JaOffice: ANWENDUNGSSZENARIOS BPS International 2015
Ein richtiges Szenario ist… WAS IST EIN ANWENDUNGSSZENARIO? Ein Anwendungsszenario ist ein einfach beschriebener JaOffice-Anwendungsfall über die Erreichung von gestellten Zielen und Aufgabenlösung. Dank der Verwendung unserer Vorlagen, die in dieser Präsentation vorgestellt werden, können Sie Informationen über die Bedürfnisse aller Unternehmensabteilungen sammeln, die an Ihrem Projekt der Netzwerk-Einführung interessiert sind, und ihnen so ein Anwendungsszenario je nach ihren Bedürfnissen vorschlagen. Anwendungsszenarios können sowohl von Ihnen selbst entwickelt werden, als auch mit der Unterstützung von JaOffice-Beratern. Ein richtiges Szenario ist… - einfach umzusetzen Die Geschäftsprozesse erfordern keine spezialisierten Werkzeuge. Die Geschäftsprozesse basieren auf der Kollaboration der Mitarbeiter. - die Lösung einer Arbeitsfrage Im Rahmen des Arbeitsprozesses werden regelmäßige Tätigkeiten gefördert. Im Rahmen des Arbeitsprozesses werden Entscheidungen getroffen. - anschaulich Durch Erfolgsgeschichten, Austausch von Erfahrungen und Praktiken. Es werden viele Mitarbeiter zum Informationsaustausch und zum Vorführen ihrer Arbeitsprojekte eingeladen. - attraktiv und akzeptabel für die Nutzer Die Mitarbeiter werden zur Teilnahme auf Anregung der Geschäftsführung, der Opinion-Leader und der Träger von Geschäftsprozessen eingeladen.
VORLAGE FÜR DIE BESCHREIBUNG Von Bedürfnissen Position… [die Position des Mitarbeiters] Ich will… [Bedingungen, Aktivitäten, die dieser Mitarbeiter erwartet] Das ermöglicht… [was und wofür kann man das gebrauchen?] Dies bedeutet, dass ich Folgendes brauche… [besondere Anforderungen an das soziale Unternehmensnetzwerk]
BEISPIEL Einer BESCHREIBUNG DER BEDÜRFNISSE Position… Berater. Ich will… eine Möglichkeit haben, andere Berater heranzuziehen und die Zusammenarbeit einzelner Abteilungen im Verkaufsdepartment zu organisieren (z.B., Risiko-Manager an Beratungen bezüglich der IT-Lösungen teilhaben zu lassen). Das ermöglicht… unserem Unternehmen die Dienstleistungsqualität für jeden Kunden zu erhöhen und den Profit zu steigern. Außerdem birgt es andere vorteile. Dies bedeutet, dass ich Folgendes brauche… Wissen, wo die Arbeit mit einzelne Kunden durchgeführt wird (JaOffice-Gruppen). Die Namen der Kollegen, die denselben Kunden wie ich betreuen (z.B. die Ergänzung der Nutzerprofile durch zusätzliche Informationen über die betreuten Kunden). Eine Möglichkeit für eine sichere Informationsteilung bezüglich unserer Kunden (das Netzwerk soll geschützt sein). Zugang zu Informationen über die Tätigkeit anderer Abteilungen (Gruppen nach Arbeitsrichtung und Tendenzen der Aktivität). Wissen, welche Services unseren Kunden geboten werden.
BEISPIEL FÜR EIN ANWENDUNGSSZENARIO Position… Direktor / Manager / Projektleiter. Ich will… über das aktuelle Geschehen in meiner Abteilung auf dem Laufenden bleiben. Das ermöglicht… die Kontrolle der Arbeitsprozesse, die Teilnahme am Leben der Belegschaft, schnelles Reagieren und Einfluss auf das Geschehen im Unternehmen. Dies bedeutet, dass ich Folgendes brauche… Hilfe um mich in JaOffice zurecht zu finden. Information um das JaOffice-Diskussionssystem zu verstehen (Diskussionsfäden, @-Erwähnungen, persönliche und öffentliche Mitteilungen, Gruppen). Know-how, wie ich im JaOffice aktiv sein und meinen Beitrag leisten kann. Wissen, wie JaOffice auf mobilen Geräten funktioniert. Wissen, wie ich meine Kollegen für die JaOffice-Nutzung gewinnen kann.
BESTIMMEN SIE JETZT IHRE STRATEGIE Wählen Sie aus Ihren Anwendungsszenarios jene Varianten mit der höchsten Priorität aus, die sich auf die Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen auswirken. Ordnen Sie diese nach Priorität. Wandeln Sie die Grundlagen dieser Szenarios in klare Umsetzungspläne mit konkreten Zielen und Fristen um. Verwenden Sie diese Pläne zur Überwachung der Erfüllung dieser Ziele und für die Schaffung von Kommunikationsplänen und Schulung konkreter Mitarbeitergruppen.
ANWENDUNGSSZENARIO-PLAN [VORLAGE] BESCHREIBUNG Zielplanung für Ihr Unternehmen (eine Abteilung, ein Team oder einen Mitarbeiter) – was möchten Sie erreichen und warum? SITUATION Überlegen Sie sich, was momentan Ihr Unternehmen an der Zielerreichung hindert (generell bzw. teilweise; was senkt die Effizienz der Zielerreichung?). LÖSUNG Beschreiben Sie die Vorgehensweise für die JaOffice- Nutzung zur Erfüllung Ihrer Ziele. VORTEILE In welchen Fällen verspricht JaOffice dem Unternehmen (einer Abteilung, einem Team oder einem Mitarbeiter) wesentliche Vorteile und welche wären es? ERFOLGSKRITERIEN Bestimmen Sie die Faktoren, an denen Sie den Erfolg der ausgewählten Lösung messen werden: qualitative und quantitative Faktoren. VERANTWORTLICHE UND FRISTEN Wer übernimmt die Verantwortung für die Planung und Umsetzung der ausgewählten Lösung? Welche Fristen stehen für die Erfüllung einzelner Planpunkte fest?
JAOFFICE-ANWENDUNGSSZENARIO FÜR EINE FELDFOrSCHUNG BESCHREIBUNG Ihre Mitarbeiter im Außendienst müssen in der Lage sein, möglichst schnell über ihre Marktforschung bezüglich der Kunden und Wettbewerber (in Form eines Fotoberichtes) dem ganzen Unternehmen zu berichten. SITUATION Die existierende Vorgehensweise ist sehr langsam und kompliziert. Die Aufnahmen sind gemacht, aber noch nicht an der richtigen Stelle hochgeladen. Zum Speicherort der Aufnahmen kann nicht jeder Mitarbeiter Zugang haben, weswegen die Aufnahmen weitergeleitet werden sollen. Es ist jedoch kompliziert, das Hochladen der Inhalte mit einer anschließenden Aktualisierung und Archivschaffung zu organisieren. Es gibt keine Integration mit mobilen Geräten. LÖSUNG Die Fotos werden ins JaOffice hochgeladen und mit #Themen markiert. Das nimmt höchstens eine Minute in Anspruch. VORTEILE Erweiterung der Forschungsmöglichkeiten. Zugängliche Information. Chronologisch aufgebaute Suchergebnisse. Man kann auf den Service von mobilen Geräten aus zugreifen. ERFOLGSKRITERIEN Mehr hochgeladene Fotos als vorher. Diskussionen werden angeregt (mit mehreren Teilnehmern und mehreren Beiträgen). Mitarbeiterumfragen werden ermöglicht. VERANTWORTLICHE UND FRISTEN Die Manager beraten die Mitarbeiter innerhalb einer Woche. Die Mitarbeiter im Außendienst veröffentlichen ihre Fotos in Echtzeit.
JaOffice Haben Sie noch Fragen? Stellen Sie Ihre Fragen direkt an Ihr Netzwerk oder schreiben Sie eine E-Mail an unser Support-Team: support@jaoffice.de BPS International 2015 089/307667.810 www.jaoffice.de