Kick-off Medizinische Universität Graz 16.06.2003

Agendapunkt Wer Begrüßung Medizinische Universität Graz Dekan Projektvorstellung Ziele des Projektes Projektphasen/Zeitplan Roll - out Projektteam Chancen / Abgrenzungen Zettl Wallner Walln er Stachl Pause Rolle IVM Traxl (IVM) Darstellung der Med.-Spezifika Wehr Modulweises Arbeiten (Termine, inkl. Urlaube ) Zettl/Teams

Begrüßung Medizinische Universität => Dekan Univ. Prof. Dr. Helmut Wurm

Ziele des Kick-off Ziele, Inhalte, Randbedingungen, Vorgehen im Roll-out und im Gesamtprojekt sind allen Projektbeteiligten bekannt Umfang des Lösungsportfolios ist bekannt Projektbeteiligte kennen sich Richtlinien sind vorgestellt Terminplan ist kommuniziert Herstellen des Informationsgleichstandes zwischen allen Roll-outbeteiligten Teammotivation

Roll-out Projektvorstellung Ralph Zettl - Projektleiter Ralf Wallner – Roll-out Manager

Grundsätzliches „Einführung SAP R/3“ ist ein gemeinsames Projekt der Universität und der zukünftigen Medizinischen Universität Der Roll-out erfolgt zeitlich gestaffelt: Universität: Februar 2003 – Juni 2003 Medizinische Universität: Juni 2003 – September 2003 Die Projektteams sind in beiden Tranchen weitgehend ident

Ziele Med.Univ. Graz Gesetzliche Anforderungen UG2002 und HGB Abbildung bewährter eigener Spezifika Integriertes, vernetztes Rechnungswesen Bereitstellung tagesaktueller Informationen Transparente und schlanke Prozesse für - Budgetierung - Buchhaltung - Einkauf - Berichtswesen u.a. Nutzung moderner Online-Technologien

Projektphasen/Zeitplan Ralf Wallner - Roll-out Manager (SBS)

Roll-out Vorgehen Roll-out Vorbereitung Kick Off Schulung der Projektmitarbeiter Konkretisierung der Masterlösung auf UNI Erarbeiten der Med-spezifischen Lösung (Feinkonzept) auf Basis der Lösung der Universität Graz Implementierung der Med-Lösung Tests und Abnahme der Med-Lösung Vorbereitung Produktivstart End-Anwenderschulung Systemvorbereitungen (Datenübernahme etc.) Produktivstart Nachbetreuung

Mitwirkung / Aufgaben der Universitäten Roll-out Vorbereitung (abgeschlossen) Überlegungen/Entscheidungen gemäß Checklisten: Org-Strukturen, Schnittstellen, Kontenplan, Kostenstellen, Profitcenter, Infrastruktur Abnahme/Test von: SAP Prozessen, Berechtigungen, Datenübernahme Bereitstellen von Schnittstellen der UNI/MED-Systeme Bereitstellen von Altdaten bzw. Anlegen von Stammdaten Erstellen der Schulungsunterlagen und End-Anwenderdokumentation End-Anwenderschulung durch Projektmitarbeiter Organisationsentwicklung/Change Management

Projektorgane seitens der UNI Uni/Med.-Lenkungsausschuß Interne Projektleiter Projektbüro Leiter Aufgabenpaket OE/Geschäftsprozesse Leiter Aufgabenpaket SAP Modul FI/FI-AA, CO/PS, FI-FM, MM/SD, BW Leiter Aufgabenpaket Schulung Leiter Aufgabenpaket Technik und Entwicklung Schnittstellen/Datenübernahme, Infrastruktur, Betrieb/Service Teammitglieder

Kommunikation Gesamt- Projekt UNI Lenkungs- ausschuss Master Modul- verantwortliche Roll-out Manager Interne Projektleiter Beraterteam Teammitglieder Aufgabenpaket- verantwortl. Key-user Enduser

Roll-out – Ressourcen der Universität Interne Projektleiter 60 % (während Intensivphasen) Roll-out Teammitglieder 40 % (während Intensivphasen) Experten nach Bedarf Projektmanagement 1 Sitzung wöchentlich Lenkungsausschuss mindestens 3x

