Antragsstellung in FP7 Büro Brüssel Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren e. V. Rue du Trône 98 B-1050 Brüssel

Beteiligung an EU-Förderprogrammen Vorteile Gut ausgestattete EU-Förderprogramme RP6 > 20 Mrd. € über 4 Jahre RP7 voraussichtlich 54 Mrd. € über 7 Jahre wertvolle Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit europäischen Universitäten, Forschungseinrichtungen und Firmen Kooperation in EU-Projekten erschließt vielfach Kooperationsmöglichkeiten auf anderen Ebenen und Sektoren Nachteile organisatorischer und finanzieller Aufwand für Antragstellung mindestens um Faktor 3 höher als bei nationaler Antragstellung Erfolgschancen auf EU-Ebene in der Regel geringer als bei nationaler Antragstellung (zwischen 10 und 25%) =  Erfolgswahrscheinlichkeit und Aufwand abwägen

Erfolgreiche Einwerbung von EU-Projekten Sämtliche Antragsunterlagen und Infos aus dem Internet (6. RP: - Ausschreibungstext - Einschlägiges Arbeitsprogramm - Guide for Proposers / Guide vor Evaluators - Erläuterungen zu den Förderinstrumenten - Unterlagen vollständig durchlesen (?), Hinweise und Vorgaben strikt einhalten (?) Nutzen aller Informations-/Beratungsmöglichkeiten (Büro BXL, NKS, Administration, Kommission) vor Antragstellung klären, welche Projektvolumina und welche Kosten von der KOM akzeptiert werden Finanzabteilung und Verwaltung einschalten Fristen einhalten (Abschicken im EPSS kann mehrmals geschehen; am besten 2 Wochen vorher und 2 Tage vorher Pre-Version abschicken).

Erfolgreiche Einwerbung von EU-Projekten (2) Vorbereitung exzellenter Anträge: Relevanz (Antrag passt ins Rahmenprogramm) Projektantrag muss Themenstellungen in der Ausschreibung zu mindestens 90% abdecken Scientific Excellence (wie bei wiss. Veröffentlichung) Potential Impact (Auswirkungen auf Industrie und/oder Gesellschaft) Quality of the Consortium (Sorgfältige Partnerwahl) Quality of Management (Projektmanagement) Mobilisation of Resources (adäquater Ansatz) Grundideen des Antrags müssen schnell zugänglich sein. Zur Vorbereitung: Mitarbeit in EU-Gremien und/oder als EU- Gutachter; Eintrag in Experten-Datenbank der Kommission!

Weitere Erfolgsfaktoren  Das Budget sollte so präzise wie möglich für die gesamte Laufzeit des Projekts für die Mehrzahl der Projektpartner kalkuliert werden.  Der Antrag sollte auf jeden Fall einen Milestone Plan sowie eine möglichst detaillierte Liste der Deliverables für die gesamte Projektlaufzeit enthalten.  GANTT charts sind ein Muss !  Aussagekräftige Diagramme und Bilder erleichtern das Lesen.

Pre-Proposal-Check  Frühzeitig Projektskizze (Umfang: 3 – 5 Seiten) erstellen  Kostenrahmen und Projektstruktur entwerfen  Frühzeitige Kontaktaufnahme zur Kommission (auf Arbeitsebene ) oder den Nationalen Kontaktstellen, dem EU-Büro oder anderen EU- Beratungseinrichtungen zur Abklärung der Erfolgsaussichten  Vorstellung des Projekts im Rahmen einer Besprechung unter Beteiligung des koordinierenden Wissenschaftlers und Vertretern der EC (Pre-Proposal Check)  Ohne vorherigen Pre-Proposal-Check sollte kein Antrag für ein größeres EU - Project oder ein Network of Excellence eingereicht werden! Eines der Ziele ist die „subversive“ Einflussnahme auf die Gutachterwahl.

Gestaltung der Antragsphase:  Frühzeitige Abhaltung einer Besprechung mit der Kernteam auf der Grundlage der Projektskizze  Im Rahmen dieser Besprechung sollte folgende Punkte entschieden werden:  Organisatorische und inhaltliche Struktur des Projekts  darauf basierend Festlegung von Verantwortlichkeiten für die einzelnen inhaltlichen Projektteile (Unterprojekte bzw. Arbeitspakete)  Bestimmung eines Koordinators für die Antragsphase  Bestimmung des Verfasserteams  Vorläufige Festlegung des Gesamtbudgets sowie Aufteilung auf die Unterprojekte bzw. Arbeitspakete  Festlegung eines Zeitplans für die Antragsphase  Abschluss einer Antragsvereinbarung !?

Gestaltung der Antragsphase: Zeitplan für die Antragsphase:  Erste Projektbesprechung vor der Ausschreibung oder unmittelbar danach  Erstellung der Beschreibung der Arbeitspakete bis spätestens 3 Wochen vor Abgabefrist  2 Wochen vor der Abgabe verbindliche Festlegung des Budgets  Eingang der Antragsformulare beim Koordinator einschließlich der Budget- Kalkulation spätestens 10 Tage vor Abgabe des Antrages  Fristen einhalten (Abschicken im EPSS kann mehrmals geschehen; am besten 2 Wochen vorher und 2 Tage vorher Pre-Version abschicken).

Auswahl der Projektpartner / Kriterien  Exzellente Qualifikation und wissenschaftliche Reputation  Erfahrungen in EU Projekten  Abzudeckender Kompetenzbereich  Organisationstyp (Forschungseinrichtung, Uni, Unternehmen, KMU)  Herkunftsland (z.B. Beitrittsland)  Interesse an und Möglichkeit der Verwertung von Ergebnissen  Möglichkeit der Verbreitung von Ergebnissen Idealerweise basiert die Zusammenarbeit auf bereits bestehenden Kontakten und Kooperationen

Abfassung des Antragstextes  Antrag sollte in Englisch abgefasst werden; die Schlussredaktion durch einen „native speaker“ erfolgen  Der Umfang eines Antrages für ein Integrated Project wird in der Regel weit mehr als 100 Seiten betragen (5 Seiten pro Partner) deshalb sollte auf Folgendes geachtet werden:  Jedem Kapitel, jeder Beschreibung eines Unterprojektes oder Arbeitspaketes sollte eine kurze, prägnante Zusammenfassung vorangestellt werden  Wo immer es sich anbietet sollten Übersichtsdarstellungen, Organigramme etc. in den Text eingefügt werden  Vor der Abgabe des Antrages sollten zumindest die Zusammenfassungen und Übersichten einem Unbeteiligten zur kritischen Durchsicht vorgelegt werden  Die Beteiligung vom KMU und Einrichtungen und Institutionen aus den Beitrittsländern sollte im Antragstext besonders herausgestellt werden

Häufige Fehler bei der Antragstellung Guidesfor Proposers und andere Informationen zur Antragstellung sind sehr wichtig. Die Einhaltung der Vorgaben erleichtert den Gutachtern das lesen. Projektantrag nicht aus „zugelieferten“ Textbausteinen zusammenschneidern Projektbudget an Zielsetzung der Ausschreibung anpassen Angestrebtes Forschungsthema nicht für Ausschreibung „passend“ machen. Das richtige Instrument auswählen Lösung organisatorischer, rechtlicher und budgetärer Probleme nicht auf Projektstart verschieben

Koordination und Management eines Projekts Notwendige Strukturen und Regelungen  Klare Entscheidungsstrukturen  Eindeutige Regelungen zu Verantwortlichkeiten  Integration der Akteure im Projekt (insbesondere neuer Partner)  Schaffung von Beratungsgremien, Einbeziehung externer Partner u. Nutzer  Gewährleistung des Informationsflusses  Schaffung von Kommunikation- und Entscheidungsebenen (Website, regelmäßige Meetings und Workshops)  Berichtspflicht aller Partner  Etablierung eines effizienten Projektcontrollings  Abschluss des Konsortialvertrages (wegen IPR, Haftung etc)

Faktoren für die Projektmanagementstruktur:  Projektgröße sowie Anzahl der Projektpartner  Größere Eigenverantwortung und Flexibilität der Konsortien in finanzieller und organisatorischer Hinsicht -> next Projektmanagementstruktur für ein großes EU - Project

European Commission Co-ordinator Project Co-ordination Committee Project Office General Assembly of all Parties Steering Committee SP 1 Steering Committee SP 2 Steering Committee SP N-1 Steering Committee SP N Sub- Project 1 Sub- Project 2 Sub- Project N-1 Sub- Project N Technical / Technological Panel Financial Panel Exploitation Panel Information Recommendations Reporting Approval One Delegate for each Party Reporting Order for Execution Request for Execution Reporting and/or Advice OPTIONAL

Resümee: Helmholtz Engagement im 7. FRP Generell: Strategien, Programme heute oft auf Europäischer Ebene Mitarbeit und Führung in EU-Programmen ist strategisch notwendig => EU ist ein Muss Antragstellung/Förderung: Antragstellung bei der EU ist mit Aufwand verbunden, Durchschnittliche Erfolgsquote ~20% (für Helmholtz zwischen 30% und 70%) => Antragstellung bei der EU erfordert gute Vorbereitung (vor einem Rahmenprogramm und bei der Antragstellung) Gezielte Auswahl der Anträge (d.h. nicht auf alles bewerben, was möglich ist) Nutzung der zur Verfügung stehenden Einfluss- und Beratungsmöglichkeiten durch Vorstand, Büro Brüssel, Programmatik und Administration

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit