der Landeshauptstadt Schwerin IT-Strategie der Landeshauptstadt Schwerin Schwerpunkt Stadtverwaltung (überarbeitete Fassung für den Finanzausschuss) Zentrale Steuerung Stand: 24.04.2010

Strategische Ansätze (Schwerpunkte) Ist-Analyse Strategische Ansätze (Schwerpunkte) 1. IT-Landschaft der Stadtverwaltung Schwerin Die Verwaltung verfügt über eine funktionierende IT-Infrastruktur. Die Struktur ist sehr heterogen und komplex (mehr als 100 Softwareanwendungen auf ca. 850 IT-Arbeitsplätzen). Aber: Es zeigen sich zunehmend Ausfallerscheinungen; Hardware und Programme sind teilweise völlig veraltet. 2. Organisation Die SIS GmbH ist für die zentralen Dienste und Komponenten im IT-Verbund verantwortlich (Rechenzentrum, Datennetz etc.). Verwaltung obliegt die Anwendungsbetreuung. Finanzstrategie Optimierung der verursachungsgerechten Leistungsverrechnung IT-Entscheidung auf Basis von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen mit einer Vollkostenbetrachtung für den gesamten Geschäftsprozess Standardisierung Verbesserung des Zusammenwirkens im SIS-Verbund zur Festlegung und praktischen Umsetzung von Standards IT-Management-Strategie Verbesserung der Kommunikationsschnittstelle zwischen SIS und Kunden Ausprägung von Rollen/ Gremien, insbesondere das IT-Fachteam als gemeinsames Gremium von SIS und Kunden z.B. zur Abstimmung von Standards und Maßnahmeplänen IT-Sicherheit und Datenschutz Notfallvorsorge insbesondere für die geschäftskritischen Anwendungen Sensibilisierung aller Nutzer hinsichtlich bestehender Risiken

Strategische Ansätze (Schwerpunkte) Ist-Analyse Strategische Ansätze (Schwerpunkte) 3. E-Government [1] Es besteht ein umfassendes elektronisches Informationsangebot. Kommunikation wird maßgeblich über E-Mails abgewickelt. Transaktion ist die Ausnahme. Innovative Beteiligungsansätze via Internet spielen kaum noch eine Rolle. Die (kostenlosen) Basiskomponenten des Landes M-V (Virtuelle Poststelle mit Digitaler Signatur, Telefonieren über das Internet etc.) werden nur in Ansätzen genutzt. [1] Abwicklung geschäftlicher Prozesse im Zusammenhang mit Regieren und Verwalten über elektronische Medien (insbesondere Information, Kommunikation, Transaktion). Finanzstrategie Optimierung der verursachungsgerechten Leistungsverrechnung IT-Entscheidung auf Basis von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen mit einer Vollkostenbetrachtung für den gesamten Geschäftsprozess Standardisierung Verbesserung des Zusammenwirkens im SIS-Verbund zur Festlegung und praktischen Umsetzung von Standards IT-Management-Strategie Verbesserung der Kommunikationsschnittstelle zwischen SIS und Kunden Ausprägung von Rollen/ Gremien, insbesondere das IT-Fachteam als gemeinsames Gremium von SIS und Kunden z.B. zur Abstimmung von Standards und Maßnahmeplänen IT-Sicherheit und Datenschutz Notfallvorsorge insbesondere für die geschäftskritischen Anwendungen Sensibilisierung aller Nutzer hinsichtlich bestehender Risiken

