Handreichung: beschreibbare PDFs erstellen 2. In LibreOffice-Writer Felder einfügen Diese Handreichung beschreibt, wie man aus existierenden Word-Dokumenten bzw. mit LibreOffice-Writer beschreibbare PDFs erstellen kann Benutztes Betriebssystem: Windows 7 Benutztes Programm LibreOffice Writer 4.4 Inhalte Word-Dokument mit LibreOffice öffnen In LibreOffice-Writer Felder einfügen LibreOffice-Dokument als beschreibbares PDF speichern PDF austesten LibreOffice-Dokument bzw. PDF optimieren Autor: Autonome Provinz Bozen - Südtirol, Amt für Personalentwicklung. Dieses Werk ist lizenziert unter einer Creative Commons Namensnennung 4.0 International Lizenz. Die Inhalte können frei kopiert, verändert, weitergegeben werden. Einzig der Autor muss genannt werden

1. Word-Dokument mit LibreOffice öffnen erstmalig (Bilder nächste Folie) In weiterer Folge Windows-Start-Taste anklicken „Alle Programme“ auswählen „LibreOffice“ anklicken „LibreOffice-Writer“ anklicken In „Writer“ auf „Datei“->“Öffnen“ klicken Gewünschtes Word-Dokument suchen und doppelt anklicken Gewünschtes Dokument mit rechter Maustaste anklicken „Öffnen mit“ im Kontextmenü anklicken „LibreOffice-Writer“ im Kontextmenü anklicken  Sollten Sie LibreOffice-Writer öfter nutzen: Richten Sie eine Verknüpfung auf dem Desktop oder/und in der Taskleiste ein

5a 2 5b 1 3 6 4

2. In LibreOffice-Writer Felder einfügen In der Symbolleiste „Standard“ das Symbol „Steuerzeichen“ einschalten In der Menüleiste unter „Ansicht“ -> „Symbolleisten“ ->„Formular-Steuerelemente“ anklicken In der Symbolleiste „Formular-Steuerelemente“ bei Bedarf mit „Entwurfsmodus an/aus“ den Entwurfsmodus aktivieren Im Dokument die Stelle anklicken, in der ein Formularfeld eingefügt werden soll Das gewünschte Formularfeld in der Symbolleiste „Formular-Steuerelemente“ auswählen Im Dokument an der gewünschten Stelle das Formularfeld mit gedrückter Maustaste zeichnen

2. In LibreOffice-Writer Felder einfügen 2a 1 2b 4 6 3 2c 5

Gängige Formularfelder 1 Textfeld 1 2 Optionsfeld 1 3 1 3 Markierfeld 2 4 Weitere Steuerelemente 2 4 1 3 5 Gruppierungsrahmen siehe folgende Seiten 5

Gruppierungsrahmen einfügen (=single choice) Wählen Sie in der Symbolleiste „Weitere Steuerelemente“ -> „Gruppierungsrahmen“ aus Zeichnen Sie im Dokument an der gewünschten Stelle den Gruppierungsrahmen Geben Sie im sich öffnenden „Gruppenelement-Assistent“ die Bezeichnungen der einzelnen Optionsfelder ein Klicken Sie zum Schluss im Assistenten auf die Schaltfläche „Weiter“ Im nächsten Fenster wählen Sie „Nein, kein Feld soll ausgewählt sein“ aus und klicken auf „Weiter“ Im nächsten Fenster lassen Sie „1“ stehen (unter „Welchen Wert möchten Sie jeder Option zuweisen?“) Im nächsten Fenster löschen Sie „Gruppierungsrahmen“ unter „Welche Beschriftung soll Ihre Optionsgruppe haben?“ und klicken anschließend auf „Fertigstellen“

Gruppierungsrahmen einfügen (=single choice) 2. Gruppierungs rahmen zeichnen 5a Nein, kein Feld soll ausgewählt sein 3a Bezeichnung eingeben 3b Klicken 4. Weiter 5b Weiter 1. Gruppierungsrahmen 7a Beschriftung löschen 6a „1“ belassen 7b Fertigstellen 6b Weiter

3. LibreOffice-Dokument als beschreibbares PDF speichern Zuerst das mit Formularfeldern erstellte LibreOffice-Dokument normal speichern (als LibreOffice-Dokument als .odt-Datei) Dann in der Menüleiste unter „Datei“ -> „Exportieren als PDF“ anklicken Im sich öffnenden Fenster im Register „Allgemein“ mit angehaktem „PDF-Formular“ als Format für Übermittlung „PDF“ auswählen (voreingestellt ist normalerweise FDF) Im Fenster rechts unten auf „Exportieren“ klicken und speichern

3. LibreOffice-Dokument als beschreibbares PDF speichern 3. PDF auswählen 1d 4. exportieren

4. PDF austesten Öffnen Sie das PDF-Dokument Schreiben Sie in die Textfelder entsprechende Daten hinein: z.B. geben und planen (mit p und g sehen Sie am besten ob das Textfeld hoch genug ist) Kontrollieren Sie die Anordnung der Textfelder zum Text Testen Sie auch die Markier- und Optionsfelder sowie die Einträge des Gruppierungsrahmen anzuhaken

4. PDF austesten 2. Bei geben und planen ist das g und p nicht komplett sichtbar 3. Herr/ Frau und geben und planen sind nicht optimal angeordnet 4. Testen Sie die Optionsfelder 4. Testen Sie die Markierfelder 4. Testen Sie den Grupppierungsrahmen

5. LibreOffice-Dokument bzw. PDF optimieren Optimierungsbedarf könnte bestehen bei: Höhe und Breite der Steuerelemente (Steuerelement ist zu breit, zu wenig breit, zu hoch, zu wenig hoch) Ziehen Sie die Steuerelemente entsprechend in die Höhe, Breite bzw. reduzieren Sie die Höhe, Breite (immer bei den grünen Punktens Textfeldes ziehen) alternativ: Doppelklick auf Steuerelement: Im sich öffnenden Fenster können Sie „Höhe“ und „Breite“ der Steuerelemente ändern Schriftart und Schriftgrad (Schriftart des Formularfeldes ≠ Schriftart Dokument) Ändern Sie bei Bedarf Schriftgrad und Schriftart der Steuerelemente. Doppelklick auf Steuerelement: Im sich öffnenden Fenster können Sie unter „Schrift“ Schriftgrad und –art ändern Klickreihenfolge („Aktivierungsreihenfolge“) der Steuerelemente (sollte der PDF-Nutzer mit der Tabulatortaste von einem zum nächsten Formularfeld springen, damit die Felder eines nach dem anderen kommen) Die „Aktivierungsreihenfolge“ der Steuerelement können Sie durch Doppelklick auf ein Steuerelement ändern. Im sich öffnenden Fenster können Sie unter Aktivierungsreihenfolge die Reihenfolge manuell oder automatisch einstellen (Achtung: Diese Funktion 3 funktioniert oft nicht wie gewünscht)

5.1. Optimieren (Höhe und Breite der Steuerelemente) Ziehen Sie mit der Maus an den grünen Punkten Klicken Sie ein Steuerelement doppelt an Alternativ Tipp: Beschriftungsfeld sollte immer leer sein Stellen Sie Breite und Höhe ein Tipp: Notieren Sie sich Breite und Höhe, sollten Sie dieselben Werte öfter brauchen

5.2. Optimieren (Schriftgrad und Schriftart) Klicken Sie ein Steuerelement doppelt an 5.2. Optimieren (Schriftgrad und Schriftart) Tipp: Beschriftungsfeld sollte immer leer sein Ändern Sie Schriftgrad und –art (Klick auf die 3 Pünktchen) Tipp: Schriftgrad und Schriftart in Writer ändern Sie dauerhaft unter -> Extras ->Optionen ->LibreOffice Writer -> Grundschriftarten

5.3. Optimieren (Aktivierungsreihenfolge=Klickreihenfolge) Klicken Sie irgendein Steuerelement doppelt an 5.3. Optimieren (Aktivierungsreihenfolge=Klickreihenfolge) Tipp: Beschriftungsfeld sollte immer leer sein Klicken Sie „Aktivierungsreihenfolge an“ (Klick auf die 3 Pünktchen) Tipp: Auch wenn Sie die Aktivierungsreihenfolge perfekt einstellen, ist das Resultat nicht immer wie gewünscht. Versuchen Sie dann ein „bestmögliches“ Resultat zu erhalten und verlieren Sie nicht Zeit durch nicht funktionierende Technik. 

Nützliche Tipps Verwenden Sie auch für Zahlen, Datum, usw. TEXTfelder LibreOffice kann auch auf einem USB-Stick installiert und von dort gestartet werden Mit Microsoft Word kann man keine beschreibbaren PDF erstellen Damit ein im Web geöffnetes PDF beschrieben werden kann muss man es zuerst herunterladen EXKURS: Unterschrift (sofern rechtlich möglich) Um das PDF-Dokument nicht ausdrucken, unterschreiben, einscannen und erst dann verschicken zu müssen könnte man bei geöffneter PDF mit dem „Unterschriftenstempel“ eine Unterschrift in das Dokument setzen, das Dokument abspeichern und dann verschicken (ohne es ausdrucken und manuell unterschreiben zu müssen). ACHTUNG: Dies hat nichts mit einer digitalen und/oder zertifizierten Unterschrift zu tun

Nützliche Links Quellen Screenshots 1 und 2: Microsoft Windows 7 LibreOffice für den USB-Stick downloaden https://de.libreoffice.org/download/portable-versions/ Beschreibung Formular-Steuerelemente https://help.libreoffice.org/Common/Form_Controls/de Quellen Screenshots 1 und 2: Microsoft Windows 7 Alle anderen screenshots: LibreOffice Writer 4.4