FORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG Christian Canzler, Andreas Grosche, Till Hünermund und Christoph Obholzer   Verwaltungsinterne Portale Ergebnisse des Forschungsprojekts „Hochleistungsportale für die öffentliche Verwaltung“ Präsentation http://www.foev-speyer.de/portale Forschungsinstitut für öffentliche Verwaltung bei der Deutschen Hochschule für Verwaltungswissenschaften Speyer Freiherr-vom-Stein-Straße 2 - Postfach 1409 - D 67324 Speyer am Rhein Tel.: + 49 - 6232 - 654-386 - Fax: + 49 - 6232 - 654-290 E-Mail: foev@foev-speyer.de - Internet: http://www.foev-speyer.de

Intranetportal: Definition Internes Portal für Verwaltungsmitarbeiter Einfacher, schneller, rollenspezifischer Zugriff Auf verwaltungsinterne und externe Informationen Unter einer einheitlichen Oberfläche

Warum Mitarbeiterportale? Vielzahl von Datenquellen Vielzahl von Abfragesystemen Ungenutzte interne Ressourcen  Unüberschaubarkeit und Ineffizienzen

einzelner Abteilungen Problemlage Handbücher, Anleitungen… ERP-System Internet ? Mitarbeiter Informationen einzelner Abteilungen ? Aktuelle Nachrichten ? ? Externe Anfragen und Anträge Organisation und Kontakte Abgeschlossene Vorgänge/Archiv „Wenn die Verwaltung wüsste, was die Verwaltung weiß…“

Lösung: eArbeitsplatz und Intranetportale ERP-Systeme Weitere Informationsquellen

Elektronischer Arbeitsplatz IT-Ausstattung an jedem Schreibtisch: Direkter Zugriff auf alle Informationen In aufbereiteter Form Über das Intranetportal

Elektronischer Arbeitsplatz Arbeitsplatz mit PC und Telefon und eventuell Telefax? Zugriff auf das Internet? Nutzung der Möglichkeiten des vernetzten Arbeitens, direkter Zugriff auf unternehmensinterne Informationen?

Nutzen des elektronischen Arbeitsplatzes Zeitersparnis durch schnelleren Zugriff auf besser verfügbare Informationen Schnellere Abwicklung von Akten und Tätigkeiten durch parallele und prozessorientierte Arbeitsweisen Möglichkeit der elektronischen Auswertung und der Zielüberprüfung Transparenz des Mitarbeiters

Möglichkeiten des elektronischen Arbeitsplatzes Initiierung Bearbeitung Koordination Dokumentation von Arbeitsvorgängen Zugriff auch durch mehrere Mitarbeiter gleichzeitig von verschiedenen Orten

Vorteile des elektronischen Arbeitsplatzes Selbstbedienung der Mitarbeiter: 80-90% günstiger als Anfragen bei „Call Center“ oder „Helpdesk“ foev.dhv-speyer.de

Bewerberportale (eRecruiting) 1. Säule Intranet - Portal ERP-Systeme Weitere Informationsquellen eArbeitsplatz Bewerberportale (eRecruiting)

Ablauf eines eRecruiting-Prozesses (nach SAP) 1. Stufe - Planning Ablauf eines eRecruiting-Prozesses (nach SAP) Planning Retaining Attraction Closing Sourcing Qualifying

1. Stufe - Planning … ist die Vorbereitung der (Neu-)Besetzung einer Stelle. Dazu gehört: Klassifizierung von Tätigkeitsfeldern (Stellenbeschreibung) Aufstellen eines Anforderungsprofils des Stelleninhabers Planung groß angelegter Stellenbeschreibungen Planung von Budgets Planung von Projekten

2. Stufe - Attraction Planning Retaining Attraction Closing Sourcing Qualifying

2. Stufe - Attraction … ist die Darstellung des Unternehmens / der Verwaltung als attraktiver Arbeitgeber. Erfolgt in umfassenden Kampagnen Nicht speziell auf eine Stelle ausgerichtet Geschieht durch: - Schalten von Anzeigen (Print- oder Online-Medien) - Veranstaltungen - Sponsoring - …

3. Stufe - Sourcing Planning Retaining Attraction Closing Sourcing Qualifying

3. Stufe - Sourcing … umfasst alle Aktivitäten, die zur Suche geeigneter Kandidaten für eine bestimmte Position erforderlich sind. Auswahl der Kanäle für Stellenausschreibungen (z.B. Bewerberportal, Zeitung etc.) Erstellen und Platzieren von Stellenanzeigen (im Portal) Durchsuchen von „Talent-Pools“ Registrierung der Kandidaten Bearbeitung von Unterlagen (Papier oder elektronisch)

4. Stufe - Qualifying Planning Retaining Attraction Closing Sourcing

4. Stufe - Qualifying ... ist die Beurteilung der ausgewählten Kandidaten im Hinblick auf ihre Eignung für eine bestimmte Position oder ein bestimmtes Team. Dazu gehören: Verschiedene Bewertungsverfahren Beratende Vorgespräche Vorstellungsgespräche Koordination der Abläufe Korrespondenz zwischen Personalverantwortlichen und Bewerbern

5. Stufe - Closing Planning Retaining Attraction Closing Sourcing Qualifying

5. Stufe - Closing … ist die letzte Phase der Besetzung einer offenen Stelle. Auswahl eines Bewerbers aus den Pool der am besten geeigneten Kandidaten Weitere Gespräche mit dem Bewerber Verfassen eines Statusberichts Abwicklung der Korrespondenz Koordination der Verhandlungen Abfassen des Vertrags Unterbreitung eines Angebots Abschluss des Vertrags

6. Stufe - Retaining Planning Retaining Attraction Closing Sourcing Qualifying

6. Stufe - Retaining … ist das Binden von Talenten an das Unternehmen / die Behörde. Aktive und langfristige Betreuung der ausgewählten und verpflichteten Bewerber durch zielgerichtete Kommunikation über: - Marktsituation - Persönlichen Marktwert - Aufstiegsmöglichkeiten - Berufliche Perspektiven „Warmhalten“ der abgelehnten Kandidaten für mögliche andere Positionen Bündelung im sog. „Talent Pool“

Bewerberportale am Beispiel von „eRecruting 2.0“ www.softgarden.de

eRecruting 2.0 - Übersicht der erfassten Stellen

eRecruting 2.0 - Bewerbungswege

eRecruting 2.0 - Bewerberprofil

Weitere Informationsquellen 2. Säule Intranet - Portal ERP-Systeme Weitere Informationsquellen eArbeitsplatz Employee Self Service (ESS)

„Der Mitarbeiter wird zum Manager seiner Arbeitskraft“ Mitarbeiter sollen durch interaktive Anwendungen bestimmte administrative Aufgaben eigenständig erledigen, z.B.: Bescheinigungen selber anfordern bzw. ausdrucken Stammdaten ändern (Kontonummer, Adresse, …) Arbeitszeit- und Urlaubskonten führen Reisekostenabrechnung selbst erstellen Versetzungswünsche angeben und planen Fortbildungen planen und durchführen (eLearning) Mitarbeiterbindung (Alumni)

„People Care“ statt „People Datenpflege“ Folge: Entlastung des Personalbereichs von administrativen Aufgaben mit hohem zeitlichem Aufwand Dadurch Verlagerung des Personalbereichs vom Administrator zum Dienstleister Gespräche vor Ort Beratung von Mitarbeitern und Führungskräften Aufspüren von drohenden Entwicklungen …

Mehr Transparenz, bitte ! ESS-Systeme steigern Transparenz für die Mitarbeiter: Umfassende Informationsangebot über Arbeitsabläufe und Richtlinien (Verwaltungsvorschriften, Formulare, Organisationsabläufe)  Dienstherrenbezogene Daten Vollständiger, jederzeitiger Zugriff auf die den Mitarbeiter betreffenden Daten (elektronische Mitarbeiterakte, Zeitkonten, Bewertungen durch Vorgesetzte, …)  Personenbezogene Mitarbeiterdaten

Selber Lesen und Lernen bringt Vorteile Vorteile für das Unternehmen / Behörde: Kostenreduzierung (Personalbereich) Größere Datenqualität (zeitnahe Richtigkeit von Daten) Mitarbeiterzufriedenheit (Transparenz, Übersicht) Geringer Schulungsaufwand (Web-Oberfläche) Vorteile für den Mitarbeiter: Zufriedenheit (Transparenz, „Blick für‘s Ganze“) Schnelle, selbst steuerbare Abwicklung persönlicher Angelegenheiten  größere Autonomie für den Einzelnen

Beispiel für ein ESS-Portal (aufsetzend auf SAP R/3) www.sapdesignguild.org

ESS als Lebenslagenportal - I

ESS als Lebenslagenportal - II www.lawson.com

ESS als Lebenslagenportal - III (Beispiel Umzug)

Weitere Informationsquellen 3. Säule Intranet - Portal ERP-Systeme Weitere Informationsquellen eArbeitsplatz eLearning Wissensmanagement

eLearning unterstützt den Wissenserwerb eLearning ist eine zusätzliche technisch basierte Methode für Wissen und Lernen und ergänzt die klassischen Methoden der Aus- und Weiterbildung Die Lernumgebungen basieren weitestgehend auf den Diensten des Internet als primäre Modi für Kommunikation und Präsentation.

Unterstützung durch Webbased Training und Lernlogistik Interaktive Übungsaufgaben Glossare, Gelbe-Seiten Projektdatenbanken Asynchron / Selbstbestimmt Synchron / Kooperativ Chatrooms, Newsgroups Konferenzsysteme Webbased Training Themen / Aufgaben Beratung Lernplan Meilensteine Interaktive Tests Strukturierung Steuerung / Ziele Evaluierung Lernlogistik

eGov-Learning@Komm www.hfw-speyer.de

Virtuelle Hochschule (Lübeck – Hamburg) www.oncampus.de www.vcrp.de

Wissensmanagement vereinfacht den Zugang zum Wissen Wissensmanagement ist ein eigener systematischer Ansatz, der die Nutzung und Bewirtschaftung von vorhandenem und neuem Wissen für die Ziele der Organisation beinhaltet Wissen ist Macht? Wissen wird nicht geteilt?

Wie kann Wissen überhaupt gespeichert werden? Extern Intern Implizit Kollektiv Explizit Individuell Wissens- Management- System

Funktionsweise Wissensmanagement Wissensträger Wissensempfänger Kommunikation Wissensempfänger Externalisierung (Explizit) Internalisierung Wissens- Management- System (Neuronal) (Ontologisch) Themen Attribute Lageplan Beziehungen Klassifizierung

IT-Architektur Wissensmanagement System Verbundsysteme Standardsoftware Groupware Benutzeroberfläche Zentraler Zugang zum Wissen der Verwaltung Optimierung der Struktur der Wissensbasis Wissenssuche und Wissensnetzwerke Services Wissenslandkarte Strukturierung (Klassifizierung, Terminologie) Wissensbasis Data-Warehouse Systeme Dokumenten- und Workflow-Management Repositories Hardware und Softwarebasis

Weitere Informationsquellen 4. Säule Intranet - Portal ERP-Systeme Weitere Informationsquellen eArbeitsplatz Projekt- und Gruppenportale

Kernfunktionen eines Collaborationportals Projektvorhaben Dokumentenverwaltung: Aufgaben und Prioritäten Zeitplan / Historie Status der Dokumente Arbeitsplanung: Zeit und Ressourcen Workflows Meilensteine Collaboration Kommunikation: Projektkalender Diskussionsforen Konferenzsysteme Controlling (Steuerung): Zielerfüllung Ereignisberichte Ressourcenverwendung Zeiteinsparung durch höhere Transparenz und schnelle Information

Beispiel: Dokumentum eRoom www.documentum.de

Beispielprojektraum: Team Project

Der Fokus liegt in der Steuerung von Projekten

Suche nach Dokumenten

Verschiedene Beispielräume stehen zur Verfügung

Beispiel: conject Projektraum - Brückenbau www.conject.de

Eigenschaften und Nutzung von Dokumenten

Sichtweisen auf Dokumente Projektphasen Projektteilnehmer Art der Tätigkeit …

Beispiel: Projectplace.de www.projectplace.de - wo liegt der Unterschied???

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Es bedanken sich: Christian Canzler Andreas Grosche Till Hünermund Christoph Obholzer Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit