Kann EDMS unsere Arbeit unterstützen? Vorstellung von EDMS

Engineering Daten Management System Was ist EDMS ? 4.10.01 EDMS @ DESY (J.B.)

Suchen einer technischen Zeichnung In welchen Archiv liegt die Zeichnung ? ohne EDMS Zeichnung im Büro vorhanden? Zeichnung suchen Archiv Telefon Rechner Aktualität prüfen Wer kennt sie? Ist sie vielleicht auf einem Rechner abgelegt? Wie aktuell ist sie ? 4.10.01 EDMS @ DESY (J.B.)

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EDMS ist .. ....die DV-Lösung, um den Produktentwicklungsprozess durch ein intelligentes Informationsmangement zu unterstützen. EDMS unterstützt .... die Verwaltung aller zu diesem Produkt gehörenden Daten. alle zu diesem Prozess gehörigen Arbeitsabläufe. 4.10.01 EDMS @ DESY (J.B.)

EDMS-Referenzarchitektur l Benutzungsoberfläche T o l u m g e b n Daten- und Dokumenten-Management Prozess- und Projektdaten-Management Engineering-Daten Administration Soft - / Hardwareumgebung 4.10.01 EDMS @ DESY (J.B.) (*) nach CSC Ploenzke 13

Kernfunktionalitäten: Benutzungsoberfläche Prozess und Projekt Management Daten und Dokumenten Management Soft - / Hardwareumgebung S c h n i t s e l T o u m g b Administration Produktbeschreibende Daten Prozess- und Projekt-datenmanagement: - Freigabe-/ Änderungsmgmt - Workflow-/Mailfunktionalität und Dokumentenverteilung - Input-/ Outputmanagement - Viewing/ Redlining/ - Digital Mockup Daten- und Dokumentenmanagement: - Dokumentenmanagement - Daten-/ Stammdatenmgmgt. - Teilemanagement - Verwaltung von Strukturen und Sichten - Konfigurationsmanagement - Teileverwendungsnachweis - Klassifikation/SML Administration: Datenmodellierung Datensicherung Benutzer-, Rollen- Datenverteilung und Rechteverwaltung Datenaustausch Zugriffskontrolle (Langzeit-)Archivierung 4.10.01 EDMS @ DESY (J.B.) 14

Grundfunktion eines EDMS (z.B. CAD Anwender) erzeugen, ändern Lokale Dateien Informationserzeuger Informationsnutzer suchen, lesen, kommentieren Daten EDM-System Verwaltete Dateien Datenbank (Oracle) 4.10.01 EDMS @ DESY (J.B.)

Konzept des EDMS Attribute (“Metadaten”) von Objekten und Relationen Das EDMS verwaltet alle ihm anvertrauten Informationen als Objekte und speichet sie an einem gesicherten Ort (Vault). Der Zugriff auf diese Dateien ist nur über das EDMS möglich Verwaltete Dateien Datenbank Attribute (“Metadaten”) von Objekten und Relationen werden in der Datenbank gespeichert. Zwischen Objekten können Relationen definiert werden 4.10.01 EDMS @ DESY (J.B.)

Objekte und Relationen Dokument Datei Teil Benutzer Tätigkeit .... ist angehängt an beschreibt Objekte ist Eigentümer von wird ausgeübt von Strukturen 4.10.01 EDMS @ DESY (J.B.)

Teile und Dokumente Teile Struktur Baugruppe Einzelteil Relation: Teil-Teil (besteht aus) Struktur 4.10.01 EDMS @ DESY (J.B.)

Teile und Dokumente Teile Dokumente Dateien Relation: Teil-Teil (besteht aus) Teile Dokumente Dateien 3D-Modell Spezifkation FEM- Berechnung Relation: Dokument-Datei (ist angehängt) 4.10.01 EDMS @ DESY (J.B.)

Teile und Dokumente Teile Dokumente Dateien Relation: Teil-Teil (ist Teil von) Teile Dokumente Dateien 3D-Modell Spezifkation FEM- Berechnung Relation: Teil - Dokument (wird beschrieben) 4.10.01 EDMS @ DESY (J.B.)

Dokumentenmanagement Dateien 3D-Modell Spezifkation FEM- Berechnung Dokumente haben Attribute (Metadaten), die im EDMS verwaltet werden. Unterschiedliche Dokumenten-“klassen“ haben unterschiedliche Sätze von Attributen. Dateien müssen immer mit genau einem Dokument über die Relation „ist angehängt“ verbunden sein. 4.10.01 EDMS @ DESY (J.B.)

Dokumente werden durch Attribute beschrieben techn. Zeichnung - Maßstab - Blatt Nr. - erstellt - geprüft/genehmigt - Norm - Toleranzen - ... Zu jeder Dokumentenklasse gibt es unterschiedliche Sätze von Attributen Spezifikation - Auftraggeber - Beschreibung - .... - ... Montageanweisung - .... - Gültigkeit FEM Berechnung - Parameter - .... Außerdem werden alle Dokumente durch folgende Attribute beschrieben: - Name, Beschreibung, Ersteller, Bearbeiter, Erstelldatum 4.10.01 EDMS @ DESY (J.B.)

Dokumenten- und Datei-Typen (Beispiele) Objektklasse: generisches Dok. (GenDoc) Objektklasse: Data-Item (DataItem) 2D-Zeichnung (.dwg) 3D-I-DEAS Modell (.prt) IGES (.igs) HPGL (.hpg) Grafik (.tif) Adobe Acrobat (.pdf) Postscript (.ps) Word-Datei (.doc) Design-Dokument Spezifikation Fertigungs-Dokument z.B. Messprotokoll Technische Publikation z.B. TDR (allg.) Dokument: Memo, Rundschreiben ... weitere Dokumententypen können zusätzlich definiert werden 4.10.01 EDMS @ DESY (J.B.)

Relationen Dokument - Datei (GenDoc) ist beigefügt (Attach) (File) ist abhängig (Depndncy) Dokument (GenDoc) Datei (File) (GenDoc) (GenDoc) nur in bestimmten Ausnahmen erlaubt nur 1 Dok. 1 Dok. mit mehreren anderen 1 Dok mit. Datei verboten 1 Dok. mit mehreren Dateien nur 1 Datei mehrere Doc. mit einer Datei Date mit Datei 4.10.01 EDMS @ DESY (J.B.)

Grundlagen: Erzeugen von Dateien und Dokumenten im lokalen Arbeitsbereich erzeugt Datei speichert in Lokales Verzeichnis auf Betriebssystem-Ebene besitzt Arbeitsbereich von Bert Anwender Bert beschreibt Datei durch Attribute Dokument Bert registriert ist angehängt Eintrag in Datenbank Objekte Dokument Datei Metaphase Bezeichnung Icon Bezeichnung Document file Relationen Dokument (1) Datei (1) (n) ist beígefügt ist angehängt attaches is attached WP Type = Work Package Type, hergeleitet von den Laufzetteln 4.10.01 EDMS @ DESY (J.B.)

Check in: Anwender Bert Arbeitsbereich von Bert Der Besitz des Objekts (hier Dokument und Datei) wird vom Anwender auf den Vault übertragen Ebenso wie ein Anwender kann auch ein Vault Objekte besitzen. Dem Vault gehören alle Objekte, die er enthält Verwaltete Dateien des Vault Vault 4.10.01 EDMS @ DESY (J.B.)

Grundlagen Schema: Check -in & -out Bert WIP-vault Release-vault Archive -vault Bert‘s work location check in Is checked out as Rev A Seq 1 Rev A Seq 1 check out Attribute Revision Sequence User/Vault checked out frozen Rev A Seq 2 Rev A Seq 2 check in WIP Vault = Work in Process, Datenbereich mit Objekten diesich in Arbeit befinden. A 1 WIP false A 1 Bert true false A 2 WIP false A 2 Bert false  4.10.01 EDMS @ DESY (J.B.)

Schema: check -in & -out Bert WIP-vault Release-vault Archive -vault Bert‘s work location Attribute Revision Sequence User/Vault checked out frozen Rev A Seq 2 A 2 WIP false 4.10.01 EDMS @ DESY (J.B.)

Automatisierung von Prozessen (life cycle) Arbeitsschritt: “durchführen” Arbeitsschritt: “freigeben” Arbeitsschritt: “benachrichtigen” Arbeitsschritt: “entscheiden” S F S F Erfolg Misserfolg Die einzelnen Arbeitsschritte werden vom System protokolliert 4.10.01 EDMS @ DESY (J.B.)

Life Cycle: Dokumentenfreigabe Bert (creator) Prüfer (reviewed by) Genehmiger (released by) Frozen LC- Status (Submit) Vault F working WIP Benachrichtigung (e-mail, Inbox) Techn. Prüfung Ergebnis ok? Nein (revise) Ja (approve) Benachrichtigung Benachrichtigung F revised WIP Techn. Prüfung Ergebnis ok? Nein (revise) Ja (approve) Benachrichtigung revising Re- leased T released 4.10.01 EDMS @ DESY (J.B.)

Möglichkeiten bei der Dokumentenfreigabe: Attributeinträge in der „Create Dokument“ Maske Bert (creator) Prüfer (reviewed by) In den verschiedenen Dokumentenklassen gibt es unterschiedliche Festlegungen, ob diese Attribute „MUSS“-Felder sind Genehmiger (released by) (kein Eintrag) Lifecycle überspringt Prüfprozess (keine Protokollierung in LH history (Selbtsfreigabe) Lifecycle fordert zur Selbstfreigabe auf (wird in LC-History protokolliert) Bert (Fremdfreigabe) Lifecycle schickt Ernie Dok. in seine INBOX und benachrichtigt per EMAIL (wird in LC-History protokolliert) Ernie 4.10.01 EDMS @ DESY (J.B.)

Vorteile: Dokumentenmanagement unter EDMS Dokumente sind für alle sichtbar Dokumente sind leicht auffindbar (ggf. Volltextsuche) Status ist bekannt Versionsnr. werden automatisch erzeugt. Freigabeprozess (einschl. Selbstfreigabe) wird unterstützt Von jedem Dokument wird automatisch eine Kopie im „neutralem Format“ (z.B. pdf) erzeugt Sichere Verwahrung 4.10.01 EDMS @ DESY (J.B.)

Einführung von EDMS in einer Arbeitsgruppe Anforderungsanalyse: Welche Dokumente wollen wir ablegen ? Wieviele ? Nach welchen Begriffen wollen wir suchen (-> Definition von Attributen) ? Wer darf was? (Rechte, Rollen, Gruppen) Wie ist unsere Arbeitsweise ? (Freigabeprozess) Planen Aufwandsabschätzung (Was muss zum existierenden System hinzugefügt werden ?) Umsetzen Neue Klassen, Rechte, Rollen, Gruppen implementieren Arbeitsabläufe definieren und implementieren Schulungskonzept und –unterlagen entwickeln Schulung der neuen Benutzer Systemfreigabe für neue Gruppe Produktive Daten können eingegeben werden 4.10.01 EDMS @ DESY (J.B.)