Gesamtpräsentation PM LF 9

Agenda Projektdefinition Projektmerkmale Projektziele und –definition SMART-Regel Zielkonflikte (magisches Dreieck) Projektauftrag Projektarten Projektphasen Projektpläne (Projektstrukturplan)

Projektdefinition „Projekt“ ist aus der lateinischen Sprache abgeleitet Bedeutung: „Entwurf“ | „Plan“ | „Vorhaben“ Definition nach DIN 69901:  Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der gesamten Bedingungen gekennzeichnet ist. Dazu gehören z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen, Abgrenzungen gegenüber Vorhaben und eine projektspezifische Organisation. Quelle: Ausbildung im DM, Band 2, S. 260

Projekte im DM (Anwendungsbereiche) Projekte zur Personalentwicklung Dienstleistungsprojekt Coaching  Kundenrückgewinnung Fluktuation  Akquisition Fehlzeitenreduzierung  Beschwerdemanagement  After-sales-Betreuung  Fulfilment  Marktforschung Projekte im DM IT-Projekte Infrastrukturprojekte  Software  Ergonomie  Datenbank  ganzheitlicher Lärmschutz  Netzwerk  Arbeitsplatzgestaltung Quelle: Ausbildung im DM, Band 2, S. 269

Projektmerkmale Definition: Um im Projektmanagement Projekte zu definieren (was ist ein Projekt, was ist kein Projekt) werden Projektmerkmale herangezogen. Die DIN 69901 gibt eine Definition vor, in der Projektmerkmale beschrieben werden. Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit seiner Bedingungen gekennzeichnet ist, z. B. Quelle: Buch S. 260 u. Internet: www.wikipedia.de 15.09.2011

Projektmerkmale Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit Zielvorgabe Zeitliche Begrenzung Begrenzung finanzieller, personeller oder anderer Art. Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben Projektspezifische Organisation Keine alltägliche Routinearbeit  Projektspezifische Organisation Es wird ein Ziel festgelegt und darauf aufgearbeitet. Anfangs- u. Endzeitpunkt ist vorbestimmt Branchen- u. gebietsspezifische Mitarbeiter werden ausgesucht. Kosten werden bedacht und vorkalkuliert Eine Gruppe aus Mitarbeitern erreicht durch die Zusammenarbeit das festgelegte Ziel Quelle: Buch S. 260 15.09.2011

Definition der Projektziele Das Projektziel ist das nachzuweisende Ergebnis des Projekts. Erläuterungen Projektziele gelten für das Gesamtprojekt (dienen als Richtlinie) Auftraggeber und Auftragnehmer sollten bei den Zielen übereinstimmen Erfolg des Projekts wird an Teilzielen gemessen Der Projektauftrag sollte die Projektziele grob wiedergeben Oberziel/Projektziel wird aus verschiedenen Teilzielen gebildet Quelle: Ausbildung im Dialogmarketing Band 2, Seite 269, ff

Teilziele in Projekten sind: Definition der Projektziele Beispiel aus dem Buch Teilziele in Projekten sind: Leistungs- und Qualitätsziele Steigerung der Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter (z.B. neue Telefonanlage) Prozessziele (technisch-organisatorische Ziele) Optimierung und Verbesserung der Unternehmensabläufe (z.B. verbesserte Software) Wirtschaftliche Ziele Ökonomische Erfolg des Unternehmens (z.B. Kosteneinsparungen) Soziale Ziele Betrifft Persönlichkeit und soziale Stellung (z.B. Raumteiler für besseres Arbeitsklima) Sachziele Beziehen sich auf unternehmerisches Betätigungsfeld (z.B. Erweiterung der Telefonie) Terminziele Projektendtermin und Zwischentermine, sog. Meilensteine (z.B. Leistungsüberprüfung) Kostenziele Wie viel das Projekt insgesamt kosten darf Quelle: Ausbildung im Dialogmarketing Band 2, Seite 269, ff

Wichtigkeit der Projektziele ergibt sich aus der Funktion Funktionen der Projektziele Wichtigkeit der Projektziele ergibt sich aus der Funktion Präzisierungsfunktion Konkretisierung des Projektauftrags durch Auftraggeber und Auftragnehmer Bildet Grundlage für wichtige, während des Projekts zu treffende Entscheidungen Orientierungsfunktion „Landkarte“ des Projekts Projektleiter und Projektteam können sich immer an vereinbarten Zielen orientieren Motivationsfunktion Mitarbeiter, die in das Geschehen mit eingebunden werden, sind motivierter (z.B. Teil der Ziele selbst formulieren) Kontrollfunktion Leistung des Projektteams wird überprüfbar Fehler lassen sich frühzeitig erkennen Quelle: Ausbildung im Dialogmarketing Band 2, Seite 269, ff

SMART- Regel Spezifisch so konkret wie möglich und abgegrenzt wie möglich, schriftlich Messbar d.h. einen genauen Maßstab Aktiv beeinflussbar, anspruchsvoll, anwendbar Realistisch eingeschätzt sein Terminiert d.h. Zwischenschritte und Endpunkte Quelle: Ausbildung im Dialogmarketing/ Band 2/ S.360 - 363

Erreichbarkeit durch Kunden Von 80/40 auf 80/30 30.06 Smart-Regel Beispiel Statt: „Wir wollen den Servicelevel erhöhen.“ Besser: „Wir wollen den Servicelevel zwischen 15:00 Uhr und 20:00 Uhr von bisher 80/40 auf 80/30 bis zum 30.06 erhöhen.“ Zielkriterium S Messgröße M Ziele AR Termin T Servicelevel Erreichbarkeit durch Kunden Von 80/40 auf 80/30 30.06

