Zeitmanagement Annegret Naumann

Ein Spaziergänger beobachtete eine Zeitlang einen Arbeiter, der im Wald Holz sägte. “Entschuldigen Sie bitte“, sagte der Spaziergänger, „warum wechseln Sie nicht das Sägeblatt, es ist ja völlig stumpf und Sie kommen überhaupt nicht voran.“ Darauf antwortete der Waldarbeiter, ohne aufzusehen: „ Mein Herr, Sie sehen doch, ich habe hier noch etliche Bäume zu zersägen, da habe ich für so etwas leider keine Zeit.“

Günter Radtke, dt. Journalist u. Schriftsteller Der Mensch ist ein zielstrebiges Wesen, meist strebt er zu viel und zielt zu wenig Günter Radtke, dt. Journalist u. Schriftsteller

1. 2. 3. 4. 5. Ein Beispiel aus meiner Praxis….. Lebensziel Unternehmensziel 1. Jahresziel 2. Monatsziel 3. Wochenziel 4. Tagesziel 5. Ein Beispiel aus meiner Praxis…..

Erfolgreiches Zeitmanagement Konstruktive und kooperative Zusammenarbeit mit anderen Kenntnisse: Zeitmanagement Methoden/ Instrumente Hilfsmittel: Zeitplanbücher, PC-Planer To-do-Formulare Persönliche Haltung: Bereitschaft zur Veränderung Einstellung/ Verhaltensweisen Disziplin und Konsequenz Zielorientierung: Ziele Grundsätze Regeln

Ziele

Länge ihrer Bearbeitung einzuschätzen und dahinter zu notieren. Planung mit der ALPEN - Methode Aufgaben und Termine – ohne auf eine bestimmte Reihenfolge zu achten – in einer To-do-Liste aufzuschreiben und die  Länge ihrer Bearbeitung einzuschätzen und dahinter zu notieren. Pufferzeiten einplanen und fest reservieren, damit Sie sich nicht zusätzlich unter Druck setzen. Entscheiden über die Priorität, die jede aufgelistete Aufgabe, jeder Termin erhalten soll und überprüfen Ihre Entscheidung in einer Nachkontrolle.

Makro-Organisation Definieren Sie jeden Montag und jeden Morgen Ziele! 1. Unterscheiden Sie immer zwischen wichtig (strategisch, finanziell, sozial, ...) und dringlich (deadlines, Termine)! 2. Sie können nur unterscheiden: JA oder NEIN. Dies hilft Ihnen, wirkliche Entscheidungen zu treffen. Sonst landen Sie zu oft bei JA, ABER. 3. So ist die Reihenfolge richtig

A – Aufgaben sind all die Aufgaben und Termine, die Sie als wichtig UND dringlich einschätzen. Sie erlauben keinen Aufschub. B – Aufgaben sind wichtig aber weniger dringlich. Legen Sie Zeitdauer und Endtermin fest und nehmen Sie die Aufgaben in Ihren Terminkalender auf. Sie sollten auch prüfen, ob Sie die Aufgaben delegieren können. C – Aufgaben sind zwar dingend aber nicht wirklich wichtig sind, Sie sollten delegiert oder aber zumindest nachrangig erledigt werden. D – Aufgaben sind weder wichtig noch dringlich sind, sollten nicht weiter verfolgt werden.

Prioritätenliste Erweiterte Form der einfachen To-Do-Liste. Hier stellen Sie die zu erledigenden Aufgaben nach Wichtigkeit/ Dringlichkeit zusammen. Priorität Aufgabe, Aktivität Zeitbedarf Termin A B C

Ordnung für den richtigen Durchblick 1. Arbeiten mit Zeitfenstern Mikro-Organisation Bündeln Sie Arbeiten nach Typ und Beschaffenheit! Gliedern Sie die Arbeit in Schritte! Führen Sie nach Möglichkeit einen Teilschritt nach dem anderen aus, ohne zwischendurch etwas anderes zu tun. So vermeiden Sie wiederholte ‚Warmlaufphasen’.

Ordnung für den richtigen Durchblick 2. Zweistufiges Entsorgen Das Aufräumen vorbereiten ist einfacher als Sie denken: Stellen Sie neben Ihren Papierkorb auch einen Karton unter Ihren Schreibtisch als "Büro-Ablage" für Dokumente, die Sie sonst sicherheitshalber noch eine Weile im Büro in irgendwelchen Ordnungssystemen zwischenlagern würden. Entsorgen Sie dann regelmäßig jeweils die untere Papiermüllhälfte. Ordnung schaffen mit Anlauf: Reservieren Sie im Büro eine Schublade für überflüssige Gegenstände. Diese Schublade dürfen Sie richtiggehend zumüllen! Ein- oder zweimal im Jahr können Sie dann einen beherzten Abfluss in den Endmüll vornehmen.

Ordnung für den richtigen Durchblick 3. Einfachheit statt Vielfalt Wenn Sie einen Stift gefunden haben mit dem Sie gut zurechtkommen, besorgen Sie sich mehrere Exemplare davon und entsorgen Sie die anderen Fabrikate. Vereinheitlichen Sie im Büro Ihre Ordnungssysteme und die Beschriftung der Ablage im Büro. Schnelle Einheitlichkeit stellen Sie übrigens immer noch am besten handschriftlich her. Reservieren Sie einen Stift dafür. Investieren Sie in einheitliche Stehsammler Solche Ordnungssysteme im Bürobereich strahlen im ganzen Büro Ordnung aus.

Ordnung für den richtigen Durchblick 4. Büro und Ablage: Investieren und ersetzen Sie Viele schlecht funktionierende Arbeitsmittel werden einfach nur deshalb benutzt, weil sie nun mal da sind - Ordner mit kaputter Mechanik, der Schrank aus Metall, dessen Schubladen zu groß; und schwergängig sind ... Betrachten Sie Ihr Büro (und die fehlende Ordnung darin) einmal mit einem "fremden" Blick, und überlegen Sie sich, was Sie verbessern können und was genau Sie dafür benötigen. Die Investition in Ordnungssysteme oder eine bessere Ablage im Büro lohnt sich! Werfen Sie die ersetzten Gegenstände dann auch wirklich weg.

Ordnung für den richtigen Durchblick 5. Der ordentliche Schreibtisch Wichtiges kommt nach vorn. Links liegt, was als nächstes getan werden muss. Was erledigt ist, wird rechts vorne abgelegt An den Schmalseiten hinten liegen Dinge, die Sie erfreuen. Am hinteren Rand in der Mitte stapeln Sie die größeren, längerfristigen Aufgaben. Bearbeiten Sie immer nur einen Vorgang (siehe Prioritätenliste)

Fokus bedeutet: Genau zu wissen was Sie wollen. Konzentration bedeutet: Disziplin zu besitzen und vor allem die Willensstärke, sich auf eine Sache zu konzentrieren, in eine einzige Richtung. So lange, bis sie fertig ist! Ihr Fähigkeit, Prioritäten (A,B,C…) zu setzen, Ihre wichtigsten Aufgaben zu bestimmen und sie auch zu erledigen, bedeutet den Schlüssel zur Zukunft für Sie! Der Startpunkt ist einfach: Machen Sie eine Liste. Sie brauchen dafür nur einen Zeitplaner und einen Stift.

.....und wenn Sie Fragen haben, dann stellen Sie diese gern jetzt....... .......oder später. Annegret Naumann 0381 510 880 11 info@axanthospro-akademie.de Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!