Dokumentenmanagement Systeme (DMS)

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS DMS Literatur Gulbins, Jürgen / Seyfried, Markus / Strack-Zimmermann, Hans, [1999]: Dokumentenmanagement - Vom Imaging zum Business-Dokument, 2. Auflage, Springer, Berlin. Klingelhöller, H. [2001]: Dokumenten- managementsysteme, Springer, Berlin. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS DMS Anbieter Livelink (Opentext) http://www.opentext.com/ Panagon (Filenet) http://www.filenet.com/Deutsch/ Docuware http://www.docuware.de/ IXOS http://www.ixos.de/de/ Documentum http://www.documentum.de/ ONDemand (IBM) http://www-3.ibm.com/software/data/cm/ Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Lernziele DMS Wichtiges Basis- und Hintergrundwissen kennen lernen Entscheidungswissen für Systemauswahl von DMS und Infrastrukturgestaltung erwerben Relevante Aspekte / Möglichkeiten / Grenzen von DMS kennen lernen nicht Realisierung und Betrieb beherrschen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Inhalt DMS im Kontext DMS-Typen DMS Anforderungen Vorteile gegenüber Papierachiven GDPdU (rechtliche Aspekte) Lebensdauer / Zugriffshäufigkeit / Speicherform von Dokumenten DMS-Architektur DMS wichtige Begriffe Archivierungsprozess Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Inhalt Erfassung / Scanner Archivierungsszenarien Erfassung / Nachbearbeitung Integration Standardsierung DMS und SAP R/3 DMS und Lotus Notes DMS Kosten DMS Nutzen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS DMS im Kontext Content-Management CMS Datenbanken IR XML DMS WCMS Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

DMS Definition DMS sind Systeme, die Dokumente verwalten Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

DMS-Typen

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS DMS Typen Dokumentenmanagement - Systeme im engeren Sinne: Dokumentenmanagement-Systeme im weiteren Sinne: Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS DMS Typen Dokumentenmanagement - Systeme im engeren Sinne: Speicherung und Verwaltung von Dokumenten innerhalb einer Ablagehierarchie auf der Festplatte. Mechanismen zur kontrollierten und konsistenten Datenhaltung bzw. Bearbeitung von Dokumenten, wie z.B. Check- in / -out, und Versionsverwaltung Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS DMS Typen Dokumentenmanagement - Systeme im engeren Sinne: Einfachste Variante ist Dateiverwaltung mit BS (z.B. MS Windows Explorer) bietet Suchmöglichkeit über Dateinamen, Datum, Dateiinhalte etc. Hierarchische Ordnerstruktur Checkin/Checkout Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS DMS Typen Dokumentenmanagement Systeme im weiteren Sinn Scanning, Speicherung und Texterkennung, in direktem Zusammenhang mit Archivierung von Inhalten, die auf längere Zeit unverändert gespeichert werden sollen. COLD (Computer Output on Laser Disk) Jukeboxen, WORM (Write Once Read Many) Magnetbänder Verwaltung der Archivierungs- Module wird i.d.R. von einem, oder mehreren Archivservern übernommen. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

DMS Typen (Speicherarten) Non Coded Information (NCI) nicht codierte Information, kann nicht direkt weiterverarbeitet werden, z.B.: Rastergrafik, Bilder, Video und Ton. Coded Information (CI) codierte Information Dokumente aus Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen, ASCII, EBCDIC etc. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Wann macht es Sinn bzw. ist es unverzichtbar DMS einzusetzen Anforderungen Wann macht es Sinn bzw. ist es unverzichtbar DMS einzusetzen

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS DMS - Anforderungen Erfüllung der rechtlichen Anforderungen an die Archivierung von Geschäftsdokumenten. Bewältigung grosser Dokumentmengen effiziente und systematische Erfassung grosser Datenmengen (Scanning / COLD) effiziente und systematische Speicherung grosser Datenmengen (WORM, Jukebox) Zukunftsfähigkeit der Infrastruktur und der verwendeten Dokumentformate hinsichtlich der geforderten Aufbewahrungsfristen Verknüpfung mit Anwendungen / Prozessen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS DMS - Anforderungen Sicherheitsanforderungen (Datenschutz, Zugriffsrechte, Verschlüsselung) Kosten-Nutzen-Aspekt Ressourcenschonende Erzeugung, Speicherung, Suche, Übermittlung und Anzeige der abgelegten Dokumente Schneller Informationszugriff (Suche / finden) hohe Auskunftsbereitschaft (Verfügbarkeit) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS DMS Anforderungen Integration in die Arbeitsumgebung des Anwenders (Portal) Integration in IT-Infrastruktur (EAI) Redundanzfreie und einfache Integration in alle Informationsräume Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS DMS Anforderungen Revisionssicherheit Versionierung Check-in-Check-out Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

technische Anforderungen Skalierbarkeit gute Performance, einfaches Handling graphische Oberflächen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Vorteile DMS gegenüber Papierarchiven Kürzere Zugriffs- und Ablagezeiten kürzere Transportzeiten Reduzierung des Platzbedarfs dezentraler paralleler Zugriff (raumunabhängig) Möglichkeit der integrierten Verarbeitung einfache Sicherung schnelle Verteilung (zeitunabhängig) höhere Konsistenz durch Vermeidung von Redundanz Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

GDPdU neue rechtliche Situation GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) http://www.bundesfinanzministerium.de/Anlage8440/BMF-Schreiben-vom-16.07.01.pdf

