Reisekosten 2014

Inhaltsübersicht Allgemeines Wann liegt eine erste Tätigkeitsstätte vor? Fahrtkosten Verpflegungsmehraufwendungen 5. Übernachtungskosten Reisenebenkosten Was ist umsatzsteuerlich zu beachten? Gemischt veranlasste Reisen Handlungsbedarf für Arbeitgeber

1. Allgemeines Zu den Reisekosten zählen Fahrtkosten Verpflegungsmehraufwendungen Übernachtungskosten Reisenebenkosten Grundsatz: Kein Werbungskostenabzug bei Erstattung durch den Arbeitgeber!

1. Allgemeines Änderung der Rechtsprechung Eine einzige regelmäßige Arbeitsstätte pro Arbeitnehmer Ausweitung des Anwendungsbereichs des Reisekostenrechts Zurückdrängung der Entfernungspauschale Steuervorteile für Arbeitnehmer

1. Allgemeines Gesetzesänderung zum 01.01.2014 Regelmäßige Arbeitsstätte wird zur ersten Tätigkeitsstätte Jeder Arbeitnehmer kann nur eine erste Tätigkeitsstätte haben Die Entfernungspauschale findet nur in Bezug auf die erste Tätigkeitsstätte Anwendung Ab dem 01.01.2014 gelten neue gesetzliche Regelungen zum Reisekostenrecht. Dabei wird

2. Wann liegt eine erste Tätigkeitsstätte vor? Ortsfeste betriebliche Einrichtung Arbeitgeber Dritter Verbundenes Unternehmen . Seite 6 6

2. Wann liegt eine erste Tätigkeitsstätte vor? Gestaltungsspielraum Zuordnung durch den Arbeitgeber Freie Wahl . Seite 7 7

2. Wann liegt eine erste Tätigkeitsstätte vor? Zugeordneter Ort Arbeitnehmer muss zumindest in geringem Umfang tätig werden Seite 8 8

2. Wann liegt eine erste Tätigkeitsstätte vor? Fallbeispiel Der Arbeitnehmer A arbeitet an vier Tagen in Köln und an einem Tag in Bottrop. Er wohnt in Bottrop nur 1 km von dem Betrieb entfernt. Die einfache Entfernung zum Arbeitsplatz in Köln beträgt rund 75 km.

2. Wann liegt eine erste Tätigkeitsstätte vor? Lösung Arbeitgeberseitige Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte zu Bottrop möglich Vorteile: Entfernungspauschale gilt für Fahrten nach Bottrop Fahrten nach Köln sind mit Hin- und Rückfahrt steuerlich abzugsfähig Steuerbelastung bei Firmenwagen kann minimiert werden

2. Wann liegt eine erste Tätigkeitsstätte vor? Dauerhafte Zuordnung bei unbefristeter Zuordnung zu einer bestimmten betrieblichen Einrichtung oder bei Zuordnung für die Dauer des gesamten (un-)befristeten Dienstverhältnisses oder bei Zuordnung über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus Seite 11 11

2. Wann liegt eine erste Tätigkeitsstätte vor? Fallbeispiel B ist Angestellter bei der Zeitarbeitsfirma Z. Diese überlässt den B an den Kunden K als kaufmännischen Mitarbeiter. Lösung Eine erste Tätigkeitsstätte bei K ist zu bejahen bei Überlassung für die Dauer des gesamten Dienstverhältnisses oder über 48 Monate hinaus . 12

2. Wann liegt eine erste Tätigkeitsstätte vor? 48 Monatsfrist Prognose-entscheidung Seite 13 13

2. Wann liegt eine erste Tätigkeitsstätte vor? Fallbeispiel Der unbefristet beschäftigte Arbeitnehmer wird für die Dauer eines Projektes von voraussichtlich 18 Monaten der betrieblichen Einrichtung des B zugeordnet. Nach 18 Monaten wird die Zuordnung um 36 Monate verlängert. Seite 14 14

2. Wann liegt eine erste Tätigkeitsstätte vor? Lösung Der Arbeitnehmer begründet keine erste Tätigkeitsstätte bei B. Es kommt auf die jeweilige Prognose im Zeitpunkt jeder Zuordnungsentscheidung an! Seite 15 15

2. Wann liegt eine erste Tätigkeitsstätte vor? Fehlt eine ausdrückliche Zuordnung, ist eine erste Tätigkeitsstätte immer anzunehmen bei einer betrieblichen Einrichtung, bei der der Arbeitnehmer wie folgt tätig werden soll: typischerweise arbeitstäglich oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens 1/3 seiner regelmäßigen Arbeitszeit Info Erfüllen mehrere Tätigkeitsstätten diese Voraussetzungen, ist im Zweifel als erste Tätigkeitsstätte die anzunehmen, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt. Seite 16 16

2. Wann liegt eine erste Tätigkeitsstätte vor? Fallbeispiel Ein Kundendienstmonteur wird vom Arbeitgeber keiner betrieblichen Einrichtung dauerhaft zugeordnet. Er sucht den Betrieb des Arbeitgebers regelmäßig morgens auf, um den Firmenwagen zu übernehmen und die abzuarbeitenden Aufträge in Empfang zu nehmen.

2. Wann liegt eine erste Tätigkeitsstätte vor? Lösung Der Monteur hat keine erste Tätigkeitsstätte. Das regelmäßige Aufsuchen des Arbeitgebers genügt nicht, da er dort seiner eigentlichen beruflichen Tätigkeit nicht nachgeht. Info Ein Home-Office ist nach Ansicht der Finanzverwaltung nie erste Tätigkeitsstätte!

Inhaltsübersicht Inhalt Allgemeines Wann liegt eine erste Arbeitsstätte vor? Fahrtkosten 3.1 Allgemeines 3.2 Nutzung von öffentlichen Beförderungsmitteln 3.3 Nutzung des privaten Fahrzeugs 4. Verpflegungsmehraufwendungen 5. Übernachtungskosten 6. Reisenebenkosten Was ist umsatzsteuerlich zu beachten? Gemischt veranlasste Reisen Handlungsbedarf für Arbeitgeber

Tatsächliche Aufwendungen durch Benutzung eines Beförderungsmittels 3.1 Allgemeines Tatsächliche Aufwendungen durch Benutzung eines Beförderungsmittels Fahrtkosten

3.2 Nutzung von öffentlichen Beförderungsmitteln Fahrpreis + Zuschläge Öffentliches Beförderungsmittel

3.3 Nutzung des privaten Fahrzeugs Tatsächliche Kosten Pauschale Kilometersätze Wahl-möglichkeit

3.3 Nutzung des privaten Fahrzeugs Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs Tatsächliche Kosten Zu ermitteln: Gesamtkosten des Fahrzeugs Jahresfahrleistung Beruflich gefahrene Kilometer

3.3 Nutzung des privaten Fahrzeugs Fallbeispiel Der Arbeitnehmer A hat sich am 01.01.07 einen Pkw angeschafft. Der Bruttokaufpreis beträgt 24.000 €.

3.3 Nutzung des privaten Fahrzeugs Position Wert Anschaffungskosten 24.000,00 € Nutzungsdauer 6 Jahre Abschreibung 24.000,00 € / 6 = 4.000,00 €

3.3 Nutzung des privaten Fahrzeugs Kraftwagen 30 Cent Andere motorbetriebene Fahrzeuge 20 Cent

3.3 Nutzung des privaten Fahrzeugs Fallbeispiel Arbeitnehmer A ist an fünf Tagen auswärtig tätig. A nutzt seinen privaten Pkw. Die Entfernung beträgt 20 km.

3.3 Nutzung des privaten Fahrzeugs Lösung 5 Tage x 0,30 € x 20 km x 2 = 60,00 €

4. Verpflegungsmehraufwendungen 0 € 12 € 24 € bis 8 über 8, unter 24 ab 24

4. Verpflegungsmehraufwendungen Fallbeispiel Arbeitnehmer A nimmt für seine Firma an einer zweitägigen Messe teil. Er reist hierzu am Vortag an, betreut an zwei Tagen den Messestand und reist am vierten Tag zurück.

4. Verpflegungsmehraufwendungen Lösung 2 Tage x 24,00 € = 48,00 € 72,00 € 2 Tage x 12,00 € = 24,00 €

4. Verpflegungsmehraufwendungen Dreimonatsfrist Abzug der Verpflegungspauschale nur für die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte Besonderheiten: Unterbrechung von mindestens vier Wochen führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist. Die Dreimonatsfrist gilt nicht, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an bis zu zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird. Seite 32 32

4. Verpflegungsmehraufwendungen Pauschale von Land und Metropole abhängig Auslandsreisen Pauschalen unter: www.bundesfinanzministerium.de

5. Übernachtungskosten Übernachtungskosten sind als Reisekosten abzugsfähig. Nachweis ist über Belege zu erbringen. Kosten für Frühstück, Mittag- und Abendessen sind herauszurechnen. Pauschale Abzüge: Frühstück: 20 % Mittagessen: 40 % Abendessen 40 %

5. Übernachtungskosten Besonderheit Abrechnung Frühstück extra berechnet Frühstück unterliegt dem Regelsteuersatz Frühstück im Preis enthalten Preiskalkulation des Unternehmens Alternative: Pauschale von 4,80 €

6. Reisenebenkosten Abzugsfähige Reisenebenkosten Beförderung/Aufbewahrung von Gepäck inklusive Versicherung Öffentliche Verkehrsmittel/Taxen am Reiseort Unfall oder Diebstahl während der Reise Telefongebühren Porti Kosten für Garagen/Parkplätze Trinkgelder Wertverluste durch Diebstahl, Transport- und Unfallschäden Reisegepäckversicherung

7. Was ist umsatzsteuerlich zu beachten? Einzelrechnung mit gesondertem Umsatzsteuerausweis erforderlich! Umsatzsteuer Pauschalen: Keine Vorsteuerbeträge

7. Was ist umsatzsteuerlich zu beachten? Besonderheiten Rechnung muss eindeutig auf den Unternehmer ausgestellt sein Verpflegungskosten müssen vom Arbeitgeber getragen werden bei Nutzung privater Fahrzeuge kein Vorsteuerabzug möglich

8. Gemischt veranlasste Reisen Anteiliger Reisekostenabzug Aufteilung in einen privat veranlassten und beruflichen Teil eindeutig dem beruflichen Bereich zuzuordnende Kosten sind voll abzugsfähig Ausnahme: der berufliche Anteil der Reise ist von untergeordneter Bedeutung

8. Gemischt veranlasste Reisen Fallbeispiel Messe 4 Tage Urlaub 3 Tage

8. Gemischt veranlasste Reisen Lösung Urlaub

9. Handlungsbedarf für Arbeitgeber Analyse des aktuellen Handlings Änderungsbedarf ermitteln Betriebsrat involvieren Arbeitnehmer einer ersten Tätigkeitsstätte zuordnen Firmen-Organigramm anpassen Reisekostenrichtlinien überprüfen und ggf. anpassen Reisekostenabrechnungen durchführen

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