JaOffice – das Enterprise Social Network und Intranet 2.0 für deutsche Unternehmen Kurzanleitung zum Start BPS International 2014

LogIN Sie können Ihr Netzwerk direkt via JaOffice Website betreten, oder über die Eingabe der URL Ihres JaOffice-Netzwerks im Browser. Besuchen Sie www.jaoffice.de Klicken Sie auf «Login» oben rechts Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein Falls Sie Ihr Passwort vergessen, klicken Sie auf diesen Link.

NUTZERPROFIL ANLEGEN Ihr Profil im Enterprise Social Network ermöglicht Ihren Kollegen, mehr über Sie, Ihre Erfahrung und Ihre Kompetenz zu erfahren Klicken Sie auf Ihren Namen in der rechten, oberen Ecke Wählen Sie «Mein Profil» aus Laden Sie Ihr Foto hoch Fügen Sie Ihre Kontakte, Themen und ggf. weitere Informationen in dem Untermenü «Über mich» hinzu О С

SO PERSONALISIEREN SIE DIE INHALTSANSICHT Empfohlen – hier sehen Sie Diskussionen, die für Sie auf der Grundlage Ihrer Netzwerk-Aktivität abgelegt werden. Abonniert – enthält nur die Publikationen von Personen, Gruppen und Themen, die Sie abonniert haben. Alle Diskussionen – alle Diskussionen im gesamten Netzwerk, die öffentlich sind. Meine Lesezeichen – wichtige Nachrichten, die Sie speichern möchten. Gefällt mir – alle Diskussionen, die Sie positiv via „Gefällt mir“ markiert haben. Meine Beiträge – alle Beiträge, die von Ihnen selbst erstellt wurden. Klicken Sie hier, um verborgenen Diskussionen anzuzeigen, die Sie vorher mittels „x“ aus der jewei-ligen Liste entfernt haben.

BENACHRICHTIGUNGEN EINRICHTEN Wählen Sie aus, welche Benachrichtigungen Sie wie oft erhalten möchten, wenn etwas relevantes im Netzwerk geschieht. Klicken Sie auf Ihren Namen in der rechten oberen Ecke Wählen Sie „Einstellungen“ aus Wählen Sie die Häufigkeit aus, mit der Sie die Zusammen- fassung aller Netzwerk- Aktivitäten erhalten möchten Setzen Sie Häkchen für Events, bei denen JaOffice Sie automatisch benachrichtigen soll Speichern Sie Ihre Einstellungen

AUTOMATISCHE BENACHRICHTIGUNGEN Sobald abonnierte Kollegen etwas publizieren, ändern oder ergänzen, erhalten Sie eine automatische Nachricht und verpassen somit nie mehr etwas wichtiges. Ebenso können Sie Dateien, Wissensdatenbanken und Dokumente abonnieren und bleiben durch Benachrichtigungen auf dem laufenden, wenn diese eingestellt oder aktualisiert werden. Wenn Sie per eMail über alles benachrichtigt werden möchten, dass in einer bestimmten Gruppe veröffentlicht wird, gehen Sie in diese Gruppe und wählen „Nachrichten der Gruppe per eMail empfangen.“

SO WERDEN SIE MITGLIED IN GRUPPEN Eine Gruppe ist vergleichbar mit einem Container. Dieser „sammelt“ Kollegen aus einem Geschäftsbereich, einer konkreten Projektgruppe oder Experten mit demselben Knowhow. Klicken Sie auf „Alle Gruppen“ im linken Navigationsmenü, um einen Überblick über alle Gruppen zu erhalten Klicken Sie in der Liste mit verfügbaren Gruppen auf „Beitreten“, um Mitglied in diesen Gruppen zu werden, sofern diese für Sie offen sind Falls zum Beitritt in eine (geschlossene) Gruppe eine Autorisierung erforderlich ist, klicken Sie auf „Anfrage senden“ - JaOffice versendet für Sie eine Beitrittsfreigabe an den Gruppen-Admin.