Wesentliche Inhalte der GDPdU Gültig ab dem 01.01.2002 Regelung betrifft alle Unternehmen (unabhängig von der Grösse) alle elektronisch erzeugten und buchhalterisch relevanten Informationen müssen archiviert werden und recherchierfähig sein. Dies gilt insbesondere alle digital abgewickelten Geschäfte ohne Papierbelege Ablage muss revisionssicher sein. Der Datenspeicher soll nur einmal beschreibbar und unveränderbar sein (WORM) Digitale Rechnungen mit elektronischer Unterschrift werden anerkannt Elektronische Geschäftsprozesse müssen nachvollziehbar sein Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Wesentliche Inhalte der GDPdU Ab dem 01.01.2002 hat das Finanzamt das Recht, im Falle einer Außenprüfung direkt auf die im Unternehmen vorliegenden elektronischen Daten zuzugreifen. Somit sind betroffene Unternehmen gezwungen, alle elektronisch erzeugten und buchhalterisch relevanten Informationen entsprechend zu archivieren, bzw. aufzubereiten. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Wesentliche Inhalte der GDPdU Dies betrifft insbesondere auch digital abgewickelte Geschäfte, ohne Papierbelege, die entsprechend der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiträume recherchefähig und revisionssicher in einem elektronischen Archiv abgelegt werden müssen. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Wesentliche Inhalte der GDPdU Des weiteren werden mit der Verankerung der digitalen Signatur innerhalb der GDPdU digitale Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Unterschrift anerkannt und sind somit ab dem 01.01.2002 zum Vorsteuerabzug zu verwenden. Dies hat zukünftig die Notwendigkeit einer genauen Protokollierung und Zertifizierung von digitalen Dokumenten innerhalb eines Unternehmens zur Folge. Viele Unternehmen werden aus diesen Gründen zwangsweise ein DMS einführen müssen. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Wesentliche Inhalte der GDPdU Die elektronische Signatur für originär digitale Dokumente wird verbindlich. Hintergrund ist die Tatsache, daß durch die offizielle Einführung der elektronischen Signatur zukünftig rechtskräftige Dokumente und Transaktionen entstehen, die nicht mehr physisch in Papier dokumentiert werden können. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Wesentliche Inhalte der GDPdU Die elektronische Archivierung über die Laufzeit der Aufbewahrungsfrist wird für alle originär digitalen Daten und Dokumente Pflicht. Für Daten aus Buchhaltungssystemen und anderen kaufmännischen Lösungen sowie für originär digital erhaltene kaufmännische Dokumente mit Vertrags- und Belegcharakter gilt die recherchierfähige Aufbewahrung in digitaler Form. Wird ein elektronisches Archivsystem genutzt, so ist sowohl über den Index als auch über die Inhalte der im COLD-Verfahren (Computer Output on LaserDisk) gespeicherten Inhalte eine Suche zu ermöglichen. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Wesentliche Inhalte der GDPdU Originär als Daten vorliegende Buchungen, Transkationen und Dokumente müssen maschinell auswertbar und recherchierfähig gehalten werden. Die COM-Verfilmung (Computer Output on Microfilm) wird explizit als nicht mehr ausreichend und zulässig definiert. Dies bedingt, daß kaufmännische Daten und Dokumente entweder im originären Verwaltungssystem vorgehalten werden oder aber in einem über eine Index-Datenbank recherchierfähigen Archivsystem gespeichert werden. Gescannte Eingangspost kann weiterhin als PDF oder TIF gespeichert werden oder aber wie bisher in Papier geordnet aufbewahrt werden. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Wesentliche Inhalte der GDPdU Der Datenspeicher soll nur einmal beschreibbar und unveränderbar sein. Dies ist ein deutliches Argument für digitale optische Speicher in WORM-Technologie (Write Once Read Many). Hierzugehören traditionelle digitale optische Speicher und CD-Medien in dieser Technologie. Zunehmend aber auch DVD. Inwieweit die Definition auf magnetische Speichersysteme, die speziell abgesichert sind, zutreffen kann, ist abzuwarten Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Wesentliche Inhalte der GDPdU Die Prüfer der Finanzbehörde haben direkten recherchierenden Zugriff und verlangen maschinell auswertbare Daten und Dokumente. Hierfür sind drei Arten des Zugriffs vorgesehen: a) die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen vor Ort (der ursprünglich vorgesehene Online-Zugriff wurde ausgeschlossen), b) die Recherche mit Unterstützung durch Personal des Steuerpflichtigen c) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt. Für a) und b) wird erwartet, daß die Informationen indiziert und recherchierfähig sind. Speziell für c) ist festzustellen, daß es derzeit nur sehr wenige Anbieter gibt, die den Anspruch der Recherchierbarkeit auf Offline-Medien realisiert haben. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Wesentliche Inhalte der GDPdU Es wird keine Einschränkung in Hinblick auf die Größe oder Art des Unternehmens gemacht. Die GDPdU betrifft alle steuerpflichtigen Unternehmen. Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit ist nur sehr vage definiert. Es ist jedoch klargestellt, daß Daten seitens der Finanzbehörden nach der Prüfung wieder zurückgegeben bzw. gelöscht werden. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Wesentliche Inhalte der GDPdU Die GDPdU setzt eine ausführliche Protokollierung aller Transformationen voraus. Im Prinzip muß der Eingang, die Verarbeitung und der Transport im System, die Indizierung und Änderung von Indizes sowie die endgültige Archivierung im System nachvollziehbar sein. Die Transformation schließt auch die Migration bei Systemwechseln ein. Neben Journalen und Protokollen macht dies eine Verfahrensdokumentation (wie in der GoBS beschrieben) erforderlich. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Lebensdauer Zugriffshäufigkeit Speicherform von Dokumenten

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Lebensdauer Ist abhängig von Anforderungen Kurzfristig benötigte Dokumente (bis einen Monat) mittlere Lebensdauer (bis ein Jahr) Langfristige Lebensdauer (über ein Jahr) Rechtliche geforderten Aufbewahrungsfristen (10 Jahre) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Lebensdauer Ziel: optimale Speicherform hinsichtlich Kosten/Nutzen wählen Trends: Elektronischer Speicherplatz wird zunehmend billiger Rechtliche Anforderungen GDPdU erfordern weitgehend elektronische Archivierung Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Speicherform Langlebige Dokumente Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist gering: Papier- oder Mikrofilmarchiv Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist gross: DMS optisches Archiv, Band Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist sehr gross: Festplatte Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Zugriffshäufigkeit in der Zeit Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Langlebige Dokumente Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist gering: Beispiele Buchungs- und Geschäftsbelege für spätere Buch- und Finanzprüfung Rentenbelege Ergebnisse medizinischer Untersuchungen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Langlebige Dokumente Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist gross: Beispiele Buchungsvorgänge Konstruktionsdaten, Betriebsanleitungen Patentunterlagen Manuale, Reparaturanleitungen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

DMS-Architektur

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS DMS Kern-Architektur Scanner Attributier- Arbeitsplatz Qualitätskontrolle Attributierung Archiv Ablage Index Archiv-Server COLD Index- DB Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Server Archiv-Server Workflow-Server Druck-Server COLD-Server OCR-Server Fax-Server Retrieval-Server Scan-Server Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

DMS Architektur Baukastenprinzip Bildschirm- interface Bildschirm- interface Benutzer- masken Bearbeitungs- menü Print- Spooler Scanner- Bedienung Formular- verarbeitung Text- Editor Retrieval- System Workflow- Server Druck- server Scan- Server Ablagesystem Ablageorgansisation Zugriffsrechte Caching WORM- Dateisystem Jukebox- Verwaltung Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Archiv-Server Aufgaben Ablage der zu archivierenden Dokumente Organisation der Dokumente auf den optischen Platten Ansteuerung der Juke-Box transparenter Zugriff auf die Dokumente Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS COLD Computer Output on Laser Disk (COLD) Ausgabe von im Rechner erstellter Dokumente auf ein optisches Speichermedium Meist Druckdokumente, die gleichzeitig archiviert werden sollen (z.B. Post an Kunden, Briefe, Rechnungen, E-Mails, Listen) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS COLD Aufgaben/Funktionen Transfer der Daten vom Applikations-Server zum COLD-System Zerlegen des Datenstroms in logische Einheiten automatisches Extrahieren von Indexinformationen Ablegen der Indizes in der Recherche-DB und der Dokumente im Archiv inklusive entsprechender Verknüpfung Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Begriffe

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Begriffe Archivsystem Rechnergestütze Archivierung Elektronisches Archiv Optisches Archiv IMS (Image Management System) EDMS (Engineering Document Management System) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Archivsystem Ein Archivsystem ist ein System, das die Ablage und die Suche bzw. Wiederbeschaffung von Dokumenten organisiert. Rechnergestütze Archivierung Organisation erfolgt mittels Rechner Dokumente können sich in Papier- oder Mikrofilmarchiv befinden Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Elektronisches Archivsystem verwaltet alle Dokumente im Rechner beinhaltet in der Regel Ablagesystem (z.B. JukeBox) Erfassungsystem (Scanner) Optisches Archiv verwendet optische Datenträger /WORM, CD-R, DVD_R zur Speicherung der Dokumente Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS IMS / EDMS IMS (Image Management System) DM-System mit vorwiegend eingescannten Dokumenten EDMS (Engineering Document Management System) Inhalte bestehen grossteils aus CAD-Konstruktionsdaten Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Archivierungsprozess

Archivierungsprozess Dokumente erfassen Dokumente auf Anfrage bereit stellen In geeignetes Speicherformat umsetzen OCR Optical Character Recognition Dokumente auf Speichermedium ablegen Metainformationen Schlagworte „hinzufügen“ Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Erfassung / Scanner

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Dokumentenerfassung Manuelle Erfassung Einscannen ohne Nachbearbeitung mit Nachbearbeitung (OCR / Barcode / Schlagworte / Metainformationen) COLD-Verfahren Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Scanner Typen High-End-Scanner für grosse Dokumentmengen Desktop-Scanner nur für kleinere Dokumentmengen geeignet Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Scanner Funktionen Dia-Scanner, Mikrofilm-Scanner verschiedene Papierformate automatisches Erkennung der Seitengrösse unterschiedliche Auflösungen unterschiedliche Kontraste automatische Kontrastanpassung Gruppierung einzelner Seiten zu zusammengehörigen logischen Dokumenten Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Scanner Funktionen ein- und zweiseitiges Scannen Einzelblatt- und Stapeleinzug Ablage in unterschiedlichen Dateiformaten schwarz-weiss, Grautöne, Farbscanner unterschiedliche Geschwindigkeiten Verwerfen schlecht erfasster Seiten Umsortieren einzelner Seiten Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS High-End-Scanner Verfahren zur Dokumenttrennung über voreingestellte Seitenzahlen (z.B. 4, bei festen Seitenzahlen) spezielle Trennseiten (z.B. Schwarz) Trennung mittels Barcode (auf erster Seite  späte Archivierung / nach Bearbeitung) Explizites Trennen (manuell) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Erfassungssystem Funktionen Nachträgliche Korrekturmöglichkeit (Achtung bei revisionssicherer Speicherung!!!) Seitenfolge ändern Seiten hinzufügen, löschen, verschieben löschen von Leerseiten Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Archivierungsszenarien

