Projekte.machen.selbstständig

Projektmanagement – ein Überblick

Projektmanagement meint die Gesamtheit von Aufgaben in Führung, Organisation, Techniken und Mitteln für die Abwicklung eines Projekts Zum Projektmanagement zählen also Maßnahmen der Aufbau- und Ablauforganisation Planung, Steuerung und Kontrolle des Projekts Mitarbeiterführung und Teamarbeit Die Lösung eines Problems wird nicht dem Zufall überlassen!

Was ist ein Projekt? einmalig komplexe Problemstellung beinhaltet Risiken innovativ, klar strukturiert prozessorientiert und produktorientiert zeitlich befristet mit begrenztem Ressourceneinsatz weist klar formulierte Ziele auf besteht aus vernetzten Teilaufgaben und die Planung erfolgt im Team

Projekte in der Schule Unterrichts-projekte Projekt-wochen/ Projekte in AGs Projekte im Rahmen von Schul-entwicklung

... zahlreiche Projekte „versanden“ ... Projekterfahrungen Optimismus und viel Elan zu Beginn ... ... Alltagsgeschäfte kommen dazu ... ... viele Vorhaben laufen nebeneinander her... ... zahlreiche Projekte „versanden“ ... Abschluss? AKTION!

Projekterfahrungen: Ursache Es besteht „die irrige Annahme [...], dass eine großartige Idee sich quasi von alleine durchsetzen werde.“ Quelle: Philipp/Rolff: Schulprogramme und Leitbilder entwickeln, Weinheim 1998, S. 89

Projektmanagement! Mit den heute vorgestellten Methoden und Vorgehensweisen werden Projekte offensiver und konsequenter angegangen, klarer und stringenter geplant, systematischer und dadurch letztlich erfolgreicher durchgeführt. Erfahrungen aus Wirtschaft und Wissenschaft: durch Projektarbeit werden häufig bessere, schnellere und kreativere Ergebnisse erzielt und die Mitarbeitermotivation steigt

Projektmanagement! Projektmanagement kann eine Schule dabei unterstützen, Entwicklungsvorhaben so zu planen, dass sie Aussicht auf Realisierung haben. Projekte so zu strukturieren, dass sie überschaubar sind und bleiben. die Kooperation der Beteiligten effizient und motivierend zu gestalten.

Projektmanagement und Eisberge Sachebene Aufgaben Themen Vorgaben Antipathie Sympathie Beziehungs-ebene Ängste Seite 18 Endler Status Emotionen Macht

Team-Entwicklung Performing Forming Seite 18 Endler Norming Storming

Projektphasen Die vier Phasen eines Projekts: Definition Planung Aktion Abschluss Je mehr Zeit in die ersten beiden Phasen der Definition und Planung investiert wird, desto größer ist die Erfolgschance des Projekts!

Wenn du wenig Zeit hast, nimm dir am Anfang viel davon! (Ruth Cohn)

Projektphasen Definitions- und Startphase Planungsphase Umsetzungs-phase Abschlussphase Thema, Fragestellung Recherche, Kontaktaufnahme Detailplanung der Aktivitäten Abschlussbericht Situationsanalyse, Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen) Projektstruktur-plan (PSP) Projektsteuerung und - nachbesserung Präsentation Grobrecherchen zum Thema Projektablaufplan (PAP) Zwischenbilanz Bewertung Projektauftrag: Zielklärung, Zielentwicklung Aktionsplan Reflexion Grobplanung Inhalte + Organisation Risikoanalyse

Situationsanalyse Welche Fächer gehören zum Projekt? Definitions- und Startphase Thema, Fragestellung Situationsanalyse, Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen) Grobrecherchen zum Thema Projektauftrag: Zielklärung, Zielentwicklung Grobplanung Inhalte + Organisation Welche Fächer gehören zum Projekt? Welche Fähigkeiten werden benötigt? Welche Faktoren beeinflussen das Projekt? Wie wirken sich diese aus? Welches sind die Voraus-setzungen für das Projekt? Wo werden Probleme erwartet?

Umfeldanalyse (Stakeholderanalyse) Definitions- und Startphase Thema, Fragestellung Situationsanalyse, Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen) Grobrecherchen zum Thema Projektauftrag: Zielklärung, Zielentwicklung Grobplanung Inhalte + Organisation Wer kommt mit dem Projekt direkt oder indirekt in Berührung? Wer wird von der Arbeit am Projekt betroffen? Wer kann die Projektarbeit fördern, wer behindern? Wer hat welche Erwartungen an das Projekt?

Zielplanung Definitions- und Startphase Thema, Fragestellung Situationsanalyse, Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen) Grobrecherchen zum Thema Zielklärung, Zielentwicklung Projektauftrag Grobplanung Inhalte + Organisation Klare Zielbeschreibung unter Berück-sichtigung der Randbedingungen (Sach-, Kosten-, Terminziele) Priorisierung von Zielen: Muss-Ziele: bei Nicht-Erreichen gilt das Projekt als gescheitert Soll-Ziele: hier können Abstriche gemacht werden Kann-Ziele: = „Wunsch-Ziele“

Projektauftrag: gemeinsame „Geschäftsgrundlage“ Definitions- und Startphase Thema, Fragestellung Situationsanalyse, Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen) Grobrecherchen zum Thema Zielklärung, Zielentwicklung: Projektauftrag Grobplanung Inhalte + Organisation Name des Projekts Projektrahmen, Projektumfeld Beteiligte, Betroffene Beginn, Ende, wichtige Meilensteine, Ressourcen, Materialien, Räumlichkeiten … Zielklärung/detaillierte Zielbeschreibung IST/SOLL – Analyse OH-Folie Wien!!

Projektauftrag: gemeinsame „Geschäftsgrundlage“ Definitions- und Startphase Thema, Fragestellung Situationsanalyse, Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen) Grobrecherchen zum Thema Zielklärung, Zielentwicklung: Projektauftrag Grobplanung Inhalte + Organisation OH-Folie Wien!!

Projektstrukturplan (PSP) Planungsphase Recherche, Kontaktaufnahme Projektstruktur-plan (PSP) Projektablaufplan (PAP) Aktionsplan Risikoanalyse Fragestellungen: Was ist zu tun? Wie ist das Projekt inhaltlich zu gliedern? Ziele: Ermittlung der Arbeitsinhalte Aufteilung des Projekts in Arbeitspakete (AP) Netzplan, komplexe Projekte werden transparent gemacht

Projektablaufplan (PAP) Planungsphase Recherche, Kontaktaufnahme Projektstruktur-plan (PSP) Projektablaufplan (PAP) Aktionsplan Risikoanalyse Darstellung des Zeitablaufs der Arbeitspakete (einschl. Nennung der verantwortlichen Personen) Terminplanung in grafischer Form Aktivitäten werden koordiniert und ein Zeitplan erstellt

Projektablaufplan (PAP) Planungsphase Recherche, Kontaktaufnahme Projektstruktur-plan (PSP) Projektablaufplan (PAP) Aktionsplan Risikoanalyse Aktivitäten werden koordiniert und ein Zeitplan erstellt

Projektorganisation: Aktionsplan Festlegung und personelle Zuordnung klar voneinander abgegrenzter Verantwortungsbereiche und Kompetenzen Wer macht was? Zuständigkeiten klären! Wer darf was? Kompetenzen, Leitungsaufgaben klären! Aktivitäten werden koordiniert und ein Zeitplan erstellt Aktionsplan WER? WAS? Mit WEM? WANN?

Aktionsplan: Wien Planungsphase Recherche, Kontaktaufnahme Projektstruktur-plan (PSP) Projektablaufplan (PAP) Aktionsplan Risikoanalyse OH-Folie Wien!!

Projektdokumentation Projektphasen Definitions- und Startphase Planungsphase Umsetzungs-phase Abschlussphase Thema, Fragestellung Recherche, Kontaktaufnahme Detailplanung der Aktivitäten Abschlussbericht Situationsanalyse, Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen) Projektstruktur-plan (PSP) Projektsteuerung und - nachbesserung Präsentation Grobrecherchen zum Thema Projektablaufplan (PAP) Zwischenbilanz Bewertung Projektauftrag: Zielklärung, Zielentwicklung Aktionsplan Reflexion Grobplanung Inhalte + Organisation Risikoanalyse Projektdokumentation

Projektdokumentation Die Projektdokumentation (Projektordner) liefert immer den aktuellen Stand des Projekts bis hin zur Dokumentation des Projektergebnisses. Sie umfasst auch eine Übersicht über Veränderungen (z.B. Zeitplan, Methoden, Teamsprecher usw.) , die im Verlauf des Projekts vorgenommen wurden.

Und trotz aller Planungstheorie gilt: „Die wichtigsten Körperteile des Managers sind Herz, Bauch, Seele und Nase. Sie braucht er, um mit dem Herzen zu führen, dem Gefühl im Bauch zu vertrauen, die Organisation zu beseelen, zu riechen, dass etwas stinkt.“ Quelle: Tom DeMarco: Der Termin, Kap. 6, S.51

Projekte.machen.selbstständig © Seminar Esslingen Prof. Helmuth Kern, Gerda Richter, Christina Lippert, Monika Metzger, Ute Wickert