Rechnungsrevision der Gemeinden aus Sicht der Aufsichtsbehörde Info-Abend der UTA Comunova AG Donnerstag, 5. März 2009 Referat von Markus Urech, Chef Gemeindeinspektorat DVI Gemeindeabteilung

Unterschiede Verantwortlichkeiten Finanzkommission Treuhandunternehmen Ziele der Rechnungs-Revision Massnahmen GeRAG II

1. Unterschiede Abschreibungen Abschreibungen Privates Unternehmen Gemeinde Kaufmännische Buchführung (Obligationenrecht) Oeffentliche Buchführung (Verfassung und Gesetze) Abschreibungen betriebswirtsch. Grundsätze lineare Abschreibung bezogen auf Nutzungsdauer Abschreibungen finanzpolitische Grundsätze Abschreibung auf dem Restbuchwert (10%)

Gesetzliche Pflicht zur Ein- führung eines IKS Finanzdekret: Privates Unternehmen Gemeinde Unternehmensführung Politische Führung Gesetzliche Pflicht zur Ein- führung eines IKS Finanzdekret: „Der Gemeinderat regelt die interne Kontrolle“ Unternehmensziele: wirtschaftlich gewinnorientiert Staatliche Ziele: wirtschaftl. Aufgabenerfüllung kostendeckend

Gesetzliche Einsetzung eines Kontrollorgans Inhaltliche Weisungen Privates Unternehmen Gemeinde Revisionspflicht Inhalt gemäss Treuhandkammer Gesetzliche Einsetzung eines Kontrollorgans Inhaltliche Weisungen durch Kanton

2. Verantwortlichkeiten KANTON GV / ER FINANZKOMMISSION GEMEINDERAT FINANZVERWALTUNG

Finanzverwaltung Vollzug auf Verwaltungsebene Richtigkeit, Rechtzeitigkeit des Vollzugs Vorschriftsgemässe Führung des Finanzhaushaltes Sichere Verwahrung der Gelder Rechtzeitige Ablage der Rechnung Unterzeichnung der Vollständigkeitserklärung richtig + rechtzeitiger Vollzug Rechnungsführung Vorschriftsgemässe Führung des Finanzhaushaltes haftet für Schaden § 28 FiD und § 26 Abs. 3 FiD

Gemeinderat Führungsorgan der Gemeinde Unmittelbare Aufsicht über Verwaltung und Finanz- haushalt (Controlling, Risikobeurteilung) Unterzeichnung der Vollständigkeitserklärung Aufnahme von Darlehen, Anlage von Geldern, Vermietung von Eigentum Organisation der (Finanz-)Verwaltung Aufbewahrung und Archivierung Führungsorgan § 37 Abs. 2 lit. b GG / § 26 FiD

Vollständigkeitserklärung Gemeinderat und Finanzverwaltung bescheinigen, dass Vollständigkeitserklärung alle buchungspflichtigen Geschäftsfälle erfasst sind, sämtliche Vermögenswerte, Verpflichtungen, Guthaben und Schulden in der Bilanz enthalten sind, alle Eventualverpflichtungen, Bürgschaften und Be- teiligungsverhältnisse im Anhang zur Bilanz enthalten sind, alle nötigen Informationen und Erläuterungen zur Rechnung gegeben sind. unabhängiges Prüfungsorgan Prüft die Rechnung Haftung nur bei grober Pflichtverletzung § 26 Abs. 3 FiD

Finanzkommission Kontrollstelle / Rechnungsprüfungsorgan der Gemeinde Stellungnahme zum Voranschlag evtl. weitere Geschäfte gemäss Gemeindeordnung unabhängiges Prüfungsorgan Prüft die Rechnung Haftung nur bei grober Pflichtverletzung § 47 und § 96 Abs. 1 GG / § 27 FiD

Gemeindeversammlung Genehmigung Rechnung und Rechenschaftsbericht Beschlussfassung über Verpflichtungskredite Festlegung Voranschlag und Steuerfuss oberstes Organ § 20 Abs. 2 lit. a – c GG

Kanton = Oberaufsicht Gemeindeinspektorat Prüfung der Rechtmässigkeit Formelle Richtigkeit der Rechnungsablage Materielle Prüfung in Teilbereichen (v.a. FLA) Oberaufsicht prüft, ob Rechnung den den Vorschriften, v.a. Finanzdekret erlässt Verfügungen und hat Weisungsrecht § 99 Abs. 2+3 und 100 ff. GG / §§ 25 + 33 FiD jährlicher detaillierter Passationsbericht

3. Finanzkommission Wahl, Befähigung aber: deshalb: keine speziellen Wahlvoraussetzungen keine Anforderung an Befähigung Für die Erfüllung der Aufgabe sind grundlegende oder spezielle Kenntnisse des Rechnungswesens notwendig. aber: deshalb: Aneignung Fachkenntnisse, und/oder Externe Unterstützung

Stellung vom Volk gewähltes Rechnungsprüfungsorgan dem Gemeinderat nebengeordnet (nicht unterstellt) keine „Instruktion“ von anderem Gemeindeorgan Unabhängigkeit politisches Gewicht

Gesetzliche Aufgaben a) Rechnungsprüfung Zielsetzung der Prüfung: Ordnungsgemässe Buchführung Formell richtige Rechnungsablage Rechnerisch und inhaltlich richtige Ergebnisse Schadensentdeckung Schadensprävention Vertrauensbildung

b) Stellungnahme zum Voranschlag Zielsetzung der Prüfung: Korrekte formelle Darstellung Rechtmässigkeit und „politische Prüfung“ Ausgabendeckung (Steuern, Kausalabgaben) Haushaltgleichgewicht Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit Plausibilität der Erläuterungen

Weitere Aufgaben Bestimmung in Gemeindeordnung (§ 18 Abs. 1 lit. f GG) Protokollprüfung Stellungnahme Finanzplan, Rechenschaftsbericht Stellungnahme zu Reglementen Stellungnahme zu Verpflichtungskrediten und weiteren Sachgeschäften Im Auftrag des Gemeinderates (§ 27 FiD): Geldverkehrsrevision

Rechte und Pflichten Konstituierung und Organisation Einsicht in nicht vertrauliche Akten (Gemeinderat) Recht auf Auskunftserteilung keine materiellen Entscheidungsbefugnisse Amtsgeheimnis Gewissenhaftigkeit und Sorgfältigkeit

Beurteilung der Prüfberichte der Finanzkommissionen In 130 Gemeinden haben die FiKo einen separaten Prüfungsbericht erstellt. Davon sind 123 Berichte in guter bis sehr guter Qualität (Richtige Prüfpunkte, korrekte Feststel- lungen, formell richtiges Vorgehen). In 99 Gemeinden haben sich die Fiko auf den Standardbericht beschränkt (Geprüft und als in Ordnung befunden) ??

4. Externe Treuhandunternehmen Einsetzung durch Gemeinderat für spezielle oder für laufende Prüfungs- oder Kontrollaufgaben. Beispiele: Geldverkehrsprüfung Eigenwirtschaftsbetriebe Prozessprüfungen IKS-Erarbeitung und –Prüfung .....

Finanzkommission kann für die Erfüllung ihrer Aufga- ben die externe Unterstützung beim Gemeinderat beantragen. Beispiele: generell als fachliche Unterstützung / Coaching bei Unabhängigkeitsproblemen Prüfung von Teilbereichen z.B. Prüfung Werthaltigkeit der Bilanzpositionen .....

Grundsätzlich gilt: Sofern externe Unternehmen bei der jährlichen Rechnungsprüfung mitwirken, bleibt die Finanz- kommission für die Erfüllung der Aufgabe zuständig. Bei Einsatz von externen Unternehmen sind die Aufgaben und Zuständigkeiten detailliert abzu- sprechen. In jedem Fall gelten die kantonalen Rechnungs- legungsvorschriften.

Beurteilung der Tätigkeit der TH-Unternehmen In 46 Gemeinden sind Treuhandunternehmen im Einsatz für Mitwirkung im operativen Bereich, oder Revisionsarbeiten (Teil- / Bereichsrevisionen) Die Qualität der Treuhandleistungen sind in den meisten Fällen gut bis sehr gut.

5. Ziele der Rechnungs-Revision Ordnungsgemässe Buchführung Formell richtige Rechnungsablage Rechnerisch und inhaltlich richtige Ergebnisse Vollständige und richtig bewertete Bilanz

von Unternehmen Risiko-Gefahr Schwachstellen Risiken Fehler Schaden- Doppel- spurigkeiten Fehlinformation Risiken Ungenügende Info Unklarheiten Fehler/Versehen Pendenzen-Berge von Unternehmen Risiko-Gefahr Fristen-Probleme Fehler Zeitknappheit Versäumnisse Macht-Spiele Intransparenz Frustrationen Schaden- fälle KOSTEN

Viele Risiken und Gefahren können durch konsequente Führung und durch die Installation eines IKS (Internes Kontrollsystem) vermieden oder vermindert werden.

+ - - + IKS = Risikoanalyse Interne Kontrolle B D Kontrollaktivitäten und Massnahmen zur Verhin- derung von Fehlern: A = vernachlässigen B = empfohlen 2. Priorität C = empfohlen 1. Priorität D = zwingend nötig Wahrscheinlichkeit - A C - + Folgen/ Schaden Interne Kontrolle

Die verbleibenden Schwachstellen müssen Gegenstand der Revision sein. In die Revision ist die Prüfung, ob ein IKS vorhanden ist, einzubeziehen.

Absicht und Ziele der Aufsichtsbehörde Wir wollen, dass die Gemeinden rechtmässig und gut geführt sind. Wir wollen ein qualitativ gutes, modernes und transparentes Rechnungswesen der Gemeinden. Wir wollen, dass die Gemeinden einen gesunden Finanzhaushalt haben und dass sie wenn nötig rechtzeitig entsprechende Massnahmen treffen. Wir wollen eine korrekte möglichst umfassende Prüfung/Revision der Gemeinderechnungen.

6. Massnahmen von GeRAG II Ausgangslage Für Körperschaften des Privatrechts gelten ab 2008 verschärfte Revisionspflichten. Der Umsatz auch von kleineren Gemeinden ist oft erheblich grösser als derjenige von privaten Unter- nehmungen. Auch von Gemeindeseite wurde in der Projektor- ganisation vorgebracht, dass eine Angleichung der Revisionsregeln an diejenigen des Privatrechts anzustreben sei.

Die heutige gesetzliche Regelung mit der Ein- setzung einer Finanzkommission hat einen politischen Hintergrund. Geprüft wurde die Einführung einer Befähigungs- klausel und damit die Schaffung einer Wahl- voraussetzung. Der Verzicht darauf erfolgte u.a. auch deshalb, weil damit nicht zwingend eine Verbesserung erzielt werden könnte.

Lösungsansatz 1 In allen Gemeinden ist jährlich eine Bilanzprüfung durch eine externe Revisionsstelle durchzuführen. Die externe Überprüfung ist unabhängig von einer politischen Wertung. Der Regierungsrat legt in der Finanzverordnung fest, wie die Rapportierung der externen Kontroll- stellen zu erfolgen hat (standardisierter Bericht, der als Beilage zur Rechnungsablage gehört).

Die Mindestanforderungen werden sich in etwa nach den im Handbuch Rechnungsprüfung fest- gelegten Grundsätzen richten.

Lösungsansatz 2 Vollständige Rechnungsrevision durch ein externes Treuhandunternehmen Abschaffung der Finanz- und der Geschäfts- prüfungskommission Verzicht auf eine politische Prüfung des Rechnungswesens Möglichkeit des Gemeinderates, gemeinderätliche Kommissionen z.B. für Strategiefragen einzusetzen.

Stand des Projektes GeRAG II Frist für Vernehmlassung ist per 24.2.09 abge- laufen Zurzeit werden Vernehmlassungen ausgewertet. Die Vorlage mit der dannzumal durch Regierungsrat und Grosser Rat festgelegten Lösung soll auf den 1. Januar 2011 Kraft treten kann.

Danke für die Aufmerksamkeit