Firmenpräsentation workflow edv GmbH Optimierung von administrativen und strategischen Personalprozessen bei gleichzeitiger Steigerung der Servicequalität!

Warum HR Software einsetzen? Grundlage für effiziente und proaktive Personalarbeit Steigerung der Produktivität Messbarer ROI Rechtliche Sicherheit HR Reporting und Verteilung der Daten Warum HR Software einsetzen? Ad Grundlage) Durch den Einsatz von HR-Software werden die HR-Prozesse und Daten eines Unternehmens standardisiert. Die Daten sind jederzeit abrufbar. Auswertungen, automatische Info-Mails oder durch das System automatisierte Prozesse führen zu proaktiver Personalarbeit. Die Personalabteilung wird vom passiven internen Dienstleister zu einem aktiven Element erfolgreicher Firmenstrategie! Ad Steigerung Produktivität) Steigerung der Produktivität durch Automatisierung und Standardisierung von Personalprozessen. Wegfall von manueller Erstellung von Berichten, Auswertungen, Erfassung von Zeitdaten Ad Messbarer ROI) Die Einführung von HR-Software kann zu messbaren Einsparungen und ROI führen, vor allem wenn die Software die unternehmensspezifischen HR-Prozesse optimal abbildet und somit manuelle Tätigkeiten reduziert. Ad Rechtliche Sicherheit) Personaldaten sind Daten der Datenschutzklasse 3 – somit oberste Sicherheit notwendig um diese Daten zu verwalten. Daten auf Papier müssen mühsam gelagert und vernichtet werden. Personalsoftware bietet rechtliche Sicherheit in diesem Bereich. Durch das bewährte Berechtigungskonzept der Workflow können Daten nur von berechtigen Personen abgefragt werden. Zeiterfassung (digitale Aufzeichnung der Daten, revisionssicher) Ad Auswertung und Verteilung der Daten) HR Reporting – standardisierte Auswertungen auf Knopfdruck 24/7 verfügbar per ESS, individuell designte Reports die an spezielle Benutzergruppen verteilbar sind. Verteilung der Daten an Drittsystem durch standardisiertes Webdesk Connector Framework

Wer ist Workflow? Gründungsjahr 2000 Eigenständiges HR Softwarehaus mit Sitz der Entwicklung/Beratung in Wien/Österreich Erfahrenes HR Consulting Team Ingersoll Rand Interflex Vertriebspartner Spezialisten für Webentwicklung IBM / Microsoft Partner

Die Workflow Philosophie Einfache Bedienung Flexibel anpassbar auf Ihre Bedürfnisse Entwicklung/Beratung aus einer Hand Erweiterungen/Customizing möglich Customer-driven Development Hohe Kundenorientierung bei Consulting und Support Fixe Ansprechpartner

Leistungsspektrum • Personalverwaltung • Digitale Personalakte • Personalkennzahlen • Personalentwicklung • Seminarverwaltung • Bildungscontrolling • Bewerbermanagement • E-Recruiting & Jobbörse • Zeitmanagement • Mitarbeiterportal • Prozessmanagement • Individuelle Lösungen • Reisekostenabrechnung • Personaleinsatzplanung • Controlling & Statistiken • Management-Information • Projektzeiterfassung • Workflow

Graphische Darstellung unseres Leistungsspektrums von Standardsoftware Reporting Statistiken, Auswertungen Reportings verteilen Groupware Integration von Exchange, Lotus Notes und Groupwise Time Urlaubsanträge, Zeit- korekturen, Monatsjournale Kalenderansichten etc. Travel Reiseantrag, Genehmigung, Abrechnung, und Fahrtenbuch Seminar Beantragung, Genehmigung, Darstellung Von Seminaren Zutrittskontrolle und Besucher- verwaltung Interflex 6020 Basis Zeiterfassung Interflex 6020 und Interflex Webclient Personal- Einsatzplanung Logistik, Callcenter, Handel und Health Interflex SP-Expert Bewerber Management Bewerberverwaltung und Jobbörse Global Analyse Elektronischer Mitarbeiterakt Mitarbeiterverwaltung und Infosystem Global Analyse Seminar u. Ressourcen Management Planen und Verwalten Global Analyse Schnittstellen in diverse Systeme wie Organisationstools bzw. Lohn- u. Gehaltsverrechnung LGA, SAP HR, Loga, LGV Plus, Datasystems, BMD, LDAP, AD, NDS etc.

Expertensysteme und Mitarbeiterportale Planung Abrechnung Verteilung Berechtigungen Mitarbeiterportale für: Anträge Informationen Buchungen Mitarbeiterportale Personalverrechnung Personalentwicklung Expertensysteme für die HR-Abteilung: Arbeitszeitmodelle, Seminarverwaltung, Stellenbörse etc.

Webdesk EWP Time ESS / Travel

Global Analyse Potential/Training/Career

Die Webdesk EWP Produktfamilie TIME- Zeitmanagement, Urlaubsverwaltung, Workflow TRAVEL – Reisekostenabrechnung, Reiseantrag und Spesen PROCESS – Individuelle Workflows und Prozesse Kernfunktionen: Standortunabhängigkeit  Webclient Berechtigungssteuerung (Zugriff, Einsicht) Mehrsprachigkeit Integrierter Workflow Designer, integrierter Reporting Designer Leichte Anpassbarkeit (Parametrierung) Erweiterbarkeit: Möglichkeit Custom Code an verschiedenen Stellen hinzuzufügen Skalierbarkeit Technologie: Mind. Java 1.6 am Server (Tomcat 6, …) Datenbank: MS SQL 2000/2005/2008, My-SQL, Oracle oder DB2 Clients: Internet Explorer (ab 7.0), Firefox (ab 3), Safari, Opera, Chrome Mobile Clients für Smartphones via HTML5 HTML / Javascript am Client

Webdesk EWP : Time Persönliches Informationsportal zur Zeitwirtschaft Stammdaten u. Monatsjournal Eigener + Gruppenkalender Lampen-tableau (Anwesenheitsstatus, optionale GW-Integration) Gruppeninformation für Führungskräfte Konten- und Buchungsübersichten Abteilungskalender (Monats- u. Jahresansichten) Zugriff auf persönliche Monatsjournale der MA Filter, Auswertungen u. Statistiken (Export in Excel, PDF) Änderungsdienst v. Zeitinfos mit Workflow Antragsformen: Fehlzeiten, Korrekturen, Berechtigungen Flexible Workflow mit beliebig vielen Stufen, Rollen.. Buchen via Webbrowser u. Smartphone Am Arbeitsplatz, über Infoterminal

Webdesk EWP : ProjectTime Projektzeiterfassung Projektzeitbuchung über Webbrowser oder Smartphone Vergleich Anwesenheitszeit zu verbuchter Projektzeit Schnittstellen zu Drittsystemen (z.b. SAP CO) Projekthierarchie mit beliebiger Tiefe Projectcontrolling / Reporting für Vorgesetzte, Controlling und Mitarbeiter Tätigkeitsverwaltung Kundenverwaltung u. Verrechenbarkeit von einzelnen Projektzeiten Kostenträgerverwaltung

Webdesk EWP : Travel Reiseantrag mit Vorbereitung u. Genehmigung Optional: Einbindung Reisebüro Genehmigung Vorgesetzter Ermittelung der geschätzten Kosten Reiseabrechnung nach erfolgter Reise Eingabe von Eckdaten, Etappen, Beleg-Infos, Integration ZEF Automatische Berechnung auszubezahlende Tagegelder, Km-Gelder und Belegsvergütungen. Unterstützung auf von Auslandsdienstreisen Fahrzeugvervwaltung für betriebliche Fahrten mit privatem PKW Kontrolle durch Personalabteilung u. Auszahlung Kontrolle und manuelle Änderungsmöglichkeit durch Experten der Lohnverrechnung Überleitung in Drittsystem zur Auszahlung (Lohn/Gehalt oder FIBU) oder Erstellung Datenträger

Webdesk EWP : Process Standardbasierte Workflow-Engine Graphischer Prozessdesigner zum Entwurf der Ablaufdefinition im XPDL-Standard Flexibles Framework zur Entwicklung von Webformularen Aufgabenlisten für den Mitarbeiter (im Web / Smartphone) Vorteile: Nutzung von Webdesk Standardtechnologie Rollen Berechtigungen Workflow Listen (inkl. Mailverständigung) Authentifizierung Kurze Implementierungsdauer

Webdesk EWP: Groupware Online-Anzeige von persönlichen Terminen aus Groupware-Systemen in Webdesk Kalender Periodischer Export von Fehlzeiten aus der Zeitwirtschaft in das Groupware-System Unterstützung von Lotus Notes und MS Exchange Anzeige von Frei/Gebucht Informationen aus dem Groupware-System im „Lampentableau“ Transport von Abwesenheitsinformationen aus dem Zeitsystem bis zu den PDAs / Smartphones

Webdesk EWP: Planung Planung von Mitarbeitern auf Organisationseinheiten (Springer, flexible Einsatzplanung) Skill-Gruppen (z.B.: Fertigung, Montage, IT-Administrator, Rufbereitschaft,...) Zeitmodelle (Planung von if6020 Tagesprogrammen  zeitliche Einsatzplanung) Beliebige andere „Planungsobjekte“ Nutzen: Webdesk & IF6020 wird um Planungsmöglichkeit erweitert  Information wird zielgenau an Mitarbeiter verteilt per Webdesk, Hinweis, Kalendereintrag,...

Webdesk EWP: Reporting Erstellung von Reports auf Basis Eclipse BIRT (Open-Source) Reports werden als Webdesk Aktion eingebunden & an Zielgruppe freigeschalten HR Datawarehouse: IF6020 Daten in relationale DB übertragen & auswertbar machen Berechnung von HR-Kennzahlen MIX von HR Daten mit beliebigen anderen Daten (Vertrieb, Produktion,...) um globale Zusammenhänge und Auswirkungen zu erkennen

Webdesk EWP Connector Framework Ermöglicht: Import von Mitarbeiterstamm- und Organisationsdaten aus einem führenden HR-System oder zentraler Mitarbeiterdatenbank Export von Webdesk und IF6020 Daten in CSV Files, XML Relationale Datenbanken Lotus Notes Datenbanken NUTZEN: Automatisierung von Administrationstasks wie Mitarbeiteranlage, Vergabe Rollen, Anlage OE‘s, Aufbau Organigramm

Webdesk Road Map 2.HJ 2013/2014

Webdesk EWP – HR Suite Individual Lösungen Umplanung (RS) HRM Base (HR) Travel (TM) HRM Recruiting (HRR) Project (PTM) Time (TA) HRM Development (HRD) Workflow (WF) Doc-Mgm (DM) Reporting (RP) Groupware (GW) Webdesk EWP Portal & Organisation (PO) Gabriel JEE Servlet Container / Database

Webdesk HRM: Base Personalstammdaten Organisations-Stammdaten Organisationsstruktur (Oes, Kostenstellen) Stellenplan (Stelle vs. Position) Job-Familien u. Funktionen Dokumente Integration Doc-Mgm-System „Alfresco“ Verwendung als Archiv-System für jegliche Dokumente oder Records eines Mitarbeiters Skills u. Kompetenzen „Skill Universum“ pro Kunde Zuweisung von Skill-Ausprägung am Mitarbeiter Definition der Anforderungen an die Skills und deren Ausprägung auf der „abstrakten Ebene“: Auf der Stelle / Funktion Auf der Position Auf der Job-Family

Webdesk HRM: Base (2) Nachfolgeplanung und Entwicklungspläne Mögliche Entwicklungspfade auf Stellen- u. MA-Basis Automatische Ermittlung von möglichen Karrierepfaden anhand der Skills (ausgehend von Mitarbeiter oder Stelle) Identifikation von Schlüsselarbeitskräften (High Potentials) Mögliche Nachfolger anhand der Skills-Ausprägung finden Gehaltsinfos & Management Gehaltsspanne u. aktuelles Gehalt KV-Einstufung u. KV-Modelle Import von Lohndaten aus Gehaltsverrechnung Reporting & Personalkennzahlen Manager Selfservice Employee Selfservice Anzeige Organisationsstruktur u. „öffentliche“ MA-Infos Anzeige eigene Skills / Skills von Kollegen? „Verbesserung“ von Skills einmelden (via Workflow)

Webdesk HRM: Recruiting Stellenausschreibung Stellenausschreibung (Inserat) anhand von Stellenbeschreibung Gewünschtes Skill-Set, Gehaltsspanne, Mindest-KV-Gehalt Publizierung auf Intranet/Internet bzw. andere Medien (z.b. Print) Bewerberdaten Stammdaten, Beruflicher Werdegang, Bildungshistorie, Skills Gewünschtes Gehalt, Dokumente Integration von Emails CV Parsing bei Incoming Mails bzw. auf Jobbörse Dokumentation jeglicher Kommunikation mit Bewerber (ala CRM) Suchen & Finden Bewerberpools (interne, externe, High Potentials, Positionen) Profilabgleich anhand von Skills Bewerberranking Job-Börse Integration in Homepage von Kunden

Webdesk HRM: Recruiting (2) Workflows Pro Bewerber ein Prozess mit mehreren Stufen (Vorselektion, Kontaktieren, 1. Interview, 2. Interview, Schnuppertag…) Bei Abschluss  Bewerber in Mitarbeiter-DB übernehmen Onboarding Vertragsvorlagen Prozess neuer Mitarbeiter Feedbackzyklen im Laufe des 1. Monats Reminder vor Auslauf der Befristung (Workflow) Integration von Headhunter Schnittstellen zum automatischen Import von Bewerbervorschlägen von Head-Huntern (Shortlist) Feedback / Benchmarking Formulare / Fragebögen Recruiter / Vorgesetzte / externe Referenzen Bewertung der Eignung des Bewerbers für die Position

Webdesk HRM: Development Schulungen Interne vs. Externe Schulungen Schulungsnachweise Rückzahlungsvereinbarungen Verknüpfung zu Skills Schulungsworkflow Budgetierungsprozess Schulungsantrag (inkl. Verknüpfung zu Reisekosten) Feedbackbögen des MA zur Schulung Ausbildungspläne Schulungsbesuch vs. Training on the Job Employee / Manager Selfservice Besuchte Schulungen (eigene vs. Meine Mitarbeiter) Schulungsangebot

Webdesk HRM: Development (2) Mitarbeitergespräche Termintracking Zielvereinbarung und Zielerreichung tracken Mitarbeiter Benchmarking / Controlling Bewertung von Skills u. Kompetenzen 360 Grad Feedback Performance-Zahlen aus externen Systemen (Verkaufszahlen, Produktionszahlen, etc.) Veranstaltungsmanagement Ressourcenmanagement Raumreservierung