Dokumenten-Erstellung mit MS Word Projektgruppe Verteilte Multi-Media-Systeme Veit Wittenberg bsimpson@upb.de

Themen-Übersicht Inhaltliche Merkmale Formale Merkmale Aufbau Deckblatt Überschriften Text Zitate Literatur Fachsprache Grafiken und Tabellen Formale Merkmale Dokumenten-Erstellung Dokumenten-Vorlagen Formatvorlagen Gliederung des Textes Grafiken Abschnitte Kopf- und Fußzeilen Ansichten Zentraldokumente Tipps

Inhaltliche Merkmale (1) Aufbau Seitenzahlen Deckblatt Keine Inhaltsverzeichnis römisch Abbildungs- / Tabellenverzeichnis Abkürzungsverzeichnis Textteil arabisch Literaturverzeichnis Anhang

Inhaltliche Merkmale (2) Deckblatt Enthält Titel, Namen, e-mail, Institution, Betreuer, Datum Überschriften... ...aussagekräftig wählen ...gleicher Gliederungsstufe sollten gleichem inhaltlichen bzw. logischen Rang entsprechen ...sollten sich nicht mit Überschriften zu Unterpunkten decken

Inhaltliche Merkmale (4) Text Einfache kurze Sätze verwenden Abstrakte Sachverhalte durch geeignete Beispiele verdeutlichen Korrektur lesen lassen (Rechtschreibung, Grammatik und Verständnis) Zitate... ...kenntlich machen Eigene Ergänzungen / Auslassungen kennzeichnen

Inhaltliche Merkmale (3) Literatur Kürzel für Quellenangaben verwenden Literaturverzeichnis anlegen Fachsprache Fachausdrücke erläutern Abkürzungen einführen (evtl. Abkürzungsverzeichnis) Grafiken und Tabellen... ...nummerieren und betiteln Auf sie muss es einen Verweis im Text geben

Formale Merkmale (1) Dokumenten-Erstellung Dokumenten-Vorlagen Rohtext verfassen und danach formatieren Formatieren während des Schreibens Dokumenten-Vorlagen Alle formalen Einstellungen können als Dokumenten-Vorlage gespeichert und wiederverwendet werden Ein neues Dokument mit der gewünschten Dokumenten-Vorlage öffnen Automatische Änderung der Dokumenten-Vorlage deaktivieren (Extras/Vorlagen und Add-Ins...)

Formale Merkmale (2) Formatvorlagen Gliederung des Textes... Formatierung der Textelemente (z.B. Aufzählungen, Zitate, Text, Tabellen, …) über Absatzformate festlegen Einheitliches Layout Änderungen wirken sich auf das gesamte Dokument aus Gliederung des Textes... ...über „Format/Nummerierung und Aufzählungs-zeichen.../Gliederung“ und den entspr. Formatvorlagen ...ermöglicht eine automatische Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses

Formale Merkmale (3) Grafiken Einfache Zeichnungen direkt in Word erstellen Bilder nur einscannen, wenn es unbedingt nötig ist. Diese separat sichern Möglichst direkt einbinden (keine Verknüpfung) Grafiken über Tabellen Positionieren und mit Bildunterschriften versehen. (Einfügen/Beschriftung...) Aus Bild- und Tabellenunterschriften kann ein Abbildungs- und Tabellenverzeichnis erstellt werden (Einfügen/Index und Verzeichnisse...)

Formale Merkmale (4) Abschnitte Kopf- und Fußzeilen... Formatänderungen, die sich nicht auf die Darstellung der inhaltlich - logischen Gliederung beziehen, werden durch Abschnittswechsel ermöglicht. (z.B. einfg. von Querseiten, Kopfzeilen-Beschriftung, Seitennummerierung, Leerseiten, ...) Kopf- und Fußzeilen... ...können über Abschnitte hinweg weitergeführt werden ...können variablen wie Dateinamen, Datum usw. enthalten

Formale Merkmale (5) Ansichten Zentraldokumente Normalansicht Grobe Textformatierung Gliederungsansicht Struktur- bzw. Gliederungsübersicht Layoutansicht Druckbild entsprechend Zentraldokumente Erleichtern die Bearbeitung langer Dokumente Ermöglichen eine Bearbeitung durch Gruppen Werden im Gliederungsmodus durch das hinzufügen von Filialdokumenten erstellt

Formale Merkmale (6) Tipps Ein Absatz geht bis zum nächsten Zeilenabsatz („Enter“) Mit „Shift + Enter“ bleibt der Absatz erhalten. Abstände zwischen Textelementen in den entsprechen-den Formatvorlagen über Absatz („vor“ bzw. „nach“) definieren (d.h. keine manuellen Zeilenumbrüche) Kleine tabellenartige Auflistungen mit Tabulatoren ausrichten Grafiken durch Tabellen positionieren