Macha mia amoi wieda a Trachtenfest ! Erste Schritte zur Planung von einem Trachtenfest

Festausschuß Mitglieder suchen nach Vorlieben (Musik, Kirche usw.) Ältere, die schon Feste geplant haben Passive, die vielleicht gute Kontakte haben Vorstandschaft Termin Sind große Events (WM, EM, Wahlen usw.)? Hat ein anderer Verein in der Ortschaft eine Veranstaltung? An ein Volksfest anhängen? Ankündigung In der Stadt/Gemeinde über das Fest informieren Nachbar Städte /Gemeinden informieren

Schirmherr Fest Abteilungen Behörden Bürgermeister oder Landrat Hilfreich bei Behörden Fest Je nach Helfer im Verein ein mehr- tägiges Fest oder ein Tages-Fest Auch andere Ortsvereine könnten eingebunden werden Abteilungen Aufgaben auf mehre Leute verteilen Beim Festleiter laufen alle Fäden zusammen, ist aber keine ONE MAN SHOW Behörden Früh Kontakt zu den nötigen Behörden aufnehmen Vorschriften sind in jedem Landkreis verschieden oder werden anders ausgelegt!

Kosten werden vom Wirt getragen Fest mit Wirt Verhandlungssache Werbung Fest (selber) -Rettungsdienst -Gebühren -Sicherheitsdienst -Tontechnik -Zelt -Inventar -Festkapelle Festzug -Kapellen -Kutschen -Absicherung Kosten werden vom Wirt getragen

EINNAHMEN Festzeichen abzüglich der Gestehungskosten Festschrift oder Handzettel mit Werbung Sponsoren, z.B. für Plakate Festzeichen-Verkauf an Zuschauer vom Festzug Kaffee und Kuchen Verkauf Bei einem Fest wo der Verein selbst der Wirt ist sind die Einnahmen größer. Getränke Verkauf Bar Zusätzliche Veranstaltungen Standgebühren, z.B. Trachtenmarkt Wo bei hier der Verein ein größeres Risiko trägt und die Anzahl der Helfer nicht zu klein sein sollte !

Zeitung- und Radiowerbung Plakate -Kosten können durch Sponsoren gedeckt werden. -Vorsicht beim Plakatieren viele Gemeinden haben hier Vorschriften und es braucht eine Genehmigung. Zeitung- und Radiowerbung Kostennutzfaktor ist fraglich, sehr teuer ! Handzettel - Günstige Druckkosten - Platz für Werbung - Zeitaufwand geringer als bei der Festschrift. Presseberichte sind natürlich immer gut Bei vielen Helfern kann eine Festschrift die Einnahmen enorm steigern, liegt aber auch in den Druckkosten sehr hoch und die Stückzahl ist schwer zu schätzen. Sich zu Präsentieren und auf anderen Veranstaltungen mitwirken, zugleich Werbung machen für das eigene Fest hat sich bewährt und kostet nichts.

Zeitaufwand für das Gaufest 2015 Festleiter Ca.100 Std. Kapellen,Festzug,Behörden,Wirt,Festzeichen Vorstand Ca.60 Std. Einladungen,Sponsoren,Werbung,Wirt,Ehrengäste Schriftführerin Ca.25 Std. Einladungen,Protokolle,Schriftverkehr Kassier Ca.30 Std. Sponsoren,Abrechnung,Festzeichen Kirchenteam Ablauf,Musik,Fürbitten,Pfarrer

Hinzu kommen noch einige Stunden von : Gauvorplattler : Zeltsitzplan, Ehrentänze Gaujugendleiterin : Werbeaktion Fußgängerzone, Ehrentänze Beisitzer : Zugaufstellung, Liederzettel, Kirchensitzplan Frauen aus den Vereinen für den Kuchenverkauf, auch die Kuchenspenden sind von allen anwesenden Gauvereinen gekommen und auch die Zeichenverkäufer. Am Tag des Festes war der ganze Gauausschuß eingespannt, dies lässt sich in Stunden eigentlich nur noch schätzen. Alle zusammen werden wir auf ca. 400 Std. kommen bei einer Vorbereitungszeit von 8 Monaten. Für das schöne Fest war dies eigentlich ein geringer Zeitaufwand und jede Stunde, die wir alle investiert haben, war es wert!!! Nach wie vor trägt zum guten Gelingen von einem Fest die Checkliste vom Donaugau bei, somit kann wenig vergessen werden. Aber nichts ist in Stein gemeißelt, warum mal nicht den Ablauf ändern und den Festzug nach der Kirche halten.

Danksche für‘s Zurlus‘n!