Schulfahrten Genehmigungs- und Abrechnungsverfahren Arnsberg, den 21.03.2017

Genehmigungsverfahren Richtlinien für Schulfahrten (BASS 14 – 12 Nr. 2) Was sind Schulfahrten? Schulwanderungen Schulfahrten Schullandheimaufenthalte Studienfahrten Internationale Begegnungen Veranstaltungen einzelner Unterrichtsbereiche, z.B.: religiöse Freizeiten Seminare zur Sucht- und Drogenvorbeugung Schulorchesterfreizeiten Veranstaltungen zur Berufsorientierung Schullandheimaufenthalte mit sportlichem Schwerpunkt Schulfahrten – Arnsberg, den 21.03.2017

Genehmigungsverfahren Finanzierung von Schulfahrten Landesreisekostenmittel Erlaubte Drittmittel Freiplätze Förderverein Sponsoren (§99 SchulG) Zuschüsse jeglicher Art (Stiftungen, Erinnern ermöglichen, Bundestag, etc.) Nicht erlaubte Drittmittel Zuschüsse einzelner Eltern Schulfahrten – Arnsberg, den 21.03.2017

Genehmigungsverfahren Planungsstufen für Schulfahrten Festlegung d. Fahrtenprogrammes durch die Schulkonferenz Konkrete Planung durch Klassenlehrer/in bzw. Jahrgangsstufenleiter/in Entscheidung über Planung durch Klassen- bzw. Jahrgangsstufenpflegschaft Genehmigung durch Schulleiter/in Genehmigung der Dienstreise Schulfahrten – Arnsberg, den 21.03.2017

Abrechnungsverfahren Die berechneten Mittelkontingente werden für das jeweilige Haushaltsjahr (= Kalenderjahr) zur Verfügung gestellt. Dies bedeutet für die Planung von Schulfahrten, dass zwei Schuljahre betroffen sind. Eine Überschreitung des Schulfahrtenbudgets ist bei der BR Arnsberg zu beantragen und zu begründen. Schulfahrten – Arnsberg, den 21.03.2017

Abrechnungsverfahren Verpflichtungsermächtigungen (VE) Nur im Rahmen einer VE dürfen verbindliche Verträge für das nächste Haushaltsjahr abgeschlossen werden. Die Höhe der VE beträgt 50 % des zugewiesenen Schulfahrtenbudgets. Die VE reduziert nicht den Mittelansatz für das lfd. Haushaltsjahr. Sie ist auch nicht auf das erste Haushaltshalbjahr beschränkt. Schulfahrten – Arnsberg, den 21.03.2017

Abrechnungsverfahren Erstattungsanträge Die Anträge zeitnah nach der Beendigung der Schulfahrt stellen. Anträge werden von der Lehrkraft (oder anderer Begleiter) über die Schulleitung an die Bezirksregierung (BR) gesandt. Die Anträge der teilnehmenden Lehrkräfte möglichst gesammelt einreichen. Die Erstattung erfolgt allein auf das Bezügekonto des Antragstellers. Schulfahrten – Arnsberg, den 21.03.2017

Abrechnungsverfahren Vordruck Teil 1 Schulfahrten – Arnsberg, den 21.03.2017

Abrechnungsverfahren Vordruck Teil 2 Schulfahrten – Arnsberg, den 21.03.2017

Abrechnungsverfahren Rechtsgrundlage: Landesreisekostengesetz (LRKG) Bsp.: Fahrkostenerstattung ( §5) Wegstreckenentschädigung, Mitnahmeentschädigung (§ 6) Tagegeld für Verpflegungsmehraufwendungen, Aufwandsvergütung (§ 7) Nebenkostenerstattung, Auslagenerstattung für Reisevorbereitungen (§ 9) Schulfahrten – Arnsberg, den 21.03.2017

Abrechnungsverfahren Ausschlussfrist Gemäß § 3 Abs. 8 LRKG ist die Reisekostenvergütung innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten schriftlich zu beantragen. Die Frist beginnt mit dem Tage nach der Beendigung der Dienstreise (Schulfahrt). Der Eingangsstempel der Schule ist zur Berechnung der Frist maßgeblich. (vgl. Urteil des VG Minden vom 28.07.2016 - Az. 4 K 725/15) Eine Verlängerung der Frist ist mangels ausdrücklicher gesetzlicher Bestimmungen nicht möglich. Auch eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand ist ausgeschlossen. Schulfahrten – Arnsberg, den 21.03.2017

Abrechnungsverfahren Andere Begleiter (außer Lehrkräfte) Die entstandenen Reisekosten begleitender Referendare, Studierende im Praxissemester oder andere Begleitpersonen können erstattet werden. Voraussetzung: Die anderen Begleiter sind im Antrag auf Genehmigung namentlich benannt und Ihnen wurde eine Aufsichtsbefugnis durch die Schulleitung erteilt. Schulfahrten – Arnsberg, den 21.03.2017

Abrechnungsverfahren Tagegeld für Verpflegungsmehraufwendungen (§ 7 LRKG) Die Höhe des Tagegeldes für Mehraufwendungen für Verpflegung ist nach Abwesenheitszeiten gestaffelt. Wird dem Dienstreisenden eine unentgeltlich Verpflegung zur Verfügung gestellt (inkludierte Mahlzeiten im Reisepreis, Bsp. Halbpension) ist das Tagegeld zu kürzen. An- und Abreisetage mit anschließender bzw. vorheriger Übernachtung werden pauschal mit 12,00 € berechnet. Schulfahrten – Arnsberg, den 21.03.2017

Abrechnungsverfahren Tagegelder für Schulfahrten   In den Unterbringungs- Einbehaltungs- Auszuzahlendes Tagegeld kosten enthaltene betrag nach § 7 nach Mahlzeiten Abs. 2 LRKG § 7 Abs. 1 LRKG F= Frühstück 20% von 24,00 € M= Mittagessen 40% von 24,00 € A= Abendessen F 4,80 € 0,00 € An/Abreisetag M oder A 9,60 € weniger als 8 Std. F + M oder A 14,40 € LRKG M + A 19,20 € F + M + A 24,00 € 1,20 € mindestens 8 aber 6,00 € weiniger als 11 Std. 7,20 € 2,40 € mindestens 11 aber 12,00 € weiniger als 24 Std. Aufenthaltstag 24 Stunden Schulfahrten – Arnsberg, den 21.03.2017

Abrechnungsverfahren Beispiel für eine mehrtägige Schulfahrt im Inland: 1. Anreisetag (Abfahrt 09.00 Uhr, Ankunft 14.10 Uhr, inkl. Abendessen) Pauschale f. Anreisetag: 12,00 €; abzgl. Kürzungsbetrag f. Abendessen: 9,60 € Auszuzahlendes Tagegeld: 2,40 € je Aufenthaltstag (inkl. Frühstück und Abendessen) Maßgebliches Tagegeld 24,00 €; abzgl. Kürzungsbetrag f. Halbpension: 14,40 € Auszuzahlendes Tagegeld: 9,60 € 3. Abreisetag (Abfahrt 08.30 Uhr, Ankunft 14.45 Uhr, inkl. Frühstück) Pauschale f. Abreisetag: 12,00 €; abzgl. Kürzungsbetrag f. Frühstück: 4,80 € Auszuzahlendes Tagegeld: 7,20 € Bei einer 5-tägigen Schulfahrt (Mo-Fr) besteht ein Anspruch auf 38,40 € Tagegeld. Schulfahrten – Arnsberg, den 21.03.2017

Abrechnungsverfahren Abrechnung von Auslandsfahrten Die Berechnung der Reisekosten anlässlich der Schulfahrten in das Ausland erfolgt nach den Vorschriften der Auslandskostenerstattungsverordnung (AKEVO). Übernachtung im Ausland Laut AKEVO beträgt das Auslandsübernachtungsgeld ohne belegmäßigen Nachweis einheitlich 30,00 € je Übernachtung. Sind in den erstattungsfähigen Teilnehmerkosten Übernachtungskosten enthalten, steht das Übernachtungsgeld nicht zu. Schulfahrten – Arnsberg, den 21.03.2017

Abrechnungsverfahren Abrechnung von Auslandsfahrten 2. Auslandstagegeld Das Auslandstagegeld wird abweichend von §7 LRKG in der Höhe gezahlt, wie sie sich aus der Anlage zur AKEVO ergibt, z.B. derzeit für Paris und Umgebung 48,00 €, für das übrige Frankreich 36,00 €. (https://recht.nrw.de/lmi/owa/br_show_anlage?p_id=33401) Das Auslandstagegeld ist für ein unentgeltliches Frühstück jeweils um 20 % und für ein unentgeltliches Mittags- oder Abendessen jeweils um 40 % des vollen Tagegeldes zu kürzen. Bei einer kostenlosen Vollverpflegung steht kein Tagegeld zu. 3. Fahrkosten Die unabweisbar entstandenen Fahrkosten werden erstattet. Belege für Bus, Zug, Flugkosten sind vorzulegen. Schulfahrten – Arnsberg, den 21.03.2017

Schulfahrten Aktuelle Informationen, Antragsformulare und das aktuelle Budget stehen Ihnen auf der Internetseite der Bezirksregierung Arnsberg zur Verfügung www.bra.nrw.de/1747859. Bei Fragen zum Abrechnungsverfahren steht Ihnen folgenden Ansprechpartner gerne zur Verfügung: Ralf Beringhoff Telefon 02931 82-2587 ralf.beringhoff@bra.nrw.de Ralf Knauf Telefon 02931 82-2628 ralf.knauf@bra.nrw.de Katharina Bertels Telefon 02931 82-2572 katharina.bertels@bra.nrw.de Schulfahrten – Arnsberg, den 21.03.2017