Erfolgreich werben. Aber wie? Checkliste für Veranstaltungen

Prozess für Veranstaltungen Ziel der Veranstaltung / Zielgruppen Budget Partnerschaften, Sponsoren und Fundraising Organisation und Umsetzung Erfolgskontrolle und De-Briefing 11.11.2018

Fragestellungen vor der Veranstaltung Wieso braucht es diese Veranstaltung? Kann die Zielgruppe auch anders erreicht werden, wie z.B. über eine Publikation? Welche Interessenten möchten wir gezielt ansprechen? Breite Öffentlichkeit? Fachpublikum? Kinder und Familien? Studenten? Geographische Abgrenzung: Nur Deutschschweiz? Stadtbevölkerung? Lokale Gemeinde? Institutionen, wie z.B. Kirchgemeinden? 11.11.2018

Fragestellungen vor der Veranstaltung Wo bewegen sich normalerweise diese Interessenten, welche Medien konsumieren sie, welche Veranstaltungen besuchen sie? Wie sehen sie aus? Welche Plattformen bzw. Institutionen kämen für eine strategische Partnerschaft in Frage? Wo sind die medialen Multiplikatoren? Wo kann ich Flyer deponieren oder Adressen finden? Lokale Geschäfte? Museen? Bibliotheken? Kulturzentren? Universität, Hochschulen und Akademien? 11.11.2018

Fragestellungen vor der Veranstaltung Wie gross ist das Budget für die Veranstaltung(sreihe)? Technik (Audio-Anlage, Tische, Stühle, Techniker, usw.: ca. 30%) Gagen der Redner / Künstler (ca. 20%) Miete der Räume (ca. 20%) Catering-Angebot (ca. 5% bis 10%) Kommunikation (ca. 10% bis 15%) Reserve (ca. 10%) Wie möchten wir Erfolg definieren? Qualitative (z.B. inhaltlicher Natur) oder quantitative Ziele (z.B. Anzahl Besucher)? 11.11.2018

Fragestellungen vor der Veranstaltung Wichtige organisatorische Entscheidungen: Wahl des Themas und der Veranstaltungsbezeichnung? Wahl der Referenten bzw. der Künstler? Wahl des Veranstaltungsortes? «Neutral» oder kirchennah? Wahl des Veranstaltungsdatums (Ferien berücksichtigen, grössere Konkurrenz-Events vermeiden)? Braucht es eine separate Projektorganisation (Budget ab CHF 50’000.-)? 11.11.2018

Fragestellungen vor der Veranstaltung Wichtige organisatorische Entscheidungen: Können externe Partner Teilbereiche der Organisation übernehmen (z.B. Sicherheit, Catering, Kommunikation, usw.)? Braucht es ein Terminplan? Braucht es Sponsoren bzw. ein Fundraising-Konzept? Braucht es ein Sicherheitskonzept? Wie gross sollte das Budget für die Werbung sein (Anhaltspukt: ca. 10% bis 15% des Gesamtbudgets)? Möchten wir für die Veranstaltung Tickets verkaufen? Über welche Plattformen? Möchten wir Anmeldungen bzw. Reservationen annehmen? Catering-Angebot? Anhaltspunkt für eine Vernissage: CHF 30.- bis 50.- pro Person (Essen und Getränke inkl.). 11.11.2018

Mögliche Werbemittel: Wie werbe ich für die Veranstaltung? Interne Kanäle: Newsletter der LK (mind.1 Monat vorher mitzuteilen): REFO Diakonie usw. Facebook (wer macht Fotos oder Videos?) Flyer-Versand (Gestaltung und Druck mit Vorlauf: 2-3 Mte.) E-Mails nach Verteilgruppen Artikel im Notabene, Reformiert, Bref, usw. 11.11.2018

Mögliche Werbemittel: Wie werbe ich für die Veranstaltung? Externe Kanäle: Information an Kultur-Redaktionen, z.B. vom Züritipp (Publikation ist aber nicht sicher): redaktion@zueritipp.ch Online-Einträge im Guidle www.guidle.com, in der Kulturagenda http://www.kulturagenda.ch/ und bei Ron Orp http://www.ronorp.net/zuerich (auch Gratisanzeigen möglich) oder www.kulturzüri.ch (CHF 100.- pro Eintrag). Inserat über Event-Booster im Veranstaltungsteil des Tages-Anzeigers für CHF 900.-: http://eventbooster.ch/ Hängekartons in Trams ab CHF 1‘600.- (ohne Druck- und Gestaltungskosten): https://www.stadt-zuerich.ch/vbz/de/index/produkte_dienstleistungen/vbz_traffic_media/haengekartons.html Inserate in der NZZ und im Tages-Anzeiger ab CHF 4‘000.- 11.11.2018

Nach der Veranstaltung: De-Briefing Organisatorisches: Abbau der Infrastruktur, Entsorgung und Reinigung, Abrechnungen De-Briefing: Wurde die Veranstaltung gut besucht? Falls nein, gibt es mögliche Erklärungen und Verbesserungsvorschläge aus inhaltlicher oder organisatorischer Sicht? Muss das Werbebudget erhöht werden? Muss der Absender der Veranstaltung verändert werden? Wurde das falsche Thema gewählt? Waren die Referenten unbekannt? Bedanken Sie sich bei Freiwilligen, Partner und Organisatoren 11.11.2018

FAZIT Die Sicht der Interessenten einnehmen! Wieso sollen sie ihre Zeit für unsere Veranstaltung aufwenden? Eine strukturierte Vorgehensweise bei der Organisation von Veranstaltungen wird empfohlen. Inserate müssen nicht immer geschaltet werden, Informationen via E-Mail oder Newsletter auf die «richtigen» Plattformen sind u. U. ausreichend. 11.11.2018