Workflow in der Bibliothek am Beispiel der Humboldt-Universität 17.04.2017 Bei dieser Präsentation wird sicher eine Diskussion mit dem Publikum entstehen, die zu Aktionsschritten führt. Verwenden Sie PowerPoint, um diese Aktionsschritte während Ihrer Präsentation festzuhalten. Klicken Sie in der Bild-schirmpräsentation auf die rechte Maustaste. Wählen Sie 'Besprechungs-notizen'. Wählen Sie die Registerkarte 'Aktionsschritte'. Geben Sie die zur Sprache kommenden Aktionsschritte ein. Klicken Sie auf OK, um dieses Feld zu schließen. Hierdurch wird automatisch eine Folie mit Aktions-schritten am Ende Ihrer Präsentation erstellt, auf der Ihre Notizen erscheinen. Workflow in der Bibliothek am Beispiel der Humboldt-Universität Uwe Müller Humboldt-Universität zu Berlin Rechenzentrum 4/17/2017

Agenda Was ist Workflow? - Motivation 17.04.2017 Agenda Was ist Workflow? - Motivation Geschäftsprozessmodell im Überblick Rollen & Arbeitsgebiete Realisierung Das Front-End Zusammenfassung / Ausblick 4/17/2017

Definitionen Prozess: Eine in sich geschlossene zeitlich und logische Reihenfolge der Aktivitäten, die an einem (ökonomisch relevanten) Objekt mit dem Ziel ausgeführt werden, eine gegebene Aufgabe zu lösen. Prozess-Modell: Immaterielles Abbild eines Prozesses. Workflow: Der Teil eines Prozesses, der in einem Workflow-Management-System repräsentiert ist. 4/17/2017

Definitionen (2) Workflow-Modell: Immaterielles Abbild eines Workflows, das für die Ausführung innerhalb eines Workflow-Management-Systems erstellt wurde. Workflow-Management-System: Ein System, das einen Workflow vermittels einer Software vollständig definiert, verwaltet und ausführt. Bestandteile: Modellierungskomponente Ausführungskomponente 4/17/2017

Motivation „Teilnehmer“ am Workflow: Autor Universitätsbibliothek Rechenzentrum Promotionsbüro Aufkommen an Promotionen / Habilitationen 1998: 59 1999: 122 4/17/2017

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Überblick: Rollen Aktivitäten Rolle: Menge von Attributen, Qualifikationen und Fähigkeiten, die eine Aktivität von denjenigen Rollenträgern erfordert, die diese Aktivität ausführen. Aktivitäten Entgegennahme Überprüfen Ausstellung der Bestätigung 4/17/2017

Überblick: Rollen (2) Konvertieren Signieren Einspielen Erzeugen des Metadatensatzes Klassifikation Veröffentlichung Drucken der Papierexemplare Administration 4/17/2017

Überblick: Workflow WWW Schreiben Original Annahme Mail an DDB PDF 17.04.2017 Überblick: Workflow Schreiben Original Annahme Mail an DDB PDF Signieren Überprüfen Erzeugung der Metadaten Drucken SGML Umwandeln Übernahme aus Aleph HTML Veröffent- lichen Dokumenten Server WWW 4/17/2017

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Schreiben der Arbeit beginnt oft vor dem Gedanken an konkrete Publikationsform UB kann erst in den Prozess eingreifen, wenn Autor Kontakt aufnimmt Informationen für Autoren Dokumentvorlage (Entwicklung + Versionskontrolle) 4/17/2017

Schreiben (2) Beschreibung / Übungen Informationsveranstaltungen / Kurse Checkliste Hilfestellung bei der PDF-Erstellung Support / Hotline Telefon, Email, Sprechzeiten 4/17/2017

Schreiben der Arbeit: Probleme Textverarbeitungssystem (Version) (Betriebssystem) Versionen der Dokumentvorlagen Abbildungen / Multimedia-Elemente 4/17/2017

Abgabe / Entgegennahme Möglichkeiten der Abgabe Upload (Tool: automatische Email, Metadaten) Email (nicht standardisiert) persönlich an Bearbeiter per Post bzw. in der Benutzerberatung Papierexemplare Abstracts, Keywords 4/17/2017

Entgegennahme: Probleme Bestätigung der Abgabe (Nicht: Bestätigung der Korrektheit) Trennung von der Überprüfung Zeitdruck der Promovenden 4/17/2017

Überprüfen der Arbeit Lesbarkeit des Datenträgers Vollständigkeit Dateisystem / Datenformat Vollständigkeit Bestandteile für Veröffentlichung Vollständigkeit des Dissertationstextes strukturelle Korrektheit z.B. Formatvorlagen / Abbildungen / Tabellen Voraussetzung für Bestätigung der Publikation 4/17/2017

Ausstellen der Bestätigung Bestätigung über Publikation gemäß Promotionsordnung evtl. per Hauspost an Promotionsbüros Einverständniserklärung des Autors Auftrag zum Drucken Rechnung / Einzahlung 4/17/2017

Konvertierung s. Vortrag am Vormittag (Matthias Schulz) zurzeit aufwendigster Schritt im Ablauf Verhältnis Aufwand / Nutzen z.T.: Konvertierung nicht möglich mehrere Mitarbeiter beteiligt Urspünglicher Kern des Workflow-Systems 4/17/2017

Signieren ? Authentifizierung der Dokumente Dokument seit Einspielen auf Server nicht mehr verändert werden auf Server zur Verfügung gestellt Mehrfachsignaturen Datei Hash- wert Hash- wert Hash- Funktion Ent- schlüsseln Hash- Funktion Hash- wert Sig- natur Datei Ver- schlüsseln Dokumenten- Server Sig- natur 4/17/2017

Einspielen eindeutige und systematische Pfadangabe Signaturen dissertationen.hu-berlin.de/dissertationen/ mustermann-hermann-2000-04-11/ + Sub-Pfade für Dateiformate Signaturen Generierung statischer Listen (gemäß RVK) in Vorbereitung: dynamische Listen aus Metadatenbank (RVK, DNB, Fakultäten, ...) 4/17/2017

Einspielen (2) Browser RVK-DB RVK- Daten Liste Anfrage Anfrage Meta- daten PDF (PS) Dokument Meta-DB Dokumenten- server SGML HTML 4/17/2017

Erzeugen des Metadatensatzes Angaben von Autoren Titel Keywords / Abstracts Name etc. Eingabe in Aleph-System; OPAC Übernahme in Metadatenbank Schnittstelle: Textdatei 4/17/2017

Klassifikation Fachreferenten der UB Regensburger Verbundklassifikation (RVK) Eintrag in die Metadatenbank Erstellung dynamischer Listen gemäß RVK-Datenbank Problem: Funktionalität der Listen liegt erst nach vollständiger Klassifikation vor 4/17/2017

Veröffentlichen formaler Schritt durch Mitarbeiterin der UB vollzogen Mail an DDB Freigabe auf dem Dokumentenserver Dokument im Internet verfügbar 4/17/2017

Drucken der Pflichtexemplare Gebührensatzung der Bibliothek vier Exemplare inkl. Bindung Seitenzahl des Dokuments Herstellung aus der PDF-Datei seitenecht Erhaltung des Layouts 4/17/2017

Administration Benutzerverwaltung Dokumenttypen Dateiformate Anlegen / Sperren von Benutzern Vergabe von Rechten / Aufgabengebieten Dokumenttypen Dateiformate Löschen alter Vorgänge Datenschutz zwei Jahre nach Abschluss der Bearbeitung 4/17/2017

Weitere Rollen Verteilen von Aufgaben Löschen von (falschen) Vorgängen Administration des Dokumentenservers ... 4/17/2017

Rollenbegriff Rolle  Mitarbeiter Schauspiel-Metapher: Jede Rolle ist mit mehreren Mitarbeitern besetzt. Vertretung Arbeitsteilung Jeder Mitarbeiter kann mehrere Rollen haben. Rollen sind in (Zugriffs)rechten kodifiziert. Rolle = Aufgaben + Rechte 4/17/2017

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Modellierung des Workflow „kooperatives Prototyping“ fehlendes Wissen über eigenen Workflow Projektstatus Anforderungsänderungen Fazit für Workflow-Modellierung: Ablauf steht selten von Anfang an fest Änderungen immer vorsehen! 4/17/2017

Architektur DBS Browser HTTP-Server PHP FS HTML HTTP- Anfrage Email SQL- Anfrage DBS Tabellen- zeilen 4/17/2017

Architektur: Kommunikation Fristen / Termine Suchmasken eigene Vorgänge Status Name, Datum, Dokumenttyp, Format ... Emails rollenabhängig automatisch generiert (ereignisgesteuert) 4/17/2017

Datenmodell 4/17/2017

Programmstruktur funktionsbasiert z.T. objektorientiert requestgesteuert Login Hauptmenü A B PHP-Datei Aktion A.1 A.2 B.1 Aktion Aktion B.2 Aktion 4/17/2017

Zugriffsschutz IP-Adressen Login Cache deaktiviert Session-Keys verhindert „Back“ und Quelltextansicht Problem: Drucken Session-Keys Rechte für die Benutzer z.B.: Löschen/Einfügen 4/17/2017

System Workflow-Datenbank Metadatenbank DB: Sybase Applikation: Apache + PHP Metadatenbank DB: Sybase (HU); Oracle (FU); MySQL (TU) Applikation: Apache + Java Servlets 4/17/2017

Agenda Was ist Workflow? - Motivation Geschäftsprozessmodell im Überblick Rollen & Arbeitsgebiete Realisierung Das Front-End Zusammenfassung / Ausblick 4/17/2017

Einfügen - Suchen - Ändern 17.04.2017 Einfügen - Suchen - Ändern 4/17/2017

17.04.2017 Automatische Emails 4/17/2017

17.04.2017 Weitere Funktionen 4/17/2017

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Zusammenfassung & Ausblick 17.04.2017 Zusammenfassung & Ausblick Erstellung von Prozess- und Workflow-Modellen sinnvoll Workflow-Modelle sind dynamisch Im Bereich „Digitales Veröffentlichen“ sind Workflow-Systeme effizient einsetzbar. Weiter ausbaubar Portabilität / Wiederverwendbarkeit: DB: leicht anpassbar Workflow: bedingt wiederverwertbar (kein vollständiges WMS) 4/17/2017

Vielen Dank ... Fragen? Weitere Informationen: 17.04.2017 Vielen Dank ... Fragen? Weitere Informationen: Uwe Müller u.mueller@rz.hu-berlin.de Tel.: 0 30 / 20 93 - 25 46 http://dissertationen.hu-berlin.de/epdiss 4/17/2017