Universität Bremen Outsourcing im Gebäudebetrieb Ablauf und Resultate einer Ausschreibung an der Universität Bremen

2 | 22 Technischer Betrieb / Bauangelegenheiten  Studierende  MitarbeiterInnen davon WissenschaftlerInnen  Gesamthaushalt : 251 Mio € davon Bewirtschaftungsausgaben : 12,16 Mio €  HNF: m2 UNIVERSITÄT BREMEN in Zahlen (2007)

3 | 22 universität daten+fakten Technischer Betrieb / Bauangelegenheiten  159 MitarbeiterInnen 11 Ingenieure/Architekten 18 Techniker 13 Meister 57 Handwerker 48 Reinigungskräfte 1 Betriebswirtin 2 Verwaltungskräfte 2 Einkäufer 7 Lageristen/Fahrer Technischer Betrieb / Bauangelegenheiten

4 | 22 universität daten+fakten Bewirtschaftungsausgaben  Strom T€  Fremdleistungen T€  Wärme T€  Wasser T€  Bewachung 433 T€  Sonstige Bewirtschaftungskosten 370 T€  Versich./ Abgaben 606 T€  Heizöl 47 T€ Technischer Betrieb / Bauangelegenheiten

5 | 22 Anlass für die geplante Ausschreibung Personelle Unterbesetzung im Bereich der Gebäudebetriebstechnik Einstellungsstopp im Lande Bremen Erfahrungen sammeln beim Gebäudebetrieb durch Dritte Qualitätsvergleich zwischen Eigen- und Fremdbetrieb

6 | 22 universität daten+fakten Technischer Betrieb / Bauangelegenheiten Erste Überlegungen Welches Leistungsbild soll ausgeschrieben werden? Welche Gebäude sind für potentielle Fremdbetreiber attraktiv? Wieviel Fläche / Gebäude sind auszuschreiben, um einem Fremdbetreiber ein wirtschaftliches Angebot zu ermöglichen? Welche Gebäude kommen infrage?

7 | 22 universität daten+fakten Technischer Betrieb / Bauangelegenheiten Hörsaalgebäude (HS) Baujahr1989 Installationsgradklasse2 Hauptnutzfläche (HNF)783 m2 Nettogrundfläche (NGF)1780 m2 Laborgebäude (MARUM/ODP) Baujahr2005 Installationsgradklasse3 Hauptnutzfläche (HNF)6453 m2 Nettogrundfläche (NGF)9597 m2 Seminargebäude (SFG) Baujahr1998 Installationsgradklasse2 Hauptnutzfläche (HNF)4983 m2 Nettogrundfläche (NGF)7123 m2

8 | 22 Grundsätzliches Agreement zur Ausschreibung und Vergabe eines Teils des Gebäudebetriebes Vereinbarung regelmäßiger Informationen Zustimmung zum geplanten Leistungsumfang Abstimmung der ausgewählten Gebäude Vorstellung von Zeitplan, gewähltem Vergabeverfahren und Ausschreibungsunterlagen Vorstellung des Ausschreibungsergebnisses Einbindung des Personalrates Technischer Betrieb / Bauangelegenheiten

9 | 22 Mengengerüst pro Gewerk im Gebäude Standardarbeitsliste (SAL) pro Gewerk/Leistung mit allen anfallenden Arbeiten und sonstigen Hinweisen. Zusammenstellung der in den ausgewählten Gebäuden anfallenden Leistungen in einer Gewerkeliste. Spezifizierung von insgesamt 96 technischen, baulichen und infrastrukturellen gebäudebezogenen Leistungen o technisches Betreiben o Wartungsleistungen o Sicherheitsüberprüfungen o Kleinreparaturen o Hausmeisterei o Reinigung Weitgehende Vergabe des gesamten technischen und infrastrukturellen Gebäudebetriebes, entsprechend dem eigenen Leistungsbild. Leistungsumfang Technischer Betrieb / Bauangelegenheiten

10 | 22 universität daten+fakten Technischer Betrieb / Bauangelegenheiten  Vergleichbarkeit mit Eigenleistung Gewerkegruppe 1: Leistungen der örtlichen Gebäudebetriebstechnik technisches Betreiben Störungsbeseitigung Kleinreparaturen bis zu 3 Stunden Hausmeisteraufgaben Gewerkegruppe 2: Leistungen die heute durch Fremdfirmen erbracht werden Wartungsleistungen Funktionsprüfungen (z. B. FI-Schalter, Köperduschen) Sicherheitsprüfungen (z. B. TÜV, DEKRA) Reinigungsleistungen Besonderheiten

11 | 22 Gewerkegruppe 3: Leistungen der Arbeitsgruppe Leittechnik / Energiezentrale Betreiben der MSR/GLT-Anlagen Wartungs- /Optimierungsarbeiten Datenpflege Betreiben und Warten aller Absperr-/ Regel- und Messvorrichtungen für Medien Techn. Störungsdienst Nachts und an den Wochenenden Gewerkegruppe 4: Leistungen der Technischen Werkstätten und Eigenreinigung Wartungsleistungen Funktionsprüfungen (z. B. FI-Schalter, Köperduschen) Reinigungsleistungen Technischer Betrieb / Bauangelegenheiten Besonderheiten  Vergleichbarkeit mit Eigenleistung

12 | 22 Von der Ausschreibung ausgenommen  Ebenfalls nicht ausgeschrieben wurden aus Gründen der Kostensteuerung Bauunterhaltungsleistungen größer einer Arbeitszeit von 3 Stunden.  Nicht ausgeschrieben wurden aus organisatorischen oder rahmenvertraglichen Gründen: Grün- und Außenanlagenpflege, Winterdienst Betrieb der Mittelspannungskomponenten & Blindstromkompensation Betrieb des IT-Netzes Betrieb der Telefonanlage Bewachung Technischer Betrieb / Bauangelegenheiten

13 | 22 universität daten+fakten Technischer Betrieb / Bauangelegenheiten Das ermittelte Eigenbudget wurde einer Gegenprüfung durch Controlling und Haushaltsdezernat unterzogen, damit die ermittelten Zahlen im Zweifel auch einer juristischen Überprüfung durch unterlegene Bieter standhalten können. Vergabebudget-Ermittlung Zur Ermittlung des maximalen Vergabebudget (entsprechend den zum Zeitpunkt der Ausschreibung aktuellen Eigenkosten nach Vollkostenberechnung) wurde wie folgt vorgegangen:  Gewerkegruppe 1 - Leistungen der örtlichen Gebäudebetriebstechnik: Ermittlung der Eigenpersonalkosten gemäß Stellenplan für die drei Gebäude unter Berücksichtigung der Vollkosten (u. a. Arbeitgeberanteile, Arbeitsplatzkosten, etc.)  Gewerkegruppe 2 – Leistungen, die heute durch Fremdfirmen erbracht werden: Summierung aller Kosten für Fremdleistungen in den drei Gebäuden (Brutto).  Gewerkegruppe 3 - Leistungen der AG-Leittechnik/Energiezentrale: Ermittlung der Eigenpersonalkosten (Vollkosten) gemäß Stellenplan und anteiliger Leistungserbringung für die Leistungen in den drei Gebäuden.  Gewerkegruppe 4 – Eigenwartungsarbeiten der Techn. Werkstätten & Leistungen der Eigenreinigung: Ermittlung der Eigenpersonalkosten (Vollkosten) gemäß Stellenplan und anteiliger Leistungserbringung in den drei Gebäuden.

14 | 22 universität daten+fakten Technischer Betrieb / Bauangelegenheiten  Teilnahmewettbewerb Kurzbeschreibung zum vorgesehen Leistungsumfang. Auswahlmatrix zur Selektion geeigneter Unternehmen Öffentlicher Teilnahmewettbewerb  15 Unternehmen, vom Reinigungsunternehmen über Anlagenbauer bis hin zu namhaften FM-Unternehmen haben sich beworben.  Auswahl von 6 geeigneten Unternehmen Ausschreibungsverfahren Beschränkte Ausschreibung mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb  Beschränkte Ausschreibung Den ausgewählten Unternehmen wurden die Ausschreibungsunterlagen zugesandt und zur Angebotsabgabe aufgefordert.  4 Unternehmen haben ein Angebot abgegeben.  2 Unternehmen haben aus „Zeit-/Personalmangel “ abgesagt.

15 | 22 universität daten+fakten Technischer Betrieb / Bauangelegenheiten Angebotsprüfung Die Prüfung der eingegangenen Angebote erfolgte gemäß den Vergaberichtlinien des Landes Bremen.  Nach Prüfung durch die Vergabestelle des Landes und des Dezernat 4 mussten zwei Angebote aus formalen Gründen ausgeschlossen werden.  Die verbliebenen zwei Angebote wurden nach rechnerischer und inhaltlicher Prüfung gewertet.

16 | 22 Angebotsauswertung Beide wertbaren Angebote lagen über dem ermittelten Eigenbudget ! UniversitätBieter 1Bieter 2(Bieter 3) Angebotspreise normiert auf Vergabebudget = 100% Technischer Betrieb / Bauangelegenheiten

17 | 22 Die Ausschreibung wurde aus wirtschaftlichen Gründen aufgehoben. Begründung: Laut LHO darf eine Vergabe nicht erfolgen, wenn die notwendigen Mittel nicht zur Verfügung stehen. Diese Situation war im voraus nicht erwartet worden! Ergebnis Technischer Betrieb / Bauangelegenheiten

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21 | 22 universität daten+fakten Technischer Betrieb / Bauangelegenheiten Die Gebäude werden gegenwärtig unter Nutzung eines Programms zur Förderung von Berufserfahrung für ausgewählte Absolventen unserer Ausbildungselektrowerkstatt (befristet auf 2 Jahre) betrieben. Eine erneute Ausschreibung ist nach Ablauf des o. g. Programms in 2 Jahren zu erwarten. Wie geht es weiter ?  In Summe ist der eigene Betrieb in den personal-intensiven Gewerkegruppen 1,3,4 wirtschaftlich!  In der Gewerkegruppe 2 wirkt sich bei den Anbietern der zu hoch kalkulierte Kostenanteil für die Reinigung nachteilig aus.  In der Kostengruppe 2 gibt es für die Universität beim Einkauf von Fremdwartungsleistungen noch Wirtschaftlichkeitspotentiale zu nutzen.

Universität Bremen Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit