Flexibles Arbeits(zeit)management - interessengerecht und effizient Stefanie Wiebrock Fauth-Herkner & Partner www.arbeitswelt.de

Fauth-Herkner & Partner Leistungsfelder Umsetzungsberatung: 20 Jahre Erfahrung Human-Resource-Management Arbeits(zeit)management, Organisation Arbeitsrecht, Entlohnung, EDV Kompetenzentwicklung von Führungskräften Information und Kommunikation, Mitarbeiterbefragung Projekte: Innovative Modelle - Qualifizierte Teilzeit (BMFSFJ) Systematisches Beschäftigungsmanagement (Bertelsmann Stfg.) mobilZeit Kompetenzzentrum work-life balance (StMAS, vbw, VBM, ESF) Förderprojekt: Familienbewusste Arbeitswelt Informationsportal Mittelstand und Familie (Allianz für die Familie) audit berufundfamilie® (GHSt): Entwicklung und Auditierung EU-Netzwerk: „Family & Work“ www.Arbeitswelt.de & www.work-life.de & www.mittelstand-und-familie.de

Interessen und Ziele eines Arbeits(zeit)managements Mitarbeiter/innen Ziel Unternehmen Zeitsouveränität Beschäftigungs- sicherung Lebensphasen- orientierung Teilzeit Ökonomisch und sozial ausgewogen Attraktiver Arbeitsplatz Partner- schaft Wirtschaftlichkeit Kundenorientierung Anpassung an Schwankungen Amortisation der Aus- und Weiterbildung Kunde / Arbeitsmarkt Infrastruktur / Gesellschaft

Der Weg zu einem Arbeits(zeit)management Modelle + Instrumente Management Arbeits(zeit)management effizient und partnerschaftlich Führungskraft Team Kultur I N F O R M A T K U

Vom Arbeitszeitmodell zum Arbeits(zeit)management Organisation Entlohnung Personal- wirtschaft Arbeitszeit Qualifikation Führung / Team Information Arbeitsmarkt Kunde Infrastruktur Gesellschaft

Umsetzungsprozess im Betrieb

Ausgangssituation Belastungsschwankungen

Mit vier Zeitwerkzeugen arbeiten

Innovative Arbeitszeitmodelle Tag Woche Monat Jahr Leben Vollzeit Individuelle Arbeitszeit Rollierende Wochenarbeit Langzeitkonten Gleitzeit Sabbaticals Vier-Tage- Woche Flexible Jahresarbeitszeit Flexible Teilzeitschichten Modulare Arbeitszeit Job-Sharing 50% Halbtagsarbeit Turnusteilzeiten Zeitautonome Arbeitsgruppen Abendschichten Vertrauens- arbeitszeit 0% Zeithorizont = starr = flexibel

Flexible Jahresarbeitszeit Monatliche Soll-Arbeits- zeit der Jahresteilzeit Monatliche Soll-Arbeitszeit (Vollzeit kalendarisch) Maximale Anpassungsmöglichkeit im rahmen der Flexiblen Jahrearbeitszeit Monatliche Soll-Arbeitszeit Teilzeit Arbeitsanfall / Umsatz / Kundenfrequenz

Arbeitszeit-Modell Module und Ausprägungen

Jahresarbeitszeitkonten Jahresverlauf Arbeitsanfall Beginn des Abrechnungszeitraums Ausgleichs- stichtag Phasen-Höhe in Std. > + 40 + 38 + 33 + 20 max. + 40 + 15 + 7 + 12 + 7 + 20 - 20 - 5 max. - 40 < - 40

Ampelkonto Steuerung der Kumulation in Zeitkonten >40 Rot Schriftlicher Abbauplan bis 40 Gelb Weiteres Ansteigen nur in Absprache mit der Führungskraft + 20 Im Kompetenzbereich der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Verfügung der Arbeitszeit durch die Beschäftigten Grün - 20 Gelb Weiteres Ansteigen nur in Absprache mit der Führungskraft bis -40 Rot Schriftlicher Maßnahmenplan < -40

Zusammenhänge zwischen den verschiedenen „Zeiten“ Arbeitszeitrahmen 6.00 Uhr 20.00 Uhr Servicezeit, z. B.     8.00 Uhr 18.00 Uhr Mindestbesetzung, z. B. Abteilung mit 6 MA 1 MA 3 MA 1 MA 3 MA 2 MA 8.00 Uhr 9.00 Uhr 12.00 Uhr 13.00 Uhr 16.00 Uhr 18.00 Uhr „Besetzungsgebirge“ Mitarbeiter A Mitarbeiter B 8.00 Uhr Mitarbeiter C 7.30 Uhr Mitarbeiter D Mitarbeiter E 18.30 Uhr

Variable Arbeitszeit und Kapazität

Grundgedanke des „Aktiven Kapazitäts-Managements“ Arbeitsanfall und Mitarbeiter zusammenführen und vergleichen Arbeitsanfall / Geschäftsvorfälle Mitarbeiter-Stunden-Budget Beispiel: Beispiel: 20.000 Geschäftsvorfälle / Jahr 5,8 MAK entsprechen einem jährlichen Stunden-Budget von 9.741,68 Std. Netto Arbeitsanfall Stunden-Budget 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Jahresverlauf 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Jahresverlauf Arbeitsanfall Stunden-Budget 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Jahresverlauf

