Rahmenkonzept zur IT-Umsetzung EU-DLR in den Kommunalverwaltungen Vortrag von Götz Prusas Info-Veranstaltung zur Nutzung der BaK, 17.11.2009

Allgemeines Mitarbeit am kommunalen Rahmenkonzept Zielsetzung SSG, SLKT (Auftraggeber), SAKD (Federführung) KISA, Lecos, EBIT Stadt Chemnitz, Zwickau, Pirna, Landkreis Bautzen, Gemeinde Olbersdorf und Röderaue Zielsetzung „Leitfaden“ zur Umsetzung der Anforderungen der EU-DLR, Grundlage für IT-Umsetzungskonzepte in den Kommunen für Kommunen (IT-Organisation) und Software-Anbieter weitgehende Nutzung vorhandener kommunaler Komponenten Nutzung von Landes- und anderer zentraler Komponenten BaK der E-Government-Plattform

Allgemeines Notwendigkeit des Rahmenkonzept Mittel zur Bewältigung Informationsflut zur EU-DLR filtern Angebote zur EU-DLR bewerten einfache Umsetzung herausarbeiten Mittel zur Bewältigung Definition von Umsetzungszielen Definition umsetzungsneutrales IT-Gesamtsystem (Blaupause) Positionierung von Angeboten konkrete Handlungshinweise permanente Fortschreibung Abruf auf http://www.sakd.de/bestellformular_eu-dlr.html Automatische Übermittlung der Fortschreibungen

Fachliche IT-Rahmenarchitektur (1) fachliche Komponenten im IT-Gesamtsystem verwaltungs-, verfahrens- und Software-unabhängig Informationsportal Präsentation, Information, Verfahrenszugang Online-Anwendungen Elektronische Abwicklung von Verfahren Kommunikation Elektronische Kommunikation der Beteiligten Fallmanagement Bearbeitung Vorgänge in der externen Sichtweise des EA bzw. des Kunden Vorgangsbearbeitung Interne Bearbeitung der Vorgänge im integrierten Informationsmanagement

Fachliche IT-Rahmenarchitektur (2) Kommune (ZB) Kunde EA (Sachsen) Informationsportal Kommune Informationsportal Sachsen / EA Online- Anwendungen Fallmanagement Kunde (extern) Online- Anwendungen Signatur Verschl. Signatur Verschl. Kommunikation Kommune Kommunikation Kunde Kommunikation EA Fallmanagement Kommune Fallmanagement Kunde (intern) Fallmanagement EA Vorgangsbearbeitung Kommune IMI

Rahmenarchitektur, BaK und Handlungserfordernisse 2009 1. Informationsbereitstellung sicherstellen Umfang festlegen und Infos erheben eigene Homepage qualifizieren Verfahrensinformationen beim EA pflegen 2. Kommunikation sicherstellen Kommunikationssysteme nutzbar machen Rechtssicherheit der Kommunikation sichern Kommunikationskanäle veröffentlichen 3. Formulare bereitstellen Formulare nachnutzen oder erstellen Formulare veröffentlichen 4. Rechtssichere Ablage sicherstellen 5. IMI

1. Informationsbereitstellung Umfang festlegen und erheben Informationsportal Kommune Informationsportal Sachsen / EA Redaktion IS Verwaltungs- verfahren Pflicht IS Verwaltungs- verfahren Redaktion IS Verwaltungsverfahren: Kundeninformationen zu Verwaltungsverfahren Behördendaten, Kosten, Fristen, Dokumente, Erfordernisse, Rechtsgrundlagen Erforderlich: auf Informationsportal Kommune veröffentlichen (eigene Verfahren) Erbeten: im Informationsportal Sachsen / EA pflegen (eigene Verfahren) Empfehlung zum Umfang: Verfahrensliste und Pflichtinformationen zu Referenzverfahren verwenden

1. Informationsbereitstellung Umfang festlegen und erheben Informationsportal Kommune Informationsportal Sachsen / EA Redaktion IS Verwaltungs- verfahren Pflicht IS Verwaltungs- verfahren Redaktion IS Verfahrens- netzwerk Service IS Verfahrens- netzwerk IS Verfahrensnetzwerk: Kundeninformationen zu Anliegen Anliegen zu Dienstleistungen, Lebenslagen, Leitfäden Service der Kommune: auf eigenem Informationsportal anbieten EA Sachsen: im Informationsportal Sachsen / EA anbieten Empfehlung zum Umfang: Ergebnisse Pilotkommunen prüfen

1. Informationsbereitstellung Umfang festlegen und erheben Informationsportal Kommune Informationsportal Sachsen / EA Redaktion IS Verwaltungs- verfahren Pflicht IS Verwaltungs- verfahren Redaktion IS Verfahrens- netzwerk Service IS Verfahrens- netzwerk IS Allgemeine Informationen Service IS Allgemeine Informationen IS Allgemeine Informationen: unstrukturierte Inform. für Kunden Genehmigungssystem D, Negativabgrenzung, Register, Rechtsbehelfe, Verbände, EA, FAQ Service der Kommune: auf eigenem Informationsportal anbieten EA Sachsen: im Informationsportal Sachsen / EA anbieten Empfehlung zum Umfang: Informationsangebot Sachsen / EA prüfen

1. Informationsbereitstellung Technische Umsetzung Informationsportal Kommune Informationsportal Sachsen / EA Redaktion IS Verwaltungs- verfahren Pflicht IS Verwaltungs- verfahren BaK Amt 24 IS Verfahrens- netzwerk Service IS Verfahrens- netzwerk IS Allgemeine Informationen IS Allgem. Infos Redaktion BaK Amt24 Anmelden bei SAKD als BBGA (Behörden-Bearbeiter-Gruppen-Admin) Pflegen Behördendaten Kommune/Verwaltungsstellen (empfohlen) Pflegen Links auf Formulare/Online-Dienste (empfohlen) Anmelden bei SAKD als DA (Domänenadmin) Kopien der Verfahrensbeschreibungen (Pflichtmerkmale) bearbeiten (empfohlen) Kopien der Lebenslagen (Anliegensbeschreibungen) bearbeiten (bei Bedarf) Nachnutzung der Informationen für eigenes Portal auf Amt24 verlinken - Behörden, Lebenslagen, Verfahrensbeschreibungen (empfohlen) Schnittstellen zu Amt24 nutzen (bei Bedarf)

1. Informationsbereitstellung Technische Umsetzung Informationsportal Kommune Informationsportal Sachsen / EA Redaktion IS Verwaltungs- verfahren Pflicht IS Verwaltungs- verfahren Prozessregister IS Verfahrens- netzwerk Service IS Verfahrens- netzwerk IS Prozessmo- delle PICTURE IS Allgemeine Informationen IS Allgem. Infos Redaktion Komponente Prozessregister Verfahrensbeschreibungen (Pflichtmerkmale) Referenzverfahren aus Pilotkommunen / PG EU-DLR manuelle Aufbereitung der Referenzverfahren als Verfahrensbeschreibung in Amt24 durch Redaktionsteam Nutzung dieser Aufbereitung durch Kommune - siehe Amt24 (empfohlen) Anpassung der Verfahrensinformationen durch Kommune im Prozessregister für den EA (erbeten, für Qualitätssicherung/Controlling durch EA) Verfahrensnetz zu Anliegen/Dienstleistungen Ergebnis aus Pilotkommunen / PG EU-DLR manuelle Aufbereitung als Lebenslage in Amt24 durch Redaktionsteam

1. Informationsbereitstellung Technische Umsetzung Informationsportal Kommune Informationsportal Sachsen / EA Redaktion IS Verwaltungs- verfahren Pflicht IS Verwaltungs- verfahren IS Verfahrens- netzwerk Service IS Verfahrens- netzwerk IS Allgemeine Informationen Service IS Allgemeine Informationen Redaktion Redaktionssystem des Informationsportals der Kommune vorhandenes CMS der Kommune (ggf. Dienstleister) BaK CMS – RedDot Linklisten u.a. zu allgemeinen Informationen, Lebenslagen, Verfahrensbeschreibungen aus Rahmenkonzept verwenden (noch nicht verfügbar)

2. Kommunikation Kommunikationssysteme Informationsportal Kommune Informationsportal Sachsen / EA Pflicht Kommunikation Kommune Erforderlich: Kommunikationssysteme festlegen Empfehlung: Fax E-Mail SecureMail Gateway Perspektive: FormularGateway Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach Verfahrenskom- munikationssystem Fax-System E-Mail-Postfach SMGW-Postfach Inbox EGVP-Postfach Verfahren Fax-Nummer E-Mail-Adresse SMGW-Adresse EGVP-Adresse

2. Kommunikation Kommunikationssysteme Informationsportal Kommune Informationsportal Sachsen / EA Pflicht Kommunikation Kommune Kommunikation Kunde Kommunikation EA Empfehlung: Fax E-Mail SecureMail Gateway Anmelden erforderlich Perspektive: FormularGateway Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach Verfahrenskom- munikationssystem Fax E-Mail SecureMail Gateway Anmelden erforderlich Verfahrenskom- munikationssystem Fax E-Mail SecureMail Gateway (FormularGateway) Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach Verfahrenskom- munikationssystem

2. Kommunikation Kommunikationssysteme Informationsportal Kommune Informationsportal Sachsen / EA Pflicht Kommunikation Kommune Erforderlich: Kommunikationskanäle im Informationsportal veröffentlichen Empfohlene Informationen: Nummer/Adresse des Kanals Informationen zur Anmeldung an SecureMail Gateway durch den Kunden Verarbeitbare Dateiformate Maximal zulässige Gesamtgröße der Nachricht Einzuhaltende Standards Hinweis zur Verfahrensweise, wenn Nachricht nicht verarbeitbar Beispieltexte im Rahmenkonzept Anhang A

2. Kommunikation Anforderungen Rechtssicherheit Informationsportal Kommune Informationsportal Sachsen / EA Pflicht Signatur Verschl. Signatur Verschl. Pflicht Kommunikation Kommune Kommunikation Kunde Kommunikation EA Erforderlich: Verschlüsselung und Signatur Vertraulichkeit der Daten - Datenschutz für personenbezogene, rechtsrelevante Daten Daten bleiben für Unbefugte geheim Verschlüsselung, wenn Kanal nicht vertraulich (außerhalb SVN/KDN) Integrität der Daten - Datensicherheit Daten bleiben bei Übertragung unversehrt Digitale Signatur, wenn Kanal nicht vertraulich (außerhalb SVN/KDN) Authentizität der Daten und des Senders - Schriftformerfordernis Daten stammen tatsächlich vom Sender Sender ist derjenige, der er vorgibt zu sein Qualifizierte digitale Signatur

2. Kommunikation Anforderungen Rechtssicherheit Informationsportal Kommune Informationsportal Sachsen / EA Pflicht Signatur Verschl. Signatur Verschl. Pflicht Kommunikation Kommune Kommunikation Kunde Kommunikation EA Datenschutz Verschlüsselung Datensicherheit Signatur Schriftformerfordernis Qualifizierte Signatur Fax gegenwärtig als rechtssicher anerkannt (Übergangslösung) E-Mail außerhalb SVN/KDN notwendig Empfehlung: Governikus Signer notwendig SecureMail Gateway gewährleistet Formular-Gateway vorhanden derzeit SecSigner, demnächst Governikus Signer

3. Formulare Überblick Online-Anwendungen Informationsportal Kommune Informationsportal Sachsen / EA IS Verwaltungs- verfahren IS Verwaltungs- verfahren Pflicht Online- Anwendung Formular- Service Kommunikation Kommune Kommunikation Kunde Kommunikation EA Formular- und Online-Anwendungen zu Verfahren Erforderlich: zu eigenen Verwaltungsverfahren bereit stellen Angebote: BaK Formularservice, KISA-Formularserver, Verfahrensanbieter

3. Formulare Überblick Online-Anwendungen Informationsportal Kommune Informationsportal Sachsen / EA IS Verwaltungs- verfahren IS Verwaltungs- verfahren Pflicht Zahlungsver- kehr Kommune Online- Anwendung Fallmanagement Kunde (extern) Formular- Service Zahlungs- verkehr EA Kommunikation Kommune Kommunikation Kunde Kommunikation EA Formular- und Online-Anwendungen zu Verfahren Erforderlich: zu eigenen Verwaltungsverfahren bereit stellen Angebote: BaK Formularservice, KISA-Formularserver, Verfahrensanbieter Online-Zahlungsabwicklung im Verfahren Angebote: BaK Zahlungsverkehr, andere Anbieter Schnittstelle zu HKR-Verfahren Online-Fallmanagement für den Kunden Minimalvariante: SecureMail Gateway (als Dokumentensafe für Kunde)