Strategische Ansätze (Schwerpunkte) Ist-Analyse Strategische Ansätze (Schwerpunkte) 4. Aktuelle Projekte Umstellung Personalverfahren (von D-Lohn auf SAP-HR) Neustrukturierung Netzwerk Feuerwehr Einführung einer Kita-Software Austausch der Multifunktionsgeräte Ausstattung der Stadtvertretung mit neuen Laptops Projekt Leitstellensoftware für polizeiliche und nichtpolizeiliche Gefahrenabwehr (iLS.net) Schwerin.Connect u.a. Finanzstrategie Optimierung der verursachungsgerechten Leistungsverrechnung IT-Entscheidung auf Basis von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen mit einer Vollkostenbetrachtung für den gesamten Geschäftsprozess Standardisierung Verbesserung des Zusammenwirkens im SIS-Verbund zur Festlegung und praktischen Umsetzung von Standards IT-Management-Strategie Verbesserung der Kommunikationsschnittstelle zwischen SIS und Kunden Ausprägung von Rollen/ Gremien, insbesondere das IT-Fachteam als gemeinsames Gremium von SIS und Kunden z.B. zur Abstimmung von Standards und Maßnahmeplänen IT-Sicherheit und Datenschutz Notfallvorsorge insbesondere für die geschäftskritischen Anwendungen Sensibilisierung aller Nutzer hinsichtlich bestehender Risiken

Strategische Ansätze (Schwerpunkte) Ist-Analyse Strategische Ansätze (Schwerpunkte) 5. Finanzen seit mehr als zehn Jahren sehr restriktiver Kurs in Bezug auf IT erheblicher Investitionsstau, kaum Verfahrensmodernisierungen Haushalt 2010 - EDV-Dienstleistungen: 2.397.000 € Tendenz: steigend (Erhöhung Wartungskosten für Fach- applikationen; generelle Erhöhung bei Gemeinkosten, Personalkosten, etc.) Haushalt 2010 - IT-Maßnahmen: 90.000 € (Anmeldungen: ca. 700.000 €) VermHH 2010: 175.000 € (maßgeblich Ersatzbeschaffung)

Strategische Ansätze (Schwerpunkte) Soll-Konzept Strategische Ansätze (Schwerpunkte) Leitsätze -  Informationstechnologie muss eine moderne und effektive Verwaltungsarbeit gewährleisten. -   Informationstechnologie hat der Optimierung des Bürgerservice zu dienen. -   Informationstechnologie dient der Erfüllung von Rechtspflichten. - Informationstechnologie ist wirtschaftlich einzusetzen. Dabei gilt der Grundsatz des Sparens mit der IT und nicht an der IT. 2. Richtlinien Rollenkonzept, Kriterien für die Migration (Prozessoptimierung)

Strategische Ansätze (Schwerpunkte) Soll-Konzept - Beschaffungskriterien Strategische Ansätze (Schwerpunkte) IT-Maßnahmen sind künftig anhand eines Kriterienkataloges zu beurteilen. Investitionen sind grundsätzlich nur vorzunehmen, bei -  konkreter Zielvorgabe durch Vertretung oder Verwaltungsleitung, -  gesetzlicher oder vertraglicher Pflicht, -  erheblicher Gefährdung des Verwaltungsbetriebes oder wenn die Maßnahme sich mit hoher Wahrscheinlichkeit amortisiert bzw. die Rentierlichkeit dokumentiert werden kann. Die Rentierlichkeit ist zu konkretisieren: Insbesondere Anschaffungskosten, personeller Aufwand, Schulungskosten, Folgekosten (Wartung, Pflege, Nachschulung etc.). Dem ist gegenüberzustellen: Steigerung der Qualität der Aufgabenerfüllung (Optimierung der Aufbau- und / oder Ablauforganisation, höhere Bürgerfreundlichkeit etc.)