Gegenüberstellung: Arbeitsanfall - Teamkapazität Im Jahresverlauf 0,0 Std. 200,0 Std. 400,0 Std. 600,0 Std. 800,0 Std. 1000,0 Std. 1200,0 Std. 1400,0 Std. 1600,0 Std. 1800,0 Std. 2000,0 Std. Stunden Jan. Feb. Mrz. Apr. Mai Jun. Jul. Aug. Sep. Okt. Nov. Dez. Teamkapazität in Stunden 1259,1 1262,4 1423,8 1349,6 1339,2 1414,6 1214,5 1549,7 1587,9 1512,3 1764,0 1863,3 Arbeitsanfall in Stunden 1355,7 1544,1 1645,4 1252,1 1129,8 1636,0 1452,5 1587,1 1558,9 1471,5 1559,5 1338,2 Monate

Flexibler Personaleinsatz: Planungs- und Informationsablauf Praxisbeispiel: Jahresplanung z. B. Information über Arbeitsanfall, Projekte Ausgleichszeitraum, Urlaubsplanung, Zeitentnahme Monatsplanung z. B. Urlaub, freie Stunden und Tage, Krankheit, Seminare Zeitausgleich, Abbauplan Tagesplanung z. B. Mindestbesetzung, freie Stunden und Tage Ist-Situation Kurzfristige Reaktion und Absprache im Team

Führungskräfte qualifizieren für das flexible Arbeits(zeit)management Module Kompetenzen Modul 1 Führungsalltag meistern durch zeitgemäße Mitarbeiterführung Modul 2 Unternehmerisch denkende und eigenverantwortlich handelnde Mitarbeiter/innen Modul 3 Moderierte Teambesprechung: Mitarbeiter/innen überzeugen und begeistern Modul 4 Erfolgreich planen im Team: Urlaubs- und Personaleinsatzplanung Modul 5 Typische und schwierige Mitarbeitergespräche meistern

Tipps für die Gestaltung von Arbeitszeitmodellen Werden Sie sich über Ihre Ziele klar Ermitteln und berücksichtigen Sie die Interessen Ihrer Kunden und Mitarbeiter/innen Analysieren Sie die Schwankungen des Arbeitsanfalls Beziehen Sie flexible Teilzeitmodelle in Ihre Überlegungen mit ein Teilzeitarbeit kann Ihre Flexibilität erheblich erhöhen Bemessen Sie den Arbeitszeitrahmen großzügig Definieren Sie Mehrarbeit (genehmigungspflichtig, zuschlagspflichtig) Entwerfen Sie ein Grundmodell und vereinbaren Sie Flexi-Spielregeln Legen Sie Dispositionsrechte fest Bauen Sie Ankündigungszeiten für Änderungen im Rahmen der Flexi-Spielregeln ein Regel: Je länger die Ankündigungszeit, desto größer die Zumutbarkeit Fördern Sie die Selbststeuerung der Mitarbeiter durch: 1. Festlegung von Ansprech- und Funktionszeiten sowie von Besetzungsdichten bzw. Mindestbesetzungen 2. Festlegung von Freizeitfenstern in „ruhigeren“ Zeiten 3. Vertretungsregelungen und ggf. Qualifizierungsmaßnahmen

Tipps für die Umsetzung von Arbeitszeitmodellen Informieren Sie Ihre Beschäftigten rechtzeitig und umfassend über Ihre Ziele Beziehen Sie Ihre Beschäftigten und den Betriebsrat von Anfang an mit ein Erarbeiten Sie gemeinsam Ziele, Werte und Spielregeln Lassen Sie Lösungsalternativen von Mitarbeitern erarbeiten Lösen Sie den Interessengegensatz Mitarbeiter - Unternehmer auf und leiten Sie die Energie auf gemeinsame übergeordnete Ziele (Kundenzufriedenheit, Arbeitsplatzsicherheit etc.) um Führen Sie das Arbeitszeitmodell am Anfang eines Auftragsberges ein Ergänzen Sie ein frequenzorientierte Arbeitszeitmodell ggf. durch ein erfolgsorientiertes Vergütungssystem Qualifizieren Sie Ihre Führungskräfte Nutzen Sie externe Hilfen für 1. Fachlichen Input 2. Die Moderation des Prozesses

Vorteile eines optimalen Arbeits(zeit)managements Bessere Auslastung der Personalkapazität Bessere Anpassung der Arbeitszeit an den Arbeitsanfall Erhöhung der Produktivität und Mitarbeiterleistung Reduktion von Fluktuation und Fehlzeiten Transparente, aktuelle Informationen für kurzfristige Reaktionsmöglichkeiten Motivierte, informierte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Attraktiver Arbeitsplatz Flexibles Unternehmen, gewappnet für zukünftige Anforderungen