Freigabeworkflow für Prozessmodelle oder Prozessdokumente Quick Guide BPM Bibliothek
Inhaltliche und formale Prüfung durchführen 1. Inhaltliche Prüfung durch alle Beteiligte herbeiführen Alle Prozessmodelle und Prozessdokumente werden nach derer Erstellung mit allen Beteiligten abgestimmt. Diese wären: Direkt Beteiligte (z.B. Prozessverantwortliche, Prozess Owner) Verantwortliche für betroffene Schnittstellen Indirekt Beteiligte (z.B. Betriebsrat, Datenschutzbeauftragter, Compliance) 2. Formale Prüfung durchführen Bevor das Dokument in den Freigabeworkflow übergeben wird, empfiehlt es sich die formalen Prozessmetadaten zu prüfen und zu ggf. zu vervollständigen. Mindestangaben wie Titel, Autor Angaben zur Gültigkeit, Änderung und Freigabe dürfen nicht fehlen.
Inhaltliche und formale Freigabe initiieren 3. Inhaltliche Freigabe einholen Nach der inhaltlichen Abstimmung, wird das Dokument oder das Modell an die entsprechenden Stellen zur Freigabe weitergeleitet werden. Die Freigabe sollte von den Beteiligten schriftlich erfolgen. Hierzu empfiehlt es sich ein Freigabedokument zu benutzen. 4. Formale Freigabe einholen In den meisten Unternehmen existieren Stellen wie bspw. Administratoren oder BPM-Abteilung, die für die Einhaltung der Formalien verantwortlich sind. Diese müssen das Prozessdokument ebenfalls schriftlich freigeben.
Prozessmodell oder Dokument veröffentlichen 5. Prozessmodell oder Dokument im Unternehmen veröffentlichen Das freigegebene Dokument kann nun bspw. im Intranet, auf dem Unternehmenslaufwerk oder mithilfe entsprechender BPM Tools veröffentlicht werden. Anschließend werden alle Betroffenen hierüber informiert. 6. Ablage und Dokumentation Zum Schluss empfiehlt es sich die Dokumente samt der Freigaben an einem definiertem Ort abzulegen. 7. Review Termin früh definieren Damit ihre Dokumente immer auf dem aktuellen Stand bleiben, sollten die spätestens nach einem Jahr geprüft werden.