Strategische Ansätze (Schwerpunkte) Soll-Konzept Strategische Ansätze (Schwerpunkte) Geplante Vorhaben für 2010 (Auswahl) - Elektronischer Personalausweis (ePA) - Europäische Dienstleistungsrichtlinie (EU-DLR) - Abschluss Wartungsvertrag Verkehrsmanagement - Umstieg in der Sozialverwaltung auf Prosoz/Open (Projektkosten) - Weiterführung Projekt Fachinformationssystem Altlasten - Verwaltungs- und Abrechnungsprogramm (VHS, Konservatorium) - Dokumentenservice Bürgeramt (Technik, Ersatzbeschaffung) - Wartung / Hochrüstung Telekommunikationsanlage - PC-Ersatzbeschaffung Sonstiges: Lizenzmanagement, Internetnutzung, Standardisierung

Strategische Ansätze (Schwerpunkte) Soll-Konzept Strategische Ansätze (Schwerpunkte) Mittel- bis langfristig geplante Vorhaben aufgabenübergreifend - Content-Management-System [1] - Dokumentenmanagement-System - E-Mail-Archivierung - Umstellung Verwaltungskommunikation (Internettelefonie) - Terminal-Server-Lösungen [2] - Umstieg auf die kommunale Doppik (NKHR) Nicht in Angriff genommen werden: D 115, De-Mail [1] System zur Pflege und Verwaltung des Inter- und Intranetauftrittes [2] Terminalserver: Rechner, die Nutzern von Arbeitsstationen eine vollständige Arbeitsumgebung bieten, ohne dass darin enthaltene Programme auf den Stationen selbst installiert sein müssen.

Strategische Ansätze (Schwerpunkte) Soll-Konzept Strategische Ansätze (Schwerpunkte) Mittel- bis langfristig geplante Vorhaben b) aufgabenspezifisch - Elektronischer Aufenthaltstitel (eAT) - Waffenzentralregister - Elektronisches Personenstandsregister - Grafikarbeitsplatz Immissionsschutz - Großfarbkopierer, Farbgroßplotter - Einführung Prosoz/Open (Sozialverwaltung) - etc. Voraussetzung jeweils: Projektbetrachtung mit Rentierlichkeitsuntersuchung etc.

Strategische Ansätze (Schwerpunkte) Soll-Konzept Strategische Ansätze (Schwerpunkte) 5. IT-Organisation - Handlungsfelder: a) Schnittstelle Stadtverwaltung – SIS GmbH b) Trennung von technischer und fachlicher Administration c) Steuerungsinstrumente beim IT-Einsatz d) IT-Fortbildung e) Technikunterstützte Informationsverarbeitung (TuI) 6. Bürgerservice - Handlungsfelder: - Ausgewählte Online-Verwaltungsverfahren (medienbruchfrei) - Mitgliedschaft eGov.-Zweckverband M-V (abhängig von Kosten) - Internetplattform - Rechtliche Pflichten (EU-DLR, ePA, eAT etc.)

Strategische Ansätze (Schwerpunkte) Finanzplanung Strategische Ansätze (Schwerpunkte) Haushalt 2010: siehe oben Mittelfristiger Finanzbedarf: laufende Kosten ca. 2.400.000 € zzgl. 10-prozentiger Aufschlag Konkrete Maßnahmen – Minimalvariante: E-Mail-Archivierung 50.000 Speicher für Home-Laufwerke 30.000 Umstieg auf NKHR 100.000 PC-Ersatzbeschaffung 2011 175.000 Großfarbkopierer, Großkopierer 50.000 Prosoz/Open 100.000

Strategische Ansätze (Schwerpunkte) Umsetzung Strategische Ansätze (Schwerpunkte) Sofern Vertretungsgremien grundsätzlich zustimmen, ist eine Umsetzungsplanung zu erarbeiten (Muster: Anlage 6). Größere Maßnahmen sind in Projektform zu bearbeiten (Fokus: Kosten und Folgekosten, dezidierte Prüfung der zur Verfügung stehenden Personalkapazitäten). Je nach Investitionsaufwand und Bedeutung sind die Maßnahmen erneut konkret in Gremien zu behandeln. Verbindliche IT-Standards bezüglich Kosten, Risiken, Offenheit, Interoperabilität [1], Wiederverwendbarkeit, etc. sind bis Ende 2010 vorzulegen (vgl. StV-Beschluss vom 19.10.2009). [1] nahtlose Zusammenarbeit unterschiedlicher Systeme