3. Formulare Anforderungen an Formulare Informationsportal Kommune Informationsportal Sachsen / EA IS Verwaltungs- verfahren IS Verwaltungs- verfahren Pflicht Formular- Service Signatur Verschl. Signatur Verschl. Kommunikation Kommune Kommunikation Kunde Kommunikation EA Erforderlich: alternative Übermittlung an das Kommunikationssystem (z.B. SMGW) der Kommune oder des EA bzw. an den Kunden selbst Verschlüsselung und Signatur ermöglichen Plausibilitätsprüfungen Prüfung der Fall-ID bei Übermittlung an EA webservice der BaK Formularservice (noch nicht verfügbar) in den Informationsportalen (Verfahrensinformationen) veröffentlichen

3. Formulare Nutzung BaK FS-Formular aus Amt24 Formular mit Behördendaten der Kommune von BaK Amt24 Erzeugung des Formularlinks in BaK Amt24 Nutzung Behördendaten der Verwaltungsstellen Link veröffentlichen Einreichung an EA über BaK FS-Gateway zu Komm.system des EA sonst direkt mittels Kommuni-kationssysteme (z.B. SMGW) Geringer Aufwand keine Anmeldung/Aktivitäten an BaK FS-Server durch Kommune erforderlich keine Anmeldung/Konfiguration an BaK FS-Gateway durch Kommune erforderlich BaK FS-Server vorhandenes Formular auf Basis Grundformular BaK Amt24 Behördendaten Verwaltungsstelle Formularlink BaK ESV BaK FS-Server Kunde EA Kommune

3. Formulare Nutzung eigene Formulare der BaK FS Eigenes Formular auf BaK FS (Formularpool oder selbst erstellt) Anmeldung an BaK FS-Server bei SAKD Formular bereitstellen Grundformular instanziieren eigenes Formular entwickeln (Vorlagen bei SAKD) Erzeugung des Formularlinks Nutzung Behördendaten BaK Amt24 der Verwaltungsstellen Nutzung Mandantendaten Bak FS-Server Link veröffentlichen Anmeldung BaK FS-Gateway bei SAKD FGateway konfigurien Inbox nutzen an Kommunikationssystem (z.B. SMGW) weiterleiten BaK FServer Instanz Grundformular eigenes Formular BaK Amt24 Behördendaten Verwaltungsstelle Behördendaten des Mandanten Formularlink BaK ESV BaK FServer Kunde EA Kommune

3. Formulare Alternative Formularanwendungen Formulare der KISA oder andere Formulare/Anwendungen Link zum Formular oder Online-Anwendung Anwendung sichert Plausibilitätsprüfungen Fall-ID bei Abwicklung über EA rechtssichere Kommunikation Link veröffentlichen BaK FS Formularserver Online-Anwendung BaK ESV Kunde EA Kommune

Zusammenfassung Szenarium einer einfachen Umsetzung für Kommunen unter Nutzung der BaK Behördendaten in Bak Amt24 bearbeiten Verfahrensinformationen in BaK Amt24 bearbeiten Kopie bearbeiten sobald Referenzbeschreibung vorhanden sind Verfahrensinformationen in Prozessregister für den EA pflegen Formularlink in BaK Amt24 bearbeiten nach Freigabe der Grundformulare sind diese automatisch verfügbar Sichere Kommunikationskanäle einrichten SecureMail Gateway / GovernikusSigner anmelden Signaturkarte und Lesegerät beschaffen Organisationsanweisung zum Umgang mit Signaturkarten Homepage qualifizieren Informationen zu Verwaltungsverfahren (Kopie/Link Amt24) Informationen zu Formularen (Kopie/Link Amt24) Informationen zu Kommunikationskanälen Rechtssichere Ablage gewährleisten IMI nutzen

Wie weiter 2010? Fortschreibung des Rahmenkonzepts entsprechend dem Input der Verwaltungen und Anbieter Schwerpunkt Fallmanagement und Vorgangsbearbeitung Kompetenzzentrum für Kommunen bei SAKD einrichten © SAKD 2009 25 25

Rahmenkonzept zur IT-Umsetzung EU-DLR in den Kommunalverwaltungen Abruf auf http://www.sakd.de/bestellformular_eu-dlr.html automatische Übermittlung der Fortschreibungen Vortrag von Götz Prusas Info-Veranstaltung zur Nutzung der BaK, 17.11.2009