Projektteam SBS Eder Hans-Peter Technik/Entwicklung Goth Sabine FM Grossegger Gerald Technik/Entwicklung Losch Robert MM Obtresal Roland SD/stv. ROM Plantau Alois FI Schalk Andrea CO Schöttl Andrea FI-AA Struger Martin BW Wallner Ralf ROM

Chancen/Abgrenzungen uni Chancen/Abgrenzungen uni.verse Rudolf Stachl - Teilprojektleiter Roll-out (SBS)

Ziele Implementierung eines flexiblen Managementinformationssystems für das Rechnungswesen zur Unterstützung der Planung, Steuerung und Kontrolle Optimierung der Geschäftsprozesse Aufbau einer folgekostengünstigen Lösung Integration der neuen Lösung in bestehende IT-Anwendungen Schaffung eines benutzerfreundlichen, ergonomischen IT-Verfahrens zur Förderung der Akzeptanz bei den Anwendern Entwicklung von Fähigkeiten der Mitarbeiter der Universitäten, um als Ansprechpartner im First-Level-Support agieren zu können

Vorgehen Prozesse und Geschäftsfälle Modulspezifische Prozesse Integrative Prozesse Rolle y Modul TA ... Rolle x 1 Itegrativer Prozess (GP) Stachl

Risiken Änderungen der Aufbauorganisation Rechtzeitige Entscheidungen über Prozesse Ressourcen der Projektmitarbeiter Trennung inhaltlicher und vertraglicher Auftraggeber Stachl

Erfolgsfaktoren Erfahrungen der Uni Graz Lösung muss nahe am Master bleiben Konzentration auf das Wesentliche Professionelle Einstellung und Arbeit Teamarbeit Stachl

Pause

Rolle des IVM im Auftrag des BMBWK Markus Traxl (IVM)

Rolle IVM im Auftrag des BMBWK (I) Organisation KOA inkl. Moderation und Protokollierung Organisation und Moderation von regelmäßigen Treffen der Universitäten je Rollout-Tranche (in Absprache mit der SBS) Vertretung Auftraggeber im Projektmanagement Vertretung und Auskunftspflicht im Lenkungsausschuss Qualitätssicherung von Seiten des Auftraggebers Außerhalb des Projektes Koordination der Weiterführung „Besoldung“ im Auftrag des BMBWK (bis Ende 2. Quartal)

Rolle IVM im Auftrag des BMBWK (II) Procedere 1 Ansprechpartner des IVM pro Universität im Rollout => Christoph Jünger, Markus Traxl Regelmäßiger Kontakt mit Projektleitern bzw. nominierten Ansprechpartnern der Universitäten Daten Mag. Christoph Jünger, mba christoph.juenger@verwaltungsmanagement.at, 06991-92 42 052 Mag. Markus Traxl, markus.traxl@verwaltungsmanagement.at, 0664 – 53 12 970 Mag. Mathias Winkler mathias.winkler@verwaltungsmanagement.at 0664 - 1623660

Abwicklung „Change Requests“ Allgemeines Im Projekt kann es zu Änderungsanforderungen kommen, die über die Masterfunktionalitäten hinausgehen. Die Abwicklung erfolgt über „Change Requests“. Ablauf Alle CRs werden gesammelt und bewertet (finanzielle, zeitliche und technische Machbarkeit; Auswirkung auf den Betrieb; Relevanz für eine oder mehrere Unis) CRs werden dem, vom Lenkungsausschuss eingerichteten, Change Control Board vorgelegt (Vertreter Rektorenkonferenz, BMBWK, SBS und BRZ) und entschieden Möglichkeiten: Finanzierung aus dem Projekt, Finanzierung durch eine oder mehrere Universitäten; Durchführung nach dem Projektende

Bemerkungen (I) Erfolgsfaktoren Intensive Mitarbeit der Experten der Universitäten => Know How Aufbau für First Level Support (bedingt weiterhin eine hohe Arbeitsbelastung!!) Intensive Mitarbeit bei der Erstellung der unispezifischen Anwenderdokumentation und Nachbildung wichtiger Prozesse im Rahmen der Anwenderdokumentation Durchführung der Enduserschulungen durch die Mitarbeiter der Universität (mit Unterstützung durch die SBS) Miteinbeziehung aller wichtigen Partner an der Med.-Universität Sensibilisierung der Universitätsführung

