verwaltung von mitglied- schaftsempfehlungen ANMERKUNG FÜR DEN REFERENTEN: In dieser Präsentation wird anhand von Screenshots gezeigt, wie die Seite „Mitgliedschaftsempfehlungen verwalten" in Mein Rotary verwendet wird. Wenn Sie Zugang zum Internet haben, empfehlen wir Ihnen, Ihre eigene Mitgliedschaftsempfehlungsseite oder das Practice Lab zu verwenden, um zu zeigen, wie diese Prozesse funktionieren. Herzlich willkommen! Vielen Dank, dass Sie heute gekommen sind, um zu erfahren, wie Sie einen effektiven, aber noch wenig genutzten Prozess zur Gewinnung neuer Mitglieder nutzen können: Ihre Seite „Mitgliedschaftsempfehlungen verwalten“ auf Mein Rotary. In dieser Präsentation werden wir uns mit den Möglichkeiten von Mitgliedschaftsempfehlungen beschäftigen, um neue Mitglieder zu finden. Wir werden Ihnen zeigen, wie Sie Kandidaten verwalten und zulassen, und Ihnen einige Tipps für die Kommunikation mit potenziellen Mitgliedern geben. [name des referenten] [Datum]

Woher kommen Mitgliedschaftsempfehlungen? Wir erhalten auf drei wegen Empfehlungen: Potenzielle Mitglieder/Interessenten senden das Online-Formular an rotary.org/join. Das Formular fragt nach einigen grundlegenden Informationen, wie zum Beispiel ihrem Beruf, Präferenzen für Clubmeetings und wie sie am besten kontaktiert werden können. Umziehende oder zurückkehrende Mitglieder verwenden die Schaltfläche WIEDEREINTRITT ODER CLUBWECHSEL im Mitgliedercenter bei Mein Rotary. Rotary-Mitglieder nutzen die Schaltfläche MITGLIED EMPFEHLEN im Mitglieder-Center, um jemanden zu empfehlen, den sie kennen und der ein gutes Mitglied wäre. Mitarbeiter entscheiden bei der Zuweisung der Empfehlungen an einen Distrikt nach den Präferenzen für Clubmeeting, Clubstandort, dem Beruf und etwaigen Kommentaren. Die Nutzung von Mitgliedschaftsempfehlungen ersetzt natürlich nicht den persönlichen Kontakt. Dieses Verfahren macht es für Club- und Distriktleiter jedoch einfacher, Empfehlungen zu erhalten, darauf zu reagieren und potenzielle Mitglieder im Auge zu behalten.    Potenzielle Mitglieder Umzug oder Rückkehr Empfehlung von Mitgliedern

Der weg zur mitgliedschaft Distrikt prüft Informationen und weist Kandidaten einem Club zu Club kontaktiert Kandidaten und baut Beziehung auf Club nimmt Kandidaten auf und aktualisiert Status Erster Überblick über den Weg zur Mitgliedschaft: Der Governor und der Mitgliedschaftsbeauftragte erhalten eine Benachrichtigung, dass ihrem Distrikt eine Mitgliedschaftsempfehlung zugewiesen wurde. Sie prüfen über die Seite „Mitgliedschaftsempfehlungen verwalten“ die Informationen und suchen gegebenenfalls einen passenden Club im Distrikt aus anhand der Präferenzen bezüglich Clubmeetingzeit, -charakter und -standort. Clubpräsident, Sekretär und Mitgliedschaftsbeauftragte des Clubs erhalten eine Benachrichtigung und entscheiden nach Prüfung der Informationen auf der Seite „Mitgliedschaftsempfehlungen verwalten“ über eine Kontaktaufnahme und Einladung zum Clubbesuch. Bestenfalls wird nach dem persönlichen Kennenlernen im beiderseitigen Einvernehmen der Aufnahmeprozess eingeleitet (ebenfalls über die Seite „Mitgliedschaftsempfehlungen verwalten“ möglich), ungünstigstenfalls wird der Kandidat für die Zuweisung an einen anderen Club an den Distrikt zurückgeleiten. Sie können den Status der Empfehlungen auf der Seite „Mitgliedschaftsempfehlungen verwalten“ jederzeit einsehen. Club- und Distriktvorstände können sehen, wann ein Kandidat kontaktiert, zu einem Meeting eingeladen oder zur Mitgliedschaft vorgeschlagen wurde. Dort können sie auch Kommentare über einen Kandidaten und die Entwicklung des Prozesses finden bzw. selbst schreiben.

