Briefing Workshop für projektorientierte Unternehmen PROJEKTMANAGEMENT GROUP 31.03.2006; 14:00 – 17:00 Uhr

Workshop: Ziele und Kontext Information über den Kontext des Forschungsprojekts project orientation [austria II] Information über die Strukturen des Forschungsprojekts project orientation [austria II] Information über das Maturity Modell des projektorientierten Unternehmens Dadurch Schaffung von Grundlagen zur Analyse als projektorientiertes Unternehmen Nicht-Ziele Analysen projektorientierter Unternehmen Training in Management-Methoden Kontext Kooperationsvereinbarung bzw. Absicht zur Kooperation

Vorstellungsrunde Kurze Vorstellung der Person, des Unternehmens Erwartungen an heutigen WS bzw. an Kooperation im Forschungsprojekt

Durchschnittliche Maturity von 60 projektorientierten Organisationen

Projektmanagement: Überblick Methoden: 1=nie, 2=selten, 3=manchmal, 4=oft, 5=immer Qualität: 1=sehr schlecht, 2=schlecht, 3=ok, 4=gut, 5=sehr gut

Benchmarking projektorientierter Branchen

Vergleich nach Größe der Organisation

Maturity von Österreich im Jahr 2005 PON Maturity: 2,93

Projektmanagement-Ausbildung B1.1) Wie viele der folgenden Ausbildungsinstitutionen bieten formale PM-Ausbildungsprogramme an [1]? Volkschule 1 Höhere Schulen (Gymnasien, Handelsakademien, ...), Kollegs 5 Fachhochschulen Universitäten 2 Postgraduale Ausbildungsinstitutionen, Erwachsenenbildung (WIFI, bfi, ...) 1=keine (less than 5%), 2=wenige (5-9%), 3=einige (10-19%), 4=viele (20-29%), 5=sehr viele (mehr als 30%) [1] Formale Ausbildungesprogramme: Projekt und/oder Programmmanagement als Schwerpunkt (mind. 6 SWS)

Projektmanagement-Zertifizierung 1...keine (0), 2...wenige (1-20), 3...einige (21-100), 4...viele (101-400), 5...sehr viele (mehr als 400)

Das Forschungsprogramm: www.poi.pmgroup.at ROLAND GAREIS Management of the project-oriented Company®

Objectives of the Research Programme Analysing the maturity of about 350 project-oriented companies and about 5 project-oriented industries of about 15 regions or nations Benchmarking the project-oriented companies, industries and nations Developing strategies for the further development of the project-oriented companies, industries, regions and nations Further developing of the maturity models of the project-oriented company and the project-oriented nation www.poi.pmgroup.at ROLAND GAREIS Management of the project-oriented Company®

Programme Bar Chart www.poi.pmgroup.at ROLAND GAREIS Management of the project-oriented Company®

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Programme Organisation Chart Programme owner Programme Organisation Programme manager Programme office Central Research Team Project: project orientation [austria II] Project owner and project manager po [austria II] Project: project orientation [award] Project owner and project manager po [award] Project owner and project manager int. companies Project: International companies Project owner and project manager po[nation X] Project owner and project manager po[nation 1] Project: project orientation [nation X] Project owner and project manager po[nation 2] Project: project orientation [nation 1] Project: project orientation [nation 2] www.poi.pmgroup.at ROLAND GAREIS Management of the project-oriented Company®

Status: 13 National Cooperation Partners Australia University of Technology Sydney Austria PROJEKTMANAGEMENT GROUP Finland PMA Finland France ESC Lille Germany Nordakademie private University of applied science University Chemnitz Hungary Konett Team Iran Institute of Project- and Process Management Aryana Latvia Latvian National Project Management Association Lithuania International School of Management Norway Norwegian Project Management Association Romania Academy of Economic Studies Bucharest Slovakia Project Management Association of Slovakia South Africa University of the Free State www.poi.pmgroup.at ROLAND GAREIS Management of the project-oriented Company®

Projektziele Analyse und Benchmarking von weiteren 50 projektorientierten Unternehmen in ca. 5 Branchen Schwerpunkte: Projektarten, Unternehmensgröße und Regionen Entwicklung von Strategien und Maßnahmen für die Weiterentwicklung Analyse und Benchmarking von Österreich als projektorientierte Nation Vorbereitung von Österreich zum internationalen Benchmarking

Projektstrukturplan

Analyse des projektorientierten Unternehmens Selbst-Analyse Ausfüllen des Fragebogens mit 74 Fragen durch etwa 5-10 Mitarbeiter/innen (moderierter Analyse-Workshop) Fremd-Analyse zur Qualitätssicherung Analyse von Dokumenten durch das Forscherteam Auswertung der Analysedaten Benchmarking projektorientierter Unternehmen Definition von Potenzialen zur Weiterentwicklung der “Maturity” des projektorientierten Unternehmens Erstellung eines Analyseberichts

Fremd-Analyse: Dokumentenanalyse Analyse von Prozessbeschreibungen Analyse von PM-Dokumenten von realen Projekten Analyse von Projektportfolio-Berichten Analyse von Dokumenten des Prozessmanagement

Auswertungen der Analyseergebnisse Maturity des projektorientierten Unternehmens (pou) pou Maturity als Fläche im Spinnennetz des Maturity Modells pou Maturity Kennzahl Benchmarking der Maturities Nach Unternehmensgröße Nach Branchen Nach Regionen

Projektbalkenplan Status 31.03.2006

Projektorganigramm

Projektumweltanalyse Sponsoren MA 27 (EFRE - Interreg IIIA) Partner PMG (Wirtschafts- universität Wien) RGC research Medien, Verlage Programm- organisation PM Vereinigungen PMA IPMA PMI Projektorganisation poaII Projektauftraggeber Projektmanagerin Projektteammitglieder Projektmitglieder project orientation [austria II] Lieferanten Graphik Designer Institutionen, die PM-Dienst-leistungen anbieten Andere kooperierende projektorientierte Nationen Slovakia Nation 2 Nation x Multiplikatoren Research Center Krems FH Vorarlberg … Projekt- orientierte Unternehmen pou 1 pou 2 pou x

Nutzen für projektorientierte Unternehmen Information über die „Maturity“ des eigenen Unternehmens als projektorientiertes Unternehmen Benchmarking der „Maturity“ des eigenen Unternehmens mit jenen anderer projektorientierter Unternehmen Aufzeigen von Potenzialen für die Weiterentwicklung der „Maturity“ des eigenen projektorientierten Unternehmens Optional: Mitwirkung von Vertretern bei im Workshop zur Analyse der „Maturity“ der projektorientierten Region oder Nation

Projektfinanzierung Projektbudget: etwa € 100 000.- Förderung durch den Europäischen Regionalentwicklungsfonds der Europäischen Union Beiträge zur Abdeckung der Administrationskosten je kooperierender projektorientierten Unternehmen in der Höhe von € 500.- Beiträge zur Abdeckung eventueller Kosten der Moderation der Analyse-Workshops sowie Präsentation: je € 250.- Sponsoringbeiträge

Maturity des projektorientierten Unternehmens

Maturity Modell des projektorientierten Unternehmens 1 5 4 3 2 PROJEKTMANAGEMENT SICHERUNG DER MANAGEMENTQUALITÄT IN PROJEKTEN UND PROGRAMMEN BEAUFTRAGUNG EINES PROJEKTS ODER PROGRAMMS PROGRAMMMANAGEMENT PROJEKTPORTFOLIO-KOORDIANTION UND PROJEKTE-NETZWERKEN PROZESSMANAGEMENT PERSONALMANAGEMENT ORGANISATORISCHES DESIGN

Fragebogen: Maturity des projektorientierten Unternehmens Struktur und Anzahl der Fragen Differenzierung der Antwortmöglichkeiten Projektarten: externe und interne Projekt versus Kleinprojekt Antwortmöglichkeiten Immer bis nie, sehr gut bis sehr sehr schlecht, etc. %-Sätze „Bei Bedarf“

Projekt und Projektmanagement

Permanente Organisation, Arbeitsgruppe Charakterisika von Prozessn Ausprägung Häufigkeit oftmalig einmalig Dauer kurz kurz - mittel mittel - lang Bedeutung gering mittel - hoch hoch Leistungsumfang klein mittel - groß groß Ressourceneinsatz mittel Kosten gering - mittel Organisationen wenige mehrere - viele viele    Organisationsform Permanente Organisation, Arbeitsgruppe Projekt Programm ê ê ê Managementansatz Prozess- management Projekt- management Programm- management

Segmentierung von Investitionsprozessen durch Projekte Angebots- erstellung Projekt: Auftrags- abwicklung Nachbetreuung t Projekte in einer „Kundenbeziehungsinvestition“ Nutzung der Industrie- anlage Außerbetriebsetzung Industrie- anlage Projekt: Feasibility Study Industrieanlage Projekt: Konzeption Industrieanlage Projekt: Errichtung Industrieanlage Projekt: Instandhaltung Industrieanlage t Projekte in einer „Infrastrukturinvestition“ Grauschattierungen verwenden Mit Schatten arbeiten Einheitliche Schriftgröße Projekt: Produkt- konzeption Projekt: Produktent- wicklung- und - einführung Projekt: Produkt Relaunch weitere Produkt- vermarktung Rückzug des Produkts vom Markt Produkt- vermarktung t Projekte in einer „Produktinvestition“

Projektmanagementprozess Projektstart Projektcontrolling Bewältigung einer Projektdiskontinuität Projektabschluss Laufende Projektkoordination Projekt- auftrag abnahme

Betrachtungsobjekte NICHT GENUG ! Termine Leistungen Kosten NICHT GENUG ! Ziele, Leistungen, Termine, Ressourcen, Kosten, Erträge, Risiko Organisation, Kultur Kontext: Vor- und Nachprojektphase, Umwelten, andere Projekte, Unternehmensstrategien, Business Case

Project Score Card: Projekt XY

Fragebogen: Projektmanagement 1=nie, 2=selten, 3=machmal, 4=oft, 5=immer

Programmmanagement

Bahnhofs- offensive Programm- management Training Standardis.- Projekte Konzeptions- projekte Planungs- projekte Realisier.- projekte Programmstart Training Planung Prozess- standards Konzeption Objekt 1 Planung Objekt 1 Realisierung Objekt 1 Programm- controlling Training A Doku- management Konzeption Objekt 2 Planung Objekt 2 Realisierung Objekt 2 Programme- marketing Training B Andere Konzeption Objekt 3, 4, 5 Planung Objekt 3, 4, 5 Realisierung Objekt 3, 4, 5 Programm- abschluss Arbeitspaket Abgeschlossenes Projekt/AP Projekt Projektekette

Programm- auftraggeber/in Programmteam Programmorganisation Programm- manager/in Programm Office Projekt Y Projekt 1 Projekt 2 Projekt X

Programmmanagementprozess Programmstart Programm- controlling Bewältigung einer Programmdiskontinuität Programm- abschluss Laufende Programmkoordination Programm- auftrag abnahme Programmmarketing

Fragebogen: Programmmanagement 1=nie, 2=selten, 3=machmal, 4=oft, 5=immer

Sicherung der Managementqualität in einem Projekt oder Programm

PM Auditing: Projektsturkturplan Unternehmen Kriterien Gewicht Ergebnis Gewichtetes Ergebnis Vollständigkeit Struktur Darstellung Formale Kriterien Gesamt PM Auditor: Datum: Seite:

Fragebogen: Sicherung der Managementqualität 1=nie, 2=selten, 3=machmal, 4=oft, 5=immer

Beauftragung eines Projekts oder Programms

Projektbeauftragungsprozess Start Investionsidee Projektantrag Nein Business Case Analyse Projektentscheidung Ende Ja Investionsantrag Projektbeauftragung Investionsentscheidung Ende Ja Nein Ende

Fragebogen: Beauftragung eines Projekts oder Programms 1=nie, 2=selten, 3=machmal, 4=oft, 5=immer 1=nie, 2=selten, 3=machmal, 4=oft, 5=immer

Projektportfolio-Koordination und Projekte-Netzwerken

Projektportfolio-Koordination: Ziele Optimierung der Ergebnisse des Projektportfolios Definition der Projektprioritäten Koordination der internen und externen Ressourcen Unterbrechung oder Stoppen von Projekten und Programmen, wenn es … eine negative Entwicklung des Business Case gibt keine Einhaltung der Investitionsstrategie gibt

programm I austria Trainer Entwicklung eSupported PM - Seminare Relaunch Homepage Marketing ‘01 pm tage ‘00 Marketing • Personal Vertragspartner Sponsor, Projektauftraggeber Vortragende programm I austria Projekt Kleinprojekt Programm Teilnahme von Trainern (Ansatz, Identifikation, ...) Integrierter Teil Gleiche Technologie, Oberfläche Gleicher Entwickler Unterscheidung von Mitbewerbern Beiträge von Trainern zur Listung in der Broschüre Marketing der Homepage Homepage – wichtiges Instrument Listung in Broschüre

Fragebogen: Projektportfolio-Koordination und Projekte-Netzwerken 1=nie, 2=selten, 3=machmal, 4=oft, 5=immer

Organisatorisches Design

Aufbauorganisation des projektorientierten Unternehmens Abteilung Bereich B Experten Pool 3 Experten Pool 4 Vorstand Bereich A Experten Pool 1 Experten Pool 2 Projekte, Programme Services PM Office Projekt- portfolio Group

Ericsson Kunde Strategische Gruppe PM-Support Ressourcen- pools Prozess- support IT-Dienst- leistungen Account Unit 1 Account Unit 2 Unit 3 Projekt Kunde Interpretationen: „Accounts“ sind „Projektauftraggeber, die für den Business Case verantwortlich sind Alle Ressourcen werden in Pools organisiert Projektmanager werden aus dem PM-Support Pool beauftragt Ericsson

PM-Office: Aufbauorganisation Leiter PM-Office Projekt- und Programmmgt.- dienstleistungen Projekt- portfolio dienstleistungen Pool: Projektmgt.- personal Expertenpool: PM-Trainer, PM-Berater

Fragebogen: Organisatorisches Design 1=nicht vorhanden, 2= informell vorhanden, 3=vorhanden – begrenzte Relevanz, 4=vorhanden – breite Relevanz, 5= laufend optimiert

Personalmanagement

Karrierepfade Executive - Experte Senior Experte Junior Experten Projekt management Senior Projektmanager Projektmanagement Vorstand Senior Manager Manager Management nicht möglich

Fragebogen: Personalmanagement 1=nicht vorhanden, 2= informell vorhanden, 3=vorhanden – begrenzte Relevanz, 4=vorhanden – breite Relevanz, 5= laufend optimiert

Prozessmanagement

Prozess Prozess: Ein organisatorischer Ablauf mit definiertem Start und Ende an dem mehrere Organisationen mitwirken

IT-Company: Prozesse Clients Contact to Lead Primary processes Angebots - legung Markt forschung Business Develop- ment Auftrags Abwicklung A Pre-Sales Clients Produkt entwicklung Partner Develop- ment Abwiclung B Proposal Preperation Service Contracting PR Werbung Contract to Refernce Lead to Opportunity Assignment of a Project Project Portfolio Management Primary processes Sekundary processes Tertiary prozesses Strategic Planning Campaign to Lead Contact to Lead Product Develop- ment Service Develop- ment Forecasting

Fragebogen: Prozessmanagement 1=nie, 2=selten, 3=machmal, 4=oft, 5=immer

Weitere Vorgangsweise

Weitere Vorgangsweise Entscheidung über Teilnahme und in welcher Rolle Durchführung eines moderierten Analyse-Workshops? Weitere Kontakte zu projektorientierten Unternehmen, die Interesse an einer Analyse haben Login für Kooperationspartner auf der Projektwebsite: www.poa.pmgroup.at

Weitere Informationen… Weitere Briefing Workshops für projektorientierte Unternehmen Datum wird noch bekannt gegeben pm tage ’06: PROJEKTE & MANAGEMENT-PARADIGMEN 22. - 23.06.2006 Präsentation der ersten Forschungsergebnisse www.pmtage.at Literatur Happy Projects! in Deutsch und Englisch Papers auf Homepage verfügbar

Happy Projects! Roland Gareis Eva Füssinger