SAP Präsentation für den DA am 30. Oktober 2003

Änderungen UOG 75 Ministerium zentral (Anlagen, Berufungen) Mitbestimmung Rektor für Repräsentation

Änderungen UOG 93 1999 implementiert (fast 7 Jahre) Änderung der Organisationsstruktur viele Gremien Senat für Strategische Entscheidungen Rektor = monokratisches Organ

Änderungen UOG 2002 Implementierungszeit 2 Jahre neue Aufbau und Ablauforganisation Uni Rat für Strategische Entscheidung Rektorat für operative Umsetzung Entscheidung und Verantwortung Ende der Teilrechtsfähigkeit Neues Dienstrecht Neues Rechnungswesen (Doppik) Autonomie -> Chancen und Risiken Neue Rechtsform -> Konkursrisiko Neues Software System SAP zur Umsetzung

Was ist SAP ? SAP ist ein betriebswirtschaftliches Programm, das folgende Funktionen umfasst Bestellungen / Beschaffungen Anlagen- und Lager- Verwaltung Buchhaltung inkl. Erstellung des Jahresabschlusses für HGB Bilanz Controlling = Budgetierung, Kostenrechnung, Berichtswesen Finanzplanung = Liquiditätssteuerung Personalverrechnung (inkl. Verwaltung und Kostenplanung)

Wie kam es dazu ? „freiwillige“ Zustimmung der Vizerektoren für Budget (an Bedingungen geknüpft) Einhaltung überwacht der Österreichweite Lenkungsausschuss Nachfolgeprojekt von SAP HV (= kamerale System des Bundes), weil Unis im Rahmen der Autonomie die Doppik einführen müssen keine Alternative

Was kommt ? die 3 SAP Systeme SAP Uni.Verse SAP Uni.Pers SAP PM

SAP Uni.Verse = Budget, Buchhaltung, Beschaffung, Berichtswesen ab 1.1.2004 3 Mio € pro Jahr Betriebskosten für alle Unis in Österreich 5 Jahre Bindung mit dem BRZ das System gehört der Uni Bei Beendigung sind die Transportkosten und evtl. Hardwarekosten an das BRZ zu zahlen

SAP Uni.Pers = Personal- Verwaltung, Verrechnung und Kostenplanung ab 1.1.2005 3,22 € (vom BM:BWK für alle unbefristeten Nicht Beamten) + Index (wird nicht gedeckt) pro Monat pro Abrechnungsfall ab 2002 für alle Nicht Beamten (= VB´s, ProjektmitarbeiterInnen …) 5 Jahre Bindung mit dem BRZ Bei Beendigung ???

SAP PM = Personal- Verwaltung und Verrechnung für das Amt der Beamten Kosten zur Gänze vom BM:BWK getragen (?) unbefristet

Vorteile von SAP ein integriertes System für alle betriebswirtschaftlichen Funktionen der Uni Abfrage und Auswertungsmöglichkeiten gemeinsames Österreichweites Vorgehen (Master; Customizing…) besseres Berichtswesen (für Arbeitsgruppen bis zur Belegsbuchung) Instrument zur Abwicklung der Anforderungen der Autonomie Barcode System für Anlagen Download in Excel (Berichte…) Dokumentation Historie (wer hat wann was gemacht)

Nachteile von SAP komplex teuer in Teilbereichen Zustimmung von bis zu 21 Unis notwendig Kostenersparnisse mit BRZ nicht möglich nützliche Teile fehlen (SAP BW SEM)

Umsetzung an der Uni Salzburg Strategische Organ = Lenkungsausschuss Rektor UD die operative Umsetzung SAP Projektteam

SAP Modul MM = Materialmanagement Bestellungen, Beschaffungen, Lagerwirtschaft (Büromaterial) Beispiele: Bestellungen der Fachbereiche, Beschaffung von Büromaterial aus dem Lager Werner Badstuber Georg Schlager

SAP Modul SD = Sales & Distribution Erstellung von Ausgangsrechnungen Beispiele: Raumvermietung Georg Schlager Werner Badstuber

SAP Modul FI = Financial Finanz- Buchhaltung (= Doppik) Beispiele: vollständige, rechtzeitige und richtige Erfassung aller Eingangsrechnungen; Wartung von finanziellen Kreditorenstammsätzen (= Lieferanten) Johann Gassner Karl Rarej Ulrike Schumi

SAP Modul FI AA= Financial Asset Accounting Anlagen- Buchhaltung Beispiele: Barcode System Karl Rarej Ulrike Schumi

SAP Modul CO = Controlling Budgetplanung und Überwachung Kostenrechnung Beispiele: Budgetplanung gemäß Leistungsvereinbarungen; Ermittlung der Kosten einer Studienrichtung, Abwicklung der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung Christine Wimmer Gaibinger Doris Strasser Stefan Bohuny

SAP Modul FM = Fonds Management Budgetüberwachung der Ausgaben und Einnahmen Christine Wimmer Gaibinger Doris Strasser Gerhard Schiller Stefan Bohuny

SAP Modul BW = Business Warehouse Abfragen quer über alle Module & NON SAP Systeme Beispiele: Verbindung mit FoDok Christine Wimmer Gaibinger Doris Strasser Stefan Bohuny

Technische Aspekte Franz Maier Hardware, Schnittstellen Karl Baier Applikationen, Berechtigungen unterstützt durch Bernhard Kubatta und Michael Paul

Grundsatz Entscheidungen Budgetierung von Uni Leitung auf Fachbereichsebene Budgetverwaltung auf Projektebene und Arbeitsgruppenebene (Innenauftrag) Zentraler Rechnungseingang (unter Wahrung der Informationen für die betreffenden Einrichtungen) -> gem. System d. Unis ? Dezentrale Beschaffung in den Fachbereichen Forcierung eines Strategischen Einkaufes Literaturbeschaffungen über Aleph -> Schnittstelle in das SAP

generell: Problem der Organisationsstruktur –> wen schulen ? –> Lizenzen Nachfrist für SAP Implementierung: 2004 kann das SAP System noch auf Kosten des BM:BWK einer neuen Uni Struktur angepasst werden Verlust an Genauigkeit Change Management fraglich

bisher angemeldete User 12 Professional User (HFA, Controlling) für Finanzmodule 99 Limited User (große Arbeitsgruppen; Fachbereiche, Schwerpunkte) für Beschaffung 101 Berichtsuser (Institute; § 26 und 27 Projekte) f. Projekt bzw. Budgetüberwachung Vorlage an das Rektorat -> Zustimmung (nach Vorlage User Definition von SAP) die Anzahl der Lizenzen geht sich aus mit dem vom BM:BWK zur Verfügung gestelltem Budget und ermöglicht theoretisch autonome DLE´s bzw. Fakultäten Entscheidend ist Rollenberechtigung -> Berechtigungskonzept

Situation an anderen Unis meisten Unis stark zentral Linz möchte SAP zur Gänze selbst betreiben einen eigenen Workflow implementieren, in dem es ganz einfach ist, ohne Kenntnisse der jeweiligen Programme, die Zeitanmeldung, Beschaffungen, Urlaubsmeldungen etc. durchzuführen -> Anfrage an UD Schmied Innsbruck ermöglicht im Rahmen des VIB dezentrale Bestellmöglichkeiten für die MitarbeiterInnen eventuell gemeinsamer SAP Rechenverbund im Westverbund in 6 Jahren

konkrete Auswirkungen durch die Autonomie auf die Fachbereiche -> SAP Unterstützung Berichtswesen § 26 und 27 Projekte Beschaffungswesen

Berichtswesen Internet Berichtsuser (Fachbereichs- Projekt Leiter, Sekretariate) weltweit Berichte abrufen (Budgetstand…) besondere Situation Literatur - Aleph Drill Down Funktion (bis auf die Rechnungsebene = Buchung) FM Modul (reine Finanzsicht) aus dem ersichtlich ist Budgetzuweisung für den Sachaufwand - bisher verbrauchte Mittel = Verfügungsrest Kostenbericht aus CO Modul (Summe aller Kosten der Kostenstelle) eventuell Westverbundlösung möglich (würde Berichtsuser Lizenzen unnötig machen), aber keine Kostenersparnis

§ 26 und 27 Projekte Abwicklung - Motivation, einfach Vorlage FWF Regelung als Referenz Arbeitsgruppe unter VR Duschl -> Konzept wird vorgelegt (EU, Kostenersatz, autonom.) Überführung der Konten, Sparbücher –> Uni Leitung = treuhändische Verwaltung Entscheidung virtuelle – reale Konten Haftung – Folgekosten – Dienstverhältnisse (Personalübernahme -> Angestellte der Uni)

Änderungen durch UG 2002 der gesamte Personalaufwand (§ 26 und 27) wird zentral abgerechnet (MUSS) der § 27 Sachaufwand wird zentral abgerechnet (MUSS) der § 26 Sachaufwand ??? verringerte Bank- Kontenanzahl (nur mehr eines ???) Entscheidung: SAP Konten vs. Banksubkonten mit Cash Pooling

Beschaffungswesen ( 99 Limited User - 2 pro Fachbereich; Schwerpunkte) Ablauforganisation: Klärung: wer bestellt was ? -> Strategische Beschaffung ? 2 Möglichkeiten: innerhalb bzw. außerhalb SAP wir müssen alle Außenstände für den Jahresabschluss kennen (Verbindlichkeiten / Forderungen Literatur, Material, UL Gebühren…); Kalenderjahr alle Bücher über die UB bzw. Aleph (Konditionen…) ? (wiss. Literatur ist auf 5 Jahre abzuschreiben, she. Durchführungsbestimmung zur RL VO; Festwert) vorgegebene Lieferantenstammdaten Internetlösung wäre vorhanden (einfach aber eingeschränkt) Büromateriallager fix Chemikalien Lager ??? normierte Rechnungserstellung über das SD Modul

Schulung für das Beschaffungswesen Pilot Schulung für Romanistik und Psychologie zusätzliche gestaffelte Schulungen und Anbindung der Fachbereiche Erstellung von Schulungsunterlagen?

Schulungen e-learning Einführung in SAP R3 (SAP GUI) FM Berichte CO Berichte MM SD Light FI AA

Transparenz Rektor Dokumentation Change Management (mit DA, Prof. …) Vorträge bei Fakultäten, DA…

weitere Vorgangsweise Sammlung von Fragen (an Stefan Bohuny senden) Erstellen des Schulungsplanes (wenn Organisationsstruktur und Zuständigkeit klar) endgültige Festlegung der Lizenzen

Vielen Dank für die Aufmerksamkeit

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