funded Dependency on performance of partners Cultural context

1. Projektidee Kennen und Verstehen der Rahmenbedingungen für FP7 Projekte Beteiligungsregeln Wer darf teilnehmen? Welche Voraussetzungen sind für eine Teilnahme zu erfüllen Begriffsdefinitionen ....... Finanzielle Richtlinien Förderquoten Was sind förderbare Kosten Projekttypen ......... Rechtliche Rahmenbedingungen Wie werden Rechte an den Ergebnissen geregelt? „Model Grant Agreement“ Der Konsortialvertrag ..... Antrag und Einreichprozedere Welche Anforderungen werden an den Antrag gestellt Der „Guide for Proposers“ Wie funktioniert die elektronische Einreichung .......... FFG-Tipp: Besuchen Sie die Informationsveranstaltungen und Workshops der FFG, um sich über diese Rahmenbedinungen zu informieren! Um die Vorbereitung und Implementierung eines EU-Projektes erfolgreich durchzuführen ist es zuallererst unabdingbar, sich mit den Rahmenbedingungen, den Prozessen und Dokumenten auseinanderzusetzen. Der federführende Koordinator und Projektmanager muss wissen, wie die Beteiligungsregeln sind. Wer darf mitmachen, was sind die Mindesterfordernisse (3 Organisationen aus 3 Ländern). Fast ist es auch so, dass eine EU spezifische Sprache zu lernen sind – neue Begriffe, neue Bedeutungen Wichtig sind auch die finanziellen Gegebenheiten: Wieviel Förderung kann ich erhalten? Welche Forschungsaktivität wird zu welchen %sätzen gefördert (Forschung und Entwicklung 50%, aber für Universitäten bzw. Klein- und Mittelbetriebe zu 75% - Was sind förderbare Kosten – nur Personalkosten, Reisekosten was sonst noch? Rechtliche Dokumente: Wie sind Fragen des geistigen Eigentums im Rahmenprogramm geregelt? Was regelt der Vertrag, den ich mit der europäischen Kommission eingehe? Was ist ein Konsortialvertrag. Und wie schaut ein Antrag aus. Was muss ich genau beschreiben? Und wie und wann muss ich einreichen? FFG-TIPP: Nehmen Sie die Services des österreichischen Beratungs- und Betreuungsnetzwerkes zum EU-Rahmenprogramm in Anspruch! Hier erhalten Sie alle relevanten Informationen, die Sie für eine Einreichung und Umsetzung des Projektes benötigen.

FP7 - Projekt Zyklus Projekt Vorbereitung 3-4 Mon. 3 Mon. 6-8 Mon. Information über Calls Konsortialbildung, Vorbereitung & Einreichung Evaluierung & Hearings Vertragsverhandlungen & « Grant Agreement » 3-4 Mon. 3 Mon. 6-8 Mon. Projekt Umsetzung und Monitoring Verbreitung/ex-post monitoring Projektstart Projekt umsetzung Projektabschluss Audits Und damit sind wir bei den Phasen eines EU-Projektes, dem Projektzyklus von FP7 Projekten Sobald die Ausschreibungen publiziert sind, sind etwa 3-4 Monate Zeit bis zur Einreichfrist, also um ein Projektteam zu bilden, das Projekt vorzubereiten und einzureichen. Anschließend wird das Projekt von unabhängigen EvaluatorInnen evaluiert unter Moderation durch die Europäische Kommission. Es dauert etwa 3 Monate (Erfahrungswerte aus dem 6. Rahmenprogramm) bis Sie erfahren, ob Ihr Projekt gefördert wird. Anschließend wird der Vertrag mit der Kommission basierend auf einem bereits existierenden Modellvertrag. Dies kann bedingt durch kommissionsinterne Prozesse zwischen 6 und 8 Monaten dauern. D.h. bis Sie mit dem Projekt beginnen können, kann bis zu einem Jahr ab Ausschreibungsdatum vergehen. Für die Projektvorbereitung an sich ist bereits ein Menge von Aktivitäten zu setzen, kann an sich bereits als ein Projekt betrachtet werden und erfordert ein gutes und effizientes Management und ein Vorbereitungsteam. (Dies könnte sein, Koordinator, Projektmanager, Projektassistenz) TIPP: Frühzeitig über geplante Themen der kommenden Ausschreibungen informieren! Wichtig: Erklärung aus der Sicht des Koordinators – derjenige, der federführend ein Projekt vorbereitet, das Gross bilden Projektpartner. Ich werde mich in dieser Präsentation vor allem auf die Anforderungen in der Vorbereitung von EUProjekten konzentrieren, denn der ersten Präsentation und auch in der nächsten hören Sie die Anforderungen in der Umsetzung von EU-Projekten im Rahmen von bereits laufenden Projekten. 36-60 Mon. Laufend: Kommunikation & IT Systeme

