Folien SAP-Lenkungsausschuss - in Bearbeitung Neues Berichtswesen, neue Kostenstellen, neue Verwaltungsgliederungs-plannummern

Folien SAP-Lenkungsausschuss - in Bearbeitung Neues Berichtswesen: Das neue Berichtswesen hört auf den Namen „Sharepoint-Kontoauszug“. Worum es sich dabei handelt erklärt uns gleich Herr Asal. Herr Asal ist im Ref. 72, Financonrtrolling, tätig und leitet dort das Team Berichtswesen/Kosten- und Leistungsrechnung.

Folien SAP-Lenkungsausschuss - in Bearbeitung Neue Kostenstellen: Die Kostenstellen [KST] mussten einer neuen Systematisierung unterzogen werden, weil die Systematik im Laufe der Jahre etwas ‚eigenwillig‘ geworden sind und zw. den Fachbereichen nicht immer der gleichen Logik folgten. Wir haben Sie daher neu systematisiert sowie ergänzt und angefangen, alte Unordnungen zu beseitigen. Dieser Prozess wird nun aufgrund Ihrer Rückmeldungen fortgeführt werden, die Frau Berliner gerne entgegen nimmt.

Folien SAP-Lenkungsausschuss - in Bearbeitung Neue Kostenstellen: Systematik: 5 1 2 1 03 KST beginnen bei uns immer mit „5“ als Hinweis auf die Fakultät Die Fachbereichs-KST tragen danach eine „1“ und anschließend die Nummer des Fachbereichs. Die 4. Ziffer steht für den Arbeitsbereich und Die letzten beiden Ziffern für die dort angesiedelte Professur

Folien SAP-Lenkungsausschuss - in Bearbeitung Neue Kostenstellen: Beispiel 512103: 5 – Fakultät für Geisteswissenschaften 12 – Fachbereich SLM 1 1 – DSL=Deutsche Sprache und Literatur 03 – KST von Fr. Prof. Redder

Folien SAP-Lenkungsausschuss - in Bearbeitung Neue VGP-Nummer: 51 2103 502. Die VGP-Nr. geht aus der KST hervor. Sie ist dreiteilig aufgebaut: Vorne steht eine dreiteiliger Block, der Fakultät und Fachbereich markiert. In der Mitte stehen die letzten 4 Ziffern der KST.

Folien SAP-Lenkungsausschuss - in Bearbeitung Neue VGP-Nummer: 51 2103 502. 2103, 01 Die VGP-Nr. geht aus der KST hervor. Sie ist dreiteilig aufgebaut: Vorne steht eine dreiteiliger Block, der Fakultät und Fachbereich markiert. In der Mitte stehen die letzten 4 Ziffern der KST. Die Nachkommastellen dient der Sortierung.

Folien SAP-Lenkungsausschuss - in Bearbeitung Neue VGP-Nummer: Ausblick: Die neuen VGP-Nr. sind den Stellen bereits zugeteilt und werden in den nächsten Tagen an das Organisationsreferat geliefert und von diesen in den VGP übernommen. Spätere Bereinigungsschritte werden die neue Systematisierung der Hochschulpaktstellen und der Bereichsüberschriften im VGP sein.

Folien SAP-Lenkungsausschuss - in Bearbeitung Fragen bis hierher?

SharePoint-Kontoauszug Folien SAP-Lenkungsausschuss - in Bearbeitung SharePoint-Kontoauszug ============================== Vorstellung bei der Fakultät für Geisteswissenschaften

Agenda Einführung Zugang und Aufbau Live Demonstration Weitere Vorgehensweise Diskussion und Fragen SharePoint Kontoauszug 05.06.2014

Einführung Der SharePoint-Kontoauszug stellt eine Informationsplattform für Wissenschaftler/innen dar, um orts- und zeitunabhängig, mittels personifiziertem Zugang, eine transparente Übersicht über die verfügbaren Mittel zu gewährleisten. Der SharePoint-Kontoauszug wurde ausgehend von den Fakultäten in Zusammenarbeit mit der Präsidialverwaltung entwickelt. Der SharePoint-Kontoauszug ist bereits in der Fakultät Rechtswissenschaften und der Fakultät für Betriebswirtschaftslehre, sowie in der Präsidialverwaltung im Einsatz. Ein weiterer Roll-Out auf alle Organisationseinheiten der UHH erfolgt sukzessive nach Abstimmung mit den jeweiligen Einheiten. SharePoint Kontoauszug 05.06.2014

