Erfolgsplanung braucht gute Instrumente ! Zentrale Fragestellungen rund um die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) Erfolgsplanung braucht gute Instrumente ! www.LKMP.de Prüm – Bitburg – Gerolstein – Daun – Luxemburg Referenten: Marco Mutsch / Thomas Grün

Warum benötigt jeder Unternehmer eine (unterjährig) stimmende BWA ? Planen hat etwas mit (unternehmerischen) Zielen zu tun ! Ergebnisplanung und Festlegung von Zielen / Zielgrößen (Umsatz, Kosten, Gewinn, …) !! Rentabilitäts- und Liquiditätsvorausschau ist die „Kür“ ! Die Erreichbarkeit der Ziele des Unternehmens muss unterjährig transparent darstellbar sein ! Zur Eigenkontrolle des Unternehmers: Kontrolle der Ergebnisplanung (Umsatz, Kosten, Gewinn…….) Vorbeugung von Fehlentwicklungen (Forderungsmanagement / Offene Posten-Listen, Mitarbeiter-Zielvereinbarungen) Unterjährige Anpassung und Kontrolle der Steuervorauszahlungen Instrument zur Auftragsvor- und Nachkalkulation Zur Darstellung des Unternehmens nach außen Grundlage für Kreditgespräche Informationsgrundlage für andere Anteilseigner Permanenter Abgleich durch monatliche Finanzbuchhaltung und Betriebswirtschaftlicher Auswertung (BWA) mit Soll-Ist-Vergleich und Abweichungsanalyse !!

Welche grundsätzlichen Erkenntnisse sollten sich aus der BWA erkennen lassen (Standard) ? Standardisierte BWA´s sollten Unternehmer mindestens folgende Informationen bieten: Kurzfristige Erfolgsrechnung des aktuellen Monats und der aufge- laufenen Werte des Jahres (sog. kumulierte Werte) und dem direkten Vergleich mit den Vorjahreswerten (KER und Vj-vergl.-BWA) Permanenter Vergleich des aktuellen Monats mit den Planwerten (Soll-Ist-Vergleich) (Nach unserer Einschätzung hat sich leider diese Auswertungen noch nicht als zum allgemeinen Standard gehörend durchgesetzt) Unterjähriger Vergleich (mind. 1x p.a.) der eigenen Unternehmens- werte mit anderen Unternehmen der gleichen Branche (externer Betriebsvergleich) Zusammenfassung der Ergebnisse mehrerer eigener Unternehmen, bspw. Besitz- und Betriebsunternehmen (Konsolidierte BWA)

Welche Überlegungen muss der Unternehmer bei der Auswahl und Anlage der „richtigen“ BWA anstellen ? Was möchte der Unternehmer wissen ???!!! Welche Erkenntnisse sollen aus der BWA (neben der Erfolgsrechnung) ersichtlich sein ? (Beispiel: Erfassung und Auswertung statistische Werte) Gibt es branchenspezifische Besonderheiten und sollen diese in der BWA berücksichtigt werden ? (Beispiel: Trennung der Umsätze in Handwerk / Handel, Kassen- / Privatpatienten, Speisen / Getränke / Übernachtungen) In welchen Zeitabständen muss der Unternehmer über die wirtschaftliche Lage seines Unternehmens informiert werden ? Besteht die Möglichkeit in das Rechnungswesen Daten aus anderen EDV-Bereichen mittels Schnittstellen zu übernehmen (Warenwirtschaft, Faktura, Kontoauszüge…)?

Unsere Erfahrung: Typische Praxisprobleme bei unterjährigen BWA`s ! Ziel: Die unterjährige (mtl./vierteljährliche) BWA sollte zeitnah die aktuelle Vermögens-, Ertrags-, Liquiditäts-, und Finanzlage des Unternehmens zeigen Problem: Oftmals werden in der Praxis unterjährig keine - unfertigen Arbeiten - (wesentliche) Bestandsveränderungen an Waren-/RHB-Stoffen - kalkulatorischen Aufwendungen/Kosten - monatlichen Abgrenzung von Zinsen, Versicherungen, Lohnkosten etc. erfasst. Folge: Die unterjährige Aussagekraft der BWA leidet und es wird kein betriebswirtschaftliches Ergebnis des Unternehmens gezeigt !!! (Verbreitetes „Argument“: Das Ergebnis stimmt ja dann mit dem Jahresabschluss !!!!??)

Unsere Empfehlung: Wie erkennt man eine „Unternehmer“-BWA ?! Mindestinhalte für Zwecke der monatlichen Berücksichtigung: a) kalkulatorische Abschreibung b) kalkulatorische (Fremdkapital-)Verzinsung c) kalkulatorische Weihnachts-/Urlaubsgelder d) Veränderungen der unfertigen Arbeiten im Baugewerbe e) kalkulatorischer Wareneinsatz bei Handelsbetrieben (WES-BWA !!) f) kalkulatorischer Eigenverbrauch (Waren, PKW, Telefon……..) g) Auflösung von aktiven/passiven Rechnungsabgrenzungen h) mtl. genaue Lohnkosten-Erfassung (Bruttolohnverbuchung) i) kalkulatorische Berufsgenossenschaftsbeiträge Sinnvolle Inhalte für Zwecke der monatlicher Berücksichtigung: a) kalkulatorischer Unternehmerlohn (bei Einzel-Personenunternehmen) b) kalkulatorische Raumkosten (bei unentgeltlicher Nutzung) c) kalkulatorischer Lohn/Gehalt unentgeltlich tätiger Mitarbeiter (Problematik: „Ehegattengehalt“)

Welche BWA für welches Unternehmen ? Standardlösungen der DATEV Standardisierte DATEV-BWA (kurzfristige Erfolgsrechnung) Branchenlösung: a) Handwerker-BWA b) (Zahn-)Ärzte-BWA c) Einzelhandel-BWA d) Freiberufler-BWA e) BWA für Pflege- einrichtungen f) BWA für Hotel- und Gaststättengewerbe Individuallösungen Individuelle, auf das Unternehmen speziell zugeschnittene BWA „Maßgeschneiderte Lösung, die spezielle Bedürfnisse berücksichtigt“ (eher selten)

Beispiele für zusätzliche Auswertungs-möglichkeiten in einer BWA ! Bei Handwerksbetrieben: Umsatz je produktiver Mitarbeiter Umsatz je produktiver Arbeitsstunde Gemeinkostenzuschlagsätze Bei Handelsbetrieben: (Bar-)Umsatz je Verkaufstag Rohaufschlag-/Rohgewinnsatz für Handwerk und Handel Umsatz je qm Verkaufsfläche (z. B. Möbelhandel) Bei Gastronomiebetrieben: Rohaufschlagsätze Speisen und Getränken Auslastung / Übernachtungszahlen

Welche Auswertungen kann der Unternehmer monatlich erhalten ? Kurzfristige Erfolgsrechnung: Monats-BWA mit kum. Jahreswerten Monats-BWA mit kalkulatorischen Wareneinsatz (Handelsbetrieb) Vorjahresvergleichs-BWA Zeitreihen-BWA Soll-Ist-Vergleichs-BWA Branchenvergleichs-BWA (mind. 1 x p.a.) mtl. statische Liquiditätsbetrachtung Offene-Posten-Listen (Forderungsmanagement) Vorschlagsliste Mahnwesen (Mahnstufen-Vorschläge mit Zinsberechnung) Interne Kostenrechnung: Kostenstellenrechnung für Filialen, Abteilungen, Unternehmensbereiche, einzelne Baustellen / Aufträge Deckungsbeitragsrechnung und Kostenträgerrechnung (Kalkulation) Mit einfachen Mitteln kann eine Kostenrechnung als Informationsquelle zusätzlich zur BWA eingerichtet werden und dem Unternehmen einen wesentlichen Zusatznutzen bieten !

Einsatz und Auswertungsmöglichkeiten einer Kostenrechnung Ergebnisrechnungen / Auswertungen bezogen auf jede(s) einzelne: Produkt oder ganze Produktgruppen Baustelle für Betriebe der Bauwirtschaft Filiale für Betriebe mit mehreren Betriebsstätten Abteilungen für Betriebe mit mehreren Sparten (Dachdeckerei und Zimmerei, Groß- und Kleintierarztpraxis………) Ermittlung Gemeinkostenstellen (Verwaltung, Geschäftsführung, Vertrieb, Marketing usw.)

Thomas Grün und Marco Mutsch Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Thomas Grün und Marco Mutsch