Archivierungsszenarien Scannen beim Posteingang (frühes Archivieren) Scannen zum Zeitpunkt der Bearbeitung Scannen nach der Bearbeitung (spätes Archivieren) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Frühes Archivieren Vorteile kurze Transportzeiten geringe Transportkosten Parallelzugriff durch zentrale elektronische Ablage automatische Zustellung Möglichkeit zur Einbindung in Workflow (elektronische Vorgangsbearbeitung) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Erfassung bei Bearbeitung Einsatzfelder Manuelles Einscannen einzelner Dokumente nicht für Massenbearbeitung geeignet technische Zeichnungen etc. bei notwendiger Sachkenntnis z.B. bei Vergabe von Metainformationen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Spätes Archivieren Vorgehen nach Bearbeitung einer Rechnung, einer Bestellung oder eines Versicherungsantrages auf Papier wird das Orginal z.B. mittels Barcode eingescannt. Das Dokument wird meist einer bereits erfolgten Buchung zugeordnet Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Barcode Gestattet die eindeutige Identifikation eines Dokumentes („Schüssel“) Formulare, die verschickt werden und später ausgefüllt eingescannt werden, sollten schon vorher mit Barcode versehen werden! Dadurch kann händische Attributierung und Klassifizierung vermieden werden. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Beispiel Versicherung (späte Archivierung)

Beispiel Versicherung Scanner Barcode Nr Antrag Auf Papier Archiv Netz DMS-Server mit Archiv Barcode manuell auf Unterschriebenen Versicherungs-Antrag kleben Barcode Nr Daten erfassen Inklusive Barcode Nr Host mit Versicherungs- Applikationen Aussendienst Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Beispiel Versicherung Barcode Nr Zugriff auf Dokument- Archiv Netz DMS-Server mit Archiv Arbeitet mit Versicherungs- Applikation Mit Link zu Dokument (Barcode Nr) Barcode Nr Host mit Versicherungs- Applikationen Sachbearbeiter Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Erfassung Nachbearbeitung

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS OCR Optical Character Recognition (OCR) automatische Umwandlung eines Image-Dokumentes (NCI) in ein CI-Dokument CI (Coded Information) (häufig ASCII-Format) ermöglicht automatische Attributierung / (Indexierung / Verschlagwortung) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS OCR Optical Character Recognition (OCR) wird häufig nur auf spezielle Felder und Dokumenttypen angewandt es können bis zu 99% der Zeichen korrekt erkannt werden Handschrift kann erkannt werden (schlechtere Erkennungsrate) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS OCR Bei Weiterverarbeitung des gesamten Dokumentes mit elektronischen Systemen ist OCR auf das gesamte Dokument anzuwenden. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Attributierarbeitsplätze Zur Vergabe von Suchattributen Eingabe erfolgt mittels spezieller Erfassungsmasken Automatisierung mittels Formulartyp mittels Barcodes mittels Formularnummer eventuell OCR mit automatischem Indexing und Volltextsuche Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Recherchearbeitsplätze Benötigen dokumentspezifische Viewer für alle verwendeten Dokumenttypen Deshalb möglichst wenig exotische Dokumentformate verwenden!!! Image-Viewer TIFF-G4-Format Adobe Acrobat Viewer (PDF) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Annotationen Sind nachträglich Kommentare zum (im) Dokument elektronische Unterschriften elektronische Stempel Bearbeitungshinweise, Vermerke können im Dokument gespeichert werden können dem Dokument „angeheftet“ werden (in mehreren Layern) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Automatische Indexierung Nur nach OCR-Bearbeitung auf CI-Dokumenten möglich (siehe IR!) Indexierer beherrschen nicht alle aber u.a. folgende Dokumentformate ASCII, EBCDIC, RTF, HTML, PDF MS-Word, Excel, PPT etc. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Integration

Anwendungsintegration zwischen Applikation und DMS Varianten / Möglichkeiten Keine Integration (Stand alone) lose bis enge Kopplung volle Integration Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Lose gekoppelte Systeme Kommunikationsformen DMS und Applikationen Manuelle Übertragung von Suchmerkmalen oder Doc-IDs in die Applikation abtippen in Applikationsmaske Copy&Paste Kopplung über eine Terminalemulation am Client DMS greift auf Felder der Anwendungsmaske zu und zeigt die zugehörigen Dokumente an (z.B.mittels OLE) Interprozesskommunikation Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Manuelle Übertragung Manuelle Übertragung Terminal Doc-ID Dokument Viewer Host-Anwendung 3270-Emulation DMS Client Doc-ID Ablage- System Host-Anwendung DMS-Recherche Doc-ID Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Kopplung über Terminalemulation Dokument Viewer Host-Anwendung 3270-Emulation Doc-ID Doc-ID Ablage- System Host-Anwendung DMS-Modul Doc-ID Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Interprozesskommunikation Terminal Dokument Viewer Host-Anwendung 3270-Emulation Doc-ID Terminal-ID Ablage- System Host-Anwendung DMS-Modul Doc-ID Doc-ID Terminal-ID Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS DMS Integration Integration in die Arbeitsumgebung des Anwenders (Portal) Integration in IT-Infrastruktur (EAI) Integration in alle Informationsräume Integration in Geschäftsprozesse und Anwendungssysteme Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Integration Beispiel: Zu einer eingegangenen Bestellung die zugehörigen Dokumente Auftragsbestätigung Lieferschein gestellte Rechnung anschauen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Standardisierung

