«Interne Aufsicht» Aufgabe des leitenden Organs der Trägerschaft St.Gallen, Januar 2014 Fachbereich Bewilligung und Aufsicht von Kinder- und Jugendeinrichtungen

1. Grundlagen und Aufsichtsstruktur 2. Aufgaben des leitenden Organs Voraussetzungen für die interne Aufsicht Konzept zur internen Aufsicht 5. Prozess interne Aufsicht 22. Januar 2014 Amt für Soziales

1.1 Grundlagen für die interne Aufsicht Gesetzliche Grundlage Art. 2 Abs. 1 Bst. b KJV Das Amt für Soziales erteilt die Betriebsbewilligung, wenn die interne Aufsicht sichergestellt ist. Richtlinien Kantonale Richtlinien über die interne Aufsicht vom 1. April 2007 Hilfsmittel Mindestanforderungen an die interne Aufsicht Bewilligungsvoraussetzung 22. Januar 2014 Amt für Soziales

1.2. Aufsichtsstruktur Amt für Soziales Trägerschaft / leitendes Organ Aufsichtsebene 4 staatliche Aufsicht strategische Ebene Amt für Soziales Aufsichtsebene 3 interne Aufsicht Trägerschaft / leitendes Organ Aufsichtsebene 2 fachspezifische Aufsicht operative Ebene Leitung der Einrichtung Aufsichtsebene 1 individuelle Aufsicht Kinder und Eltern 22. Januar 2014 Amt für Soziales

2. Aufgaben des leitenden Organs Strategische Führung der Angebote Führung des Vereins Öffentlichkeitsarbeit Mittelbeschaffung 22. Januar 2014 Amt für Soziales

2.1. «Interne Aufsicht» Eine Aufgabe des leitenden Organs Das leitende Organ überprüft die Aktualität und Umsetzung des Betriebskonzepts. Das leitende Organ kontrolliert die Stellenleitung bezüglich folgender Belange: Betreuung Personal Finanzen Betrieb Struktur Das leitende Organ orientiert das Amt für Soziales über die die Durchführung der internen Aufsicht und getroffene Massnahmen zur Qualitätssicherung, - förderung. 22. Januar 2014 Amt für Soziales

3. Voraussetzungen für die «interne Aufsicht» Unabhängigkeit Keine verwandtschaftliche oder geschäftliche Beziehung zwischen leitendem Organ und Stellenleitung/Einrichtungsleitung. Trennung zwischen operativer und strategischer Ebene: Mitarbeitende der Einrichtung und die Stellenleitung sind nicht Mitglied der internen Aufsicht, also des leitenden Organs, umgekehrt ist dieses nicht operativ tätig. Fachkompetenzen in den Bereichen Betreuung Betriebsführung Finanzen Personal 22. Januar 2014 Amt für Soziales

4. Konzept zur «Internen Aufsicht» 4.1. Zuständigkeiten definieren Regelung der Zuständigkeiten in Bezug auf die Kontrolle der betreuerischen, personellen, finanziellen, betrieblichen und strukturellen Belange Ressort Name beruflicher Hintergrund Betreuung Bettina Muster Kindergärtnerin Personal Paula Test Personalassistentin Finanzen Frieda Budget Finanzbuchhalterin Betrieb Anna Aufsicht Unternehmerin Struktur Peter Prüfer Organisationsberater 22. Januar 2014 Amt für Soziales

4. Konzept zur «Internen Aufsicht» 4.2. Instrumente und Inhalte festlegen Für jeden der Bereiche Betreuung, Personal, Finanzen, Betrieb und Struktur sind folgende Aspekte festzulegen: Wer kontrolliert? z.B. Ressortverantwortliche Was soll kontrolliert werden? z.B. Dokumentation, Infrastruktur, Bereiche Aufgrund welcher Basis und Daten/Dokumente erfolgt die Prüfung? z.B. Betriebskonzept, Qualitätskonzept Womit soll kontrolliert werden? z.B. Checkliste, Zielvereinbarungen Wie oft soll die Kontrolle durchgeführt werden? Wie soll die Weiterbearbeitung der Kontrollergebnisse erfolgen? 22. Januar 2014 Amt für Soziales

4. Konzept zur «Internen Aufsicht» 4.3. Sitzungen des leitenden Organs Neben den Aufsichtsaktivitäten der einzelnen Ressortzuständigen stellen die Sitzungen des leitenden Organs ein zusätzliches Instrument für die regelmässige Kontrolle der Einrichtungsleitung dar, da hier u.a. die Kontrollergebnisse ausgewertet und weiter bearbeitet werden. 22. Januar 2014 Amt für Soziales

5. Prozess der internen Aufsicht 1 bzw. 6 leitendes Organ: Inhalte der internen Aufsicht je Bereich festlegen 2 Ressort: Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation der internen Aufsicht 5 leitendes Organs: Entscheid Handlungsbedarf und Massnahmen 4 leitendes Organ: Zusammenführen und Auswerten der Ergebnisse 3 Ressort: Nachbearbeitung, Reflexion Handlungsbedarf, Massnahmen 22. Januar 2014 Amt für Soziales