Konzeption & Einführung von IT Systemen Vortrag Konzeption & Einführung von IT Systemen Thema: Sicherung der Kostenplanung, durch aufsetzen auf die Ablaufplanung. Zahlungsplanung Sicherung der Zahlungen im Vertrag Kostenüberwachung

Einführung Kostenplanung Analyse aller im Projekt auftretenden Kosten und deren Entwicklung Kosten zur Erreichung der Leistungsziele Alle laufenden Kosten Verfahren der Kostenplanung Kalkulation Schätzungen Kostenplanung auf der Grundlage des Strukturplanes Kosten für einzelne AP planen

Personal-kosten sonstige Kosten Geräte-kosten Material-kosten Kostenarten Personal-kosten sonstige Kosten Geräte-kosten Material-kosten Um eine aussagekräftige Projektkalkulation durchführen zu können, muss der Projektaufwand aufgeschlüsselt werden nach: Arbeitspaketen Meilensteinen Entwicklungsphasen Tätigkeitsarten

1. Zahlungsplanung (nach Vertragsversion vom 30.05.2005) Die Zahlung erfolgt entsprechend Angebot und Auftragsbestätigung – sowie nach anfangs festgelegtem Zeitplan: in 5 Raten Das Entgelt wird nach erbrachter Leistung und Rechnungsstellung durch uns innerhalb von 10 Tagen fällig.

1. Rate: Anzahlung von 30% des Gesamtbetrages fällig zum 08.08.2005 nach erfolgreichem Abschluss des Vertrages Deckung der bis dahin angefallenen Personalkosten - Vorleistung der Consulting AG 2. Rate: Zahlung von 35% des Auftragswertes fällig zum 30.08.2005 nach Bestellung der Soft- & Hardware Deckung der sofort fälligen Materialkosten 3. Rate: Zahlung von 15% des Auftragswertes fällig zum 30.11.2005 nach der Implementierung im Altbau Deckung der bis dahin entstandenen Personal- und Installationsaufwandes

4. Rate: Zahlung von 15% des Gesamtbetrages fällig zum 12.02.2006 nach Installationsarbeiten im Neubau 5. Rate: Einbehaltungsbetrag von 5% des Auftragswertes 5% des Auftragswertes werden als Sicherheit bis zum Ablauf der Gewährleistungszeit einbehalten Bei Zahlungsverzug werden die dadurch entstehenden Kosten und die banküblichen Zinsen in Rechnung gestellt.

2. Sicherung der Zahlung im Vertrag Die Zahlung erfolg nach ordnungsgemäßer Aufgabenerfüllung monatlich nachträgliche Rechnungslegung - Erfassung der zeitlichen Aufwendungen Vergütung nach Rechnungserhalt: innerhalb von 10 Tagen netto - Die Zahlung erfolgt im Projekt nach Projektfortschritt durchschnittlich werden 5% des Bruttorechnungsbetrages als Sicherheit bis zum Ablauf der Gewährleistungszeit einbehalten Skonti werden nur gewährt, wenn sie schriftlich vereinbart worden sind

Kostentreue hat die gleiche Priorität wie die Termintreue 3. Kostenüberwachung Kostentreue hat die gleiche Priorität wie die Termintreue Kostenüberschreitungen gehen oft zu Lasten anderer Vorhaben die anfallenden Kosten werden einzelnen Arbeitspaketen zugeordnet während der Ausführung der Arbeiten müssen die anfallenden Kosten registriert werden und den Arbeitspaketen die sie verursacht haben zugeordnet werden. die Projektbegleitende Kostenkontrolle erfolgt zumeist monatlich dabei werden geplante und tatsächliche Kosten gegenübergestellt und die Differenz gebildet

Kostenüberwachung Kostenerfassung kostenmäßiger Plan/Ist-Vergleich Trendanalyse

Erfassung aller Kosten verursachungsgerechte Zuordnung Kostenerfassung: Erfassung aller Kosten verursachungsgerechte Zuordnung externe Rechnungen rechnerisch und sachlich prüfen Kostenmäßiger Plan/Ist Vergleich Tragendes Element jeder Aufwands- und Kostenkontrolle ist die Gegenüberstellung geplanter Kosten mit den tatsächlich angefallenen Aufwendungen und Kosten. Vergleich Plan Ist

Top-Down Bottom-Up Gesamtprojektdauer Gesamtprojektdauer Arbeitspakete Methoden der Terminierung & Kostenüberwachung Top-Down Bottom-Up Gesamtprojektdauer Gesamtprojektdauer Arbeitspakete Arbeitspakete

3.1 Einteilung der Arbeitspakete Im Projektverlauf sollten die Istwerte in einem regelmäßigen Zeitrahmen registriert werden. Diese Werte müssen dann mit den Planwerten verglichen werden und ggf. Handlungsmaßnahmen abgeleitet werden Vorbereitung Zeitraum: 25.04.2005 – 08.08.2005 während dieser Zeit fallen hauptsächlich Personalkosten an  Kostenrisiko liegt beim Auftragnehmer

Erfassung der Kosten: Voraussetzung für eine effiziente Aufwands- und Kostenkontrolle ist eine regelmäßige und vollständige Stundenaufschreibung um die oftmals höheren Personalkosten im Entwicklungsbereich eines Projektes ordnungsgemäß überwachen zu können Aufwandserfassung durch: Stundenkontierungsverfahren Aufgabe: erfassen des Projektaufwandes bezogen auf ein bestimmtes Arbeitspaket alle Mitarbeiter müssen ihre Arbeitsstunden kontieren

Abweichungen der Kosten: Beschaffung Zeitraum: 09.08.2005 – 05.09.2005 hauptsächliche Materialkosten, aus Bestellungen Abweichungen der Kosten: können Auftreten durch Lieferverzug bzw. Teillieferungen der Soft- & Hardwarelieferanten

Einführung des IT Systems Zeitraum: 06.09.2005 – 21.04.2006 Schulungen rechtzeitig vor Inbetriebnahme Abweichungen der Kosten: können Auftreten durch eine zu späte Fertigstellung des Rohbaues

kostenmäßige Verfolgung des Gesamtprojektes Die meisten Kosten fallen in den Arbeitspaketen 5 & 6 an.

Die Consulting AG kann eine angemessene Erhöhung der Vergütung für den Mehraufwand verlangen, der durch Änderungen der Aufgabenstellung auf Wunsch der SciMed gGmbH oder aus sonstigen, nicht von der Consulting AG zu vertretenden Gründe eintritt.

Trendanalyse Darstellung der Kosten in Abhängigkeit vom Arbeitsfortschritt