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS DMS-Modell der DMA DMA (Document Management Alliance) definiert Schnittstellen für die Interoperabilität von DMS (1998) (ca. 150 Firmenmitglieder: IBM, Adobe, FileNet, iXOS, MS, Oracle etc.) DMA Version 1.0 (Spezifikation von Zugriffs- und Recherchefunktionen) bislang von Anbietern wenig umgesetzt Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Standard ODMA ODMA (Open Document Management API) (ODMA-API) (ODMA-Schnittstelle) wird bereits von vielen Anbietern unterstützt Fokus: Integration Applikationen und DMS Integration von DMS-Funktionen in bestehende Anwendungen z.B. Office-Suites können Dokumente direkt in DMS ablegen, aufrufen, aktualisieren Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Standard ODMA Integration von DMS-Funktionen in Anwendungen über standardisierte API (DMS sind dadurch „austauschbar“) Standardisiert wurden u.a.: Format der Dokumenten-Ids Recherchefunktionen NewDoc, OpenDoc, CloseDoc, SaveDoc, Save as, GetDocInfo, SetDocInfo „Activate“ aktiviert Viewer, Attributierdialog Startet eine Applikation mit direkter Übergabe des Dokumentes Check-Out und Check-In etc. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

DMS und SAP R/3

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS DMS in SAP erfolgt mittels SAP-ArchiveLink oder DVS R/3 – eigenes Dokumenten-Verwaltungs-System von SAP Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS DMS in SAP bietet Integration mit SAP-Workflow (WfMC-Schnittstelle) Mit SAPGUI verknüpftem Archive-Link-Viewer Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS DMS in SAP SAP-ArchiveLink (inklusive Viewer) Standardisierte Schnittstelle zu DMS und Archivsystemen einheitliche API-Schnittstelle für den Zugriff auf DMS Archivfunktionen Dokument ablegen, abrufen, anzeigen Ablageschnittstelle 35 DMS-Anbieter (IXOS, ...) unterstützen bereits SAP-ArchiveLink (SAP-zertifiziert) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS SAP ArchiveLink R/3- Anwendungen ArchiveLink Archiv- System Dokumenten- anzeige (Viewer) Erfassungs- system (Scanner) Applikations- schnittstelle Archiv- schnittstelle Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS R/3-Dokumenttypen TIFF-Format (Scanner) (NCI) SAP-OTF / PDF (Ausgehende Belege) SAP-ALF (Drucklisten) SAPOffice Erlaubt Ablage aller Dateitypen Mit Schlagworten Dokumenttypspezifikation In hierarchischer Folderstruktur Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS SAP DVS Eigenständiges DMS Akte fasst logisch zusammengehörige Objekte zusammen Dokumenttypen werden Viewer zugeordnet Ausgescheckte Dokumente werden als neue betrachtet Versionsverwaltung Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS SAP DVS Dokumenten kann ein Status zugeordnet werden, der festlegt, in welchem Zustand sich ein Dokument befindet (keine Freigabe / Freigabe). Mitarbeiter erhalten Rechte zur Statusänderung Beinhaltet Möglichkeit einfachen Dokument-Workflow zu definieren Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS SAP DVS Archivierungsstufen Erste Stufe für hohe Zugriffswahrscheinlichkeit Teure Speicherung -schnelle Antwortzeiten Zweite Stufe für niedrige Zugriffswahrscheinlichkeit Billige Speicherung -Langsame Antwortzeiten (Band, CD, Jukebox) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

DMS und Lotus Notes

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS DMS mit Lotus Notes Volltext-Suchmaschine Ansichten gemäss Metainformationen (z.B. Schlagworten) Web-fähig / Notes-Client vorhandene Groupware-Infrastruktur Attachements beliebiger Dokumente in RTF-Feldern keine ODMA-Schnittstelle Keine Versionskontrolle Nur begrenzte Speicherkapazität mit guter Perfomance Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Domino.doc Archivschnittstelle Versionskontrolle ODMA-Schnittstelle Check-in Check out Verwaltet grössere Dokumentmengen mit guter Performance Aktenschrank orientierte Ablage Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

DMS Kosten

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS DMS Kosten Interner Aufwand (Einführung) Personalkosten Übernahme von Altbeständen Reorganisation von Arbeitsabläufen Anpassungen an andere Anwendungen Schulung der Anwender und Administratoren Softwarekosten Client und Serververlizenzen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS DMS Kosten Hardwarekosten (Neuanschaffungen von) Jukebox Scanner Datenbankserver / Archivserver etc. Drucker Verkabelung, Vernetzung etc. Externe Beratungskosten Kaufentscheidung Anpassung Schulung Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

DMS Einführungskosten Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Kosten - Grössenordnungen Anfangsinvestitionen für Mehrplatzsysteme 500TDM bis 1000TDM Investitionen für Softwareanpassung und Programmierung 100TDM bis zu 300TDM. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS   Einmalige Kosten Personalkosten Sachkosten Programmierung Datenbank- und Imageserver Projektbezogener Personaleinsatz Jukebox mit Laufwerken Grundschulung der Anwender Eingabestation mit Scanner Schulung der Systembetreuer Recherche- und Abfragestation Übernahme der Altbestände Druckerstation Reorganisation der Arbeitsabläufe Verkabelung und Vernetzung Anpassung an andere Anwendungen Externe Beratung Software- und Hardwareinstallation Softwareanschaffung Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Laufende Kosten Personalkosten Sachkosten Systembetreuung- und Pflege Wartungsgebühren für Hard- und Software Weiterentwicklung Abschreibungen Ausbildung, Schulung Finanzierungskosten Aufwand für Scannen und Indexieren Raumkosten   Verbrauchsmaterial (Speichermedien, Barcodes usw.) Versicherungen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

DMS-Nutzen

Kostenvergleich mit Papier 4- fache Zeiteinsparung 140- faches Archivfassungsvermögen nur ein Drittel der Kosten Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Einsparungspotentiale eines elektronischen Archivsystems gegenüber traditioneller Vorgehensweise bei der Bearbeitung von 250 Dokumenten. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