Bemerkungen (II) Erfolgsfaktoren SAP-Master ist ein Rahmen, der nur in Einzelfällen ergänzbar oder abänderbar ist => Ziel ist unabänderbar („Start Echtbetrieb mit 1.1.2004 und funktionsfähiges System im STANDARD –folgekostengünstig) Aufbau institutionalisierter Plattformen zur Information aller Betroffener an den Universitäten (Informationsmanagement) Koordination aller wichtigen Projekte im Bereich Rechnungswesen (EB inklusive Inventar, Personalverrechnung, Uni.Verse . . .) Klare Fokussierung – nicht so viel wie möglich abdecken, sondern die wichtigen Prozesse fundiert implementieren („Mut zur Lücke“)

Übersicht der Spezifika an der Medizinischen Universität Graz

§ 9 Univ. Rechnungsabschluss VO Anforderungen - FI § 9 Univ. Rechnungsabschluss VO Die geleisteten Kostenersätze nach § 55 Z 1 KAKuG sind nicht zu aktivieren (paktierten Anschaffungen -> Investitionszuschüsse) Für die Kostenersätze für Mehrkosten gem. § 55 Z 2 KAKuG und für die von den UniKliniken erbrachten Erträge gilt das Aufrechnungsverbot gem. § 196 (2) HGB nicht.

§ 11 Z 6 Univ. Rechnungsabschluss VO Anforderungen – FI/CO § 11 Z 6 Univ. Rechnungsabschluss VO Aufgliederung der Kostenersätze an den Krankenanstaltenträger gem. § 33 UG Mehrkosten gem. § 55 Z 1 KAKuG + Erläuterung wesentlicher Vorhaben Restbetrag für Mehrkosten gem. § 55 Z 2 KAKuG, dessen Ermittlung und Entwicklung; untergliedert in Mehrkosten der UK und in die Leistungsverrechung der Universitäten Mehrkosten gem. § 55 Z 3 KAKuG (Unterrichtspatienten)

§ 29 (4) Z 1 UG 2002 § 94 (1) UG 2002 Anforderungen - CO Aufgaben der in ärztlicher bzw. zahnärztlicher Verwendung stehenden MitarbeiterInnen Lehre Forschung Patientenbetreuung § 94 (1) UG 2002 Ärztinnen und Ärzte in Facharztausbildung (…keine gesonderten Pflichten in Lehre und Forschung)

§ 29 (4) Z 2 und Z 3 UG 2002 Anforderungen - CO Erhebung, Bewertung und Dokumentation aller notwendigen Daten und Infos, die den Klinischen Mehraufwand betreffen Mittelfristige Planung sämtlicher Anlagen, die ganz oder teilweise den Bedarf von Forschung und Lehre dienen und zu Mehrkosten gem. § 55 Krankenanstaltengesetz führt

Bereich Lehre Anforderungen – CO Abbildung folgender Studienrichtungen Studienrichtung Humanmedizin Studienplan alt Studienplan neu Studienrichtung Zahnmedizin Doktoratsstudium Studienplan alt Zahnmedizinischer Lehrgang (läuft 2004 aus)

Anforderungen – CO Aufbau Studienplan Humanmedizin neu

Neue Kostenstellennumerik Anforderungen – CO/FM Neue Kostenstellennumerik Bereinigung der Vorklinischen Nummernstrecke Anpassung an KAGES Fachbereiche als Hierarchieebene Klinische Abteilungen als Kostenstelle zu berücksichtigen zusätzliche Hierarchieebene neue Numerik

Zeitplan für die Festlegung der Aufbau- Ablauforganisation an der MUG Umsetzung Feinkozept Grobkonzept Mär Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez 2003

Kritische Bereiche Einbindung § 26 / § 27 UG 2002 in das Rechnungswesen der MUG => Einbindung von Musterinstituten/-kliniken Festlegung der Aufbau- und Ablauforganisation der MUG => Fiktive Aufbauorganisation

Arbeiten in den Modulteams

Arbeiten in den Modulteams Ablauf Workshops Raumreservierung/Infrastruktur Einladung/Agenda Dokumentation Teamworks Projektleitung Persönliche Vorstellung der Berater Terminvereinbarungen je Arbeitsteam Termine Inhaltliche Schwerpunkte Urlaubsplanung

SAP Einführung erfolgreich 12. Jänner 2004 21 Universitäten produktiv allen Unkenrufen zum Trotz

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !