IT-Messe „Zukunft & Beruf“ 6.-10. März 2001 Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau­ und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl.-Inform. Carsten Huth IT-Messe „Zukunft & Beruf“ 6.-10. März 2001

Übersicht Groupware und das GCC Neue Organisationsformen? Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau­ und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Groupware und das GCC Neue Organisationsformen? virtuelle Unternehmen? Aufbau- und Prozessorganisation?

Groupware und das GCC Virtuelle Gemeinschaften am GCC: "We live Office-Umgebungen Lehr- und Lernumgebungen Projektkoordination Workflow-Umgebungen Internet-Präsenz (gcc.uni-paderborn.de) "We live Groupware"

Neue Organisationsformen und virtuelle Unternehmen Traditionelle und neue Organisationsformen: Globale Teams Netzwerkorganisationen Virtuelle Unternehmen Virtuelle Unternehmen: ... zeitlich begrenzte Kooperations- oder Leistungsverbünde, die in schnelllebigen Märkten ebenso unmittelbar entstehen, wie sie auch wieder verfallen können. Ziele: ... Überwindung räumlicher und zeitlicher Begrenzungen, [...] die Erschließung der Vorteile verteilten Operierens, dezentral verteilten Wissens und lokaler Präsenz. Anforderungen: ... prozessübergreifende, permanente Kommunikation zwischen allen Beteiligten und Zuhilfenahme innovativer und angepasster Informations- und Kommunikationstechnologie

EDV-Systeme vs. Informations- und Wissensmanagement   EDV-Systeme vs. Informations- und Wissensmanagement

Aufbauorganisation

Prozessorganisation

Visualisierung

Fragen, Anmerkungen & Diskussion Carsten.Huth@notes.upb.de gcc.uni-paderborn.de

Projektabfolge am GCC universitäre Forschung kommerzielle Produkte 1990 1992 1994 1996 1998 2000 GroupOffice GroupProject GroupFlow ONEStone Prozessware GroupOrga WAGS PAVONE Espresso Lotus Domino WorkFlow PAVONE Enterprise Office GroupProcess

2. Motivation/Ausgangpunkt (1/2)

2. Motivation/Ausgangspunkt (2/2) Workflows häufig nur für Kernprozesse Design von WF fast ausschließlich von Spezialisten Durchführung von Ad hoc Prozessen in der Praxis mit derzeit existierenden, verschiedenen Medien, häufig E-Mail Ex post Analyse von ablaufenen Prozessen oft nicht möglich Wissen aus Ad hoc Prozessen und damit der Prozessbeteiligten kann nicht weiter genutzt werden Praktische Erfahrungen aus der täglichen Arbeit in einer groupware-basierten Office-Umgebung

3. Ziele GroupProcess (1/2) Groupware-basiertes Ad hoc Workflow-Management-System für Office-Umgebungen Implizites Prozesswissen in explizites Prozesswissen transformieren Integration der Ad hoc Komponente in ein traditionelles Workflow-Management-System Übergang von Ad hoc Workflows in strukturierte/ vordefinierte Workflows

3. Ziele GroupProcess (2/2) Zur Nutzung von synergetischen Effekten aus prozessbezogener Sicht kann die fehlende Verbindung zwischen Office-, Workflow-, und Knowledge-Management-Systemen hergestellt werden

3. GroupProcess-Kontinuum Grad der Strukturiertheit von Prozessen Tendenz der zeitlichen Entwicklung von Prozessen

Tabellarischer Editor

Design-Werkzeug für Ad hoc Workflows 1. Tabellarischer Editor 2. Prozessmodellierungswerkzeug 3. Kombinationen aus 1. und 2. 4. E-Mail-Tracking Store-and-forward Prozess verfolgen und für ex post Analyse und weitere Verwendung ablegen

5. Konzeptionelle Ansätze / Herausforderungen Partizipatives, verteiltes Design Simultane Ausführung Build Time = Run Time Übergang von konkreter zu abstrakter Modellierung

Phasen des Workflow Managements

5. Konzeptionelle Ansätze / Herausforderungen Partizipatives, verteiltes Design Simultane Ausführung Build Time = Run Time Übergang von konkreter zu abstrakter Modellierung

6. Architektur GroupProcess

6. Architektur: Dokumente/ Message-Objekte

6. Technologische Aspekte User Interface Modellierung von Ablaufbestandteilen und Personen bzw. aufbauorganisatorischen Bestandteilen auf einem Screen Ansicht des Prozessmodells während des Ablaufs Technologische Aspekte für Werkzeuge Keine separate Installation von Modellierungswerkzeugen Nutzung der Modellierungswerkzeuge per Web-Browser und Lotus Notes-Client Versenden von Message-Objekten mit integriertem Modellierungswerkzeug Java als Technologie für das graphische UI

Einsatzgebiete (Prozessarten) Ad hoc Prozesse Neu entstehende Prozesse Zunächst als Ad hoc Später evtl. strukturiert, vordefiniert Überführung von Ad hoc Workflows in strukturierte Workflows WFM-Aspekt Teilaspekt: Überführung von konkretem zu abstraktem Workflow-Design Ad hoc Ausnahmeprozesse von größeren strukturierten, vordefinierten Prozessen

Einsatzgebiete (Anwendungsfelder) Office-Management B2B oder B2C E-Commerce Verbindung von Web und Workflows im Intranet Knowledge-Management Depot von Ad hoc Prozessen Lernen aus bisherigen Prozessabläufen und Nutzen des Wissens für neue Prozesse

Herausforderungen für aktuelle WFMS Zeitraubende Planungs- und Designphase Paradigma: Build time und Run time Planung von teilweise nicht ex ante planbaren Prozessen Zeitpunkt der Planung ist oft problematisch Einsatz von Workflow-Spezialisten Im allgemeinen sind Spezialisten notwendig, um Prozessdesign und -implementation durchzuführen (Umkehrschluss für hier vorgestelltes Projekt ist nicht zulässig)

Kontext

Praktische Erfahrungen aus Office-Umgebungen Ad-hoc Prozesse werden oft EMail-basiert durchgeführt Ex post Analyse der abgelaufenen Prozesse ist oft schwierig Das Wissen, das in den Prozessen enthalten ist, kann nicht für weitere Prozesse genutzt werden Wissen der beteiligten Personen wird nicht zum Prozessdesign genutzt Sehr großer Anteil der Prozesse ist vom Typ Ad hoc Wiederum ist ein großer Anteil linear mit geringer Anzahl Ausnahmen Typischer Fall: 3-7 Knoten

4. Querverbindungen zu anderen Projekten GroupOrga Konzepte: "Partizipatives und verteiltes Organisationsdesign" hier: "Partizipatives und verteiltes Prozessdesign" "Dynamisches und organisches Organisationsdesign“ hier: "Dynamisches und organisches Prozessdesign" Prototypen: Java-basierte Werkzeuge WAGS Konzepte: Inter-organisationale Workflows für das GroupProcess-Konzept adaptieren (Message Objekte)

5. Architektur/Technologische Aspekte Designwerkzeuge für Ad hoc Workflows Ad hoc Workflow Engine

Herausforderungen für aktuelle Ad hoc WF-Systeme Geringe Flexibilität Ausschließlich lineare Prozesse, keine parallelen Prozesse keine Alternativen Keine Schleifen Prozesse nicht wiederbenutzbar Keine graphische Visualisierung Keine Transformation in strukturierte Workflows möglich