2. Erfolgsfaktor Projektteam Brauche ich Partner? In fast allen Programmen des 7.RP brauchen Sie ein Konsortium mehrere (mind. 3), rechtlich unabhängige Projektpartner aus mehreren (mind. 3) teilnahmeberechtigten Staaten je nach Programm und Ausschreibung können auch deutlich mehr Partner erforderlich sein Jedes Konsortium wird nach außen und gegenüber der Europäischen Kommission durch einen Koordinator vertreten. FFG-Tipp: Aus wie vielen Partnern das Konsortium mindestens bestehen muss, erfahren Sie im Ausschreibungstext. Die FFG berät und unterstützt bei der Zusammenstellung des Konsortiums und bei der Suche nach Kooperationspartnern!

2. Erfolgsfaktor Projektteam Was ist bei der Bildung des Konsortiums zu beachten? Partner, die notwendig sind, um die Ziele des Projektes zu erfüllen Wichtigstes Kriterium ist die exzellente Qualifikation und Erfahrung der Partner im Fachbereich. Die einzelnen Partner müssen klar definierte Rollen und Aufgaben haben, ihre Kompetenzen sollten sich ergänzen. (Vermeidung von Überschneidungen!) Einbindung von Firmen (Klein- und Mittelbetriebe) wo erforderlich und sinnvoll FFG-Tipp: Bei vielen Ausschreibungen reicht die formal geforderte Mindestanzahl an Partnern nicht aus. Erkundigen Sie sich nach den durchschnittlichen Projektgrößen früherer Ausschreibungen! Denken Sie auch an die Möglichkeit der Einbindung von Firmen und von Partnern aus Drittländern!

Konsortialbildung/Projektteam/Rollenverteilung Beispiel: Technologieentwicklung und -anwendung Forschung Universität 1 Industriepartner Universität 2 Universität 3 Klein- und Mittel- betrieb 1 Projektziele Außeruniversitäre Forschungseinrichtung Verein Klein- und Mittel- betrieb 2 Ein Konsortium, dass dafür geeignet ist, die ambitionierten Projektziele zu erfüllen. Die Zusammenstellung des Projekteams kann eine sehr große Herausforderung sein. Sie arbeiten einerseits mit unterschiedlichen Organisationstypen (Universität, etc.), die unterschiedliche Zielsetzunge verfolgen, andererseits sitzen diese Partner in unterschiedlichen Ländern. Diese Partner werden unterschiedlichen Rollen bekleiden. Das Konsortium sollten sie so zusammenstellen, dass jeder Partner eine klare Rolle besitzt – sei es ein Forschungspart (wenn ja, welcher), sei es ein Partner, der eine Technologie einbringt, testet oder weiterentwickelt (wenn ja, wer macht was?) oder sei es ein Partner, der für Kommunikation und Marketing zuständig ist, oder vielleicht ein Partner, der das Management übernimmt. Es sollte sichergestellt sein, dass die Rollen komplementär sind, dass es keine überlappenden Expertisen im Projektkonsortium und auch keine Alibipartner im Projekt gibt. Kommunikation und Marketing Management provider

2. Erfolgsfaktor Projektteam Rolle Koordinator  Projektpartner Acting as coordinator... experienced, qualified and motivated „to do the job“ committed to achieve the objectives and deliver having adequate resources for project preparation/project management real leadership (not just an administrator), accepted by partners communicative, open minded - decisive, able to manage conflicts tolerant towards bureaucracy Acting project partner... Clear formulation of research expertise & role in the project How to find consortia planning a project?

2. Erfolgsfaktor Projektteam Wie finde ich Partner? Partner können Sie häufig im Rahmen Ihrer bereits bestehenden nationalen und europäischen Netzwerkes finden. Projekte vorangegangener EU-Rahmenprogramme können als Ausgangspunkte für neue Projekte dienen! Verschiedene europäische Partnersuch-Datenbanken bieten die Möglichkeit zur Veröffentlichung Ihres Projektvorschlages und des Partnersuchprofiles. In (meist nationalen) Kompetenzkatalogen können Sie Ihr Profil und Ihre Expertise internationalen Interessenten und potentiellen Kooperationspartnern präsentieren. Die ExpertInnen der FFG sind in zahlreiche europäische Netzwerke eingebunden und können Sie daher bei der Partnersuche optimal unterstützen! FFG-Tipps: Suchen Sie niemals Alibi-Partner, nur um Form-vorgaben zu erfüllen! Stellen Sie frühzeitig sicher, dass alle Ihre Partner auch über entsprechenden Rückhalt in ihren Organisationen verfügen!

