audit familiengerechte hochschule Re-Auditierung zur Konsolidierung der familiengerechten Arbeits- und Studienbedingungen Ort, Datum

Bei der Re-Auditierung Konsolidierung werden folgende Kriterien überprüft Familiengerechte Ausrichtung ist Teil der Hochschulphilosophie und der Hochschulstrategie. Die familiengerechten Arbeits- und Studienbedingungen sind in der Hochschule, den Instrumenten und der Kommunikation systematisch verankert. Die familiengerechten Arbeits- und Studienbedingungen sind in der Kultur verankert. Ein hoher Durchdringungsgrad ist sichergestellt. Vorhandene Maßnahmen werden kritisch überprüft und - wo sinnvoll - adaptiert. Die Überführung vom Projektstatus zur Funktion / Regelaufgabe ist erfolgt. Das Thema ist in einer strategischen Funktion verankert. Ziel des audit – Hinarbeiten auf Überprüfbarkeit

Das Verfahren der Re-Auditierung Konsolidierung beinhaltet mehrere Schritte  Vorbereitungsgespräch  Aktualisierung Status quo Analyse der Kennzahlen im Verlauf, Überprüfung des Angebotsportfolios  Review Rahmen Überprüfung des Rahmens mittels Einzelgesprächen und Dokumentation  Review Kultur Überprüfung der Kultur mittels Interviews  Leitungsgespräch Rückmeldung zum Status quo, konkrete Handlungsempfehlungen  Vertiefungsmodul Spezifische Vertiefung, Konkretisierung, Fokussierung oder Weiterentwicklung  Zielvereinbarung  Bestätigung Zertifikat

Zum Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung Review Rahmen Begut-achtung 2. Umsetzungs-bericht Aktualisierung Status quo mit strateg. Vorgaben Entwurf Zielvereinbarung Review Kultur Vertrag ---------------------------------------- Vorbereitung Unterlagen Leitungs-gespräch Einreichung: ZV und weitere Unterlagen Vertiefungs-modul ca. 2 ½ Jahre ca. 2 Monate max. 4 Monate Umsetzung Frist Abschluss Re-Auditierung

Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 1  Vorbereitungsgespräch Das Vorbereitungsgespräch findet zwischen Themenverantwortliche/r und Auditor/in zur Vorstellung und Planung des Verfahrens vor Ort statt (vor oder nach Vertragsabschluss) Aufgabenverteilung, Projekt-/ Zeitplan, Dokumentation sowie die Teilnehmenden der Review-Tage/ des Leitungsgesprächs werden besprochen Weitere Themen, wie anstehende Projekte, die interne Kommunikation des audit, etc. werden angesprochen

Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 2  Aktualisierung Status quo Themenverantwortliche/r Erstellung dritter Umsetzungsbericht mit Einschätzung Zielerreichung Bearbeitung Status quo entlang der Handlungsfelder mit Selbsteinschätzung sowie Kennzahlen, strategische Vorgaben Entwurf der Zielvereinbarung für den nächsten Umsetzungszeitraum, Ergebnis aus: nicht erreichten Zielen der letzten Zielvereinbarung Ideen / Vorhaben zur Weiterentwicklung der familiengerechten Arbeits- und Studienbedingungen

Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 3  Review Rahmen Überprüfung des Rahmens vor Ort, d.h. der Institutionalisierung der Thematik in der Hochschule sowie in den Personalentwicklungs- und Führungsinstrumenten Auditor/ in Gespräche mit relevanten Umsetzungsverantwortlichen, Gremien und Funktionstragenden im Themenfeld (Bsp: Personalentwicklung/service, Hochschulkommunikation, Frauen-/ Gleichstellungs-/Familienbeauftragte, Gesundheitsmanagement, Qualitätsmanagement,…) sowie der Personal- und Studierendenvertretung

Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 3  Review Rahmen Gespräch mit Person der Leitungsebene Sichtung der Belegdokumente, Intranet etc. Auditor/in & Themenverantwortliche/r Gespräch zu Reviewbogen und Entwurf ZV, Hochschulbegehung, Nachbesprechung und Planung Review Kultur

Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 4  Review Kultur Überprüfung der Kultur, d.h. der gelebten Selbstverständlichkeiten der familiengerechten Arbeits- und Studienbedingungen in der Hochschule Auditor/in Terminiert sind 8 (Leitfaden-) Interviews à 30 Minuten (Leitungsebene, Führungskraft mit direkter Mitarbeiterverantwortung, aus mitarbeiterstarken Bereichen, Mitarbeiter/innen aus administrativen / wissenschaftlichen Bereich mit Familienaufgaben, ggf. Teilzeit und/oder Telearbeit, Mitarbeiter/innen in Vollzeitkraft) wählt im Vorfeld Hochschulbereiche aus und legt Profil der Interviewten fest Themenverantwortliche/r wählt im Vorfeld die entsprechenden Personen aus

Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 5  Leitungsgespräch Ergebnisgespräch Auditor/in mit Themenverantwortlicher/em und Hochschulleitung Auditor/in Darstellung der Ergebnisse und konkreten Handlungsempfehlungen, die sich aus der Prüfung ergeben haben Themenverantwortliche/r Organisiert und moderiert den Termin Auditor/in & Unternehmen Diskussion und Abstimmung des Inhalts und der Teilnehmenden des Vertiefungsmoduls Klärung des weiteren Vorgehens

Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 6  Vertiefungsmodul Spezifische Vertiefung, Konkretisierung, Fokussierung oder Weiterentwicklung; konkrete Maßnahmenformulierung; Input für die Zielvereinbarung Auditor/in Konzeption und Durchführung des Vertiefungsmoduls Themenverantwortliche/r Einladung der Teilnehmenden und Organisation Übernahme der Ergebnisse in die Zielvereinbarung

Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 7  Zielvereinbarung Ergebnis aus Entwurf der Hochschule Empfehlungen des Auditors/ der Auditorin Ergebnissen des Vertiefungsmoduls Interne Prozessschritte Umsetzungsplanung Interne Abstimmung Unterschrift der Hochschulleitung  Begutachtung berufundfamilie gGmbH  Bestätigung Zertifikat

Re-Auditierung Konsolidierung – Dokumentation I Umsetzungsbericht mit Kommentierung auf Ziel-Ebene: Umsetzungsergebnisse der letzten drei Jahre mit geplanten Vorhaben für die nächsten drei Jahre Status quo: Informationen zur Hochschule, Kennzahlen und Aktualisierung der Handlungsfelder mit den Kriterien „fixiert“, „kommuniziert“ und „angewandt“ Strategische Vorgaben: Strategischer Rahmen der Re-Auditierung Konsolidierung

Re-Auditierung Konsolidierung – Dokumentation I Protokoll Managementgespräch: Ergebnisprotokoll des Leitungsgesprächs Protokoll Vertiefungsmodul: Ergebnisprotokoll des Vertiefungsmoduls Prüfbericht zur Institutionalisierung und Durchdringung: Dokumentation der Ergebnisse entlang des gesamten Verfahrens durch Auditor/in Zielvereinbarung: organisationsspezifischer Entwicklungsplan für die folgenden drei Jahre Kurzporträt