DMS Einsparungspotential Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

DMS Einsparungspotential Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Vergleich Personalkosten Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Rückblick DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Rückblick DMS Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS DMS - wichtigste Gründe zur Einführung: Rechtliche Anforderungen erfüllen Grosse Dokumentmengen kostengünstig speichern und gemäss den Anforderungen unternehmensweit zugriffsfähig haben Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

GDPdU neue rechtliche Situation

Wesentliche Inhalte der GDPdU Ab dem 01.01.2002 hat das Finanzamt das Recht, im Falle einer Außenprüfung direkt auf die im Unternehmen vorliegenden elektronischen Daten zuzugreifen. Somit sind betroffene Unternehmen gezwungen, alle elektronisch erzeugten und buchhalterisch relevanten Informationen entsprechend zu archivieren, bzw. aufzubereiten. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Wesentliche Inhalte der GDPdU Alle digital abgewickelte Geschäfte, ohne Papierbelege müssen gemäss entsprechend den gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiträumen recherchefähig und revisionssicher in einem elektronischen Archiv abgelegt werden. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Wesentliche Inhalte der GDPdU digitale Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Unterschrift werden anerkannt und sind somit ab dem 01.01.2002 zum Vorsteuerabzug zu verwenden. Dies hat die Notwendigkeit einer genauen Protokollierung und Zertifizierung von digitalen Dokumenten innerhalb eines Unternehmens zur Folge. Viele Unternehmen werden aus diesen Gründen zwangsweise ein DMS einführen müssen. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Wesentliche Inhalte der GDPdU Der Datenspeicher soll nur einmal beschreibbar und unveränderbar sein. Dies ist ein deutliches Argument für digitale optische Speicher in WORM-Technologie (Write Once Read Many). Hierzugehören traditionelle digitale optische Speicher und CD-Medien in dieser Technologie. Zunehmend aber auch DVD. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Wesentliche Inhalte der GDPdU Es wird keine Einschränkung in Hinblick auf die Größe oder Art des Unternehmens gemacht. Die GDPdU betrifft alle steuerpflichtigen Unternehmen. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Wesentliche Inhalte der GDPdU Die GDPdU setzt eine ausführliche Protokollierung aller Transformationen voraus. Im Prinzip muß der Eingang, die Verarbeitung und der Transport im System, die Indizierung und Änderung von Indizes sowie die endgültige Archivierung im System nachvollziehbar sein. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS DMS Anforderungen Indexierung Ablagehierarchie Suchmöglichkeit (Volltext / Index) Check- in / Check- out Versionierung Archivierung (billiger Speicher, eventuell langsamer Zugriff) Revisionssicherheit möglichst unveränderbare Speicherung (WORM) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Dokumentenerfassung Manuelle Erfassung (Banküberweisung, Belege, etc. durch Datentypist) automatische Handschrifterkennung Einscannen ohne Nachbearbeitung mit Nachbearbeitung (OCR / Barcode / Schlagworte / Metainformationen) COLD-Verfahren Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Dokumentenerfassung Digital-Kamera (beliebige Grösse, dreidimensionale Objekte/ auch Video) Digitalisierer (Kartographie) spezielle Messgeräte Abspeicherung direkt aus einer Applikation explizit durch Benutzer implizit durch die Applikation selbst Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Scanner Funktionen Dia-Scanner Mikrofilm-Scanner verschiedene Papierformate automatisches Erkennung der Seitengrösse unterschiedliche Auflösungen unterschiedliche Kontraste automatische Kontrastanpassung Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Scanner Funktionen ein- und zweiseitiges Scannen Einzelblatt- und Stapeleinzug Ablage in unterschiedlichen Dateiformaten schwarz-weiss, Grautöne, Farbscanner unterschiedliche Geschwindigkeiten Verwerfen schlecht erfasster Seiten Umsortieren einzelnen Seiten Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Scanner Funktionen Gruppierung einzelner Seiten zu zusammengehörigen logischen Dokumenten Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Scanner visiuelle Qualitätskontrolle automatisch Prüfung auf ausreichenden Kontrast Korrektur von Schrägeinzügen Entfernung von Verschmutzungen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

visiuelle Qualitätskontrolle Kontrollarbeitsplatz korrekte Sortierreihenfolge sonstige nicht automatisch durchführbare Qualitätsmassnahmen Kontrolle der automatische Funktionen für OCR-Ergebnisse Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Erfassungssystem Funktionen Nachträgliche Korrekturmöglichkeit (Achtung bei revisionssicherer Speicherung!!!) Seitenfolge ändern Seiten hinzufügen, löschen, verschieben löschen von Leerseiten Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Erfassungsarbeitsplätze Hochauflösende grafische Bildschirme (1248 x 1024 Bildpunkte) Bildwiederholraten (ab 80 Hertz) Scanner-Anschluss Software für Nachbearbeitung ab 12 GB Platte Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Attributierarbeitsplätze Zur Vergabe von Suchattributen Eingabe erfolgt mittels spezieller Erfassungsmasken Automatisierung mittels Formulartyp mittels Barcodes mittels Formularnummer OCR eventuell mit automatischem Indexing und Volltextsuche Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Archiv-Server Aufgaben Ablage der zu archivierenden Dokumente Organisation der Dokumente auf den optischen Platten Ansteuerung der Juke-Box transparenten Zugriff auf die Dokumente Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS COLD Computer Output on Laser Disk (COLD) Ausgabe von im Rechner erstellter Dokumente auf ein optisches Speichermedium Meist Druckdokumente, die gleichzeitig archiviert werden sollen (z.B. Post an Kunden, Briefe, Rechnungen, E-Mails, Listen) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS COLD Aufgaben/Funktionen Transfer der Daten vom Applikations-Server zum COLD-System Zerlegen des Datenstroms in logische Einheiten automatisches Extrahieren von Indexinformationen Ablegen der Indizes in der Recherche-DB und der Dokumente im Archiv inklusive entsprechender Verknüpfung Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