Verwaltungsrechte Empfehlungen: im DISTRIkT Rolle (soweit mitgeteilt an Rotary International) Erhält E-Mail Verwalten (Status aktualisieren, Aufnahme) Anzeigen Distrikt Governor X Assistant Governor Mitgliedschaftsbeauftragter des Distrikts Geschäftsführender Sekretär Andere aktuelle Distrikt-Amtsträger Amtsträger elect Letztjährige Amtsträger Dieses Diagramm zeigt, wer im Distrikt die Empfehlungen anzeigen und verwalten kann. Wenn Rotary eine Mitgliedschaftsanfrage erhält, weist ein Mitarbeiter den Kandidaten einem Distrikt zu. Der Governor, alle Assistant Governors, der Distrikt-Mitgliedschaftsbeauftragte und der Geschäftsführende Sekretär werden per E-Mail darüber informiert. Sie und alle anderen derzeitigen Distrikt-Amtsträger können den Status des Kandidaten über die Seite „Mitgliedschaftsempfehlungen verwalten“ aktualisieren. Amtsträger elect und ehemalige Amtsträger können sich die Mitgliedschaftsempfehlungen des Distrikts anzeigen lassen.

Verwaltungsrechte Empfehlungen: im CLUB Rolle (soweit mitgeteilt an Rotary International) Erhält E-Mail Verwalten (Status aktualisieren, Aufnahme) Anzeigen Präsident X Mitgliedschaftsbeauftragter Sekretär Geschäftsführender Sekretär Andere aktuelle Amtsträger Für Club zuständiger Assistant Governor Amtsträger elect Letztjährige Amtsträger Auf Clubebene haben der Präsident, der Mitgliedschaftsbeauftragte, der Geschäftsführende Sekretär und der Sekretär den umfangreichsten Zugang. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn der Distrikt ihrem Club einen Kandidaten zugewiesen hat. Sie können den Status der Kandidaten aktualisieren, Notizen machen, potenzielle Mitglieder in die Mitgliedschaft aufnehmen und Berichte ausführen – alles mithilfe der Seite „Mitgliedschaftsempfehlungen verwalten“. Es ist wichtig zu beachten, dass nicht an Rotary gemeldete Amtsträger diese Verwaltungsaktionen nicht vornehmen können. Andere Clubamtsträger, die an Rotary gemeldet wurden (wie der Clubschatzmeister), können auch Empfehlungen verwalten. Letztjährige und zukünftige Amtsträger können sich Empfehlungen anzeigen lassen.

Soziodemografische Daten der Interessenten Mitgliedschafts-empfehlungen AKTUELLE MITGLIEDER Unter 40 63% 5% Frauen 35% 21% 50% erfahren von Rotary durch einen persönlichen Kontakt Von den Interessenten, die Mitglied in einem Rotary Club werden wollen, sind: 63% unter 40 Jahre alt 35% Frauen Im Vergleich dazu die aktuellen Zahlen zur Rotary-Mitgliedschaft: 5% unter 40 Jahre alt 21% Frauen Die Hälfte der potenziellen Mitglieder gibt an, dass sie durch einen persönlichen Kontakt von Rotary erfahren haben. Die Zusammenarbeit mit diesen potenziellen Mitgliedern bietet Ihrem Club eine echte Chance, die Mitgliedervielfalt in Ihrem Club auszubauen und die soziodemografische Zusammensetzung Ihrer Heimatgemeinde besser abzubilden.  

Vernachlässigung von Mitgliedschaftsempfehlungen VON DEN 17.898 EINEM DISTRIKT ZUGEWIESENEN: Nie vom Distrikt kontaktiert 62% Nie einem Club zugeordnet 77% VON DEN 4.131 EINEM CLUB ZUGEWIESENEN: Nie vom Club kontaktiert 67% Im vergangenen Jahr erhielten die Distrikte von Rotary fast 18.000 Mitgliedschaftsempfehlungen bezüglich potenzieller Mitglieder, empfohlener Kandidaten oder Mitgliedern, die wegen Umzugs den Club wechseln möchten . Aber nur 793 wurden über die Seite „Mitgliedschaftsempfehlungen verwalten“ in Clubs aufgenommen. Es kann sein, dass einige Distrikte oder Clubs ein separates System für die Verwaltung von Mitgliedschaftsanfragen haben. Die Berichte zu Mitgliedschaftsempfehlungen zeigen jedoch, dass die Clubs nur ein Drittel der ihnen zugewiesenen potenziellen Mitglieder kontaktieren. Wenn wir nicht auf Empfehlungen reagieren, verpassen wir nicht nur Gelegenheiten, unsere Clubmitgliedschaft zu erweitern, sondern auch eine Chance, das Verständnis für Rotary in unserem Gemeinwesen zu steigern. 54 Prozent der Kandidaten, die nicht kontaktiert werden, sagen, dass sie kein Interesse mehr an Rotary haben. Ein potenzielles Mitglied schrieb: „Zu meiner großen Enttäuschung hat mich niemand von Rotary kontaktiert. Also bin ich Kiwanis beigetreten.“   54% nicht länger an Rotary interessiert

Antworten Sie auf alle Anfragen, auch auf alte. Wie sie helfen können Antworten Sie auf alle Anfragen, auch auf alte. Ordnen Sie Empfehlungen Clubs zu, die ganz sicher antworten werden. Das System funktioniert. Seit 2001 haben Anfragen qualifizierter Kandidaten um 400 % zugenommen. Von den Weiterleitungen an die Distrikte treten 63 % der Empfehlungen und 60 % der umziehenden Rotarier innerhalb von sechs Monaten einem Club bei. Nutzen Sie die Vorteile und entwickeln Sie eine Strategie. Mit diesen Schritten fangen Sie am besten an: Antworten Sie allen Anfragen, auch schon sehr alten. Erkundigen Sie sich, ob der Absender immer noch an Informationen zu Rotary interessiert ist. Ordnen Sie Empfehlungen den Clubs zu, von denen Sie wissen, dass sie sicher antworten werden. Wenn ein Club Ihre Empfehlungen regelmäßig ignoriert, erkundigen Sie sich persönlich bei den Clubvorständen nach den Gründen. Ermuntern Sie sie, dem Kandidaten zu antworten und den Kontakt so zu nutzen, wie es für den Club am besten ist.

ROTARYs Unterstützung bei Mitgliedschaftsempfehlungen Prüfung von Empfehlungen und Weiterleitung an Distrikt-Führungskräfte Erinnerung von Distrikt- und Club-Führungskräften, sich auch um ältere Empfehlungen zu kümmern Antwort an Kandidaten, die Fragen oder Anliegen haben Abstimmung von Doppelmeldungen Nur Distrikt- und Clubvorstand können bestimmen, ob ein Kandidat sich als Rotarier eignet. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass Rotary seinen Mitgliedern hilft, Empfehlungen zu verwalten. Rotary-Mitarbeiter senden im Durchschnitt 1.500 Mitgliedsanfragen pro Monat an Distrikte weltweit. Darüber hinaus tun sie Folgendes: Erinnerung an ältere, unbearbeitete Empfehlungen durch E-Mail-Benachrichtigungen an die Distrikt-Führungskräfte Beantwortung von Anfragen der Kandidaten bezüglich fehlender Kontaktaufnahme und weiterer Optionen; normalerweise wird über Club Finder nach einem Club in der Nähe des Kandidaten gesucht und ihm empfohlen, sich direkt an de Club zu wenden. Wenn Mitglieder in einem anderen Prozess aufgenommen werden und Eintragungen doppelt vorgenommen werden, kann Rotary diese Datensätze auch abstimmen, um Ihre Clubdaten zu korrigieren.

E-MAIL-Benachrichtigung zu Mitgliedschaftsempfehlung Wie erfährt man, dass man eine Empfehlung erhalten hat? Sie bekommen eine E-Mail mit dem Betreff „Rotary Mitgliedschaftsempfehlung für Ihren Club“. Über den Link in der Nachricht gelangen Sie zur Seite „Mitgliedschaftsempfehlungen verwalten", auf der Sie Informationen zu Ihrem Kandidaten finden.

Ihre seite “mitgliedschaftsempfehlungen verwalten” Wo können Sie Ihre Empfehlungen noch finden? Sie können jederzeit Empfehlungen prüfen, aktualisieren oder zulassen. Melden Sie sich bei Mein Rotary an. Wählen Sie im Menü „Verwaltung“ die Option „Club & Distriktverwaltung“ und dann „Meinen Club / Distrikt verwalten“. Auf dieser Seite gehen Sie zum Abschnitt „Mitgliedschaftsinteressen verwalten“.

Filtern und sortieren Sortieren Sie nach dem Datum, um die aktuellsten Empfehlungen zu sehen, die Ihrem Club oder Distrikt zugewiesen wurden. Sie können auch den Abwärtspfeil verwenden, um ältere Empfehlungen und deren Status anzuzeigen.

Art der empfehlung Sie können auch nach Art der Empfehlung sortieren: Wiederbeitritt oder Umzug, Mitgliedschaftsempfehlung oder Potenzielles Mitglied.