Zugang und Aufbau I Der SharePoint-Kontoauszug zeigt alle zugeordneten Kostenstellen, Drittmittel-Projekte, Berufungs- oder sonstige Projekte. Die Zuordnung zur verantwortlichen Person erfolgt direkt im Hochschul-rechnungswesen. Diese kann eigenverantwortlich weitere Sichtberechtigungen erteilen. Der SharePoint-Kontoauszug zeigt auf den o.a. Kontierungselementen alle Planwerte (Budget) Ist-Buchungen Bestellungen (Obligo) Noch verfügbaren Beträge (=Planwerte abzgl. der Summe aus Ist und Obligo) Alle Daten werden täglich nachts aktualisiert. SharePoint Kontoauszug 05.06.2014

Zugang und Aufbau II www.sharepoint.uni-hamburg.de/ Je nach verwendetem Browser erscheinen unterschiedliche Anmeldemasken Benutzername: uni-hamburg\B-Kennung (analog STiNE-Account) und Passwort Einmalige Authentifizierung notwendig (analog Anmeldung am Browser) SharePoint Kontoauszug 05.06.2014

Zugang und Aufbau III SharePoint Kontoauszug 05.06.2014

Zugang und Aufbau IV Delegation von Sichtrechten Rolle: BOA 1683 Rolle: Ressourcenverantwortlich (Kostenstellenverantwortlich bzw. Projektleitung) Kostenstelle 1 PSP-Element A PSP-Element B Sichtberechtigung BYX 4544 BBC 0475 BAL 8350 BOP 8812 Delegiert Keine weitere Delegationsebene! SharePoint Kontoauszug 02.06.2014

Live Demonstration https://sharepoint.uni-hamburg.de SharePoint Kontoauszug 02.06.2014

Weitere Vorgehensweise Anmeldung im SharePoint-Kontoauszug ab sofort möglich: Kostenstellen werden ab dem 01.06.2014 gezeigt Aktive Drittmittel-Projekte sind ab dem 01.01.2009 sichtbar Aktive sonstige PSP-Elemente sind ab dem 01.01.2009 sichtbar Nacharbeiten werden sukzessive durchgeführt Budgetwerte für Kostenstellen einschließlich LoMi Übertragung der Reste aus 2013 auf die neuen Kostenstellen Umschlüsselung der Kosten von Tutoren und studentischen Hilfskräften ab dem 01.06.2014 Anpassung der Planwerte einiger weniger neuer Kostenstellen Bitte wenden Sie sich mit Ihren Anliegen an das Finanzteam der Fakultät! SharePoint Kontoauszug 02.06.2014

Fragen und Diskussion SharePoint Kontoauszug 02.06.2014

Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung! Ansprechpartner/innen Merle Berliner Albert Asal Katrin Below Fakultät 5 Referat Finanzcontrolling Präsidialverwaltung Tel.: 040-42838-4050 Merle.Berliner@verw.uni-hamburg.de Tel.: 040-42838-7094 Albert.Asal@verw.uni-hamburg.de Tel.: 040-42838-9274 Katrin.Below@verw.uni-hamburg.de SharePoint Kontoauszug 05.06.2014

Vielen Dank für ihre Aufmerksamkeit! ================================== SharePoint Kontoauszug 05.06.2014

Auswahl: Alle dem Benutzer zugeordneten Kontierungselemente auf einen Blick. Kostenstellen: Kumulierte Daten für das aktuelle Geschäftsjahr und gesamtes Vorjahr Sprung in Detailübersicht durch Anklicken der Zeile SharePoint Kontoauszug - Überblick 07.02.2014

Inhaltliche Gliederung nach Kostenartengruppen SharePoint Kontoauszug - Überblick 07.02.2014

Übersicht über Buchungen der letzten 30 Tage Suche in allen Buchungen des Geschäftsjahres über Filter SharePoint Kontoauszug - Überblick 07.02.2014

Diese Funktion ist aus jeder Maske abrufbar SharePoint Kontoauszug - Überblick 07.02.2014

Export aller Daten als Exceltabelle und anschließende Bearbeitung möglich SharePoint Kontoauszug - Überblick 07.02.2014