Einführung des kaufmännischen Rechnungswesens mit FSV-FIBU an Nordrhein-Westfälischen Hochschulen Von der Kameralistik zum Kaufmännischen Rechnungswesen Friedrich Oppelt HIS GmbH Hannover Oktober 2007

Gliederung Einführungsprojekt Aufgaben von HIS Software

Gemeinsames Projekt von 8 Hochschulen Start: Oktober 2006 Einführungsprojekt Nordrhein-Westfalen Gemeinsames Projekt von 8 Hochschulen Start: Oktober 2006 Eröffnungsbilanz 2008 bzw. 2009 RWTH Aachen U Bonn U Dortmund FH Dortmund U Duisburg/Essen U Köln FH Niederrhein U Siegen

Einführung von FSV FIBU Projektclearing Abstimmung des Projektkonzepts Aufbau der Projektorganisation Informations- veranstaltungen in den beteiligten Abteilungen Festlegung des Sachkonten- rahmens Spezifizierung des Sachkontenplanes Verknüpfungen mit dem Kostenartenpl. Einrichtung der Jahresberichte Erarbeitung einer Inventurrichtlinie Abnahmepläne des Test- und Produktionsbetriebs Allgemeines Orga- nisationskonzept Einrichtung der Sachkonten Konfiguration von Systemschaltern Berichte erstellen Key User schulen Import von Personalzahlungen, Anfangsbeständen und AfA Paralleles Buchen im Testsystem Abnahme des Tests Bewertung von Anlagen, Vorräten, unfertigen Leistungen und Rückstellungen Übernahme des Testsystems in die Produktions- umgebung Abnahme des Produktionsbe- triebs Informations- und Startphase Konzeptions- phase Einrichtung und Durch-führung des Testbetriebs Bewertung von Anfangsbest. für Bilanz Aufnahme des Produktions- betriebs13

I. Phase I. Informations- und Startphase Arbeitsschritt 1: Vorbereitung des Projektstarts Projektkoordinator und hochschulinternes Projektteam Ansprechpartner. Arbeits- und Zeitplanung Arbeitsschritt 2: Informationsveranstaltung für beteiligte Abteilungen Transparenz Beteiligung

II. Phase II. Konzeptionsphase Arbeitsschritt 3: Sachkontenrahmen Festlegung eines verbindlichen Sachkontenrahmens Festlegung eines Referenzsachkontenplans Verknüpfung mit Kostenartenplan Arbeitsschritt 5: Definition der Richtlinien Buchungsrichtlinie Bewertungsrichtlinie Inventurrichtlinie

II. Phase Arbeitsschritt 7: Erarbeitung eines allgemeinen Organisationskonzepts Veränderungen in der Personal- und Organisationsstruktur der Hochschulen: Neue Aufgaben (Anlagenbuchhaltung, Bilanzbuchhaltung) neue Geschäftsprozesse Qualifizierung Arbeitsschritt 7a: Erarbeitung eines hochschulspezifischen Konzepts und Begleitung der Umsetzung (optional) Projektmanagement Entwicklung eines hochschulspezifischen Organisationskonzepts (Feinkonzept) Personalbemessung (Sizeing) Umsetzungsbegleitung des hochschulspezifischen Organisationskonzepts

III. Phase Personalzahlungen aus SVA Anfangsbestände aus IVS Einrichten und Durchführung des Testbetriebs . Arbeitsschritt 12: Datenimporte Personalzahlungen aus SVA Anfangsbestände aus IVS Abschreibungen aus IVS

IV. Phase Bewertung von Anfangsbeständen für die Eröffnungsbilanz Arbeitsschritt 15: Bewertung Vorräten Anlagen unfertige Leistungen Rückstellungen Resturlaub Überstunden Arbeitszeitkonten

V. Phase V. Aufnahme des Produktionsbetriebs Arbeitsschritt 16: Übernahme des Testsystems in die Produktionsumgebung Arbeitsschritt 17: Abnahme des Produktionsbetriebs

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Erarbeitung der betriebswirtschaftlichen Konzepte Aufgaben von HIS Erarbeitung der betriebswirtschaftlichen Konzepte Sachkontenrahmen Buchungsrichtlinie Inventurrichtlinie Bewertungsrichtlinie Bereitstellung und Installation der Software Schulung BWL-Grundlagen, Software Organisationsberatung

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Ziel: FIBU passgenau für Anwendungsfall HIS-Weg zur Einführung der Finanzbuchhaltung Ziel: FIBU passgenau für Anwendungsfall Transformationsrechnung Doppik nur für steuerlich relevante Bereiche (BgA) Bilanz für die Hochschule

Zertifizierung der Software Zertifizierung durch namhaften Wirtschaftsprüfer IDW PS 880 (Softwarebescheinigung) GS ordnungsgemäßer Buchführung bei IT- Einsatz (IDW RS FAIT 1) GS ordnungsgemäßer DV-gestützer Buchführungs- systeme (GoBS) (Finanzbehörden) Abschluss der Prüfung im Oktober 2007

Alternative Realisierungen: HISinOne Finanzen Funktionalität: Priorität auf Doppik, kamerale Rechnung abgeleitet Technik: Browser basiert, Open Source Komponenten hochintegriertes Datenmodell Alternative Realisierungen: - HIS-Programmierung (Open Source) - Strategische Partnerschaft

HISinOne Finanzmanagement Kreditorischer Bereich Interner Bereich Debitorischer Bereich Anlagenbuch-haltung (IVS/ABU) Studentenverwaltung (SOS) Beschaffung/Material-verwaltung (BES/MAT) FIBU (einschl. Forderungs- und Schulden-management) Drittmittel Personal (SVA) Haushaltsmittel KLR (COB) Budgetierung Transformation für kameralistische Darstellung