Innerhalb eines datensatzes Wenn Sie auf den Namen des Kandidaten klicken, sehen Sie den Beruf, die Altersgruppe, das Geschlecht, die Kontaktinformationen (E-Mail-Adresse und Telefonnummern), den bevorzugten Ort und die Uhrzeit für Meetings sowie Bemerkungen. Die Rotary ID ist eine Tracking-Nummer, die dem Kandidaten zugewiesen ist. Wenn ein Kandidat Rotary-Mitglied wird, wird daraus seine Mitglieds-ID. Wenn Sie ein System eines Drittanbieters wie DacDB oder ClubRunner zur Verwaltung Ihrer Empfehlungen verwenden, müssen Sie dieselbe ID verwenden, damit Sie keinen doppelten Datensatz erstellen. Dies spart Ihnen auch Zeit, da Sie die Informationen, die Rotary bereits vorliegen, nicht noch einmal eingeben müssen.

STATUS-übersicht Hier ist ein Beispiel für den Fortschritt eines potenziellen Mitglieds im Prozess der Mitgliedschaftsempfehlung - von der Zuweisung an den Distrikt bis zum möglichen Vorschlag für eine Mitgliedschaft.

STATUS Verwalten Und so werden Statusänderung eingetragen. Wenn Sie den Status eines Kandidaten aktualisieren möchten, gehen Sie in das Menü unter Status ändern. Hier gibt es verschiedene Optionen für Club- und Distriktebene, wie Sie auf der nächsten Folie sehen werden.

STATUS-OPTIONEN DISTRIKT CLUB Club/Distrikt prüfte Anfrage X Kontaktierte Kandidaten Club/Distrikt verwies Kandidat/in an Distrikt- oder Clubamtsträger Kandidat/in zurück an Distrikt zur Neuzuweisung verwiesen* Kandidat/in nicht an Club oder Rotary interessiert* Distrikt verwies Kandidat/in an Club Kandidat/in besuchte Clubtreffen Club schlug Kandidat/in als Mitglied vor Club nahm Kandidat/in auf* Zu den Status–Optionen gehören: Überprüfung der Anfrage (Sie können Notizen über die Interessen des Kandidaten machen oder festhalten, wer den Kandidaten als nächstes kontaktieren sollte.) Kontaktaufnahme mit dem Kandidaten (Sie können sich Notizen über das Gespräch oder Ihre nächsten Schritte machen.) Zuweisung eines potenziellen Mitglieds an einen anderen Amtsträger (dies ist eine großartige Möglichkeit, wenn andere Distrikt-Führungskräfte, wie z. B. Assistant Governors, Sie dabei unterstützen, den Empfehlungsprozess weiterzuverfolgen) Erneute Zuweisung des Kandidaten an Distrikt oder Feststellung, dass der Kandidat an Ihrem Club oder an Rotary nicht interessiert ist Zuweisung des Kandidaten an einen Club (wenn ein Distrikt-Vorstand diesen Status auswählt, erscheint eine Liste aller verfügbaren Clubs, aus der er denjenigen auswählen kann, der seiner Meinung nach am besten passt) Clubs können außerdem angeben, dass: ein Kandidat den Club erstmalig besucht, ein Kandidat zur Aufnahme vorgeschlagen wurde, damit der Distrikt-Vorstand weiß, dass es bald ein neues Mitglied geben könnte,  ein Kandidat in den Club aufgenommen wurde. Alle Kandidaten, die von Ihrer aktiven Mitgliedschaftsempfehlungsseite gelöscht wurden, sind weiterhin in Ihren Berichten zu Mitgliedschaftsempfehlungen sichtbar. Diese Berichte stehen den Club- und Distriktamtsträgern zur Verfügung und fassen zusammen, was mit den einzelnen Empfehlungen eines Clubs passiert ist.   *Diese Optionen löschen eine Empfehlung.

Aufnahme eines KANDIDATEn Clubs können Kandidaten direkt über ihre Seite „Mitgliedschaftsempfehlungen verwalten“ aufnehmen, indem sie deren Status in „Club nahm Kandidat/in auf“ ändern und einige grundlegende demografische Informationen angeben. Wenn Ihr Club Kandidaten auf diese Weise aufnimmt, werden Ihr Distrikt und Rotary darüber informiert, dass der Kandidat einem Club beigetreten ist, und der Kandidat wird sowohl von der Seite „Mitgliedschaftsempfehlungen verwalten“ des Clubs als auch von der des Distrikts gelöscht. Halten Sie Club- und Distriktamtsträger über Ihre Mitgliedschaftsempfehlungen auf dem Laufenden, indem Sie Änderungen im Status umgehend eingeben. So wird verhindert das sich die Amtsträger mit falschen Informationen an Kandidaten wenden, zum Beispiel wenn sie mit einem Kandidaten über den Beitritt zu einem Club sprechen, der sich bereits als nicht passend herausgestellt hat.

