als Informations- und Führungsinstrument Activity-Statistik als Informations- und Führungsinstrument 1

Activities – eine zentrale Aufgabe aller Lions-Clubs We serve ist Inhalt und zentrale Aufgabe aller Lions-Clubs und Basis für das Wirken in den Clubs Dieses Wirken findet Ausdruck in Activities zur Mittelbeschaffung und Mittelverwendung 2

Warum ist eine Erfassung der Activities notwendig? Es wird Hervorragendes geleistet, jedoch keine Bündelung der Informationen und Ergebnisse Verpflichtung zum jährlichen Reporting gegenüber Zuschussgebern (öffentliche Hand) Orientierung hinsichtlich der satzungsgemäßen Verwendung (für den MD 111 clubeigener Förderverein) Beispiele zur Nachahmung zu geben für Lions-Clubs, aber auch für die Öffentlichkeit Hilfe zur Außendarstellung und zur Veröffentlichung in den Medien Imagebildung für Lions 3

Verfahren Systematische jährliche Erfassung der Mittelverwendung in den einzelnen Clubs mittels eines Activity-Meldebogens. Erfasst werden: Geldmittel Sachmittel geleistete Arbeitsstunden für Service-Activities 4

Pilotprojekt als Erprobungsphase im MD 111, Distrikt WL 3 Regionen / 12 Zonen / 90 Clubs Start im Jahr 2000 Beteiligung der Clubs in der Starphase = 90 % Bekanntmachung auf Zone-Beratungsaussschussitzungen, Distriktkonferenz, Distriktversammlung, Internet und bei Clubbesuchen KA des Distrikts als zentraler Ansprechpartner Zone-Chairperson als Unterstützer Ergebnisse der ersten Erfassung im Jahre 2000: 1,1 Mio. € Geldmittel; dann kontinuierliche Steigerung in den Folgejahren Erster Ansatz zur Activity-Ideenbörse 5

Systematische Erfassung der Activities im MD 111 Basierend auf dem Erfolg im Einzeldistrikt WL Beschluss zur Ausweitung auf den MD 111 im Jahre 2004 16 Distrikte / 1.390 Clubs / 45.500 Mitglieder 6

Am Verfahren Beteiligte ▪ GRAB = Governorratsbeauftragte für Activity- Berichtererstattung und –Informationsaustausch ▪ Administrator Multidistrikt Distrikt ▪ Kabinettbeauftragte Activity Zone ▪ Zone-Chairperson ▪ Präsident ▪ Schatzmeister ▪ Activity-Beauftragter Club 7

Die einzelnen Schritte Über den Governorratsbeauftragten für das Activity-Meldewesen und –Informationsaustausch (GRAB) und die KA‘s in Verbindung mit dem Zone-Chairperson der Distrikte werden folgende Schritte realisiert: Activity-Erfassungsbogen ist für alle Clubs verbindlich KA sendet im November den Activity-Erfassungsbogen an Zone-Chairperson zur Weitergabe an die Clubs Die Clubs füllen den Erfassungsbogen pro Kalenderjahr (Januar – Dezember) aus und greifen auf die Erhebungen des Club-Hilfswerkes/-Förderverein zurück. Activity-Erfassungsbogen wird erstellt - entweder online oder manuell - bis zum 31. Januar eines jeden Jahres Rücklauf der manuellen Erfassungsbögen aus den Zonen bis zum 10.Februar über ZCH an KA zur Auswertung 8

Feedback Für die Distrikte auf der Distriktversammlung und im Internet Für den Multidistrikt auf der Multidistriktversammlung und im Internet 9

Activity-Meldebogen Zwei Verfahren Manuelle Eintragung in Activity-Meldebogen durch den Club und Rücksendung an den Zone-Chairperson; Übernahme ins System erfolgt über den KA Online-Eingabe durch den Club 10

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Funktion und Berechtigung der Clubs Die Clubs benötigen kein Passwort Einloggen unter „Activity-Meldebogen zur online-Eingabe und den weiteren Schritten folgen. Bogen kann nicht ein zweites Mal eingegeben werden. Änderungen bzw. erneute Freischaltung nur durch den KA KA erhält vom System die Nachricht, dass ein online-Meldebogen eingegangen ist. Nach Prüfung Freischaltung der Daten durch den KA Information an die ZCH und Rückmeldung an die Clubs 16

Funktion und Berechtigung KA – Kabinettbeauftragter für Activities Jeder KA kann sich mit Passwort in seinen Distrikt einloggen. KA kann bereits ausgefüllte Formulare ändern und löschen. KA stehen folgende Auswertungen für seinen Distrikt zur Verfügung: - Fortschritt über die Clubeingabe der Meldebögen seines Distrikts - Tabelle Gesamtactivities eines Jahres - Tabelle Gesamtactivities - Durchschnitt/Club - Diagramm über die Art der Activities - Geographisches Balkendiagramm - Activity-Ideenbörse 17

Nutzen und Feedback nach 5 Jahren Nach zögerlichem Anlauf nunmehr 85 % Beteiligung aller Clubs im MD 111 Jeder Club findet sich in der Gesamtaufstellung wieder und kann sich ohne Ranking am Gesamterfolg einordnen. Zone-Chairperson erfreuen sich in der Funktion als Schnittstelle zwischen Distrikt und Clubs Verlässliche Daten als Basis für eine objektive Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Problemlose jährliche Berichterstattung für das BMZ Ideenbörse hilft zur Ausgestaltung der Activities Image von Lions wird gestärkt 18

Ausblick Einführung von jährlichen Activity-Konferenzen in den einzelnen Distrikten Aufbauend auf der Ideenbörse werden interessante und häufig vorkommende Activities mit To do-Listen hinterlegt mit Zugriffsmöglichkeit aller Clubs. Veröffentlichung der Club-Activities auf Zone-Ebene mit Maßnahmen der Clubs und Bekanntgabe der Veranstaltungsorte (Activity-Kalender) 19

Gesamtentwicklung aller Activities in 2008 Gesamt MD – monetär u. Sachleistungen ca. € 22 Mio. Durchschnitt/Club ca. € 18.500 Gesamt NB – monetär u. Sachleistungen ca. € 1,6 Mio. Durchschnitt/Club ca. € 18.500 ohne die geleisteten Arbeitsstunden für Service-Activities 20

Auszug aus der Activitybörse Club Mittelbeschaffung Mittelverwendung LC Anröchte-Warstein-Rüthen Aktion "Steinfestcafé" Osterfeuer Ballettaufführung Löwenverkauf Film-Vorführung Sight-First, Kindergarten plus Kindergarten Palästina DKMS Jugendarbeit St. Petersburg Seniorenbetreuung LC Bad Driburg Glühweinstand zum Adventsmarkt Benefiz-Golftunier Speisekammer Behinderten-Schule LC Bad Marienberg Verkauf von Garnelen auf dem Weihnachtsmarkt St. Petersburger Kinder- und Jugendballett Adventskalender zusammen mit dem LC Westerwald Unterstützung der Westerwälder Tafel LC Bad Oeynhausen Benefizkonzert mit der Big Band der Bundeswehr LC Bad Salzuflen Stand Weihnachtsmarkt jährliches clubübergreifendes Event als Themen-Veranstaltung Arbeitskreishilfe für Behinderte Jugend forscht am Rud.Brandes-Gym. Parkinson-Gruppe LC Bielefeld-Marswidis Bücher- und Kleiderverkauf - second hand Weihnachtsmarkt: Verkauf von Stollen, Körnerkissen, Vogelhäusern (alles selbst gefertigt) Essensgeld Kindergarten Lesefrühling Bielefeld und Gütersloh Alarmtheater 21

Activities 2008 – Distrikt 111 NB Geldmittel (in €)

Activities 2008 - Distrikt 111 NB Geldmittel (in €) – Geografische Aufteilung

Activities 2008 - Distrikt 111 NB Sachmittel (in €)

Activities 2008 - Distrikt 111 NB Sachmittel (in €) – Geografische Aufteilung

Activities 2008 - Distrikt 111 NB Leistungen (in Stunden)

Activities Distrikt 111 NB Geldmittel (in €) – Vergleich 2004 - 2008

Activities im MD 111 Deutschland Geldmittel (in €) – Vergleich 2004 - 2008

für Ihre Aufmerksamkeit DANKE für Ihre Aufmerksamkeit 29