Lokale Agenda 21 -Workshop LA 21-Abrechnung in der Steiermark 2014 - 2020 Graz, 08.11.2016

Allgemeine Information zur Kostenanerkennung (1) Voraussetzung für die Kontrolle der eingereichten Abrechnung ist das Vorliegen… der unterfertigten Prüfeinverständniserklärung, des vollständig ausgefüllten und unterfertigten Zahlungsantrages samt Belegaufstellungen (Übersicht bitte paraphieren), des Teil- bzw. Endberichtes und der Nachweise über die Einhaltung der Publizitätsrichtlinien

Allgemeine Information zur Kostenanerkennung (2) Voraussetzung für die Kontrolle der eingereichten Abrechnung ist das Vorliegen… der Originalrechnungen, der Jahreslohnkonten, Zeitaufzeichnungen, Tätigkeitslisten und der Zahlungsnachweise Sämtliche Unterlagen sind der Abrechnung als PDF-Datei – sowie der Zahlungsantrag, die Belegaufstellung(en) und der Teil- bzw. Endbericht zusätzlich als Excel-Datei – auf USB-Stick beizulegen.

Ausfüllanleitung Zahlungsantrag

Ausfüllanleitung Zahlungsantrag Code/Vorhabensart = 7.1.3. – Lokale Agenda 21 - Länder Weiße Felder müssen befüllt werden Code/Vorhabensart – drop down lt. Genehmigungsschreiben

Ausfüllanleitung Zahlungsantrag Bereich ist analog dem Genehmigungsschreiben zu befüllen. Betriebs- bzw. Klientennummer im Schreiben ………… Änderung Bankverbindung: Schriftliche Bankbestätigung

Ausfüllanleitung Zahlungsantrag Keine Nachreichungen möglich – Pflichtbeilagen Dunkel hinterlegte Felder werden automatisch befüllt Zeitraum Kostenanerkennung lt. Genehmigungsschreiben Sonstige Beilagen: Teilbericht, Baugenehmigung falls erforderlich (1. TAR)

Ausfüllanleitung Zahlungsantrag Das hier angeführte Evaluierungsdaten ist derzeit in Ausarbeitung und wird in abgespeckter Form erforderlich sein. Das Formular wird nach Vorliegen auf der Homepage zur Verfügung gestellt. GIBT´S FRAGEN ???

Ausfüllanleitung Belegaufstellungen

Ausfüllanleitung Belegaufstellungen

Ausfüllanleitung Belegaufstellungen Fördergegenstand = Lokale Agenda 21 – Gemeindename XY Graue Felder werden übernommen Fördergegenstand ist zu befüllen

Ausfüllanleitung Belegaufstellungen Zuordnung zu Teilprojekt = lfd. Nr. der „Übersicht über Aktivitäten und Kosten“ (Antrag) Buttons zur Verwendung der Bewilligenden Stelle Zusätzliche Zeilen Plus/Minus Teilprojekt = Projektteil (Motorikpark) davon nicht anrechenbare Kosten = z.B. Skonto, nicht förderbarer Anteil (Getränke etc.) Abzüge in % = z.B. Gebietskörperschaftsanteil

Ausfüllanleitung Belegaufstellungen Die Belegaufstellung für Sachkosten ist analog zur Belegaufstellung für Investitionskosten zu verwenden.

Ausfüllanleitung Belegaufstellungen Nähere Informationen zu den unbaren Sachleistungen – siehe Handbuch für Projektträger – Lokale Agenda 21

Aufbau – eingereichte Unterlagen Aufbau der Abrechnung Aufbau – eingereichte Unterlagen Vollständiger Zahlungsantrag (siehe „Vorraussetzungen“) Personalkosten inkl. aller Unterlagen (Jahreslohnkonto, Stunden- und Tätigkeitsliste,…) – getrennt nach Mitarbeiter/in Reisekosten inkl. aller Unterlagen (Aufstellung, Belege, Stunden- und Tätigkeitsliste, …) – getrennt nach Mitarbeiter/in Sachkosten inkl. aller Unterlagen (Belege, Überweisungs- bestätigungen, Nachweise,…) Sonstige Unterlagen (Presse, Publikationen,…)

Aufbau der Abrechnung Aufbau – USB-Stick Antrag (Zahlungstrag inkl. Belegaufstellung(en), Begleitschreiben, Prüfeinverständniserklärung,…) Personalkosten (Lohnkonten, Tätigkeitslisten,…) Sachkosten (Reisekosten, Rechnungen, Belege,…) Dateien (PDF‘s) zuordenbar benennen Jedes Dokument muss einzeln eingescannt sein (gilt auch für Nachreichungen)

Belegaufstellung Fördergegenstand = Projektnummer lt. Genehmigungsschreiben Belegaufstellungen formatieren (Seitenumbruch) Nummerierung der Belege gemäß Belegaufstellung für Sachkosten Eingabe abschließen (nur bei Personalkosten)

Reisekosten Getrennt nach Mitarbeiter und Monat (Belegaufstellung) Nachweis der Auszahlungen mittels Zahlungsnachweis Dienstreise muss mit Tätigkeitsbericht übereinstimmen Reisekosten und Diäten sind auch unter €50 förderbar – keine Kleinbetragsrechnungen

Sachkosten - Hintergrundbelege Belegexemplare und Zahlungsnachweise den Rechnungen beilegen Nummerierung der Rechnungen nach Belegzeile (Belegaufstellung) Vergabevermerk, Beauftragung und Angebot des beauftragten Unternehmens der Abrechnung beilegen Bei Änderungen: Vollständige Vergabedokumentation der Abrechnung beilegen Elektronische Rechnung – Zumindest der Vermerk „LA 21 - Gemeindename“ muss auf der Rechnung angedruckt sein Die 6 Monate deshalb, dass bei der Stundensatzberechnung auch die Sonderzahlung(en) berücksichtigt werden. Bei Beginn eines Dienstverhältnisses (etwa im September) bzw. bei Beendigung von Dienstverhältnisses vor 6 Monaten sind die aliquoten Sonderzahlungen am Lohnkonto ersichtlich.

Sonstiges Nachreichungsschreiben etc. nur als Original und per USB-Stick (nicht per E-Mail) Nachreichungsschreiben etc. an das Postfach der Abteilung 17, z.Hd. dem zuständigen Bearbeiter Fristen sind unbedingt einzuhalten genehmigte Projektkosten sind nicht automatisch förderfähig

Sonstiges Abrechnungszeiträume werden individuell festgelegt (Erfahrungen, Zusammenstellung der Kosten,…) und sind dem Genehmigungsschreiben zu entnehmen Ordner sind in der Kanzlei der Abteilung 17 abzuholen Auf Rechnungen müssen die Leistungen dem jeweiligen Kalenderjahr eindeutig zuordenbar sein Antrag auf Änderung und Antwortschreiben der Abteilung 17 sind der Abrechnung beizulegen

Schulung – Personalkosten (siehe Handout)

Personalkosten - Hintergrundbelege Jahresbruttolohn = Gehalt + Sonderzahlung Tätigkeitsliste pro Mitarbeiter erforderlich Stundenaufzeichnung nach Projekt und Stunden erforderlich, wenn Mitarbeiter für mehreren Projekte tätig ist Gesamtstunden beinhalten Urlaub und Feiertage Überstunden müssen lt. Dienstvertrag genehmigt und lt. Jahreslohnkonto ausbezahlt sein Abrechnungsmodell 2 und 3: Unbedenklichkeitsbescheinigung der Gemeinde (Kommunalsteuer) Bestätigung der GKK bezüglich ordnungsgemäßer Entrichtung von Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung Bescheinigung des Finanzamts, dass keine fälligen Abgabenforderungen vorliegen