1 Fortbildungsveranstaltung des VDB Regionalverbandes Nordwest Vorstellung des gemeinsamen Auskunftsdienstes der Hamburger Bibliotheken Fragen Sie Hamburger Bibliotheken Die technische Realisierung Das MailInfo-System Oliver Marahrens Universitätsbibliothek der TU Hamburg-Harburg – Oliver Marahrens – TUB – MailInfo-System – Technik

2 Fortbildungsveranstaltung des VDB Regionalverbandes Nordwest – Oliver Marahrens – TUB – MailInfo-System – Technik Ticketsystem = System zum Kanalisieren und zur kontrollierten Beantwortung von s technische Umgebung Serverseite: LAMP (Linux/Apache/MySQL/PHP) techn. Umgebung Clientseite: Webbrowser (beliebig) modifiziert und angepasst an TU Harburg seit mehreren Jahren hausintern in Benutzung hosted by TUB basierend auf OpenSource-Lösung OSTicket Technische Rahmendaten

3 Fortbildungsveranstaltung des VDB Regionalverbandes Nordwest – Oliver Marahrens – TUB – MailInfo-System – Technik Kanalisierung von Anfragen in einem zentralen System kostengünstig anpassbar (z.B. Sprache und nicht benötigte Funktionalitäten) einfach zu bedienen einfache Handhabung in der Administration der Software aufgrund bekannter LAMP-Umgebung Vorteile des Systems

4 Fortbildungsveranstaltung des VDB Regionalverbandes Nordwest – Oliver Marahrens – TUB – MailInfo-System – Technik Anpassungen von OSTicket in der TUB entfernte Funktionen Deaktivierung der meisten Ticket-Funktionalitäten (z.B. diverse automatische Benachrichtigungsfunktionen) Anzeige der Ticketnummer (wird nur intern benötigt) hinzugefügte Funktionen -Weiterleitungsmöglichkeit Verwendung von vorformatierten Vorlagen Übersetzung ins Deutsche PGP/GPG-Support (noch Beta-Testphase) Spamfilter für TUB Sperrung einer Anfrage, wenn ein anderer Nutzer sie gerade geöffnet hat

5 Fortbildungsveranstaltung des VDB Regionalverbandes Nordwest – Oliver Marahrens – TUB – MailInfo-System – Technik Einrichtung der einzelnen Teilnehmerbibliotheken in Form einer Kategorie Pro Bibliothek Verknüpfung mit einer eigenen - Adresse Mails an die eingetragene Adresse landen im System SUB hat Unterkategorien gebildet jede Bibliothek hat einen oder mehrere Administratoren, die alle Berechtigungen haben nur die Administratoren haben Löschberechtigung (alle anderen können nur in die Bibliothek Spam? schieben) Realisation des gemeinsamen Systems

6 Formular MailInfo-System ErstanfrageRückfrage Antwort Fortbildungsveranstaltung des VDB Regionalverbandes Nordwest – Oliver Marahrens – TUB – MailInfo-System – Technik Kommunikation mit dem MailInfo-System

7 Das Formular Fortbildungsveranstaltung des VDB Regionalverbandes Nordwest – Oliver Marahrens – TUB – MailInfo-System – Technik

8 Fortbildungsveranstaltung des VDB Regionalverbandes Nordwest – Oliver Marahrens – TUB – MailInfo-System – Technik Einordnung der Anfrage im System ja nein Eingang per FormularEingang per Zuordnung per Parameter Zuordnung per Mailpostfach, aus dem die Anfrage abgeholt wurde Anfrage ist Rückfrage? Zuordnung wie Originalanfrage Zuordnung per Zufallszahl neinja Zufallszuordnung? Eingangsart

9 Fortbildungsveranstaltung des VDB Regionalverbandes Nordwest – Oliver Marahrens – TUB – MailInfo-System – Technik Erkennung von Rückfragen Prüfung: Erstanfrage oder Rückfrage? Betreff enthält keine NummerBetreff enthält Nummer Nummer nicht gefunden Nummer gefunden Anlegen einer neue Anfrage Anfrage wieder auf Offen setzen und Rückfrage an Erstfrage anhängen Nummer suchen Betreff prüfen

10 Lesen der Anfrage zuständig nicht zuständig andere Institution zuständig eigene Institution zuständig Bearbeitung der Anfrage Dem zuständigen Bearbeiter Bescheid sagen oder abwarten Umsortierung der Anfrage Fortbildungsveranstaltung des VDB Regionalverbandes Nordwest – Oliver Marahrens – TUB – MailInfo-System – Technik Workflow zum Bearbeiten einer Anfrage