SO Erstellen sie GRUPPEN Klicken Sie auf das -Symbol neben „Gruppen“ und dann auf „Gruppe erstellen“ Wählen Sie den Gruppen-Typ Laden Sie Mitglieder ein Klicken Sie auf den Link „Gruppe erstellen“ Offene Gruppen – alle Nutzer Ihres Netzwerks können dieser Gruppe beitreten, Veröffentlichungen lesen und schreiben sowie Inhalte einstellen. Geschlossene Gruppen – zum Beitritt in die Gruppe ist eine Einladung durch den Admin erforderlich. Geschlossene, geheime Gruppen – diese geschlossene Gruppe ist zusätzlich nicht in der öffentlichen Gruppenliste sichtbar. Offizielle Gruppen – nur die Leiter der Gruppe können etwas veröffentlichen; andere Nutzer können lediglich lesen.

wichtige Informationen VERBREITEN Hier sind nur die Gruppen aufgelistet, die Sie abonniert haben. Nachrichten – mit #-Tags und @-Tags Infos an bestimmte Gruppen / Personen für bestimmte Themen verbreiten Dateien – versenden und teilen Sie Dateien und Bilder mit Kollegen Ideen – stellen Sie Ideen ein und lassen Sie diese von Kollegen bewerten und diskutieren Lobe – verteilen Sie Auszeichnungen und Danksagungen für Engagement und mehr Umfrage – finden Sie mit Kollegen schnell einen „gemeinsamen Nenner“, z.B. für Termine oder neue Strategien Veranstaltung – stellen Sie Termine ein; Kollegen können den Termin per Klick ins Outlook oder iCal exportieren Bekanntmachung – Neuigkeiten, die Jeden betreffen und die priorisiert an alle Mitarbeiter versenden werden

SO Abonnieren sie Kollegen Wenn Sie eine Ihnen bekannte Person abonnieren wollen, klicken Sie auf „Personen“ im Menü links und abonnieren Sie diese 2. Wenn Sie (noch unbekannte) Kollegen - z.B. als Themenexperten - suchen und diese abonnieren wollen, geben Sie in der zentralen Suche einen Begriff ein. Das Ergebnis zeigt Ihnen auch die Kollegen, die sich mit Ihrem Suchthema beschäftigen. Per Klick auf den Namen im Suchergebnis können Sie diese Kollegen bzw. Experten abonnieren.

So VERWENDEN Sie PERSONEN (@)-TAGS Wenn Sie mit einem oder mehreren Kollegen einen Dialog führen oder eine Datei teilen möchten, stellen Sie dem Namen immer ein „@“ voran. Alle Kollegen, die im Beitrag erwähnt werden, erhalten eine automatische Benachrichtigung. @-Zeichen verwenden Sie z.B., wenn Sie einer Person einen Beitrag zuweisen möchten oder wenn diese Person in den Kontext passt, z.B. als betreffender Experte. Wenn Sie Ihren Beitrag nicht direkt an einen Kollegen richten möchten, sondern ihn lediglich – wie im CC einer eMail – in Kenntnis setzen wollen, erwäh-nen Sie seinen Namen in der Leiste „Wen möchten Sie infor-mieren…“ unter dem Beitrag.

SO ABONNIEREN SIE INTERESSANTE THEMEN Themen-Indexe markieren Beiträge und Dateien (wie ein #-Tag bei Twitter), um Inhalte thematisch aus verschiedenen Gruppen zu verbinden Klicken Sie auf Alle im linken Navigationsmenü Schauen Sie sich die Liste mit verschiedenen Themen an und wählen Sie interessante Themen aus, oder… klicken Sie ein Thema in einem konkreten Beitrag an und wählen dann „Abonnieren“ Haben Sie kein passendes Thema gefunden? Dann erstellen Sie ein neues Thema im Beitrag, in dem Sie das betreffende Themenwort mit einem „#“ beginnen.

WIE SIE THEMEN (#-Tags) VERWENDEN… Markieren Sie Dateien und Beiträge mit „#“-Zeichen = Themen, damit diese Beiträge automatisch an Kollegen versendet werden, die diese Themen abonniert haben. Somit bracht keiner mehr Infos und Dateien zu suchen, die ihn interessieren; über #-Themen kommt relevantes automatisch auf Sie und Kollegen zu. Um Themen nachträglich einer Publikation hinzuzufügen, klicken sie auf diese Zeile.

FÜGEN SIE THEMEN IN PUBLIKATIONEN HINZU JaOffice ermöglicht, dass Themen einer bestehenden Publikation geändert bzw. bearbeitet werden. So bleiben Beiträge oder auch Dateien und Wikis stets aktuell, auch wenn z.B. das Thema strategisch geändert wird. Beispiel: ein Beitrag wird unter dem Thema “Elektromobilität” publiziert. Das Projekt entwickelt sich, und der Projektleiter lanciert das neue Thema “Elektromotor”. Der Beitrag kann somit thematisch angepasst werden. Um Themen später zu einer Publi-kation hinzuzufügen, klicken Sie unter dem jeweiligen Beitrag / der Datei auf „Mehr“ und dann auf „Thema hinzu-fügen“. Um ein bestehendes Thema zu ändern, klicken Sie auf diesen und benennen Sie dieses um.

So BEDIENEN SIE DIE SuchFUNKTION Klicken Sie nach Eingabe eines Suchbegriffs auf die Lupe, um Suchergebnisse zu erhalten und um die erweiterte Suchfunktion zu starten.

WIE SIE DAS MENÜ Personalisieren Klicken Sie auf das Zeichen und auf „Bearbeiten“ Verschieben Sie via Maus bestehende Menüpunkte an ihren gewünschten Platz. Klicken Sie auf „Menüpunkt hinzufügen“, um neue Menüpunkte zu erstellen, die JaOffice Nutzer z.B. direkt von der Startseite auf eine konkrete Themendiskussion leiten oder auf eine externe Website. Klicken Sie per Maus abschließend auf den Menüpunkt, der Ihre persönliche Startseite / Homepage von JaOffice werden soll, und klicken Sie auf „Als Homepage einstellen“ Speichern Sie Ihr Menü – entweder nur für sich als Admin via „Anwenden“ oder für alle Nutzer des JaOffice-Netzwerks via „Für alle anwenden“

WIE SIE seiteN ERSTELLEN Eine „Seite“ in JaOffice fasst bestimmte Funktionen und Inhalte zentral zusammen. Diese Seiten verwenden Sie z.B. als allgemeine Startseite, als Startseite für eine Fachabteilung, als „Landing Page“ für ein Projekt oder für ein Event, ein Produkt oder für ein Thema. Hier das Video dazu.

WIE SIE seiteN ERSTELLEN 1. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf „Alle Seiten“ - Um eine neue Seite anzulegen, klicken Sie auf den grünen Button „Seite erstellen“, - Um eine bestehende Seite zu ändern, klicken Sie diese an und wählen den Button

WIE SIE seiteN ERSTELLEN 1. Zum Erstellen einer neuen Seite ziehen Sie die gewünschten Funktionen = Widget- Buttons mit der Maus einfach in die leere Seite und verschieben diese an die gewünschte Position. 2. Über „Anzeigeoptionen“ rechts oben können Sie jedes Widget inhaltlich anpassen. 3. Klicken Sie auf „Diese Seite veröffentlichen“, um die neu erstellte / geänderte Seite live zu schalten, oder speichern Sie diese als Entwurf, auf den Sie später zugreifen können. Hier das Video zum Feature.

JaOffice www.jaoffice.de Haben Sie noch Fragen? Rufen Sie uns gerne in München an unter 089.307667.810 oder schreiben Sie uns eine E-Mail: support@jaoffice.de BPS International 2014 www.jaoffice.de