3. Erfolgsfaktor exzellenter Projektantrag Wann kann/muss ich einreichen? Projektvorschläge können nur im Rahmen von öffentlichen Ausschreibungen ('Calls for Proposals') eingebracht werden. Jede Ausschreibung legt fest, zu welchen Forschungsthemen Anträge gestellt werden können und welche Kriterien bzgl. Projekttyp, Konsortiengrösse etc. einzuhalten sind. Ausschreibungen zu den thematischen Prioritäten gibt es i.d.R. ein- bis zweimal jährlich. Die Einreichfrist nach Veröffentlichung der Ausschreibung beträgt etwa 3-4 Monate. Eine Übersicht über geplante Ausschreibungen, Themen und Budgets findet sich im jeweils gültigen Arbeitsprogramm. FFG-Tipp: Informieren Sie sich frühzeitig über Ausschreibungsthemen, um ausreichend Zeit für die Projektvorbereitung zu haben.

3. Erfolgsfaktor exzellenter Projektantrag Welche Unterlagen sind für die Antragstellung wichtig? Das Arbeitsprogramm/Ausschreibungstext jeder thematischen Priorität beinhaltet die Forschungsthemen und Instrumente sowie eine Übersicht über Inhalte und Termine der geplanten Ausschreibungen. Zu jeder Ausschreibung gibt es einen 'Leitfaden für Antragsteller' (Guide for Applicants), der alle Vorgaben, die Einreichformulare und weitere Hinweise enthält. Annexe zum „Leitfaden für Antragsteller (List of International Cooperation Partner Countries (ICPC), Eligibility and Evaluation Criteria for Proposals, Forms of Grants and Maximum Reimbursement Rates, General Activities) FFG-Tipps: Verwenden Sie bei EU-Dokumenten immer die englische Version, auch wenn sie in mehreren Sprachen verfügbar sind! So können Sie Übersetzungs- und Interpretationsfehler ausschließen.

3. Erfolgsfaktor exzellenter Projektantrag Was beinhaltet der Projektantrag? Die Form und die Bestandteile des Antrages ist weitgehend vorgeschrieben (s. Leitfaden für Antragsteller). Ein Leitfaden/Funding Scheme Jeder Antrag enthält einen Formularteil (Part A) mit allgemeinen Informationen über das Projekt (Titel, Kurzbeschreibung etc.) und das Konsortium sowie eine Kostenübersicht Der inhaltliche Teil (Part B) enthält die eigentliche Projektbeschreibung und verfügt ebenfalls über eine vorgegebene Struktur. Neben der Beschreibung der wissenschaftlich-technischen Projektinhalte sind natürlich auch das Projektmanagement, detaillierte Zeit- und Kostenplanungen sowie die zu erwartenden Ergebnisse darzustellen. FFG-Tipps: Alle Bestandteile des Antrages sind gleich wichtig! Ein Projektantrag mit sehr gut beschriebenen Forschungszielen und -methoden aber einer mageren Projektmanage-ment-Struktur hat wenig Chancen.

4. Einreichung Wie und wo hat die Einreichung zu erfolgen? Projektanträge sind ausschliesslich bei der zuständigen Stelle der Europäischen Kommission einzubringen. Die Details sind im Ausschreibungstext bzw. im Leitfaden für Antragsteller enthalten. Für die elektronische Erstellung und Einreichung des Antrags steht das Elektronische Einreichungssystem (Electronic Proposal Submission System, EPSS) zur Verfügung.

5. Unterstützung durch die FFG/Europäische und Internationale Programme FFG/EIP Service Stationen Trainings zu effektiver F&E Projektabwicklung 7) Projektmanagement Wir erhöhen Ihre Chancen auf positive Projektevaluation 6) Proposal Check Fundierte Rechtsauskünfte zu F&E Projekten im 7. RP 5) Recht (IPR) Wir suchen die geeigneten Partner für Ihr EU Projekt 4) Partnersuche Kofinanzierung von Projekt-vorbereitungs-Kosten! 3) Anbahnungsfinanzierung Soll Zeit und Geld in eine Aus-schreibung investiert werden? 2) Persönliche Beratung Technologietransfer und Ver-wertung von F&E Ergebnissen 8) Verwertung Themenspezifische Calls frist-gerecht auf Ihrem Schreibtisch 1) Email Service Verlauf der Projektentwicklung

Das Team für Biowissenschaften Mag. Birgit Steininger: Head of unit, National Contact Point for Food, Agriculture and Biotechnology (ex: 4101) Dr. Ylva Huber: National Contact Point for Health (ex: 4102) Dr. Ines Haberl : National Contact Point for SMEs Mag. Marcella Gross: Project Manager SMEs for FOOD, FOODNCO (ex: 4105) Nicole Schmidt: Assistance (ex: 4111) e-mail: firstname.surname@ffg.at, Tel: +43/57755-extension