Aktive und ehemalige empfehlungen anzeigen Oben auf der Seite „Mitgliedschaftsempfehlungen verwalten“ befindet sich ein Link, über den Club- und Distrikt-Amtsträger den „Bericht über aktive und ehemalige Empfehlungen“ aufrufen können. Darin werden alle aktuell zugewiesenen und alle nicht mehr aktiven Empfehlungen aufgeführt.

Mitgliedschaftsempfehlungen - übersicht Mit der Übersicht über die Mitgliedschaftsempfehlungen können sowohl Clubs als auch Distrikte sehen, wie gut der Distrikt seine Empfehlungen verwaltet, einschließlich der Zeit, die Distrikt-Vorstände normalerweise benötigen, um Kandidaten zu kontaktieren, sie Clubs zuzuweisen und sie aufzunehmen. Andere Teile des Berichts zeigen, wie die Kandidaten von Rotary erfahren haben und welche Wirkung Ihre Pressearbeit, Programme, Veranstaltungen und andere PR-Kampagnen haben.

Amtsträger verwalten Stellen Sie sicher, dass Ihre Club- und Distrikt-Beauftragten für Mitgliedschaft Zugriff auf die Seiten zum Verwalten von Mitgliedschaftsempfehlungen haben, indem Sie sie über die Seite „Clubverwaltung“ oder „Distriktverwaltung“ hinzufügen. Wählen Sie beispielsweise unter Club- und Mitgliederdaten die Option „Clubamtsträger hinzufügen, bearbeiten oder entfernen“ aus, um Ihren Mitgliedschaftsbeauftragten an Rotary zu melden.

Rolle delegieren Mit der Delegierungsfunktion können Club- und Distrikt-Amtsträger andere Personen autorisieren, ihre Empfehlungen zu verwalten. Der Clubbeauftragte für Mitgliedschaft möchte beispielsweise, dass ein anderes Mitglied des Clubvorstands die E-Mail-Benachrichtigungen über neue Empfehlungen erhält und dann die Kandidaten als erster kontaktiert. Melden Sie sich einfach bei Mein Rotary an und gehen Sie zu Delegierung. Wählen Sie unter „Ihre Rollen“ eine Rolle aus und klicken Sie auf „Rolle delegieren“. Geben Sie an, an wen Sie Ihre Rolle delegieren und in welcher Zeit.

Planen Sie die Verwaltung der Empfehlungen. Nächste schritte Erzählen Sie anderen von den Vorteilen, Empfehlungen online zu verwalten. Informieren Sie Ihren Distrikt, dass Ihr Club nach Kandidatenvorschlägen sucht. Lassen Sie den Distriktvorstand wissen, was Kandidaten von Ihrem Club erwarten können. Planen Sie die Verwaltung der Empfehlungen. Werben Sie für neue Empfehlungen durch Verlinkung Ihrer Website und Social-Media-Seiten mit rotary.org/join und Einfügen des Links in Broschüren u.ä. Ich hoffe, Sie haben nun eine bessere Vorstellung davon, wie Ihr Club und Distrikt von Mitgliedschaftsempfehlungen profitieren kann. Hier sind einige Anregungen, wie Sie Ihre Empfehlungen optimal nutzen: Zeigen Sie diese Präsentation anderen in Ihrem Distrikt oder Club, um ihnen zu verdeutlichen, wie nützlich Mitgliedschaftsempfehlungen sind. Sprechen Sie über die Arten von potenziellen Mitgliedern, die Interesse an Ihrem Club haben könnten. Wenn Sie ein Club-Amtsträger sind, informieren Sie Ihren Distriktvorstand, dass Ihr Club Interesse an Mitgliedschaftsempfehlungen hat. Erläutern Sie Ihrem Distriktvorstand, was Kandidaten von Ihrem Club erwarten können. So stellen Sie sicher, das Ihnen möglichst passende Kandidaten zugewiesen werden. Erstellen Sie einen Plan zur Verwaltung Ihrer Empfehlungen. Legen Sie fest, wer die Kandidaten als erstes kontaktiert und wer den Status der Kandidaten aktualisiert. Werben Sie für Rotary und empfehlen Sie Interessenten, sich über rotary.org/join für die Mitgliedschaft in einem Club zu bewerben.  

FRAGEN? QUESTIONS? MembershipDevelopment@Rotary.org Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, mehr über die Nutzung von Mitgliedschaftsempfehlungen zu erfahren. Falls Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an [E-Mail oder Telefonnummer einfügen]. MembershipDevelopment@Rotary.org