DMS Architektur Baukastenprinzip Bildschirm- interface Bildschirm- interface Benutzer- masken Bearbeitungs- menü Print- Spooler Scanner- Bedienung Formular- verarbeitung Text- Editor Retrieval- System Workflow- Server Druck- server Scan- Server Ablagesystem Ablageorgansisation Zugriffsrechte Caching WORM- Dateisystem Jukebox- Verwaltung Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

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Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Speicherarten Non Coded Information (NCI) nicht codierte Information, kann nicht direkt weiterverarbeitet werden, z.B.: Rastergrafik, Bilder, Video und Ton. Coded Information (CI) codierte Information Dokumente aus Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen, ASCII, EBCDIC etc. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Non Coded Information (NCI) ein Rechner kann diese Information speichern und über einen Drucker ausgeben eine weitere Verarbeitung ist nicht möglich, da der Rechner den „Inhalt“ des Dokumentes, also die Buchstaben nicht erkennen kann Ausnahme: OCR (Optical Character Recognition) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Coded Information (CI) Dokumente aus Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen Einzelne Objekte der Datei sind gezielt ansprechbar und veränderbar. Beispiele: Textdateinen in ASCII oder EBCDIC etc. Code Inklusive Layoutinformation Inklusive Strukturinformation Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Lebenszyklus Erstellung Ein Dokument wird erstellt und eventuell mit speziellen Attributen versehen, gespeichert. Pflege Ein Dokument wird bearbeitet, aktualisiert und überarbeitet. Prüfung Ein Dokument wird auf seine inhaltliche Korrektheit geprüft. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Lebenszyklus Freigabe Nach erfolgreicher Prüfung wird das Dokument freigegeben. Das Dokument durchläuft also einen Genehmigungsprozess. Archivierung Das Dokument wird dauerhaft gespeichert, häufig aus rechtlichen Gründen. Löschung Das Dokument wird endgültig gelöscht Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Lebenszyklus eines DM Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

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BS-Dateisystem als DMS? verwaltet Dokumente in hierarchischem Ordnersystem Zugriff in Windows z.B. über MS-Explorer mittels Navigation im Hierarchiebaum erlaubt Suche über Dateiname, Datum, Dateityp, Einschränkung auf Laufwerk und Ordner ODMA-Schnittstelle Dateien können verschoben, gelöscht, umbenannt werden. Check-in/Checkout auf Laufwerken Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

BS-Dateisystem als DMS? Nachteile / Defizite Eingeschränkte Metainformationen (insgesamt vier Indexe) Dateiname Dateipfad Dateityp Änderungsdatum. Keine Versionsverwaltung Keine Schnittstellen zu Hochleistungsscanner und optischem Archiv Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS DMS Typen Dokumentenmanagement Systeme im weiteren Sinn wie Bildverarbeitung, Speicherung und Texterkennung, in direktem Zusammenhang mit Archivierung von Inhalten, die auf längere Zeit unverändert gespeichert werden. COLD (Computer Output on Laser Disk) angewandt, Jukeboxen, WORM (Write Once Read Many) Magnetspeichern (Streamern) Verwaltung der Archivierungs- Module wird i.d.R. von einem, oder mehreren Archivservern übernommen. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS DMS Anforderungen Indexierung Ablagehierarchie Suchmöglichkeit (Volltext / Index) Check- in / Check- out Versionierung Archivierung (billiger Speicher, eventuell langsamer Zugriff) Revisionssicherheit möglichst unveränderbare Speicherung (WORM) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

technische Anforderungen Skalierbarkeit gute Performance, einfaches Handling graphische Oberflächen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS DMS Anforderungen Integration in die Arbeitsumgebung des Anwenders. Ein DMS sollte nicht mehr als eigenständige Applikation auftreten, sondern weitestgehend in das Betriebssystem integriert werden. Heutige DMS haben die Möglichkeit ODMA oder VFS- Schnittstellen zu nutzen oder direkt in die API des Betriebssystems einzugreifen. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

DMS als eigenständige Applikation Betriebssystem DB- Bestand / Archiv Archiv Applikation DMS Client Server Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS DMS-Integration in BS Betriebssystem DB- Bestand / Archiv Archiv Applikation DMS Client Server Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Dies begründet sich nicht zuletzt in der aktuellen Änderung des Signaturgesetztes bzw. in der Änderung der Abgabenordnung (AO) vom Juli 2000[1]. So geben die überarbeiteten Bestimmungen der „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen[2]“ (GDPdU) ab dem 01.01.2002 dem Finanzamt das Recht, im Falle einer Außenprüfung direkt auf die im Unternehmen vorliegenden elektronischen Daten zuzugreifen. Somit sind betroffene Unternehmen gezwungen, alle elektronisch erzeugten und buchhalterisch relevanten Informationen entsprechend zu archivieren, bzw. aufzubereiten. Dies betrifft insbesondere auch digital abgewickelte Geschäfte, ohne Papierbelege, die entsprechend der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiträume recherchefähig und revisionssicher in einem elektronischen Archiv abgelegt werden müssen. Des weiteren werden mit der Verankerung der digitalen Signatur innerhalb der GDPdU[3] (Entwurf zum Steueränderungsgesetz 2001), digitale Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Unterschrift anerkannt und sind somit ab dem 01.01.2002 zum Vorsteuerabzug zu verwenden. Dies hat zukünftig die Notwendigkeit einer genauen Protokollierung und Zertifizierung von digitalen Dokumenten innerhalb eines Unternehmens zur Folge. Viele Unternehmen werden aus diesen Gründen zwangsweise eine DMS einführen müssen. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

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Wesentliche Inhalte der GDPdU Die elektronische Signatur für originär digitale Dokumente wird verbindlich. Hintergrund ist die Tatsache, daß durch die offizielle Einführung der elektronischen Signatur zukünftig rechtskräftige Dokumente und Transaktionen entstehen, die nicht mehr physisch in Papier dokumentiert werden können. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Wesentliche Inhalte der GDPdU Die elektronische Archivierung über die Laufzeit der Aufbewahrungsfrist wird für alle originär digitalen Daten und Dokumente Pflicht. Für Daten aus Buchhaltungssystemen und anderen kaufmännischen Lösungen sowie für originär digital erhaltene kaufmännische Dokumente mit Vertrags- und Belegcharakter gilt die recherchierfähige Aufbewahrung in digitaler Form. Wird ein elektronisches Archivsystem genutzt, so ist sowohl über den Index als auch über die Inhalte der im COLD-Verfahren (Computer Output on LaserDisk) gespeicherten Inhalte eine Suche zu ermöglichen. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Wesentliche Inhalte der GDPdU Originär als Daten vorliegende Buchungen, Transkationen und Dokumente müssen maschinell auswertbar und recherchierfähig gehalten werden. Die COM-Verfilmung (Computer Output on Microfilm) wird explizit als nicht mehr ausreichend und zulässig definiert. Die Konvertierung in TIF- und PDF-Formate für diese Daten wird ausgeschlossen. Dies bedingt, daß kaufmännische Daten und Dokumente entweder im originären Verwaltungssystem vorgehalten werden oder aber in einem über eine Index-Datenbank recherchierfähigen Archivsystem gespeichert werden. Gescannte Eingangspost kann weiterhin als PDF oder TIF gespeichert werden oder aber wie bisher in Papier geordnet aufbewahrt werden. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Wesentliche Inhalte der GDPdU Der Datenspeicher soll nur einmal beschreibbar und unveränderbar sein. Dies ist ein deutliches Argument für digitale optische Speicher in WORM-Technologie (Write Once Read Many). Hierzugehören traditionelle digitale optische Speicher und CD-Medien in dieser Technologie. Zunehmend aber auch DVD. Inweit die Definition auf magnetische Speichersysteme, die speziell abgesichert sind, zutreffen kann, ist abzuwarten Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Wesentliche Inhalte der GDPdU Die Prüfer der Finanzbehörde haben direkten recherchierenden Zugriff und verlangen maschinell auswertbare auf Daten und Dokumente. Hierfür sind drei Arten des Zugriffs vorgesehen: a) die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen vor Ort (der ursprünglich vorgesehene Online-Zugriff wurde ausgeschlossen), b) die Recherche mit Unterstützung durch Personal des Steuerpflichtigen c) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt. Für a) und b) wird erwartet, daß die Informationen indiziert und recherchierfähig sind. Speziell für c) ist festzustellen, daß es derzeit nur sehr wenige Anbiter gibt, die den Anspruch der Recherchierbarkeit auf Offline-Medien realisert haben. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Wesentliche Inhalte der GDPdU Es wird keine Einschränkung in Hinblick auf die Größe oder Art des Unternehmens gemacht. Die GDPdU betrifft alle steuerpflichtigen Unternehmen. Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit ist nur sehr vage definiert. Es ist jedoch klargestellt, daß Daten seitens der Finanzbehörden nach der Prüfung wieder zurückgegeben bzw. gelöscht werden. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Wesentliche Inhalte der GDPdU Die GDPdU setzt eine ausführliche Protokollierung aller Transformationen voraus. Im Prinzip muß der Eingang, die Verarbeitung und der Transport im System, die Indizierung und Änderung von Indizes sowie die endgültige Archivierung im System nachvollziehbar sein. Die Transformation schließt auch die Migration bei Systemwechseln ein. Neben Journalen und Protokollen macht dies eine Verfahrensdokumentation (wie in der GoBS beschrieben) erforderlich. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Wissenspyramide Informationen Daten Wissen Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Zugriffshäufigkeit in der Zeit Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Klassische DM-Ablage Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Archiv-Serverstruktur Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Kostenvergleich mit Papier 4- fache Zeiteinsparung 140- faches Archivfassungsvermögen nur ein Drittel der Kosten Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Zielfaktoren der Informationsarbeit Wirtschaftlichkeit Dokumentenverfügbarkeit Archivierungskapazität Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Einsparungspotentiale eines elektronischen Archivsystems gegenüber traditioneller Vorgehensweise bei der Bearbeitung von 250 Dokumenten. Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

DMS Einsparungspotential Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

DMS Einsparungspotential Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Vergleich Personalkosten Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

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Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS Dokumenttypen Unterscheidung nach Lebensdauer CI (Coded Information) NCI (Non Coded Information) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Non Coded Information (NCI) ein Rechner kann diese Information speichern und über einen Drucker ausgeben eine weitere Verarbeitung ist nicht möglich, da der Rechner den „Inhalt“ des Dokumentes, also die Buchstaben nicht erkennen kann Ausnahme: OCR (Optical Character Recognition) Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Coded Information (CI) Dokumente aus Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen Einzelne Objekte der Datei sind gezielt ansprechbar und veränderbar. Beispiele: Textdateinen in ASCII oder EBCDIC etc. Code Inklusive Layoutinformation Inklusive Strukturinformation Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

Archiv-Serverstruktur Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS