Verantwortung der Organe bei Unternehmens-berichterstattung und -prüfung Thesen zur Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Prüfer WP Dr. Aslan Milla 6. März 2014

Aufsichtsrat und Abschlussprüfer … Gesetzgeber und Rechtsprechung gehen in eine Richtung OGH 22.5.2003, 8 Ob 262/02s – „Rieger Bank“ Zusammenarbeit von internem und externem Kontrollorgan Abschlussprüfer als Partner des Aufsichtsrates Jeder hat seine (eigenständigen) Aufgaben Thesen zur Wahl des Abschlussprüfers März 2014

Gesetzliche Grundlagen der Unternehmensaufsicht Aufsichtsrat und Abschlussprüfer Internationale Regeln und ÖCGK (2012) ISA 210 –Prüfungsvertrag Regeln 77 – 81 ISA 260/265 – Kommunikation Regeln 81a, 82a und 83 ISA 700ff – Bestätigungs- vermerk Regel 82 Rechtliche Bestimmungen § 270 UGB § 92 (4a) AktG Auswahl des Abschlussprüfers und Prüfvertrag § 92 (4a)AktG § 93 (1) AktG § 96 AktG Zusammenarbeit mit dem Abschlussprüfer § 273, 274 UGB § 92 (4a), 93 (1) AktG Ziel der Regelungen der nationalen und internationalen Gesetzgebung sowie der Stellungnahmen der berufsständischen Vertretungen (national und international) zielt auf eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Abschlussprüfer ab, damit bei einer gesamtheitlichen Betrachtung der Aufsichtsrat seiner Kontrollfunktion optimal nachkommen kann, wodurch letztlich das Vertrauen in die Finanzberichterstattung, in die Organe und in den Kapitalmarkt wieder gestärkt wird. Ziel des Gesetzgebers ist die Stärkung der internen und externen Kontrolle. Eine sinn- und zweckmäßige, effiziente und erfolgreiche Kontrolle durch die internen und externen Prüfer / Aufsichtsorgane muss durch diese mit „Leben“ gefüllt werden – im Sinne der nachfolgenden Thesen… Berichterstattung des Abschlussprüfers Ziel: Stärkung der internen und externen Kontrolle! Thesen zur Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Prüfer März 2014

These 1 AR ist für gut organisierter Auswahlprozess verantwortlich ErlRV 467 BlgNr 56. GP 23 – „URÄG 2008“ Vorphase: Festlegung der Ziele, des Anforderungsprofils und Auswahlkriterien (einschl. deren Priorisierung) sowie des Prozesses Hauptphase: Aktive Beteiligung am Auswahlprozess durch Auskunftseinholung (Transparenzschreiben nach § 270 UGB) sowie Erstellung eines (begründeten) Vorschlags Schlussphase: Verhandlung und Abschluss des Prüfungsvertrags Inhalt: Zielsetzung und Umfang der Prüfung, anzuwendende Rechnungslegungs- und Prüfungsgrundsätze, Verantwortlichkeit des gesetzlichen Vertreters für die Erstellung, Zeitpunkt der Prüfungsdurchführung, prüfungsimmanente Grenzen, Vorlagepflicht und Auskunftsrecht, Inhalt, Form und Zeitpunkt der Berichterstattung, Honorar, … Die bei den Bulletpunkten angeführten Merkmale sind dem FEE Papier von Oktober 2013 entnommen; um A-QSG ergänzt. Grundsätzlich geht FEE von einem 4-stufigen „Vorauswahlprozess“ aus, in dem eine Reihe von „hard“ und „soft“ facts eine Rolle spielen. Stufe: Einholung von Informationen vor Erstellung des „endgültigen Wahlvorschlags“ (Vorauswahlprozess) Stufe: Vorauswahl von WPs, die in den Vorauswahlprozess eingeladen werden sollen Stufe: Auswahl von maßgeblichen Kriterien (hard facts, soft facts) Stufe: Reihung und Priorisierung der Kriterien Nach reiflicher Überlegung ist der Wahlvorschlag zu erstellen (mit einem Prüfer oder mehreren in einer Reihung). Die für den Wahlvorschlag maßgeblichen Kriterien sind zu gewichten; ; der Vorschlag ist zu begründen. Inhaltlich kann sicher der AR durch den Vorstand beraten lassen, die endgültige Auswahl des vorzuschlagenden Abschlussprüfers sollte jedoch durch den Aufsichtsrat - unter sorgfältiger Beurteilung der Qualitätskriterien sowie möglicher Befangenheits- und Ausschlussgründe - eigenständig und unbeeinflusst durch den Vorstand erfolgen. Der mehrstufige Prozess verlangt eine sorgfältige Planung und aktive Teilnahme des Aufsichtsrates während des gesamten Prozesses! Thesen zur Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Prüfer März 2014

These 2 Erfolgreicher Auswahlprozess berücksichtigt viele Kriterien Unabhängigkeit, Objektivität und Reputation Fachliche Eignung und Erfahrung (Branchenwissen, IFRS, IT-Prozess Know How, ISA Anwendung, …) Audit Quality (Audit-Prüfsysteme, interne und externe Qualitätssicherungssysteme) Kommunikation, internationales Netzwerk, Teamzusammensetzung Honorar- und Stundenstruktur „Kein Chauffeur ohne Führerschein“! Formale versus qualitative Faktoren § 15 A-QSG Bescheinigung Befangenheits- und Ausschluss-gründe Die bei den Bulletpunkten angeführten Merkmale sind dem FEE Papier von Oktober 2013 entnommen; um A-QSG ergänzt. Grundsätzlich geht FEE von einem 4-stufigen „Vorauswahlprozess“ aus, in dem eine Reihe von „hard“ und „soft“ facts eine Rolle spielen. Stufe: Einholung von Informationen vor Erstellung des „endgültigen Wahlvorschlags“ (Vorauswahlprozess) Stufe: Vorauswahl von WPs, die in den Vorauswahlprozess eingeladen werden sollen Stufe: Auswahl von maßgeblichen Kriterien (hard facts, soft facts) Stufe: Reihung und Priorisierung der Kriterien Nach reiflicher Überlegung ist der Wahlvorschlag zu erstellen (mit einem Prüfer oder mehreren in einer Reihung). Die für den Wahlvorschlag maßgeblichen Kriterien sind zu gewichten; ; der Vorschlag ist zu begründen. Inhaltlich kann sicher der AR durch den Vorstand beraten lassen, die endgültige Auswahl des vorzuschlagenden Abschlussprüfers sollte jedoch durch den Aufsichtsrat - unter sorgfältiger Beurteilung der Qualitätskriterien sowie möglicher Befangenheits- und Ausschlussgründe - eigenständig und unbeeinflusst durch den Vorstand erfolgen. Abstellen auf Honorar als entscheidendem Selektierungsgrund wird fundiertem Auswahlverfahren nicht gerecht! Thesen zur Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Prüfer März 2014

These 3 Klare gesetzliche Regelung der Verantwortlichkeiten Aufsichtsrat (§ 95 AktG) / Ausschuss (§ 92 (4a) AktG) Prüfer (UGB, AktG, Berufsrecht, …) Überwachungsfunktion betreffend Rechnungslegungsprozesse, Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, Prüfung des Abschlusses, des Lage- und Corporate Governance Berichts, Vorschlag zur Gewinnverteilung und Vorbereitung der Feststellung Vorbereitung eines Vorschlags zur Auswahl des Abschlussprüfers, Überwachung der Abschlussprüfung sowie Unabhängigkeit des Prüfers, Vertragsabschluss mit dem Prüfer Abgabe eines hinreichend sicheren Prüfungsurteils, ob der Abschluss unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgem. Buchführung in allen wesentlichen Punkten den gesetzlichen Vorschriften (ergänzend Gesellschaftsvertrag/Satzung) entspricht und auf der Grundlage der anzuwendenden Rechnungslegungs- grundsätze ein möglichst getreues Bild der Vermögens, Finanz- und Ertragslage vermittelt („Ordnungsmäßigkeitsprüfung“) und mit dem Lagebericht übereinstimmt („Einklangsprüfung“) An die Aufsichtsratsmitglieder, insbesondere aber an Mitglieder des Prüfungsausschusses werden hohe fachliche Maßstäbe angelegt. Prüfungsausschuss: financial literacy als grundsätzliches Erfordernis; mind. 1 Mitglied des Prüfungsausschusses soll aber „Finanzexperte“ sein Wenn der Abschlussprüfer den AR sinnvoll unterstützen soll, muss der Auswahlprozess auch optimal gestaltet werden. Stichwort: wie findet „man“ den „richtigen Abschlussprüfer“? - Überleitung auf These 3 Jedes Organ hat die Aufgaben eigenverantwortlich zu erledigen (Sorgfaltspflicht) Thesen zur Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Prüfer März 2014

These 4 Der Wirtschaftsprüfer hat Rederecht und Redepflicht Gesetzlich vorgesehene „Kommunikationsmechanismen“ Transparenzschreiben, Auftrags- und Annahmeschreiben Teilnahme und Berichtspflichten des Prüfers bei Aufsichtsrats- und Prüfungsausschusssitzungen Berichterstattung nach § 273 UGB (Prüfungsbericht, Erläuterungen zu wesentlichen nachteiligen Veränderungen, Redepflicht bei Gefährdung des Bestands des Unternehmens, schwerwiegende Verstöße, wesentliche Schwächen der internen Kontrolle des Rechnungslegungsprozesses, Vermutung Reorganisationsbedarfs) Rederecht nach § 92 Abs 4a AktG (Prüfungsausschuss) Die These könnte auch lauten: der Abschlussprüfer darf mit seinem Wissen nicht hinter dem Berg halten Zum Rederecht: derj Prüfer soll auch über festgestellte Schwächen berichten, die nicht berichtspflichtig sind! Besondere Berichtspflichten gelten bei Banken und Versicherungen Es liegt an den handelnden Organen diese Kommunikationswege optimal zu nutzen und über das gesetzliche Maß auszubauen! Thesen zur Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Prüfer März 2014

These 5 Aktiver Austausch führt zu effizienter Kontrolle Aufsichtsrat und Abschlussprüfer können sich bei ihren Kontrollaufgaben wechselseitig unterstützen und voneinander profitieren, durch vertrauensvollen Umgang des Aufsichtsrates mit dem Prüfer aktiven Einbezug des Prüfers bei AR-Sitzungen Weitergabe von Informationen betreffend Risikoumfeld, Entwicklungen, Geschäftsstrategie, …. an den Prüfer Ganzjährige Kommunikation und reger Austausch Die Kommunikation sollte sich nicht nur auf zweimal jährlich stattfindende Sitzungen mit dem Prüfer beschränken; dieser sollte aktiv vom Aufsichtsrat als Gesprächspartner einbezogen und kontaktiert werden. Nicht nur Mindestmaß an Kommunikation, damit der Prüfer den Jahresabschluss mit geringstmöglicher „Belästigung“ abstempelt. Wenn das Ziel erreicht wird, dass der Prüfer als Sparringspartner vertrauensvoll vom Aufsichtsrat angesehen wird, wird der AR auch seiner Kontrollfunktion durch womöglich besseren Informationsstand besser gerecht. Ziel: Abschlussprüfer als fachlich versierter und kundiger Sparringspartner für den Aufsichtsrat ! Thesen zur Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Prüfer März 2014

„Audit is more than just about numbers...“