Zielkonflikte Die Problematik bei der Zielsetzung ist das ein Ziel mehrdimensional ist. D.h. das häufig für ein Ziel nicht nur das erbringen von einer Leistung in einer bestimmten Qualität erforderlich ist, sondern auch das einhalten von Terminen und Kostenbudget. Beispiel: „25.000 Calls sollen mit einem Budget von 150.000,00 EUR getätigt werden.“

Magisches Dreieck Um diese Problematik sichtbar zu machen, gibt es das „magische Dreieck“. Hier werden die gegensätzlichen Anforderungen an ein Projekt gegenübergestellt und dann muss ein Kompromiss gefunden werden. Leistung/Qualität Kosten/Aufwand Zeit/Termine

Projektauftrag Definition Der (engl. Project Charter) ist ein Dokument, das die Existenz eines Projektes formell bestätigt. Der Projektauftrag ist Teil des Umfangsmanagements und wird in der Regel von einem Manager einer höheren Ebene unterzeichnet. Mit dem Projektauftrag wird meist der Projektleiter benannt und das Projektbudget freigegeben. Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Projektauftrag

Projektauftrag Funktion im Projektmanagement • Projektauftrag = formeller Startschuss zum Projekt Die Vorlage eines Projektauftrages ist von großer Wichtigkeit, da so hinterher der genaue Beginn des Projektes ermittelt werden kann. Liegt der Projektauftrag nicht vor, können oftmals Probleme bei der Abrechnung oder der Verantwortlichkeit entstehen.

Projektauftrag Bestandteile eines Projektauftrages Form, Inhalt und Umfang eines Projektauftrages können je nach Projekt variieren und sind an keine feste Norm gebunden. Die wesentlichen Bestandteile aber sind:  Projektbezeichnung  Auftraggeber  Projektbeginn und –ende  Kurzbeschreibung, Unternehmensbedarf und Ziele  Projektergebnisse  Projektbudget  Projektleiter, evtl. Projektteam  Annahmen und Beschränkungen  Ressourcenzuweisung  Terminvorgaben

Definitionen & Themenbereiche Projektarten Definitionen & Themenbereiche Projektarten Projekte werden nach unterschiedlichen Kriterien klassifiziert Kriterien: Aufwendige oder weniger aufwendige Projekte Kostenintensive oder kostengünstige Projekte Vorrangige oder weniger dringliche Projekte Langfristige oder kurzfristige Projekte

Definitionen & Themenbereiche Projektarten Definitionen & Themenbereiche Unterscheidung nach Auftraggeber Externe Projekte Kundenprojekte, d.h Auftraggeber gehört nicht dem ausführenden Unternehmen an Interne Projekte Auftraggeber ist die Unternehmensleitung oder eine Fachabteilung des eigenen Unternehmens Mischprojekte Projektgruppe besteht aus Mitarbeiter des Unternehmens und externen Experten

Definitionen & Themenbereiche Projektarten Definitionen & Themenbereiche Intensität der Projekte Vollzeit-Projekte Projektarbeit ist Hauptaufgabe der Beteiligten, d.h. alle Mitarbeiter beschäftigen sich ausschließlich mit diesem Projekt. Teilzeit-Projekte Projektarbeit ist nur für die Beteiligten Zusatzaufgabe; ihre sonstigen Tätigkeiten werden dafür entsprechend reduziert.

Projektphasen Erläuterung Projektphasen sind zeitliche Abschnitte, die für ein Projekt festgelegt sind. Diese Projektphasen bilden den Rahmen, in dem jeweils einzelne Aktivitäten mit ihrem Arbeitsinhalt und ihren Ergebnissen festgelegt werden. Projektplanung Projekt- Durchführung/ Controlling abschluss Quelle: DM Buch

Projektvorbereitung Erläuterung und Beispiele Die Vorbereitungsphase enthält z.B. folgende Aufgaben: Zusammenführung der Mitarbeiter und die Regelung der Zusammenarbeit Klärung und Gestaltung der Rahmenbedingungen Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen Festlegung und Aufbau der Projektorganisation Überprüfung der Machbarkeit Erstellung einer ersten Planung Ermittlung der Ziele und Zielinhalte Erstellung und Vereinbarung des Projektauftrages Quelle: Wikipedia

Projektdurchführung- und Controlling Nach der Vorbereitung und Erstellung aller Planungsunterlagen beginnt die wichtigste Projektphase, die Projektdurchführung, die vom Projektcontrolling begleitet wird. Das Projektcontrolling setzt meist nicht erst zum Abschluss ein, sondern wirkt als unterstützende Funktion bereits während des gesamten Projektablaufs. Aufwands- und Kostenkontrolle Qualitätssicherung Projektverlaufsdokumentation Projektberichterstattung Quelle: Wikipedia

Projektabschluss In der Abschlussphase werden die Projektvorgänge ausgewertet und die Ergebnisse beschrieben. Sie teilt sich in folgende Unterpunkte: Fazit Präsentation Übergabe des Projektes Quelle: DM Buch

Projektplan und Projektstrukturplan Definition (Projektplan): Der Projektplan ist die Gesamtheit aller im Projekt vorhandenen (Teil-) Pläne. Bezieht sich auf das Projekt als Ganzes Zielsetzung: den Auftrag und die Idee in eine Struktur zu bringen Definition (Projektstrukturplan): Ein Projektstrukturplan (PSP) ist die vollständige, hierarchische Anordnung aller Arbeitspakete/Teilaufgaben eines Projekts. Schafft einen Überblick über den Projektumfang für alle Projektbeteiligten bildet die Basis für die Ablauf- und Terminplanung Quelle: Buch Band 2 Seite 276/278